สารบัญ:
การประชุมมักเกิดขึ้นในทุกองค์กรและมีบทบาทสำคัญมากในการตัดสินใจเลือกการแสดงที่ดีขึ้น ฉันทราบดีว่าเพื่อให้การประชุมมีความคืบหน้าและประสบความสำเร็จจำเป็นต้องมีการวางแผนและการจัดระเบียบที่เหมาะสม เมื่อวางแผนการประชุมฉันคำนึงถึงจุดมุ่งหมายของการประชุมประเภทของการประชุมจำนวนผู้เข้าร่วมสถานที่ ฯลฯ ฉันตรวจสอบดูว่ามีผู้เยี่ยมชมที่ขอเข้าร่วมการประชุมหรือไม่ ถ้าใช่ฉันติดต่อพวกเขาด้วยเพื่อดูว่าวันที่สะดวกหรือไม่
หลังจากวางแผนฉันจัดการประชุม ฉันแน่ใจว่าเวลาของการประชุมจะไม่ขัดแย้งกับการนัดหมายอื่น ๆ ของบุคคลที่เกี่ยวข้อง ฉันเลือกสถานที่ที่สามารถรองรับผู้เข้าร่วมประชุมที่มาประชุมได้ ฉันให้เวลาประชุมแก่ผู้เข้าร่วมประชุมและระยะเวลาโดยประมาณของการประชุม ฉันแน่ใจว่าจะจัดเครื่องดื่มให้ด้วย เมื่อจัดเตรียมเครื่องดื่มฉันจะพิจารณาข้อกำหนดด้านอาหารของผู้เข้าร่วมประชุมว่ามีใครมี เป็นสิ่งสำคัญในการจัดหาเครื่องดื่มเนื่องจากทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมรู้สึกยินดีและยังป้องกันไม่ให้พวกเขาเหนื่อยโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเป็นวันที่เหนื่อยล้ามานานสำหรับบางคน
ประเภทของการประชุม
ในองค์กรของเราเรามีการประชุมหลายประเภทขึ้นอยู่กับความต้องการและจำนวนผู้เข้าร่วม เรามีการประชุมทีมซึ่งจะเกิดขึ้นทุกสัปดาห์หรือเดือนละครั้งขึ้นอยู่กับความต้องการ โดยทั่วไปผู้เข้าร่วมจะเป็นสมาชิกในทีมของฉันและผู้เยี่ยมชมหากพวกเขาร้องขอ เรามีการประชุมทีมร่วมซึ่งเป็นการประชุมรวมสำหรับทีม ____________________________ (ลบออกเพื่อวัตถุประสงค์ในการรักษาความลับ) ที่ เข้าร่วมพร้อมกับผู้เยี่ยมชม บางครั้งเราเรียกประชุมฉุกเฉินเมื่อมีปัญหาเร่งด่วนที่ต้องหารือ นอกจากนี้ยังมีการประชุมแบบหนึ่งต่อหนึ่งเมื่อพูดถึงปัญหาที่เป็นความลับและเกี่ยวกับการปฏิบัติงานของบุคคล การนำเสนอจะจัดขึ้นเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงระบบหรือมีการนำนโยบายและขั้นตอนใหม่ ๆ มาใช้ซึ่งจะต้องมีการสื่อสารกับแผนก
เมื่อวางแผนการประชุมฉันต้องแน่ใจว่ามีเหตุผลที่มั่นคงสำหรับการประชุมและผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนสามารถเข้าถึงสถานที่ได้อย่างง่ายดาย ฉันเตรียมระเบียบวาระการประชุมและดำเนินการผ่านประธานเพื่อให้แน่ใจว่าเธอรับทราบเรื่องที่จะมีการอภิปราย ฉันบรรยายสรุปให้เธอฟังว่าการประชุมจะเกี่ยวกับอะไรใครจะเข้าร่วมใครจะไม่เข้าร่วมว่าแขกจะเข้าร่วมที่ไหนการประชุมจะเกิดขึ้นที่ไหนและจะใช้เวลานานแค่ไหนและดำเนินการต่อ เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องบรรยายสรุปเธอเพื่อให้เธอพร้อมและรู้ว่าต้องเตรียมอะไรล่วงหน้า ฉันส่งสำเนาวาระการประชุมไปยังผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนและยังเชิญเข้าร่วมประชุมใน Outlook ฉันแจ้งที่อยู่ที่จะจัดการประชุมให้พวกเขาทราบ หากใครปฏิเสธคำเชิญเข้าร่วมการประชุมพวกเขาจะต้องให้เหตุผลว่าทำไมและรับคำยินยอมจากผู้จัดการและส่งคำขอโทษสำหรับการประชุมนอกจากนี้ฉันยังตรวจสอบให้แน่ใจว่าการประชุมสามารถดำเนินต่อไปพร้อมกับคนที่จะไม่เข้าร่วมได้หรือไม่
การจองและการตั้งค่า
เมื่อจองสถานที่หรือห้องสำหรับการประชุมฉันมองหาสถานที่หรือห้องที่สามารถจุผู้เข้าร่วมประชุมได้ทั้งหมดและห้องหรือสถานที่นั้นมีสิ่งอำนวยความสะดวกทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการประชุม ฉันชี้แจงกับสถานที่หรือตรวจสอบเพื่อดูว่าสถานที่นั้นมีโครงสร้างที่ปลอดภัยหรือไม่และมีการปิดสายไฟทั้งหมดและปฏิบัติตามขั้นตอนด้านสุขภาพและความปลอดภัย หากมีผู้เข้าร่วมที่มีความทุพพลภาพฉันต้องแน่ใจว่าพวกเขามีสิ่งอำนวยความสะดวกทั้งหมดที่จำเป็นในสถานที่จัดประชุม ฉันยังตรวจสอบให้แน่ใจว่าสามารถเข้าถึงสถานที่ได้ง่ายและสะดวกสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน หากมีการจองสถานที่ไว้ล่วงหน้าฉันจะโทรหาพวกเขาเพื่อให้แน่ใจว่ามีห้องว่างสำหรับการประชุมเพื่อหลีกเลี่ยงความผิดหวังในนาทีสุดท้าย การชำระเงินใด ๆ ที่จำเป็นต้องทำสำหรับสถานที่จะได้รับการตกลงโดยผู้จัดการงบประมาณพนักงานทุกคนในทีมแบ่งงบประมาณสำหรับเครื่องดื่ม
ก่อนการประชุมฉันมีทรัพยากรทั้งหมดเช่นแผ่นจดบันทึกปากกาและอุปกรณ์เช่น OHP แล็ปท็อปโปรเจ็กเตอร์สายต่อและสายอีเธอร์เน็ต ฯลฯ ที่จำเป็นสำหรับการประชุม เก้าอี้และโต๊ะจัดตามข้อกำหนดของการประชุม ฉันพิมพ์สำเนาวาระการประชุมสองสามชุดและรายงานการประชุมจากการประชุมครั้งก่อนเพื่อตรวจสอบว่าการดำเนินการทั้งหมดเสร็จสมบูรณ์หรือไม่ หากเอกสารประกอบคำบรรยายใด ๆ จำเป็นต้องพิมพ์และแจกจ่ายฉันเตรียมไว้ให้พร้อมสำหรับผู้เข้าร่วม ฉันตั้งค่าแล็ปท็อปและโปรเจ็กเตอร์หากจำเป็นสำหรับการประชุม เอกสารที่เป็นความลับใด ๆ ที่นำไปในการประชุมฉันเก็บรักษาไว้อย่างปลอดภัยเพื่อไม่ให้ไปอยู่ในมือคนผิดและอนุญาตให้เฉพาะผู้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่จะตรวจสอบได้
วาระการประชุม
วาระการประชุมมีวันที่ชื่อเรื่องและสถานที่ชื่อการประชุมขอโทษชื่อผู้เยี่ยมชมและรายชื่อของสิ่งที่ต้องพูดคุย หากมีหัวข้อเฉพาะที่บุคคลใดบุคคลหนึ่งจะอภิปรายโดยเฉพาะจะมีการกล่าวถึงในวาระการประชุมด้วย วาระการประชุมและรายงานการประชุมเรียกว่าเอกสารการประชุมและมีรายละเอียดของสิ่งสำคัญทั้งหมดที่มีการอภิปรายในการประชุม
ในระหว่างการประชุม
ยินดีต้อนรับผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนและพวกเขาจะได้รับเครื่องดื่ม ฉันแจกจ่ายวาระการประชุมและเอกสารประกอบคำบรรยายที่ต้องการแจกจ่าย หากใครมีข้อสงสัยเกี่ยวกับเรื่องใด ๆ ฉันจะให้ข้อมูลที่ชัดเจนแก่พวกเขาและเมื่อไม่ทราบฉันรับคำแนะนำและคำแนะนำจากเพื่อนร่วมงานหรือผู้จัดการของฉัน
ในระหว่างการประชุมฉันได้รับการร้องขอให้สนับสนุนในการสละเวลาและตั้งค่าอุปกรณ์ไอที ฉันถ่ายสำเนาวาระการประชุมและรายงานการประชุมก่อนหน้านี้ด้วย
ฉันทราบดีว่าฉันจะต้องพร้อมรับมือกับปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในระหว่างการประชุม หากมีปัญหาเกี่ยวกับอุปกรณ์ไอทีฉันจะพยายามอย่างดีที่สุดเพื่อจัดการปัญหาตามสิทธิ์การดูแลระบบของฉัน แต่ถ้าจะดำเนินการกับสิ่งอื่นใดฉันติดต่อแผนกบริการไอทีเพื่อขอความช่วยเหลือ ผู้เข้าร่วมประชุมอาจมีปัญหาเนื่องจากปัญหาด้านอาชีพและบุคลิกภาพ สิ่งเหล่านี้แก้ไขได้โดยการพูดคุยแบบตัวต่อตัวเปลี่ยนโรตาหากจำเป็นดำเนินการตามขั้นตอนการร้องทุกข์เป็นต้น
เมื่อบันทึกนาทีในการประชุมฉันจะบันทึกทุกอย่างที่มีความสำคัญเนื่องจากเป็นข้อมูลอ้างอิงในอนาคตและช่วยในการพัฒนาขององค์กร ฉันเขียนรายงานการประชุมที่ชัดเจนและสั้น ฉันใส่ใจมากเพื่อไม่ให้พลาดข้อมูลใด ๆ ฉันใช้แม่แบบพร้อมรายละเอียดของรายการทั้งหมดที่จะกล่าวถึงในที่ประชุม มันจะมีวันเวลาชื่อเรื่องการประชุม นอกจากนี้ยังมีรายละเอียดของสิ่งที่พูดคุยการตัดสินใจและการดำเนินการที่ต้องดำเนินการ วันที่ของการประชุมครั้งต่อไปหากตัดสินใจจะถูกบันทึกไว้ด้วย เมื่อการประชุมเริ่มขึ้นหากมีผู้เข้าร่วมใหม่และผู้เยี่ยมชมเราจะแนะนำตัวซึ่งกันและกัน ฉันตื่นตัวอยู่เสมอเมื่อเขียนนาทีและจำนวนหน้าขณะที่เขียนเพื่อไม่ให้สับสนในภายหลัง
หลังการประชุม
ในตอนท้ายของการประชุมฉันรวบรวมเอกสารทั้งหมดที่ต้องนำกลับมา ฉันยกเลิกการเชื่อมต่อและบรรจุอุปกรณ์ไอทีใด ๆ ที่เคยใช้ เก้าอี้และโต๊ะทั้งหมดที่จัดเรียงใหม่จะถูกนำกลับไปที่เดิมเพื่อหลีกเลี่ยงอุปสรรคในการประชุมครั้งต่อไป หลังจากการประชุมฉันดูบันทึกและอธิบายอย่างละเอียดและพิมพ์สำเนายุติธรรมก่อนที่ฉันจะลืมว่าการสนทนาคืออะไร จากนั้นฉันจะส่งรายงานการประชุมที่เสร็จแล้วไปที่เก้าอี้ไม่ว่าจะเป็นอีเมลหรือสำเนาที่พิมพ์แล้วและขอให้พวกเขาตรวจสอบก่อนที่จะส่งให้ผู้เข้าร่วม เก้าอี้จะตรวจสอบพวกเขาและทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็น ฉันแก้ไขและเตรียมสำเนาที่เป็นธรรมแล้วส่งให้ผู้เข้าร่วมประชุม
หลังจากการประชุมฉันติดตามการดำเนินการที่ต้องติดตาม ฉันโทรหาคนอื่นหรือส่งอีเมลเพื่อให้แน่ใจว่าการดำเนินการเสร็จสิ้นตามเวลาที่กำหนด
สิ่งสำคัญอีกประการหนึ่งคือการรวบรวมความคิดเห็นจากผู้เข้าร่วม ช่วยให้ฉันรับฟังความคิดเห็นของผู้คนและทำการปรับปรุงในสิ่งที่จำเป็น ฉันรับฟังคำติชมอย่างใจเย็นและไตร่ตรอง อาจเป็นบวกเป็นกลางหรือลบ ฉันไม่ปล่อยให้การตอบกลับเชิงลบส่งผลกระทบต่อฉัน แต่ฉันใช้มันเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิภาพของทีม เมื่อทำงานเป็นทีมไม่ใช่ความคิดหรือมุมมองของแต่ละคนที่สำคัญ มันเป็นมุมมองของทั้งทีมที่มีความสำคัญ ข้อเสนอแนะทั่วไปใด ๆ จะถูกพูดคุยและสื่อสารกับทั้งทีมเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของทีม
ปัญหาทั้งหมดในการประชุมจะถูกบันทึกไว้และจะมีการหารือในการประชุมของผู้จัดการและพวกเขาตัดสินใจว่าจะทำอะไรได้บ้างเพื่อหลีกเลี่ยงสถานการณ์เหล่านั้นในอนาคต