การจัดการโครงการ: การติดตามและการจัดการคน

ภาพโดย Gerd Altmann จาก Pixabay

การติดตามและควบคุม

วัตถุประสงค์ของการดำเนินการหรือดำเนินการตามแผนโครงการคือการส่งมอบผลลัพธ์ที่คาดหวัง

ในฐานะผู้จัดการโครงการคุณต้องจัดการกับปัญหาใด ๆ ในขั้นตอนการนำไปใช้งานทันทีที่คุณทราบ วิธีที่ดีที่สุดในการแก้ไขปัญหาคือการตั้งหน้าตั้งตารอว่าจะทำอะไรได้บ้างไม่ใช่คิดว่าจะทำอะไรได้บ้างเพื่อขัดขวางมัน คุณต้องระบุและทำความเข้าใจกับปัญหาหากคุณต้องการหาทางออกที่ดีที่สุด

การจัดการและการควบคุมคนเป็นสองส่วนที่สำคัญในการจัดการโครงการในขั้นตอนการดำเนินการ พวกมันเชื่อมโยงกัน ปัญหาในหนึ่งในนั้นอาจสร้างหรือนำไปสู่ปัญหาในอีกปัญหาหนึ่ง

คุณจัดการวิธีการดำเนินโครงการโดยการติดตามตรวจสอบและทำซ้ำ คุณต้องจัดการคนและขั้นตอนต่างๆด้วย

การตรวจสอบ

การเฝ้าติดตามหมายถึงการดูแลกิจกรรมที่กำลังดำเนินการเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นไปตามหลักสูตรและตามกำหนดเวลาเพื่อบรรลุเป้าหมายประสิทธิภาพโดยรวม วัตถุประสงค์กำหนดสิ่งที่จะบรรลุและเมื่อใดและอย่างไร

คุณตรวจสอบการดำเนินการตามแผนโครงการโดยใช้เครื่องมือในการรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับความคืบหน้าเป็นประจำ

คุณกำหนดวิธีการจัดการตัวแปรด้วยวิธีที่พึงปรารถนา วิธีการเหล่านี้เรียกว่ากลไกการตรวจสอบ เพื่อให้สิ่งนี้เกิดขึ้นคุณต้องอธิบาย:

• ชนิดของข้อมูลที่จำเป็น
• จำนวนและรายละเอียดข้อมูลที่ต้องการ
• วิธีการที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการในการรับข้อมูลเช่นการสังเกตการพูดคุยกับผู้เชี่ยวชาญเรื่องการประชุมและรายงาน
• การส่งมอบข้อมูลไม่ว่าจะเป็นทางวาจาหรือเป็นลายลักษณ์อักษรแบบตัวต่อตัวทางโทรศัพท์จดหมายอีเมลหรือในการประชุมเสมือนจริง

กำลังตรวจสอบ

คุณวัดความคืบหน้าโดยการเปรียบเทียบข้อมูลเกี่ยวกับความคืบหน้ากับแผนเกี่ยวกับข้อ จำกัด ด้านคุณภาพกำหนดการและต้นทุนสามประการ:

• คุณภาพของงานที่เสร็จสมบูรณ์
• วันที่สร้างเสร็จ
• ค่าใช้จ่ายของงาน

เมื่อคุณมีระบบการตรวจสอบที่ดีและได้รับข้อมูลอย่างสม่ำเสมอคุณสามารถวัดความคืบหน้าของโครงการเทียบกับเวลาต้นทุนและคุณภาพของงานที่ต้องทำ

แพคเกจซอฟต์แวร์ส่วนใหญ่ให้คุณวัดความก้าวหน้าโดยการจดจำข้อมูล 'พื้นฐาน' นั่นคือข้อมูลที่จุดเริ่มต้น เมื่อคุณป้อนข้อมูลใหม่คอมพิวเตอร์จะแสดงข้อมูลนั้นเทียบกับแผนพื้นฐานเพื่อให้คุณสามารถเปรียบเทียบและวิเคราะห์ความคืบหน้าได้

การเล่นซ้ำ - วางแผนอีกครั้งหรือด้วยวิธีอื่น

คุณต้องทำซ้ำเมื่อกระบวนการตรวจสอบแสดงความไม่สอดคล้องกันระหว่างความสำเร็จตามแผนและความสำเร็จจริงเมื่อใดก็ได้หรือเมื่อวัตถุประสงค์ของโครงการเปลี่ยนไป

คุณตรวจสอบปัญหาใด ๆ ในขั้นตอนการดำเนินการจากฝ่ายบุคคลและฝ่ายเทคนิคเนื่องจากมีผลกระทบต่อกัน เป็นประโยชน์ในการแก้ไขปัญหาในลักษณะที่รวดเร็วเพราะแม้แต่ปัญหาง่ายๆก็อาจแย่ลงและลดความสำเร็จของโครงการทั้งหมดได้

คุณต้องการหลีกเลี่ยงการใช้วิธีแก้ปัญหาที่มีความเสี่ยงสูงหากไม่มีการสำรองข้อมูลในกรณีที่เกิดข้อผิดพลาดเนื่องจากจะเป็นอันตรายต่อการดำเนินการของโครงการ

เมื่อทำการเปลี่ยนใหม่คุณจะเปลี่ยนวัตถุประสงค์หลักของโครงการเป็นตัวเลือกสุดท้ายเท่านั้น เมื่อเราเปลี่ยนวัตถุประสงค์หลักเราอาจถูกนำไปสู่สิ่งที่เรียกว่า 'สโคปครีป' ซึ่งถือว่าสร้างความเสียหาย

ขอบเขตของโครงการคือความเข้าใจร่วมกันระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นในโครงการและสิ่งที่กำหนดความสำเร็จของโครงการ ขอบเขตคือลักษณะและหน้าที่ที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนของผลิตภัณฑ์หรืองานที่จำเป็นในการทำโครงการให้เสร็จสิ้น

ขอบเขตการคืบคลานหมายถึงการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่องหรือบ้าคลั่งในวัตถุประสงค์หลักเมื่อใดก็ได้หลังจากเริ่มโครงการ สิ่งนี้สามารถเกิดขึ้นได้เมื่อไม่มีการกำหนดขอบเขตจัดทำเป็นเอกสารหรือควบคุมในลักษณะที่เหมาะสม

คุณต้องอ้างอิงการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในขอบเขตไปยังผู้สนับสนุนโครงการซึ่งจะต้องอนุมัติก่อน

กระบวนการติดตามตรวจสอบและทำซ้ำจะคงอยู่ตลอดระยะเวลาของโครงการ

จำเป็นต้องมีการทำซ้ำเมื่อโครงการไม่บรรลุวัตถุประสงค์อย่างชัดเจนหรือหากวัตถุประสงค์มีการเปลี่ยนแปลง นี่คือสถานการณ์ที่คุณต้องใช้สถานการณ์แบบ What-if (ดูหลักการบริหารจัดการโครงการของฉันบทความ 2 จาก 3) เกี่ยวกับงานและกิจกรรมที่ยังต้องทำ

การบริหารคน

คุณในฐานะผู้จัดการโครงการต้องรับผิดชอบโครงการ คุณยอมรับความรับผิดชอบในการดำเนินโครงการในแต่ละวันตลอดจนจัดการทีมของคุณและจัดการกับความไม่ลงรอยกัน

หากเกิดปัญหาขึ้นให้หลีกเลี่ยงการล่อลวงในการมองหาแพะรับบาปเพราะอาจทำให้การหาทางออกล่าช้า ตามกฎทั่วไปการเจรจาจะดีกว่าการเผชิญหน้าเมื่อคุณจัดการกับปัญหา

คุณเป็นผู้นำทีมได้อย่างมีประสิทธิผลเมื่อคุณชี้แจงบทบาทและความรับผิดชอบของสมาชิกในทีมแต่ละคนชี้แจงระดับอำนาจและความรับผิดชอบตั้งความคาดหวังที่เป็นจริงให้การสนับสนุนสมาชิกในทีมและตัดสินใจที่เป็นไปได้จริง

คุณกระตุ้นสมาชิกในทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพเมื่อคุณให้พวกเขามีส่วนร่วมในการตัดสินใจมอบหมายโดยไม่ต้องมีการจัดการแบบไมโครตั้งเป้าหมายส่วนตัวที่เป็นจริงสำหรับทีมและสำหรับสมาชิกในทีมแต่ละคน

คุณเจรจาโดยการสอบถามเพื่อค้นหาลักษณะของความต้องการที่แข่งขันกันโดยรู้ว่าข้อเรียกร้องเหล่านี้ถูกต้องปรึกษาหารือแนวทางแก้ไขกับทีมนำเสนอประโยชน์และจุดอ่อนของแนวทางแก้ไขปัญหาทางเลือกอธิบายว่าเหตุใดและขั้นตอนใดจึงถูกนำมาใช้เพื่อจัดการกับสถานการณ์และความเข้าใจ เป้าหมายระดับโลกของโครงการอย่างชัดเจน

คุณเชื่อมต่อโดยการสร้างระบบการสื่อสารและการตรวจสอบจัดการการไหลเวียนของข้อมูลภายในทีมแบ่งปันข้อมูลกับทีมผู้สนับสนุนโครงการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดขอความคิดเห็นเกี่ยวกับการสื่อสารทั้งหมดและให้ทีมมีส่วนร่วมในการตัดสินใจเพื่อเพิ่มแรงจูงใจในการ เป็นเจ้าของผลงาน

แผนปฏิบัติการส่วนบุคคล

การจัดการโครงการไม่จำเป็นต้องใหญ่โต ไม่ จำกัด เฉพาะโครงการขนาดใหญ่เช่นการสร้างสถานีรถไฟใหม่หรือการปรับปรุงสถานีที่มีอยู่

คุณสามารถใช้ข้อมูลบางส่วนที่นำเสนอในบทความหลักการบริหารโครงการสามข้อของฉันเพื่อพัฒนาแผนปฏิบัติการส่วนบุคคล ตัวอย่างเช่นคุณสามารถตัดสินใจเกี่ยวกับสามด้านในชีวิตของคุณที่คุณคิดว่าจะได้รับประโยชน์จากการปรับปรุงบางอย่าง

เขียนวัตถุประสงค์ของคุณในลักษณะที่ชัดเจนสำหรับคุณกำหนดตารางเวลาที่เป็นจริงและขั้นตอนที่เรียบง่าย แต่มีประสิทธิภาพเพื่อตรวจสอบและทบทวนความคืบหน้าของคุณ

ฉันชอบที่จะได้ยินจากคุณเกี่ยวกับโครงการส่วนตัวที่คุณตั้งใจจะทำและคุณอาจใช้ข้อมูลบางส่วนที่ให้ไว้ในบทความทั้งสามของฉัน

การบริหารโครงการ: การกำหนดวัตถุประสงค์

• การบริหารโครงการ: การกำหนดวัตถุประสงค์

  แนวทางปฏิบัติของการบริหารโครงการได้รับการยอมรับอย่างดี มีความหลากหลายในอุตสาหกรรมที่หลากหลาย ปัจจุบันมีการใช้ธุรกิจและองค์กรหลายแห่งในด้านต่างๆเช่นการตลาดการเงินการพัฒนาผลิตภัณฑ์บริการผู้บริโภคและรัฐบาล

การบริหารโครงการ: การวางแผน

• การจัดการโครงการ: การวางแผนการ

  วางแผนเป็นสิ่งสำคัญในการค้นหาแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดชี้แจงสิ่งที่ต้องทำตรวจสอบสิ่งที่อยู่นอกพื้นที่ความเชี่ยวชาญของเราและรู้วิธีมอบหมายและกำหนดงานให้กับผู้อื่น

ฉันจะเป็นผู้ช่วยที่ผ่านการรับรองในการบริหารโครงการได้อย่างไร

• ฉันจะเป็นผู้ร่วมงานที่ได้รับการรับรองในการบริหารโครงการ

  แยกแยะตัวเองด้วยการเรียนรู้ตลอดชีวิตได้อย่างไร