การจัดการขอบเขตโครงการ: เรากำลังทำอะไรอยู่?

เตรียมความพร้อมสำหรับความสำเร็จของโครงการโดยกำหนดเป้าหมายอย่างชัดเจน - ขอบเขต - ในตอนเริ่มต้น

ภาพโดย David Mark จาก Pixabay

ป้องกันภัยพิบัติของโครงการ

บทความนี้เป็นภาพรวมของหัวข้อที่ใหญ่มากการจัดการขอบเขตโครงการ ในความเป็นจริงหนังสือทั้งเล่มเขียนเกี่ยวกับการจัดการขอบเขต ภาพรวมนี้สามารถปรับแนวทางการศึกษาเพิ่มเติมของคุณเกี่ยวกับการจัดการขอบเขตซึ่งมีความสำคัญต่อความสำเร็จของโครงการ

การจัดการขอบเขตมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จของโครงการ

โครงการส่วนใหญ่ล้มเหลวและด้วยเหตุผลหลายประการ แต่ความล้มเหลวของโครงการที่หายนะอย่างแท้จริงคือความล้มเหลวของการจัดการขอบเขต ขอบเขตคือความหมายของวัตถุประสงค์และเป้าหมายของโครงการ ดังนั้นหากมีการกำหนดไว้ไม่ดีเราก็ไม่ได้อะไรเลย (เป้าหมายไม่ได้ส่งมอบ) หรือเราได้ผลลัพธ์ที่ไม่เป็นไปตามที่เราต้องการหรือเราได้รับสองส่วนที่ไม่ทำงานร่วมกันเพราะครึ่งหนึ่งของ ทีมโครงการมีความคิดอย่างหนึ่งและอีกครึ่งหนึ่งมีความคิดอื่น เราส่งมอบส่วนหน้าของลาและส่วนท้ายของม้าและท้ายที่สุดดูเหมือนส่วนท้ายของม้า

ป้องกัน Scope Creep

แม้ว่าผลิตภัณฑ์และวัตถุประสงค์ของผลิตภัณฑ์จะได้รับการกำหนดไว้อย่างชัดเจนในตอนเริ่มต้น แต่ลูกค้าก็มีนิสัยฉาวโฉ่ในการรับแนวคิดใหม่ ๆ และคาดหวังมากขึ้นเรื่อย ๆ หากเราเพิกเฉยพวกเขาจะเริ่มฝันและคาดหวังให้เราทำตามความฝันให้สำเร็จ เมื่อเราส่งมอบสิ่งที่สัญญาไว้ - น้อยกว่าที่ฝันไว้มาก - พวกเขาจะไม่พอใจ ไม่สำคัญว่าเราจะให้สิ่งที่พวกเขาขอหรือไม่ ผู้คนอารมณ์เสียเมื่อไม่ได้รับสิ่งที่ คาดหวัง ที่แย่กว่านั้นคือถ้าเรารับฟังพวกเขาเรายังคงเพิ่มคุณสมบัติที่พวกเขาร้องขอ แต่ต้องใช้เวลานานกว่ากำหนดการเดิมและใช้เงินมากกว่าที่อยู่ในงบประมาณเดิม

เป็นผลให้เราไม่มีอะไรจะส่งมอบเมื่อสิ้นสุดโครงการ ลูกค้าหมดเวลาและเงินและเราไม่มีประโยชน์อะไรที่จะแสดงสำหรับงานทั้งหมดของเรา เราเรียกสัตว์ประหลาดตัวนี้ว่าสโคปครีปซึ่งหมายความว่าแม้ว่าเราจะกำหนดขอบเขตในตอนเริ่มต้นคุณสมบัติต่างๆมากขึ้นระฆังและนกหวีดมากขึ้นเรื่อย ๆ ก็พุ่งเข้ามาในขอบเขตเพิ่มแผนโครงการจนกว่ามันจะพังทลายลงจากน้ำหนักของมันเอง

จากข้อมูลของสถาบันบริหารโครงการพบว่า 64% ของโครงการทั้งหมดไม่สามารถสร้างความพึงพอใจได้ตามกำหนดเวลาและงบประมาณเดิม และสาเหตุใหญ่ที่สุดของความล้มเหลวเหล่านี้คือการกำหนดขอบเขตที่ไม่ดีหรือถ้าเรามีขอบเขตที่กำหนดไว้อย่างดีในตอนต้นขอบเขตการคืบคลาน

ข่าวดีก็คือถ้าเรากำหนดขอบเขตอย่างชัดเจนและจัดการการคืบของขอบเขตแสดงว่าเรากำลังไปสู่ความสำเร็จ!

ฉันได้ฝึกอบรมผู้จัดการโครงการมากกว่า 4,000 คนและเป็นผู้นำโครงการหลายสิบโครงการ ให้ฉันแสดงวิธีกำหนดขอบเขตและจัดการขอบเขตการคืบก่อนที่โปรเจ็กต์ของคุณจะท่วมท้น!

คำขอระฆังและนกหวีดพิเศษทำให้โครงการของคุณท่วมท้นเหมือนมดบนก้อนน้ำตาลหรือไม่? อ่านต่อเพื่อเรียนรู้วิธีจัดการการคืบของขอบเขต

stevendepolo Steven Depolo (CC BY) ผ่าน Flickr

วันอังคารหน้าเมื่อไหร่?

เมื่อใดก็ตามที่ฉันสอนชั้นเรียนเกี่ยวกับการกำหนดขอบเขตและความชัดเจนของการสื่อสารฉันขอแสดงความร่วมมือกับคำถามนี้ บอกว่าฉันกำลังสอนในวันพฤหัสบดี ฉันถามว่า "ยกมือขึ้นถ้าคุณคิดว่าวันอังคารหน้าคือ 5 วันนับจากนี้" คนในห้องประมาณครึ่งหนึ่งยกมือขึ้น จากนั้นฉันก็ถามว่า "ยกมือขึ้นถ้าคุณคิดว่าวันอังคารหน้าคือ 12 วันนับจากนี้" อีกครึ่งหนึ่งของคนในห้องยกมือขึ้น

สิ่งนี้แสดงให้เห็นว่าภาษาอังกฤษธรรมดาไม่ใช่ภาษาที่แม่นยำ สำหรับบางคน "วันอังคารหน้า" จะเกิดขึ้นในอีก 5 วัน สำหรับคนอื่น ๆ "วันอังคารหน้า" อยู่หลัง "วันอังคารนี้" จึงห่างออกไป 12 วัน

เมื่อนักเรียนเห็นว่าไม่ว่าพวกเขาจะคิดอย่างไรคนครึ่งห้องในห้องคิดต่างกันพวกเขาก็เริ่มเห็นคุณค่าของคำจำกัดความที่ชัดเจนและเป็นลายลักษณ์อักษร คำจำกัดความดังกล่าวช่วยขจัดความเข้าใจผิดที่มีราคาแพงและยังป้องกันความผิดพลาดที่ทำให้ลูกค้าของเราผิดหวัง

ยอมรับขอบเขตของโครงการของคุณ

การทำงานร่วมกับลูกค้าทีมงานและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดเพื่อตกลงเกี่ยวกับการส่งมอบของโครงการรวมถึงหน้าที่และวัตถุประสงค์ไม่ใช่เรื่องง่าย ตัวอย่างเช่นเว็บไซต์ขององค์กรคือ:

• การแสดงออกของภาพลักษณ์องค์กรตามผู้บริหารระดับสูง
• แหล่งที่มาของความรับผิดทางกฎหมายตามที่ปรึกษาขององค์กร
• เครื่องมือในการสร้างรายได้ใหม่ตามข้อมูลของฝ่ายการตลาด
• ค่าใช้จ่ายอื่นที่ต้องบำรุงรักษาตามการเงิน
• โอกาสในการแก้ปัญหาการจ้างงานและรับพนักงานที่คาดหวังที่ดีตามทรัพยากรบุคคล
• งานซ่อมบำรุงตามแผนกไอที
• โครงการที่จะเสร็จสิ้นตามที่ทีมพัฒนาเว็บระบุ

ที่สำคัญคือทุกคนพูดถูก การจัดการขอบเขตที่ประสบความสำเร็จต้องสามารถเข้าใจมุมมองของทุกคนเห็นสิ่งที่ต้องการและสิ่งที่พวกเขานำเสนอและรวมไว้ในแผนเดียวและคำจำกัดความเดียว

การเดินทางในหน้าเดียวกัน

ทุกคนที่ได้รับผลกระทบจากโครงการต่างก็มีมุมมองของตนเองและภาษาของตนเองเช่นกัน "ภาพลักษณ์องค์กร" ของผู้บริหารแปลเป็น "หน้า Landing Page ที่มีประสิทธิภาพ" ของฝ่ายการตลาดอย่างไรและข้อความ "ไม่พบหน้าเว็บ 404" ของแผนกไอที สถาปัตยกรรมคือความสามารถในการมองเห็นสิ่งหนึ่งในหลายมุมมองหลายมุมมองและหลายภาษา ในฐานะผู้จัดการโครงการเราต้องเป็นสถาปนิกสามารถมองเห็นโครงการได้จากทุกมุมมองและจัดการกับข้อกังวลทั้งหมด

เมื่อเรารวบรวมคำจำกัดความเริ่มต้นของโครงการคำแถลงขอบเขตเราต้องแน่ใจว่าทุกคนเข้าใจวัตถุประสงค์และเป้าหมาย อาจมีเงื่อนไขที่แตกต่างกันสำหรับสิ่งเดียวกัน ไม่เป็นไร. แต่ถ้าคนสองคนมีภาพที่แตกต่างกันอย่างสิ้นเชิงเราก็มีปัญหา และเราไม่สามารถคลุมเครือเกี่ยวกับเรื่องนี้ได้ เราไม่สามารถประกาศว่า "เรากำลังสร้างสัตว์เลี้ยงลูกด้วยนมสีเทา" และขอให้ทีมงานของ บริษัท คาดหวังว่าจะมีช้างได้ในขณะที่หัวหน้าเจ้าหน้าที่ฝ่ายการเงินตกลงที่จะจ่ายค่าเมาส์เท่านั้น

การยอมรับขอบเขต

เมื่อเราอยู่ในหน้าเดียวกันเราจะทำงานร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละคนเพื่อกำหนดสิ่งที่เรากำลังทำและเหตุผล เรายังคงดำเนินงานในระดับสูงที่นี่ แต่เราจะกลับไปกลับมาชี้แจงกำหนดและรับภาพที่ดีขึ้นและดีขึ้นของสิ่งที่เรากำลังทำ

การชี้แจงสมมติฐาน

ดังที่เราได้กล่าวไว้ข้างต้นลูกค้าจะไม่มีความสุขเมื่อไม่ได้รับสิ่งที่พวกเขาคาดหวัง เพื่อให้แน่ใจว่าเราเข้าใจและจัดการกับความคาดหวังของพวกเขาเราไม่สามารถออกจากคำแถลงขอบเขตโครงการด้วยเงื่อนไขภาษาอังกฤษที่คลุมเครือ ต้องถูกกำหนดด้วยความแม่นยำทางวิศวกรรมและต้องอธิบายเป็นภาษาธรรมดาด้วย นอกจากนี้ยังช่วยในการใช้แผนภาพและหากเป็นไปได้ให้พัฒนาแบบจำลองและต้นแบบเพื่อให้ลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของเราสามารถมองเห็นได้จริงหรือเห็นภาพของสิ่งที่พวกเขาจะได้รับ หากต้องการทราบความสำคัญของภาษาที่แม่นยำโปรดดูที่แถบด้านข้างวันอังคารหน้าคือเมื่อใด

ขั้นตอนของการจัดการขอบเขต

สถาบันการจัดการโครงการกำหนดกระบวนการสี่กระบวนการที่ประกอบกันเป็น Scope Management:

• Scope Planningกำลังกำหนดแผนของเราสำหรับการจัดการขอบเขตของโครงการนี้โดยเฉพาะ หากโครงการของเรามีความคล้ายคลึงกันพอสมควรสิ่งนี้จะทำครั้งเดียวสำหรับทุกโครงการและเราปฏิบัติตามวิธีการมาตรฐาน
• นิยามขอบเขตเป็นกระบวนการสร้างข้อความแรกของเราเกี่ยวกับสิ่งที่เรากำลังทำในโครงการนี้รวมถึงลักษณะหน้าที่และวัตถุประสงค์ คำจำกัดความขอบเขตที่เป็นผลลัพธ์เป็นแนวคิดหลักที่ใช้วางแผนโครงการทั้งหมด
• Work Breakdown Structuring (WBS) เป็นกระบวนการในการกำหนดรายละเอียดทั้งหมดของสิ่งที่เรากำลังทำสร้างคำจำกัดความที่สมบูรณ์และแม่นยำของขอบเขตโครงการ

PMI เสนอชื่อที่สวยงามสำหรับการสร้างนิยามขอบเขตระดับสูงก่อนและ WBS โดยละเอียดในภายหลัง พวกเขาเรียกมันว่าการทำอย่างละเอียดแบบก้าวหน้า

คำถามที่กำหนดส่วนที่เหลือของโครงการ

การกำหนดขอบเขตที่ชัดเจนมีความสำคัญต่อการวางแผนและกำหนดลักษณะอื่น ๆ ทั้งหมดของโครงการ คำจำกัดความที่เหมาะสมของแต่ละส่วนของการจัดการโครงการอีกแปดด้านขึ้นอยู่กับขอบเขตที่ชัดเจนและชัดเจน หากคุณไม่ชัดเจนในเก้าด้านของการจัดการโครงการคุณอาจต้องการอ่าน The Nine Areas of Project Management and Why They Matter

การรวมและการยกเว้น

เครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการกำหนดขอบเขตและป้องกันการคืบของขอบเขตคือการรวมทั้งคำจำกัดความของสิ่งที่เรากำลังทำนั่นคือรายการของการรวมเข้าด้วยกันและรายการของสิ่งที่ผู้คนขอซึ่งเราไม่ได้ทำนั่นคือรายการ ของการยกเว้น มีสองเหตุผลในการทำเช่นนี้

ก่อนอื่นผู้คนมักจะจำได้ว่าพวกเขาจะได้รับสิ่งที่ต้องการแม้ว่าคุณจะพูดว่า "ไม่" ก็ตาม เราสามารถจัดการแนวโน้มตามธรรมชาติของมนุษย์นี้ได้โดยการจดสิ่งที่เราเห็นด้วยและแสดงให้พวกเขาเห็นและให้พวกเขาเซ็นสัญญา จากนั้นในโครงการต่อมาเมื่อพวกเขาจำได้ว่าพวกเขาขอและคิดว่าพวกเขาจะได้รับเราสามารถแสดงให้พวกเขาเห็นขอโทษไม่มันถูกแยกออกจากขอบเขตข้อตกลงในสิ่งที่เรากำลังทำอยู่เสมอ

ตัวอย่างเช่นสมมติว่าฉันกำลังสร้างเว็บไซต์สำหรับ บริษัท แห่งหนึ่งในฟลอริดาตอนใต้ซึ่งมีภาษายอดนิยม 3 ภาษา ได้แก่ อังกฤษสเปนและเฮติครีโอล ในระหว่างการกำหนดขอบเขตเริ่มต้นเรายอมรับว่าไซต์จะเป็นภาษาอังกฤษและสเปน แต่การแปลเป็นภาษาเฮติครีโอลจะไม่คุ้มทุนในขณะนี้ เราเขียนว่า "เว็บไซต์นี้จะไม่ได้รับการแปลเป็นภาษาเฮติครีโอลในปีนี้หากความต้องการจากชุมชนชาวครีโอลเพิ่มขึ้นอาจมีราคาไม่แพงในปีหน้า

จากนั้นเมื่อกำลังทดสอบไซต์ผู้จัดการก็มาบอกว่า "แต่ฉันอ่านเว็บไซต์ในครีโอลไม่ได้เกิดอะไรขึ้น" เรานำคำแถลงขอบเขตออกมาและแสดงให้เขาเห็นว่าครีโอลถูกยกเว้นในตอนนี้

เหตุผลประการที่สองก็เพื่อความชัดเจน การกำหนดข้อยกเว้นจะเพิ่มความชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่เรากำลังทำและทำให้เรามีเครื่องมือสำหรับจัดการขอบเขตการคืบหน้าในโครงการในภายหลัง ตัวอย่างเช่นสมมติว่าจุดประสงค์อย่างหนึ่งของเว็บไซต์ในคำชี้แจงขอบเขตของเราคือ "ปรับปรุงการสนับสนุนลูกค้า" ส่วนหนึ่งมีคนแนะนำการแชทออนไลน์ แต่เราเลือกที่จะไม่ทำ หากเราไม่เขียน "แชทออนไลน์" ลงในรายการยกเว้นอาจมีคนแนะนำอีกครั้งในภายหลัง แต่ถ้าเราจดไว้ทุกคนก็ชัดเจนว่าเราไม่ได้ใช้การแชทออนไลน์ ซึ่งช่วยประหยัดเวลาได้มากในการสนทนาเรื่องเดิมซ้ำแล้วซ้ำเล่า

การสร้างโครงสร้างการแบ่งงาน (WBS)

การจัดโครงสร้างการแบ่งงานเริ่มต้นเมื่อคำชี้แจงขอบเขตได้รับการอนุมัติจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด เป็นกระบวนการสร้างรายการลำดับชั้นที่ละเอียดรอบคอบของส่วนประกอบโครงการทั้งหมด

ตัวอย่างเช่นสมมติว่าเรากำลังสร้างเครื่องบิน คำอธิบายเริ่มต้นของเรามีลักษณะดังนี้:

• ลำหนึ่ง
• ห้องนักบินหนึ่งห้อง
• หนึ่งห้องโดยสาร
• สองปีก
• ประกอบหางเดียว
• การควบคุมการบิน
• อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์สำหรับการนำทางและวัตถุประสงค์อื่น ๆ

ส่วนประกอบหลักแต่ละส่วนจะกลายเป็นส่วนหัวของรายการส่วนประกอบที่เล็กกว่า ปีกประกอบด้วย:

• ร่างกายปีก
• ถังน้ำมัน
• สายน้ำมัน
• อวัยวะเพศหญิง

ในท้ายที่สุดนี่คือรายละเอียดของรายการชิ้นส่วนทั้งหมด สำหรับเครื่องบินพาณิชย์ที่สามารถผลิตได้มากกว่า 1 ล้านชิ้น!

การสร้างส่วนที่เหลือของแผนโครงการ

เมื่อเรามี WBS แล้วก็สามารถสร้างแผนโครงการโดยละเอียดที่เหลือได้ เราสามารถสร้างเวลาและประมาณการค่าใช้จ่ายได้อย่างแม่นยำ เราสามารถทำแผนเพื่อจัดการอีกหกด้านของการจัดการโครงการได้เช่นกัน: คุณภาพความเสี่ยงทรัพยากรบุคคลการสื่อสารการจัดซื้อและการบูรณาการ

ตัวอย่างเช่น WBS คือรายการ สิ่งที่ เรากำลังทำ จากนั้นถาม ว่า เราจะทำส่วนประกอบแต่ละส่วนอย่างไร ที่สร้างรายการกิจกรรมซึ่งเป็นองค์ประกอบหลักของการประมาณเวลา นอกจากนี้เมื่อเรารู้ว่าเรากำลังทำอะไรเราสามารถถามว่า "มีอะไรผิดพลาดหรือไม่" และนั่นคือจุดเริ่มต้นของการวางแผนความเสี่ยง และถามว่า "อะไรทำให้มันดี" เป็นจุดเริ่มต้นของการวางแผนคุณภาพ

การจัดการขอบเขตระหว่างโครงการ

เมื่อ WBS ได้รับการอนุมัติเราจะดำเนินการตามแผนโครงการที่เหลือให้เสร็จสิ้น เมื่อแผนทั้งหมดได้รับการอนุมัติเราจะเริ่มงาน ตอนนี้งานของเราคือทำโครงการให้เสร็จ หรือในแง่การบริหารโครงการเราจะส่งมอบขอบเขตที่กำหนดด้วยคุณภาพที่ยอมรับได้ตรงเวลาและอยู่ในงบประมาณไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้นก็ตาม

การทำเช่นนี้เรียกร้องให้ทำงานซึ่งเรียกว่า การดำเนินการ แต่ยังเรียกร้องให้ติดตามงานนั้นและแก้ไขหลักสูตรหากจำเป็น สิ่งเหล่านี้เรียกว่าการติดตามและควบคุม ก็เหมือนกับการขับรถลงทางด่วน หากสิ่งที่คุณทำคือขับรถคุณจะพลาดทางออกและสาย หรือคุณจะไปช้าเกินไปและช้าเกินไปหรือคุณจะเร่งความเร็วและรับตั๋ว ในการขับรถให้ดีเราต้องคอยดูว่าเราอยู่ที่ไหนเราจะไปเร็วแค่ไหนน้ำมันหมดหรือไม่และคนขับรถคนอื่น ๆ กำลังทำอะไรอยู่บนท้องถนน มันเหมือนกันในโครงการ และเราทำได้สำเร็จด้วยการวิเคราะห์มูลค่าที่ได้รับการจัดการขอบเขตการคืบและการจัดการทั้งเก้าส่วนของโครงการ

การวิเคราะห์มูลค่าที่ได้รับ

การวิเคราะห์มูลค่าที่ได้รับ (EVA) เริ่มต้นด้วยขอบเขตการติดตามเวลาและต้นทุน ในภาษาอังกฤษล้วน: เราทำอะไรเสร็จใช้เวลาเท่าไหร่และเราใช้เงินไปเท่าไหร่? เมื่อเรามีตัวเลขเหล่านั้นแล้วเราก็ใส่มันผ่านสมการบางอย่าง สมการเป็นสัดส่วน: พวกเขาถามว่าขอบเขตที่เราทำเสร็จแล้วสัมพันธ์กับเวลาที่ใช้ไปและเงินที่ใช้ไปเท่าไร ผลลัพธ์เหล่านั้นตอบคำถาม: หากเรายังคงดำเนินต่อไปในอัตรานี้เราจะเสร็จสิ้นก่อนที่จะหมดเวลาและเงินหรือไม่? ถ้าเป็นเช่นนั้นดีทั้งหมด ถ้าไม่เช่นนั้นเราต้องหาสาเหตุว่าทำไมเราถึงทำงานช้าหรือใช้จ่ายเงินมากเกินไปและดูแลปัญหา

การจัดการขอบเขต Creep

การวิเคราะห์มูลค่าที่ได้รับจะวัดความคืบหน้าของเป้าหมายที่มุ่งมั่นขอบเขตที่ระบุ แต่ถ้าลูกค้าได้รับไอเดียที่ยอดเยี่ยมและต้องการเพิ่มเข้าไปในโครงการล่ะ? จะเกิดอะไรขึ้นถ้าวิศวกรคิดว่าคุณสมบัติที่ดีกว่าและ เขา ต้องการเพิ่ม? จะเป็นอย่างไรหากผู้บริหารระดับสูงลาออกและถูกแทนที่ด้วยเจ้านายคนใหม่และเธอต้องการสิ่งที่แตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง?

ปัญหาเหล่านี้ขึ้นมาตลอดเวลา ดังที่ฉันได้กล่าวไว้ข้างต้นขอบเขตการคืบเกิดขึ้นจากธรรมชาติของมนุษย์ สิ่งที่เราต้องทำคือตระหนักถึงมันและจัดการกับการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่เสนอในโครงการก่อนที่จะกลายเป็นสมมติฐานคุณลักษณะหรือข้อเรียกร้อง

ในระยะสั้นอย่าให้ใครย้ายเสาประตู หากมีคนต้องการเปลี่ยนขอบเขตเราจะคำนวณค่าใช้จ่ายในการเปลี่ยนแปลงโครงการและเวลาเพิ่มเติมที่จะใช้ จากนั้นเราก็เจรจาต่อรอง: เราต้องการที่ไม่มีการเปลี่ยนแปลง แต่เราจะทำการเปลี่ยนแปลงขอบเขตหากโครงการได้รับการขยายเส้นตายและเสริมเงินเพื่อให้เราสามารถส่งมอบ ใหม่ , เพิ่มขึ้น ขอบเขตที่เป็นมากกว่าการระบุและ จึงเกินงบประมาณหรือกำหนดเวลาไว้

ในภาษาอังกฤษล้วน: หากคุณต้องการของมากขึ้นจะใช้เวลานานกว่าและเสียเงินมากขึ้น นั่นเรียกว่าสามเหลี่ยมเหล็กแห่งขอบเขตเวลาและต้นทุน

การจัดการทั้งเก้าพื้นที่

มีอีกสิ่งหนึ่งที่เราทำได้เพื่อให้แน่ใจว่าเราจะส่งมอบผลลัพธ์ของโครงการและสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้า สังเกตสิ่งที่ฉันกล่าวไว้ข้างต้นให้ผลลัพธ์ "ด้วยคุณภาพที่ยอมรับได้… ไม่ว่าอะไรจะเกิดขึ้น" สิ่งนี้ชี้ให้เห็นความจริงที่ว่าเราต้องจัดการมากกว่าขอบเขตเวลาและต้นทุน จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องจัดการทั้งเก้าด้านของการจัดการโครงการตลอดทั้งโครงการตั้งแต่ต้นจนจบ การจัดการคุณภาพโครงการช่วยให้มั่นใจได้ถึงผลลัพธ์ที่เป็นที่ยอมรับหรือดีเยี่ยม การบริหารความเสี่ยงของโครงการช่วยให้มั่นใจได้ว่าจะประสบความสำเร็จไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้น สำหรับคำอธิบายเกี่ยวกับทั้งเก้าพื้นที่และเหตุใดจึงสำคัญโปรดอ่านเก้าพื้นที่ของการบริหารจัดการโครงการและทำไมจึงมีความสำคัญ

มอบสิ่งที่คุณสัญญา

หากเรายังคงทำงานในโครงการเพื่อสร้างผลิตภัณฑ์บริการหรือผลลัพธ์ที่เรากำหนดไว้ในคำชี้แจงขอบเขตจากนั้นหนึ่งวันก่อนที่เงินและเวลาจะหมดลงฉันหวังว่าเราพร้อมที่จะส่งมอบ

หรือเราคิดว่าเราพร้อมที่จะส่งมอบ แต่เราแน่ใจจริงๆหรือ? และลูกค้าคิดอย่างไร. มาดูขั้นตอนที่เราปฏิบัติตามเพื่อให้แน่ใจว่าเราส่งมอบสิ่งที่ถูกต้องให้กับลูกค้าและจบลงด้วยดี

การตรวจสอบและการตรวจสอบความถูกต้อง

การยืนยันเป็นกระบวนการภายในโครงการซึ่งเราตรวจสอบสิ่งที่เราสร้างขึ้นเทียบกับคำชี้แจงขอบเขต WBS และเอกสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง เรามั่นใจว่าสิ่งที่เราทำนั้นตรงตามหรือเกินความต้องการของลูกค้าทั้งหมดอย่างดีที่สุด และหากเราอนุมัติการเปลี่ยนแปลงขอบเขตของโครงการเราจะรวมการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นไว้ในการส่งมอบของเราด้วย พูดง่ายๆคือเรากำลังเปรียบเทียบสิ่งที่เราจะส่งมอบให้กับแผนและตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างเป็นไปด้วยดี สิ่งสำคัญคือนี่ไม่ใช่แค่ สิ่งที่ เรากำลังส่งมอบเท่านั้น สิ่งที่เรานำเสนอมีการทำงานสำหรับลูกค้าที่เป็นจะมีการตอบสนอง การทำงาน ความต้องการเช่นเดียวกับคนทางกายภาพ ดังนั้นก่อนที่เราจะส่งมอบเราต้องการที่จะสามารถพูดว่า "อยู่นี่แล้วได้ผล!"

แต่ลูกค้าจะยอมหรือไม่? คำถามนั้นได้รับคำตอบโดยกระบวนการตรวจสอบความถูกต้อง เราไม่สามารถทำการตรวจสอบความถูกต้องได้เอง โดยปกติแล้วลูกค้าจะดำเนินการเนื่องจากพวกเขาตรวจสอบและลงชื่อออกเมื่อส่งมอบผลลัพธ์ของโครงการ แต่มีความเป็นไปได้อีกสองประการ:

• หากเรากำลังจัดส่งสินค้าที่มีขนาดใหญ่หรือซับซ้อนหรือสิ่งที่จำเป็นต้องเป็นไปตามข้อกำหนดที่เรียกร้องเราอาจต้องการจัดเตรียมการตรวจสอบความถูกต้องให้ดีก่อนวันส่งมอบ ซึ่งจะช่วยให้ทีมงานโครงการมีเวลาปรับเปลี่ยนหรือแก้ไขสิ่งที่ไม่ตรงตามความต้องการของลูกค้า
• หากมีข้อโต้แย้งว่าโครงการของเราส่งมอบผลลัพธ์ตามที่ลูกค้าลงทะเบียนไว้หรือไม่พวกเขาสามารถขอการตรวจสอบและตรวจสอบความถูกต้อง (IV&V) ซึ่งมีผู้รับเหมาภายนอกเข้ามาเพื่อกำหนดช่องว่างระหว่างสิ่งที่เรากำลังส่งมอบและสิ่งที่ลูกค้า ต้องการและแนะนำแนวทางแก้ไข

การจัดส่ง

โดยปกติแล้วไม่จำเป็นต้องใช้ IV&V เราส่งมอบผลลัพธ์โครงการซึ่งอาจรวมถึงการติดตั้งการตั้งค่าและการฝึกอบรมขึ้นอยู่กับว่าสิ่งเหล่านั้นรวมอยู่ในคำชี้แจงขอบเขตโครงการหรือไม่ ลูกค้าเตะยางเพื่อที่จะพูดและพอใจหรือร้องขอการเปลี่ยนแปลงเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่เราทำ แล้วโครงการก็เสร็จสมบูรณ์ - เกือบ

ความพึงพอใจของลูกค้า

ขั้นตอนสุดท้ายของเรารวมถึงการตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนได้รับเงินและลงนามในสัญญาดังนั้นควรรวมถึงการประชุมเพื่อบริการลูกค้าอย่างแท้จริงเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาพอใจกับงานของเรา การสิ้นสุดโครงการอาจเป็นจุดเริ่มต้นของความสัมพันธ์ที่ดีและยาวนานกับลูกค้า

อะไรที่หยุดโครงการของคุณ?