เวลาในการจัดการโครงการและเทคนิคการประมาณต้นทุน: ภาพรวม

รูปที่ # 1: การประมาณเวลาและต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับการวางแผนโครงการ

การวางแผนเริ่มต้นช่วยให้สามารถประมาณได้ล่วงหน้าในขณะที่การวางแผนที่ละเอียดมากขึ้นจะช่วยให้สามารถประมาณการได้อย่างแม่นยำ

ซิดเคมป์

ความต้องการเวลาโครงการและการประมาณต้นทุน

ในทางธุรกิจวัตถุประสงค์ของโครงการส่วนใหญ่คือการสร้างรายได้ ซึ่งต้องการให้โครงการมีรายได้มากขึ้นหรือประหยัดได้มากกว่าค่าใช้จ่ายในการทำโครงการ โครงการต้องใช้เงินจนกว่าจะเสร็จสิ้นและจะเริ่มปรับปรุงผลกำไรของ บริษัท หลังจากเสร็จสิ้นเท่านั้น นอกจากนี้ในแต่ละปีธุรกิจมีเงินมากพอที่จะใช้จ่ายในโครงการได้ ดังนั้นก่อนที่โครงการจะเริ่มขึ้นผู้บริหารต้องการคำตอบสำหรับคำถามสี่ข้อ:

• โครงการจะมีค่าใช้จ่ายเท่าไร?
• แน่ใจหรือว่าจะไม่ใช้จ่ายเกินงบประมาณ?
• โครงการจะใช้เวลานานเท่าใดและจะเสร็จสิ้นเมื่อใด
• เราแน่ใจหรือว่าเราจะไม่ทำงานสาย?

คำถามเหล่านี้เป็นคำถามที่สมเหตุสมผล เราถามสิ่งเดียวกันเมื่อเรานำรถของเราไปซ่อมหรือซ่อมเครื่องปรับอากาศ ยังดีกว่าครึ่งหนึ่งของโครงการทั้งหมดแม้กระทั่งโครงการที่มีการจัดการที่ดี - ทำงานล่าช้าหรือใช้งบประมาณเกิน ดังนั้นการตอบคำถามเหล่านี้ด้วยค่าประมาณที่เราสามารถวางใจได้และยอมรับว่าเป็นความท้าทายที่ยิ่งใหญ่

ในโลกของการบริหารโครงการเราเรียกผู้บริหารที่ทุ่มเทเงินและความพยายามขององค์กรต่อโครงการว่าผู้สนับสนุนโครงการและความมุ่งมั่นของพวกเขามีความสำคัญต่อความสำเร็จของเราในฐานะผู้จัดการโครงการ หากพวกเขาไม่ซื้อในโครงการให้มุ่งมั่นตลอดเวลาส่งมอบทรัพยากรที่จำเป็นและนำสิ่งกีดขวางออกโครงการของเราจะล้มเหลว และคำขอของพวกเขาสำหรับเวลาและการประมาณค่าใช้จ่ายนั้นสมเหตุสมผลจากมุมมองของพวกเขา

นอกจากนี้ยังเป็นเรื่องยากมากบางครั้งเป็นไปไม่ได้ที่จะให้ ตามคำจำกัดความโครงการคือ "ความพยายามที่ไม่เหมือนใครที่ดำเนินการเพื่อสร้างผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ไม่เหมือนใคร" (PMI Lexicon) ถ้าแต่ละโครงการไม่ซ้ำกันและไม่เคยมีใครทำมาก่อนเราจะรู้ได้อย่างไรว่าต้องใช้งบประมาณเท่าไหร่? เราจะรู้ได้อย่างไรว่าต้องใช้เวลานานแค่ไหน? เราจะประเมินค่าใช้จ่ายที่ไม่ทราบได้อย่างไร? แล้วเราจะแน่ใจได้อย่างไรว่าเราคิดถูก? ถ้าเราไม่ถูกต้องเราจะดูแย่เมื่อเราใช้จ่ายเกินงบประมาณหรือส่งมอบงานล่าช้าหรือทั้งสองอย่าง

คำถามเหล่านี้เป็นคำถามจริงและมีคำตอบที่แท้จริง ฉันได้สอนผู้จัดการโครงการกว่า 3,500 คนถึงวิธีการวางแผนโครงการประเมินต้นทุนและเวลาและส่งมอบตรงเวลาและภายในงบประมาณ ฉันได้เขียนหนังสือการจัดการโครงการที่แตกต่างกันสามเล่มพร้อมเทคนิคการประมาณเวลาและต้นทุน และจากลูกค้าและนักเรียนของฉันฉันได้เห็นทุกอย่างตั้งแต่การประมาณการที่ยอดเยี่ยมลดลงเป็นดอลลาร์ที่สามารถชนะการเสนอราคาที่แข่งขันได้ไปจนถึงระบบการจัดการที่ไม่สามารถประมาณการได้ดี แต่การประมาณการที่ดีเป็นไปได้ และเราได้รับอำนาจมากมายที่ทำให้งานของเราง่ายขึ้นเมื่อเราในฐานะผู้จัดการโครงการประเมินโครงการของเราได้ดี

ในบทความนี้คุณจะได้เรียนรู้ว่าเราในฐานะผู้จัดการโครงการสามารถสร้างประมาณการที่ถูกต้องและเชื่อถือได้อย่างไร คุณจะได้เรียนรู้: สิ่งที่เราต้องมีในการสร้างประมาณการ ประเภทของการประมาณที่เป็นไปได้ และขั้นตอนพื้นฐานในการจัดทำประมาณการแต่ละประเภท คำแนะนำโดยละเอียดสำหรับเทคนิคการประมาณค่ามีขนาดใหญ่เกินกว่าที่จะใส่ลงในบทความนี้ได้ แต่คุณจะรู้ชื่อของเทคนิคการประมาณค่าที่เหมาะสมและวิธีใช้ และคุณจะมีตัวอย่างให้ทำตาม จากนั้นคุณสามารถทำได้ด้วยตัวเอง หากไม่เป็นเช่นนั้นคุณสามารถค้นหาคำแนะนำโดยละเอียดได้อย่างง่ายดายในตำราการจัดการโครงการหรือใน PMBOK คู่มือของสถาบันการจัดการโครงการเกี่ยวกับองค์ความรู้การจัดการโครงการ

บทความนี้แสดงวิธีการประมาณเวลาและค่าใช้จ่ายที่ดีที่สุดที่คุณสามารถทำได้ทั้งในช่วงต้นโครงการและในภายหลังเมื่อการวางแผนเกือบจะเสร็จสมบูรณ์ดังแสดงในรูปที่ # 1

คอมพิวเตอร์ที่ทำงานตลอดเวลา

ลูกค้ารายหนึ่งของฉันจัดหาระบบคอมพิวเตอร์ให้กับหน่วยงานของรัฐ ก่อนที่ฉันจะทำงานกับพวกเขาเอเจนซี่ขอคอมพิวเตอร์สำหรับระบบอีเมลของพวกเขาซึ่งจะ "ทำงานตลอดเวลา" ผู้จัดการโครงการดำเนินการกับสิ่งนั้นและซื้อคอมพิวเตอร์มูลค่า 1 ล้านดอลลาร์ซึ่งจะทำงานตลอด 24 ชั่วโมงต่อวัน 7 วันต่อสัปดาห์พร้อมการสำรองข้อมูลทุกอย่างโดยอัตโนมัติแบบคู่ เมื่อเขาบอกลูกค้าพวกเขาก็ตกใจ "แต่เราเปิดแค่ 16 ชั่วโมงต่อวันเราไม่จำเป็นต้องใช้มันตลอดทั้งคืนและเราจะไม่จ่ายเงินอย่างแน่นอน!"

บริษัท ติดอยู่กับคอมพิวเตอร์มูลค่า 1 ล้านเหรียญที่ลูกค้าไม่ต้องการ และโซลูชันที่แท้จริงมีค่าใช้จ่ายน้อยกว่าครึ่งหนึ่งของสิ่งที่ผู้จัดการโครงการคิดว่าจำเป็น

บทเรียน:อย่าตั้งสมมติฐานและอย่าคิดว่าคุณเข้าใจความหมายของลูกค้าเมื่อพวกเขาใช้ภาษาบางภาษา ตรวจสอบทุกรายละเอียดอย่างชัดเจนและแน่นอน

วิชาบังคับก่อน: สิ่งที่คุณต้องมีก่อนสร้างเวลาและประมาณการต้นทุน

ลองนึกภาพเพื่อนมาหาคุณแล้วพูดว่า "ถ้าจะซื้อรถคันใหม่ให้ฉันต้องใช้เงินเท่าไหร่" ไม่มีทางที่จะตอบคำถามนั้นได้โดยไม่ต้องถามว่า“ คุณต้องการรถแบบไหน?” แล้วถ้าเขาตอบกลับมาว่า "โอ้ฉันไม่รู้อะไรเกี่ยวกับรถแค่เอารถมาให้ฉันราคาเท่าไหร่"

ในสถานการณ์นั้นเราไม่สามารถประมาณราคารถได้ เราต้องทำงานกับเพื่อนถามคำถามเช่น "ครอบครัวของคุณใหญ่แค่ไหน" “ คุณขับรถไปทำงานไหม” และ "คุณชอบทำอะไรในวันหยุด" ถ้าเพื่อนของเราทำงานร่วมกับเราตลอดจนเรารู้จักรถยนต์เราก็สามารถเลือกรถที่ดีให้เขาได้แล้วบอกค่าใช้จ่ายให้เขา แต่ถ้าเพื่อนของเราบอกว่า "ฉันไม่มีเวลาตอบคำถามของคุณทั้งหมดแค่บอกฉันว่าค่ารถเท่าไหร่!" จากนั้นเราก็กลับไปไม่มีที่ไหนเลย หรือเราจะบอกว่าระหว่าง $ 12,500 ถ้าคุณต้องการ Hyundai และ $ 85,000 ถ้าคุณต้องการ Cadillac นั่นเป็นคำตอบที่แท้จริง แต่ไม่ใช่คำตอบที่มีประโยชน์

ในฐานะผู้จัดการโครงการเราพบว่าตัวเองตกอยู่ในสถานการณ์นี้ตลอดเวลา ตัวอย่างเช่นลูกค้าอาจต้องการเว็บไซต์ใหม่ แต่เขาไม่รู้จริงๆว่าเว็บไซต์ที่ดีสำหรับธุรกิจของเขาคืออะไร เขาเพิ่งรู้ว่าคนปัจจุบันของเขาไม่ทำงาน เราทราบดีว่าเว็บไซต์อาจมีราคาตั้งแต่ 1,200 ถึง 15,000 ดอลลาร์และใช้เวลาระหว่างสองสัปดาห์ถึงสี่เดือนขึ้นอยู่กับคุณสมบัติที่จำเป็นสำหรับธุรกิจหนึ่ง ๆ แต่จนกว่าเราจะรู้จักธุรกิจของเขาเราไม่สามารถประเมินเวลาหรือต้นทุนได้

สิ่งที่สำคัญที่สุดคือก่อนที่เราจะสามารถจัดเตรียมเวลาหรือประมาณการต้นทุนที่แม่นยำได้เราต้องทำงานร่วมกับลูกค้าเพื่อกำหนดขอบเขตของโครงการ ในกรณีที่คำว่า "ขอบเขต" ไม่คุ้นเคยหมายความว่า "สิ่งที่เรากำลังทำ" คำจำกัดความแบบเต็มขอบเขตคือคำแถลงที่ชัดเจนว่าเรากำลังทำอะไรจากการทำโครงการนี้ หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้โปรดดูวิธีการจัดวางแผนการจัดการโครงการ

นอกเหนือจากคำชี้แจงขอบเขตที่ชัดเจนแล้วเรายังต้องการอีกสามสิ่ง:

• เราจำเป็นต้องกำจัดสมมติฐานที่ไม่ได้พูดออกไปตัวอย่างเช่นเพื่อนของเราขอรถ "ใหม่" เขาหมายถึงแบรนด์ใหม่รุ่นปีนี้หรือเปล่าหรือเขาหมายถึง "ใหม่สำหรับฉัน" และการซื้อรถมือสองก็ไม่เป็นไร เราไม่รู้จนกว่าเราจะถาม ดูแถบด้านข้างเกี่ยวกับ "คอมพิวเตอร์ที่ทำงานตลอดเวลา" สำหรับกรณีจริงของภัยพิบัติโดยประมาณค่าใช้จ่ายโครงการเช่นนี้
• เราจำเป็นต้องตัดสินใจ ว่า จะทำโครงการอย่างไรและได้รับข้อตกลงเกี่ยวกับแนวทางพื้นฐานจากลูกค้าเราไม่จำเป็นต้องรู้รายละเอียดทั้งหมด แต่เราจำเป็นต้องรู้แนวทางทั่วไป ตัวอย่างเช่นหากโครงการของเรากำลังจะจัดตั้งโรงงานประกอบเราต้องการทราบว่าลูกค้าคาดว่าจะเติบโตเร็วกว่านี้หรือไม่ ถ้าเป็นเช่นนั้นการเช่าอสังหาริมทรัพย์แทนที่จะซื้อหรือเช่าระยะยาวน่าจะเป็นความคิดที่ดีที่สุด และต้นทุนของโครงการที่เกี่ยวข้องกับอสังหาริมทรัพย์ให้เช่านั้นแตกต่างอย่างสิ้นเชิงกับต้นทุนของโครงการที่เกี่ยวข้องกับการซื้อหรือเช่าอาคาร
• เราจำเป็นต้องรู้สถานการณ์ปัจจุบันหากลูกค้าต้องการเว็บไซต์ใหม่เราจำเป็นต้องรู้ทุกอย่างเกี่ยวกับเว็บไซต์เก่าของพวกเขาว่าอะไรใช้ได้ผลและอะไรไม่ได้ผล นอกจากนี้เรายังจำเป็นต้องทราบเกี่ยวกับสื่อการตลาดสิ่งพิมพ์คำอธิบายผลิตภัณฑ์และรูปภาพของผลิตภัณฑ์ การสร้างเว็บไซต์จากแค็ตตาล็อกปัจจุบันมีค่าใช้จ่ายน้อยกว่าการสร้างเว็บไซต์ตั้งแต่เริ่มต้นซึ่งเราต้องจัดเตรียมรูปถ่ายและคำอธิบายสำหรับโครงการหลายสิบโครงการ

มีเรื่องราวที่แสดงให้เห็นถึงจุดสุดท้ายนี้ ครั้งหนึ่งมีโครงการระบายหนองน้ำ ผู้บริหารเขตถามว่า "การระบายหนองน้ำนี้จะต้องเสียค่าใช้จ่ายเท่าไร ผู้จัดการโครงการตอบว่า "ขึ้นอยู่กับจำนวนจระเข้ที่อยู่ในนั้น" "เราจะรู้ได้อย่างไรว่ามีจระเข้อยู่ในนั้น" "เราระบายหนองน้ำและดูว่ามีกี่ที่หมด"

นี่คือปัญหาใหญ่เกี่ยวกับเวลาและการประมาณค่าใช้จ่าย เราต้องวางแผนให้มากพอที่จะรู้ว่าลูกค้าต้องการอะไรจริงๆและทำงานในโครงการให้เพียงพอเพื่อค้นหาสิ่งที่เกิดขึ้นจริงก่อนที่เราจะสามารถประมาณการต้นทุนได้อย่างแม่นยำ แต่บ่อยครั้งที่ผู้บริหารต้องการประมาณการต้นทุนที่ถูกต้องก่อนที่โครงการจะเริ่มต้น

มีอีกสิ่งหนึ่งที่คุณต้องการและฉันได้เขียนบทความเกี่ยวกับเรื่องนี้: ความเข้าใจในปัจจัยสำคัญของการประมาณเวลาค่าใช้จ่ายหรือสิ่งอื่น ๆ ที่ดี

ตอนนี้เราได้วางปัญหาแล้วเรามาดูวิธีแก้ปัญหากัน

กรณีศึกษาของเรา: การประมาณต้นทุนเว็บไซต์อย่างง่าย

จำนวนงานที่ต้องใช้ในการประมาณค่าใช้จ่ายที่ดีนั้นขึ้นอยู่กับขนาดของโครงการที่คุณกำลังทำอยู่และคุณและทีมคุ้นเคยกับงานโครงการมากน้อยเพียงใด เทคนิคการประมาณค่าที่อธิบายไว้ที่นี่สามารถให้การประมาณต้นทุนโครงการที่ดีในสองสามชั่วโมงสำหรับโครงการที่มีราคาต่ำกว่า 10,000 เหรียญ เทคนิคเดียวกันนี้ซึ่งนำไปใช้ในสองสามสัปดาห์สามารถประเมินโครงการที่มีราคาประมาณ $ 100,000 และเทคนิคเดียวกันนี้ซึ่งนำไปใช้อย่างรอบคอบกับงานวิจัยจำนวนมากสามารถใช้ในการประมาณโครงการที่มีค่าใช้จ่ายหลายล้านดอลลาร์ แต่ต้องใช้เวลาหลายเดือนในการทำงานและการวางแผนโครงการที่มีประโยชน์อื่น ๆ อีกมากมายจะรวมอยู่ในการประมาณต้นทุนและเวลา

เนื่องจากเรามุ่งเน้นไปที่เทคนิคเราจะทำงานกับโครงการขนาดเล็กที่เรียบง่าย: เว็บไซต์แรกสำหรับ บริษัท ที่เพิ่งเริ่มต้นใหม่ซึ่งประกอบด้วยข้อความและกราฟิก 40 หน้าและตะกร้าสินค้าที่มีสินค้าประมาณ 200 รายการ มีการพิมพ์แคตตาล็อกพร้อมรูปภาพสินค้าและคำอธิบายทั้งหมดแล้ว แต่ บริษัท ไม่ชอบเค้าโครงแคตตาล็อกและต้องการงานศิลปะและการออกแบบแนวคิดใหม่สำหรับเว็บไซต์ซึ่งจะใช้สำหรับการตลาดสิ่งพิมพ์ในอนาคต

ตาราง # 1: ผลรวมการประมาณการล่วงหน้า

องค์ประกอบโครงการ	ต่ำ	ปานกลาง	สูง
โฮสติ้ง (ปีแรก)	300 เหรียญ	360 เหรียญ	$ 396
กราฟิก	2,500 เหรียญ	3,500 เหรียญ	5,000 เหรียญ
หน้าเว็บ	1,824 เหรียญ	2,280 เหรียญ	3,420 เหรียญ
รายการแค็ตตาล็อก	1,920 เหรียญ	2,400 เหรียญ	3,600 เหรียญ
ถ่ายทอดสด	300 เหรียญ	$ 500	600 เหรียญ
รวม	6,844 เหรียญ	$ 9,040	$ 13,016

เทคนิคการประมาณต้นทุนและเวลาในช่วงต้น

ดังที่เราได้กล่าวไปแล้วการประมาณค่าใช้จ่ายที่เร็วที่สุดจะต้องเกิดขึ้นหลังจากที่กำหนดขอบเขตของโครงการไว้อย่างชัดเจนมีการตกลงแนวทางของโครงการและมีการชี้แจงสมมติฐาน เมื่อเสร็จสิ้น แต่เรายังไม่มีแผนทีละขั้นตอนสำหรับการทำงานทั้งหมดเราสามารถสร้าง ประมาณการต้นทุนล่วงหน้าได้ การประมาณต้นทุนในช่วงต้นเรียกว่า ลำดับของการประมาณต้นทุนขนาด โดยสถาบันบริหารโครงการ เมื่อเราสร้างมันขึ้นมาเราจะระบุช่วงที่เราเกือบจะมั่นใจได้ว่าต้นทุนของโครงการจะลดลง แต่เป็นช่วงที่ค่อนข้างใหญ่ จุดต่ำสุดคือ 50% ของประมาณการของเราและระดับไฮเอนด์เป็นสองเท่าของประมาณการของเรา ดังนั้นหากเราคิดว่าโครงการจะมีราคา $ 100,000 เราสามารถพูดได้ด้วยความมั่นใจว่าโครงการจะมีราคาระหว่าง 50,000 ถึง 100,000 ดอลลาร์

นำเสนอลำดับของการประมาณขนาด

เมื่อเราจัดส่งการประมาณด้วยกลุ่มใหญ่เช่นนี้ผู้สนับสนุนโครงการอาจจะคิดผิด ผู้สนับสนุนโครงการส่วนใหญ่ต้องการและต้องการประมาณการที่แม่นยำกว่าเร็วกว่าที่เป็นไปได้มาก ต้อง ให้ความรู้มากกว่า กล่าวคือสอนเจ้านายของเราในสิ่งที่เป็นจริงเพื่อช่วยให้พวกเขาเข้าใจว่าลำดับความสำคัญโดยประมาณเป็นสิ่งที่ดีที่สุดที่แม้แต่ผู้จัดการโครงการที่ดีที่สุดในโลกก็สามารถทำได้ในช่วงต้นของโครงการก่อนที่แผนจะเกือบ เสร็จสมบูรณ์ ในขั้นตอนนี้มีเพียงไม่ทราบจำนวนมากเกินไปที่จะรับประกันความเป็นจริงได้มากขึ้น

มีข่าวดีหลายประการสำหรับเราและผู้สนับสนุนเกี่ยวกับการประมาณโครงการในช่วงต้น:

• หากเรากำลังทำโครงการประเภทหนึ่งที่ทีมงานคุ้นเคยเราก็มั่นใจได้มากขึ้นว่าค่าใช้จ่ายจะไม่สูงเกินกว่าจุดกึ่งกลางของประมาณการของเรามากเกินไป
• หากเราสามารถควบคุมขอบเขตได้เราสามารถ จำกัด โครงการให้อยู่ในงบประมาณที่มีได้โดยส่งมอบคุณลักษณะบางอย่าง แต่ไม่ใช่ทั้งหมด

ตัวอย่างเช่นสมมติว่าเราได้สร้างประมาณการไว้ระหว่าง 50,000 ถึง 200,000 ดอลลาร์และผู้สนับสนุนกล่าวว่า "ฉันสามารถจัดงบประมาณได้เพียง 120,000 ดอลลาร์และหากดำเนินการเกินจำนวนนั้นฉันอาจจะบีบออกทั้งหมด 150,000 ดอลลาร์เราสามารถตอบกลับได้ 100,000 ดอลลาร์ มีความเป็นไปได้และมีโอกาสที่ดีมากที่เราจะได้เงินต่ำกว่า 120,000 ดอลลาร์หากคุณต้องการเงินประกัน 150,000 ดอลลาร์ให้ตกลงว่าหากเราจำเป็นจริงๆเราสามารถตัดสองในห้ารายการในรายการออกและเรา จะทำโครงการในราคา $ 150,000 หรือน้อยกว่าคุณอาจจะได้ทุกอย่างที่ต้องการหากไม่เป็นเช่นนั้นคุณจะได้รับสิ่งที่สำคัญที่สุดสามหรือสี่อย่างและเราสามารถทำหนึ่งหรือสองอย่างสุดท้ายในงบประมาณของปีหน้า "

แบ่งโครงการตัวอย่างของเราออกเป็นชิ้นใหญ่ ๆ

โครงการส่วนใหญ่สามารถแบ่งออกเป็นชิ้นใหญ่ ๆ ได้และการประมาณการที่รวบรวมจากชิ้นส่วนจะดีกว่าการประมาณการที่สร้างขึ้นจากโครงการโดยรวมเสมอ ลองดูชิ้นส่วนของโครงการเว็บไซต์ในตัวอย่างของเรา เราจะรวมถึง:

1. โฮสติ้ง:ตั้งค่าโฮสติ้งและโครงร่างสำหรับไซต์อีคอมเมิร์ซด้วยตะกร้าสินค้า
2. กราฟิก:ออกแบบกราฟิกใหม่: สี, รูปภาพไซต์, โลโก้, อิมเมจหลักสำหรับแต่ละกลุ่มผลิตภัณฑ์ 7 กลุ่ม
3. หน้าเว็บ:สร้างข้อความและกราฟิก 40 หน้า
4. รายการสินค้า:สร้างตะกร้าสินค้า 200 รายการจากชื่อผลิตภัณฑ์ที่มีอยู่คำอธิบายผลิตภัณฑ์และรูปภาพ
5. ถ่ายทอดสด:ทดสอบทั้งไซต์แก้ไขปัญหาและถ่ายทอดสด

รับค่าประมาณสูงและต่ำสำหรับแต่ละชิ้น

ขั้นตอนแรกของเราคือการหาวิธีที่ดีที่สุดในการประเมินค่าใช้จ่ายสำหรับแต่ละส่วนในห้าส่วนของโครงการที่ระบุไว้ข้างต้น สำหรับรายการที่หนึ่งสองและห้าทางออกที่ดีที่สุดของเราคือการสร้างประมาณการตามต้นทุนจริงในการทำสิ่งเดียวกันสำหรับไซต์ที่คล้ายกันสำหรับลูกค้าในอดีต สำหรับข้อ # 1 เราสามารถล็อกราคาตายตัวได้ด้วยซ้ำ ในรายการ # 2 เราพูดคุยกับศิลปินกราฟิก เขาอาจพูดว่า "ก็แล้วแต่ถ้าพวกเขารู้จักรูปแบบทั่วไปของธุรกิจและพวกเขาชอบไอเดียแรกของฉันนั่นก็เป็นเรื่องหนึ่ง แต่ถ้าพวกเขาไม่รู้ว่าต้องการอะไรและมีคณะกรรมการคอยตัดสินใจและ จากนั้นพวกเขาก็เริ่มเปลี่ยนชื่อสายผลิตภัณฑ์ในขณะที่ฉันกำลังทำกราฟิกอาจมีค่าใช้จ่ายมากกว่านี้ " หากเรามีการสื่อสารที่ดีกับลูกค้าเราสามารถพยายามตอบคำถามเหล่านั้นได้ แต่สมมติว่าเราไม่ทำจากนั้นเราขอให้ศิลปินกราฟิกประเมินค่าใช้จ่ายสำหรับกรณีที่ดีที่สุดและสถานการณ์ที่เลวร้ายที่สุดซึ่งเป็นค่าประมาณที่ต่ำและสูงของเรา

รายการที่ 3 และ 4 ได้รับการประมาณอย่างดีที่สุดโดยใช้วิธีฝาก แต่วิธีที่อธิบายไว้สำหรับข้อ 1, 2 และ 5 ก็ใช้ได้เช่นกัน

รายการ 5 คล้ายกับข้อ 2 ตัวอย่างเช่นหากยอดขายทั้งหมดอยู่ในทวีปอเมริกาการทดสอบรถเข็นเป็นมาตรฐาน หากคุณต้องการการขนส่งระหว่างประเทศพร้อมกับภาษีและภาษีระหว่างประเทศคุณจะต้องมีการทดสอบเพิ่มเติมอีกมาก ในกรณีนี้เราไปหาลูกค้าแล้วพวกเขาก็พูดว่า "โอ้ตอนนี้เราอยู่ในสหรัฐอเมริกาและมีขายเฉพาะในสหรัฐอเมริกาเท่านั้นดังนั้นเราจึงมีช่วงที่ค่อนข้างแคบและต่ำมากในค่าประมาณสำหรับการถ่ายทอดสดเนื่องจาก คุณเห็นในตาราง # 1

วิธีนี้จะรวมเวลาในการเริ่มต้นและการประมาณต้นทุนที่ดี ประมาณการต้นทุนแสดงไว้ในตาราง # 1 การประมาณเวลาถูกสร้างขึ้นในลักษณะที่คล้ายคลึงกันโดยขอให้คนงานหรือหัวหน้าทีมแต่ละคนประเมินระยะเวลาการทำงานที่ต่ำมีแนวโน้มสูงและสูงจากนั้นจะรวมค่าประมาณเข้าด้วยกัน

ข้อได้เปรียบที่สำคัญของแนวทางนี้คือแม้ว่าส่วนหนึ่งจะถูกประเมินไว้ต่ำเกินไป แต่อีกส่วนหนึ่งก็มีแนวโน้มที่จะถูกประเมินไว้สูง ดังนั้นค่าประมาณทั้งหมดจึงมีโอกาสถูกมากกว่าส่วนใดส่วนหนึ่ง นี่คือเหตุผลหลักในการแบ่งโครงการออกเป็นส่วน ๆ และประเมินแต่ละโครงการแยกกันแทนที่จะพยายามประมาณโครงการทั้งหมดพร้อมกัน

ความแม่นยำแตกต่างกันไปตามอุตสาหกรรม

ค่าประมาณของเราแม่นยำแค่ไหน? ซึ่งแตกต่างกันมากตามอุตสาหกรรมและปัจจัยอื่น ๆ ของโครงการและทีม ในอุตสาหกรรมการก่อสร้าง บริษัท ที่มีการเสนอราคาแข่งขันกันเพื่อสร้างถนนสำหรับโครงการที่ได้รับทุนจากรัฐซึ่งโดยทั่วไปจะเลือกการเสนอราคาต้นทุนต่ำที่สุดฉันเคยเห็นโครงการมูลค่า 25 ล้านดอลลาร์ที่ประเมินไว้เป็นดอลลาร์สุดท้าย การเสนอราคาที่สูงเกินไปจะไม่ได้รับสัญญาและการเสนอราคาที่ต่ำเกินไปจะหมายถึงการสูญเสียทางการเงินสำหรับ บริษัท

โครงการก่อสร้างสามารถประมาณได้อย่างแม่นยำเนื่องจากวิธีการวัสดุและต้นทุนเป็นมาตรฐานมาก

ในทางกลับกันโครงการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT) ได้รับการประเมินอย่างไม่ดี กรณีที่เลวร้ายที่สุดที่ฉันรู้คือโครงการไอทีประมาณ 2,000 ดอลลาร์ซึ่งมีราคาสูงกว่า 170,000 ดอลลาร์ แต่นั่นเป็นกรณีที่รุนแรง แต่ผลลัพธ์จริงที่ลงท้ายด้วยการประมาณเวลาหรือค่าใช้จ่ายเป็นสองเท่าหรือสามเท่านั้นเป็นเรื่องธรรมดาเกินไป เหตุผลหนึ่งคือเครื่องมือเทคนิคและสภาพแวดล้อมเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วในโลกไอที มันเกิดขึ้นได้ว่ามีการเขียนโปรแกรมขึ้นเช่นสำหรับ Windows เวอร์ชันหนึ่งจากนั้นจะต้องสร้างใหม่สำหรับ Windows เวอร์ชันอื่นก่อนที่จะเปิดตัว

เราจะประมาณการที่ดีที่สุดเท่าที่จะทำได้ในอุตสาหกรรมของเราเองได้อย่างไร? การวางแผนและการติดตามการจัดการโครงการที่สอดคล้องครบถ้วนสมบูรณ์และบทเรียนที่ได้เรียนรู้เพื่อปรับปรุงวิธีการของเราในตอนท้ายของแต่ละโครงการเป็นกุญแจสำคัญ และเมื่อทำการประมาณแต่ละครั้งให้ถามว่า "ทีมของฉันคุ้นเคยกับงานประเภทนี้แค่ไหนเราเคยทำงานร่วมกันมาก่อนหรือไม่มีอะไรใหม่และแตกต่างในโครงการนี้" ยิ่งทีมของคุณทำงานประเภทนี้มาก่อนบ่อยเท่าไหร่การประมาณการของคุณก็จะแม่นยำมากขึ้นเท่านั้น และในขณะเดียวกันเมื่อคุณประเมินงานโดยใช้เครื่องมือและวิธีการใหม่ ๆ หรือพัฒนาต้นแบบการทดลองหรือทำงานกับลูกค้าใหม่ให้คำนึงถึงสิ่งนั้นและปล่อยให้มีโอกาสว่างมากขึ้นสำหรับสิ่งที่ไม่คาดคิด

เทคนิคการประมาณต้นทุนล่าช้า

ต่อมาในขั้นตอนการวางแผนโครงการเราสามารถสร้างการประมาณที่แม่นยำมากขึ้นได้ และทำได้ง่ายกว่ามากเช่นกัน PMI เรียกใช้การประมาณเวลาล่าช้าและการประมาณการต้นทุนจากด้านล่างเนื่องจากเราประมาณกิจกรรมโดยละเอียดแต่ละกิจกรรมและรวมเข้าด้วยกันเพื่อให้ได้ผลรวม PMI กล่าวว่าต้นทุนจริงจะอยู่ที่ -10% ถึง + 15% ของต้นทุนโดยประมาณโดยใช้การประมาณจากล่างขึ้นบน และกำหนดการแปรปรวนเหมือนกัน นั่นหมายความว่าหากประมาณการคือ $ 100,000 ต้นทุนโครงการจริงคาดว่าจะอยู่ระหว่าง $ 90,000 ถึง $ 115,000 หากคาดว่าโครงการจะดำเนินไปเป็นเวลา 100 วันตั้งแต่ต้นจนจบมีแนวโน้มว่าจะดำเนินการระหว่าง 90 ถึง 115 วัน ช่วงที่เล็กกว่านั้นง่ายกว่ามากสำหรับผู้สนับสนุนโครงการในการทำงานด้วย

เวลาล่าช้าและการประมาณต้นทุนจำเป็นต้องมีแผนโครงการโดยละเอียด ได้แก่:

• โครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) - รายการโดยละเอียดของส่วนประกอบโครงการทั้งหมด
• รายการกิจกรรม - รายการงานทั้งหมดที่จะต้องทำและใครจะทำ
• ข้อมูลค่าใช้จ่ายโดยละเอียดเช่นอัตรารายชั่วโมงสำหรับเงินเดือนงานตามสัญญาและรายการอื่น ๆ เช่นพื้นที่สำนักงานหรืออุปกรณ์
• แผนการจัดซื้อรวมถึงค่าใช้จ่ายที่ได้รับการยืนยันโดยประมาณหรือเมื่อเป็นไปได้ของทุกรายการที่จะซื้อ
• แผนความเสี่ยง

ตามหลักการแล้วการประมาณค่าใช้จ่ายโดยละเอียดจะเป็นส่วนหนึ่งของแผนโครงการที่สมบูรณ์ซึ่งจะกล่าวถึงความรู้ด้านการจัดการโครงการทั้งเก้าด้านดังที่อธิบายไว้ในบทความที่ฉันระบุไว้ข้างต้นวิธีการจัดวางแผนโครงการ

ด้วยข้อมูลทั้งหมดนี้การสร้างประมาณการต้นทุนโดยละเอียดจึงค่อนข้างง่าย - อันที่จริงง่ายกว่าการสร้างประมาณการล่วงหน้า เราบวกค่าใช้จ่าย (เวลาและวัสดุ) สำหรับแต่ละกิจกรรมของโครงการแล้วคิดเป็นยอดรวม ในขั้นตอนนี้เราสามารถใช้ค่าประมาณค่า PERT PERT ย่อมาจาก Project Evaluation and Review Technique และเป็นวิธีการประมาณค่าใช้จ่ายเพียงครั้งเดียวโดยใช้ค่าเฉลี่ยกึ่งกลางของค่าประมาณในแง่ดีมีแนวโน้มและแง่ร้ายสำหรับแต่ละรายการโฆษณา คุณสามารถเรียนรู้ PERT ได้โดยอ่านวิธีการใช้แผนภูมิ PERT สำหรับการจัดการโครงการ

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการประมาณต้นทุนรวมถึงการแยกความเสี่ยงลงในสมการ ส่วนหนึ่งของการบริหารความเสี่ยงคือการรวมแผนฉุกเฉินไว้ด้วยนั่นคือแผนสำหรับงานที่เรา อาจ ทำหากเกิดเหตุการณ์ความเสี่ยง สมมติว่าเรากำลังสร้างอาคารใหม่ในฟลอริดา เราตระหนักถึงความเสี่ยงที่จะต้องปิดสถานที่ก่อสร้างเป็นเวลานานถึงสองสัปดาห์ในกรณีที่เกิดพายุเฮอริเคน เราวางแผนกำหนดการที่จะทำให้อาคารเสร็จแม้ว่าพายุเฮอริเคนจะผ่านเข้ามาโดยใช้การทำงานล่วงเวลาในช่วงสุดสัปดาห์หลังจากพายุเฮอริเคน แน่นอนว่านี่เป็นการเพิ่มต้นทุน เราสามารถนำเสนอปัจจัยเสี่ยงเป็นกองทุนฉุกเฉิน ตัวอย่างเช่นเราสามารถพูดได้ว่า "ค่าใช้จ่ายโดยประมาณในการสร้างอาคารนี้คือ 1 ล้านดอลลาร์อย่างไรก็ตามหากเกิดพายุเฮอริเคนครั้งใหญ่เราจะต้องใช้เงินฉุกเฉินเพิ่มเติมอีก 50,000 ดอลลาร์เพื่อให้โครงการเสร็จทันเวลา

ติดตามงานโครงการและปรับประมาณการของคุณ

เมื่อแผนโครงการกำหนดเวลาและประมาณการต้นทุนของคุณได้รับการยอมรับแล้วงานวางแผนของโครงการของคุณจะเสร็จสมบูรณ์และคุณสามารถเริ่มดำเนินการได้ โดยปกติสิ่งนี้เรียกว่าการดำเนินการและการควบคุมโครงการ การดำเนินการหมายถึงการทำงาน การควบคุมหมายถึงการติดตามงานและตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รับตรงเวลาและอยู่ในงบประมาณ กระบวนการติดตามงานที่เสร็จสมบูรณ์ (สิ่งที่ส่งมอบตามขอบเขต) เทียบกับเวลาและต้นทุนเรียกว่าการวิเคราะห์มูลค่าที่ได้รับ (EVA) ในขณะที่เราทำ EVA เราทำงานเพื่อให้แน่ใจว่าเราส่งมอบภายในงบประมาณ นอกจากนี้เรายังได้เรียนรู้ว่าเราทำได้ดีหรือไม่โดยประมาณตั้งแต่แรก

การติดตามเวลาและต้นทุนจริงในขณะที่เราทำงานมีความสำคัญมากด้วยเหตุผลสองประการ ประการแรกข้อมูลนั้นเป็นข้อมูลที่มีประโยชน์สำหรับการประมาณการในอนาคต ประการที่สองเมื่อสิ้นสุดโครงการเราจะเปรียบเทียบต้นทุนโดยประมาณกับต้นทุนจริงทีละบรรทัดและตารางเวลาที่วางแผนไว้กับตารางเวลาจริงของเราในแต่ละวัน และสร้างเอกสารการเรียนรู้บทเรียน บทเรียนที่ได้รับรวมถึงวิธีการประมาณต้นทุนที่ดีขึ้นสำหรับโครงการถัดไปของเรา

เทคนิคการประมาณค่า