การเตรียมพร้อมเป็นกุญแจสู่ความสำเร็จ

Pixabay

การเตรียมการอาจดูน่าเบื่อและใช้เวลานานเมื่อสิ่งที่คุณต้องการทำจริงๆคือการดำดิ่งลงไปในโครงการและเริ่มรู้สึกว่าคุณได้ทำอะไรบางอย่างสำเร็จ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อกำหนดเวลาที่รัดกุม แต่การป้องกันหนึ่งออนซ์สามารถลดการแทรกแซงได้หนึ่งปอนด์ การใช้เวลาในการเริ่มต้นโครงการเพื่อจัดระบบและจัดทำแผนที่สามารถช่วยประหยัดเวลาที่ต้องเสียไปได้ในภายหลังในการทำงานซ้ำหรือผู้ช่วยยกนิ้วโป้งเพราะคุณไม่รู้ว่าจะต้องทำอะไรต่อไป นอกจากนี้การใช้เวลาในการปฏิบัติตามขั้นตอนที่เหมาะสมสามารถป้องกันปัญหาที่จะเกิดขึ้นในภายหลังซึ่งทำให้เสียเวลานำเสนอ บริษัท ต่อลูกค้าในทางที่ไม่ดีและทำให้เพื่อนร่วมงานเครียดและวิตกกังวลโดยไม่จำเป็น

ก้าวกระโดดจากคนทำงานไปสู่ผู้จัดการ

ในขณะที่เราก้าวขึ้นสู่ความรับผิดชอบขององค์กรเราอาจพบว่าตัวเองเปลี่ยนจากบทบาทผึ้งงานไปเป็นฝ่ายบริหารแม้ว่าตำแหน่งงานของเราจะไม่มีคำว่า งานของผึ้งงานคือทำตามคำสั่งและขีดฆ่ารายการ "สิ่งที่ต้องทำ" ซึ่งเป็นสุภาษิตให้เร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้ แต่เมื่อคุณก้าวเข้าสู่บทบาทการบริหารความคิดที่ฝังลึกของ 'ต้องทำให้เสร็จ' อาจขัดขวางความสามารถในการจัดการของคุณ

ผู้จัดการจำเป็นต้องถอยห่างจากความวุ่นวายและเรียนรู้ที่จะใช้เวลาในการเตรียมการมอบหมายและการสื่อสาร จากความคิดของผึ้งงานสิ่งเหล่านั้นดูจับต้องไม่ได้มากและอาจทำให้คุณรู้สึกเหมือนไม่ได้ 'ทำ' อะไร แต่การเพิกเฉยต่อข้อกำหนดของบทบาทเหล่านั้นอาจหมายความว่าผู้ที่คุณจัดการไม่ได้ทำอะไรเลยเพราะคุณไม่ได้ใช้เวลาในการบอกพวกเขาว่าต้องการทำอะไรหรือคุณไม่ได้ใช้เวลามากพอที่จะทำให้แน่ใจว่าพวกเขาเข้าใจสิ่งที่คุณกำลังขอ สำหรับ. นอกจากนี้ยังเป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้จัดการที่จะต้องพิจารณาถึงความต้องการของพนักงานแต่ละคนและปรับแต่งรูปแบบการสื่อสารและการเรียนการสอนให้ตรงกับความต้องการของพนักงานเพื่อเพิ่มศักยภาพของพวกเขา

ความรู้คือพลัง

วิธีการที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการเตรียมตัวสำหรับเหตุการณ์ในอนาคตคือการบันทึกเหตุการณ์ปัจจุบัน ความรู้คือพลัง. สละเวลาสักครู่เพื่อจัดทำเอกสารทีละขั้นตอนสิ่งที่คุณเพิ่งทำเพื่อแก้ไขปัญหาหรือกำหนดค่าคุณสมบัติหมายความว่าในครั้งต่อไปที่ต้องทำสิ่งเดียวกันคุณสามารถมอบหมายงานนั้นให้คนอื่นได้เพราะทั้งหมดที่คุณทำ ต้องทำคือชี้ให้พวกเขาไปที่บทความที่สะกดทีละขั้นตอนสิ่งที่พวกเขาต้องทำ ใช้เวลาหนึ่งชั่วโมงในการบันทึกกระบวนการที่จะทำซ้ำช่วยให้คุณประหยัดเวลาสองชั่วโมงใน 3 เดือนและอีกครั้งใน 6 เดือนและครั้งแล้วครั้งเล่าทุกครั้งที่คุณไม่จำเป็นต้องคิดหากระบวนการอีกครั้งแล้วทำหรือ สอนให้คนอื่น อย่าประดิษฐ์วงล้อขึ้นใหม่จัดทำเอกสารการประดิษฐ์แล้วให้คนอื่นทำ

การวางแผนโครงการเพื่อมุ่งเน้น

การมองไปที่ขอบเขตของโครงการทั้งหมดอาจเป็นเรื่องที่น่ากลัวแม้ว่าจะเป็นเรื่องที่น่าหนักใจก็ตาม เมื่อโครงการถูกแบ่งออกเป็นส่วนเล็ก ๆ และงานที่เฉพาะเจาะจงการมุ่งเน้นไปที่งานเล็ก ๆ แต่ละงานจะกลายเป็นเรื่องง่ายและย้ายจากที่หนึ่งไปยังอีกงานหนึ่งอย่างมีประสิทธิภาพ การวางแผนโครงการและระบุงานและกำหนดเวลาเป็นขั้นตอนสำคัญในการเตรียมงานล่วงหน้า กระบวนการนี้สามารถเรียนรู้ได้ คุณสามารถเรียนรู้วิธีจัดระเบียบตัวเองและงานของคุณและการทำเช่นนั้นคุณจะทำงานเสร็จได้มากขึ้นโดยใช้เวลาน้อยลงโดยไม่เครียด เมื่อต้องเผชิญกับโครงการใหม่สิ่งแรกที่ต้องระบุคือกำหนดเวลา จากนั้นแบ่งโครงการออกเป็นส่วนสำคัญของงาน สิ่งเหล่านี้จะเป็นก้าวสำคัญของคุณ กำหนดเส้นตายสำหรับแต่ละเหตุการณ์สำคัญเพื่อที่คุณจะได้บรรลุเส้นตายสุดท้ายของคุณ หากคุณใช้ Planner ซึ่งเป็นตัวจัดระเบียบสไตล์ Kanbanเหตุการณ์สำคัญเหล่านั้นจะกลายเป็นคอลัมน์หรือที่เก็บข้อมูลของคุณ จากนั้นนำแต่ละเหตุการณ์สำคัญและแยกย่อยออกเป็นงานที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุเป้าหมายดังกล่าว จัดระเบียบงานเหล่านั้นตามลำดับและ voila คุณมีแผนโครงการเพื่อให้คุณตรงประเด็น

การเตรียมการรายวันและรายสัปดาห์

บางทีงานของคุณอาจไม่ได้ทำตามโครงการหรือครอบคลุมหลายโครงการ การเตรียมตัวรายวันและรายสัปดาห์จะกลายเป็นกุญแจสำคัญในการรักษาโฟกัสและบรรลุเป้าหมาย ในช่วงเริ่มต้นของแต่ละวันอย่าเพิ่งเข้าสู่อีเมลฉบับแรกที่คุณเห็นและเริ่มตอบกลับ เริ่มต้นวันใหม่ด้วยการเตรียมตัว

• ดูแลรายการงานรวมถึงปฏิทิน
• ตรวจสอบงานที่มีอยู่
• ตรวจสอบการสื่อสารใหม่ทั้งหมดและเพิ่มรายการในรายการงาน ถ้าเป็นวันที่เฉพาะเช่นการประชุมให้เพิ่มการอ้างอิงถึงงานเหล่านั้นในปฏิทิน
• จัดลำดับความสำคัญของรายการงาน
• ใช้ปฏิทินและรายการงานระบุงานที่คุณคาดว่าจะสำเร็จภายในสิ้นวัน
• ตอนนี้เริ่มทำงาน.

ทุกวันจันทร์ให้ตรวจสอบรายการงานและปฏิทินเพื่อให้ทราบว่าสัปดาห์ของคุณจะเป็นอย่างไร ปิดกั้นเวลาส่วนใหญ่ที่จำเป็นสำหรับการประชุมหรืองานใหญ่ ๆ

ประเด็นสำคัญ

• การเตรียมการเป็นสิ่งสำคัญไม่ใช่ทางเลือก
• การเตรียมพร้อมช่วยเพิ่มประสิทธิภาพประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย
• ความล้มเหลวในการเตรียมความพร้อมทำให้ความพึงพอใจของลูกค้าตกอยู่ในความเสี่ยง
• การขาดการเตรียมความพร้อมจะเพิ่มความเครียดความวิตกกังวลการขาดงานและความเหนื่อยหน่ายของพนักงาน
• จัดเตรียมผ่านการจัดการรายการงานและกระบวนการจัดทำเอกสาร