คำถามที่ผู้จัดการโครงการควรถามเมื่อเริ่มโครงการใหม่

มีข้อมูลสำคัญที่สำคัญในการรวบรวมภายในสองสามสัปดาห์แรกของการทำงานในโครงการใหม่ที่จะกำหนดเสียงและขับเคลื่อนส่วนที่เหลือของโครงการ องค์ประกอบที่สำคัญในการดึงเข้าด้วยกัน ได้แก่:

ทำไมธุรกิจถึงเดินหน้าโครงการนี้
ใครคือบุคคลสำคัญสำหรับโครงการทั้งหมด
ไม่ว่าวันที่ครบกำหนดเป้าหมายจะเป็นเส้นแข็งในทรายหรือไม่
อะไรคือเกณฑ์สำหรับความสำเร็จของโครงการ

บทความนี้จะให้ภาพรวมขององค์ประกอบสำคัญทั้งหมดที่คุณต้องรวบรวมเพื่อช่วยให้คุณมั่นใจว่าโครงการของคุณจะดำเนินไปอย่างถูกต้อง

ธุรกิจเข้าใจข้อเสนอคุณค่าหรือไม่?

นี่อาจเป็นคำถามที่สำคัญที่สุดที่คุณสามารถถามได้ การตัดสินใจว่างานที่เสนอจะกลายเป็นโครงการที่เป็นทางการควรมีพื้นฐานมาจากกรณีธุรกิจเป็นส่วนใหญ่ซึ่งควรมีคุณค่าที่เกี่ยวข้องกับงานนี้ ในฐานะผู้จัดการโครงการหากคุณไม่พบกรณีทางธุรกิจให้ทำงานผ่านช่องทางที่มีให้คุณและดูว่าคุณสามารถหาข้อมูลนี้เพื่อดูข้อมูลนี้ได้หรือไม่ หากไม่มีกรณีทางธุรกิจนั่นคือธงสีแดงว่าธุรกิจอาจกำลังเตรียมที่จะทำงานที่ยังไม่ได้ไตร่ตรองไว้อย่างชัดเจนและมีความเสี่ยงที่ธุรกิจอาจใช้เงินจำนวนมาก แต่ไม่ได้รับอะไรตอบแทน

ก่อนที่คุณจะก้าวไปข้างหน้ากับโครงการคุณต้องยกธงสีแดงให้กับฝ่ายที่จำเป็นและทำงานเพื่อสร้างกรณีทางธุรกิจและการนำเสนอคุณค่าที่เกี่ยวข้องหากยังไม่มี คุณต้องการให้ทุกคนมีความชัดเจนว่ากรณีนั้นคืออะไรก่อนที่จะดำเนินโครงการต่อไป

อย่างไรก็ตามหากโครงการได้รับการผลักดันจากระดับที่สูงขึ้นมากคุณอาจได้รับแรงกดดันให้ละทิ้งการสร้างกรณีทางธุรกิจและดำเนินโครงการต่อไป นี่คือการตัดสินใจทางธุรกิจและตราบใดที่คุณมีเอกสารว่าคุณพยายามสร้างกรณีทางธุรกิจคุณควรมีฐานของคุณครอบคลุมในกรณีที่โครงการกลายเป็นหลุมเงินและชุด C เริ่มถามว่าทำไมธุรกิจถึงเป็น แม้กระทั่งการดำเนินโครงการนั้นตั้งแต่แรก

การมีความเข้าใจอย่างชัดเจนเกี่ยวกับคุณค่าที่นำเสนอจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าธุรกิจจะไม่ก้าวไปข้างหน้าด้วยโครงการที่จะไม่คืนคุณค่าใด ๆ

ออกจาก Bee Blog

มีผู้สนับสนุนโครงการบริหารหรือไม่?

เป็นเรื่องสำคัญที่ต้องตรวจสอบให้แน่ใจก่อนเริ่มโครงการว่าคุณรู้ว่าทิศทางระดับสูงของโครงการจะมาจากใคร หากคุณกำลังทำงานในโครงการที่มีผู้อาวุโสจำนวนมากเข้ามาเกี่ยวข้องคนใดคนหนึ่งในนั้นสามารถเริ่มแสดงเหมือนกำลังดำเนินการแสดงเมื่อไม่ได้เป็นเช่นนั้นจริงๆ ควรมีผู้สนับสนุนผู้บริหารที่คอยให้คำแนะนำและความเป็นผู้นำในระดับที่สูงขึ้นอยู่เสมอและนั่นคือที่มาของคำสั่งเดินทัพ บุคคลนี้จะมีส่วนสำคัญในการกำหนดความต้องการของโครงการในท้ายที่สุดและจะเป็นคนที่ผู้จัดการโครงการสามารถพึ่งพาเพื่อดึงผู้นำระดับสูงคนอื่น ๆ กลับมาอยู่ในแนวเดียวกันและทำลายอุปสรรคเพื่อช่วยให้สิ่งต่างๆดำเนินไปได้

ธุรกิจดำเนินโครงการที่คล้ายกันหรือไม่

คุณต้องถามรอบ ๆ และดูว่าธุรกิจมีโครงการที่คล้ายกับโครงการที่คุณกำลังทำอยู่หรือไม่ หากธุรกิจดำเนินโครงการที่คล้ายกันคุณอาจขุดเอกสารและสิ่งประดิษฐ์ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการนั้นและใช้ประโยชน์จากข้อมูลดังกล่าวสำหรับโครงการของคุณได้ ตัวอย่างเช่นหากมีเอกสารที่สะท้อนถึงบทเรียนที่ได้รับคุณสามารถดำเนินการเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดบางประการที่ก่อให้เกิดโครงการนั้นได้ นอกจากนี้คุณสามารถดูความเสี่ยงบางอย่างที่ทีมงานโครงการจัดทำเอกสารตลอดทั้งโครงการและดูว่าสิ่งเหล่านี้เป็นภัยคุกคามที่ถูกต้องต่อโครงการของคุณหรือไม่ นอกจากนี้คุณสามารถดูสมาชิกของทีมโครงการเพื่อดูว่ามีคนที่ยังอยู่กับ บริษัท ที่คุณสามารถสำรวจดึงเข้ามาในโครงการของคุณได้หรือไม่ แม้ว่าคุณจะไม่สามารถดึงคนเหล่านั้นเข้ามาในโครงการของคุณได้คุณควรจะสามารถติดต่อและพูดคุยกับพวกเขาเกี่ยวกับโครงการที่คล้ายกันที่พวกเขาทำ

วิธีรับข้อกำหนดโครงการจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

มีวันที่ที่ต้องทำโครงการหรือไม่?

บางครั้งกำหนดส่งโครงการในช่วงเริ่มต้นเป็นวันที่ที่ไม่แน่นอนและจะไม่มีผลกระทบอย่างแท้จริงหากวันนั้นหลุดออกไป อย่างไรก็ตามหากวันที่เป้าหมายที่นำมาใช้สำหรับโครงการของคุณเป็นวันที่ยาก - วันที่ไม่ยืดหยุ่นและไม่มีที่ว่างสำหรับการเลื่อนหลุดคุณจำเป็นต้องทราบ การรู้ว่าวันที่ไม่ยืดหยุ่นควรกระตุ้นให้คุณวิเคราะห์งานที่ต้องทำอย่างเต็มที่และตรงตามกำหนดเวลาที่คุณสร้าง นอกจากนี้หากหลังจากสร้างตารางเวลาที่ตรงไปตรงมาแล้วคุณรู้สึกว่ามีความเสี่ยงที่โครงการอาจไม่เสร็จสมบูรณ์ในวันนั้นคุณสามารถพูดคุยกับเจ้าของธุรกิจได้ในช่วงเริ่มต้นของโครงการแทนที่จะต้องดำเนินการเพิ่มเติมเกี่ยวกับการลด ขอบเขตของโครงการ

การมีคำจำกัดความที่ชัดเจนเกี่ยวกับความสำเร็จจะช่วยให้แวดวงธุรกิจกลับมาอีกครั้งหลังจากผ่านไประยะหนึ่งและตรวจสอบความถูกต้องว่าจะได้รับคุณค่าที่คาดว่าจะได้รับเมื่อตัดสินใจที่จะก้าวไปข้างหน้ากับโครงการ

มหาวิทยาลัย Strayer

อะไรจะกำหนดความสำเร็จของโครงการ?

คำจำกัดความของความสำเร็จของโครงการเป็นอีกสิ่งหนึ่งที่ต้องมีในโครงการใหม่ ข้อมูลนี้เป็นสิ่งที่คุณควรได้รับหลังจากดูมูลค่าที่นำเสนอในกรณีธุรกิจ ตัวอย่างเช่นหากคุณทำงานเป็นผู้จัดการโครงการของ บริษัท เคเบิลและคุณค่าที่เกี่ยวข้องกับโครงการนี้คือคุณจะเห็นจำนวนสมาชิกเพิ่มขึ้น 10% ในช่วงเวลาหนึ่งปีคุณควรพิจารณากำหนดความสำเร็จตามที่เห็น มีสมาชิกเพิ่มขึ้น 10% หนึ่งปีหลังจากโครงการเสร็จสิ้น คุณควรมีเมตริกอย่างน้อย 2-3 รายการเพื่อวัดความสำเร็จของโครงการ

ทีมโครงการต้องมีทักษะอะไรบ้าง

ไม่เคยเร็วเกินไปที่จะเริ่มคิดถึงผู้ที่คุณต้องการรวมไว้ในทีมโครงการ ทรัพยากรมีจำนวน จำกัด ในบางแห่งและทุกคนต้องการคนที่ดีที่สุดในทีม ด้วยเหตุนี้จึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องเริ่มสร้างรายการชุดทักษะที่คุณต้องการเห็นในสมาชิกในทีมของคุณเพื่อให้คุณสามารถเริ่มระบุคนที่คุณต้องการดึงเข้ามาในโครงการตรวจสอบความพร้อมของพวกเขาและอาจอ้างสิทธิ์ต่อพวกเขา ในช่วงเวลาที่คุณรู้สึกว่าต้องการใช้ในโครงการของคุณ