สารบัญ:
- เหตุใดการประชุมพนักงานปกติจึงเป็นประโยชน์
- การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพสำหรับผู้จัดการและพนักงาน
- ลักษณะของการประชุมทีมที่ประสบความสำเร็จ
- ใช้การประชุมเพื่อหารือเกี่ยวกับปัญหาที่กำลังดำเนินอยู่
- การสื่อสารเป็นสิ่งสำคัญ
การประชุมของพนักงานเป็นสถานที่ที่เป็นประโยชน์ซึ่งพนักงานทุกระดับสามารถพูดคุยอัปเดตซึ่งกันและกันและถามคำถามได้
ผู้เขียน
เหตุใดการประชุมพนักงานปกติจึงเป็นประโยชน์
การจัดประชุมพนักงานตามกำหนดเวลาอย่างสม่ำเสมอกับพนักงานในสถานที่ทำงานจะช่วยเพิ่มความพยายามในการสื่อสารซึ่งเป็นรากฐานของกลุ่มงานใด ๆ พนักงานที่สามารถไว้วางใจในการพบปะกับเพื่อนร่วมงานและผู้จัดการได้อย่างสม่ำเสมอจะรู้สึกเป็นเจ้าของงานที่ทำมากขึ้นเนื่องจากมีโอกาสติดต่อสื่อสารกันบ่อยครั้งในการประชุมเหล่านี้
นอกจากนี้พนักงานเหล่านี้จะรู้สึกถึงความไว้วางใจในความเป็นผู้นำของพวกเขาเนื่องจากพวกเขารวมอยู่ในการวางแผนและกระบวนการอื่น ๆ ที่ทำให้สถานที่ทำงานเป็นสถานที่ที่ดีกว่าสำหรับทุกคน เนื่องจากพนักงานใช้เวลาส่วนใหญ่ในชีวิตในการทำงานสิ่งสำคัญคือต้องทำให้พวกเขารู้สึกว่าพวกเขาเป็นส่วนหนึ่งของความสำเร็จขององค์กรเนื่องจากบรรลุเป้าหมายเชิงกลยุทธ์
การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพสำหรับผู้จัดการและพนักงาน
การประชุมพนักงานเปิดโอกาสให้พนักงานเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการตัดสินใจขององค์กรโดยการสื่อสารความคิดเห็นความคิด ฯลฯ ในฟอรัมที่มีโครงสร้างและเป็นที่ยอมรับกันทั่วไป ในขณะที่อำนาจสุดท้ายและการตัดสินใจเป็นของผู้นำขององค์กรผู้นำมักจะติดต่อกับพนักงานเพื่อรับข้อมูลที่มีค่า
ผู้จัดการที่ใช้การประชุมเหล่านี้เป็นเครื่องมือในการสื่อสารเปิดโอกาสที่ดีสำหรับพนักงานในการแบ่งปันประสบการณ์ในวันทำงานให้กันและกัน ลักษณะทั่วไปบางประการของการประชุมพนักงานที่มีประสิทธิผลมีดังนี้
ลักษณะของการประชุมทีมที่ประสบความสำเร็จ
- ตารางเวลาปกติ:เพื่อให้เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการสื่อสารข้อมูลและรวบรวมข้อมูลจากพนักงานอย่างแท้จริงควรจัดกำหนดการประชุมพนักงานล่วงหน้าเพื่อให้พนักงานสามารถคาดการณ์ล่วงหน้าและวางแผนตามกำหนดการ / ปฏิทินที่เหลือได้ พนักงานที่สามารถไว้วางใจให้การประชุมเหล่านี้เกิดขึ้นเป็นประจำจะมองว่าพวกเขาเป็นโอกาสในการแบ่งปันข้อมูลกับผู้อื่นอย่างสม่ำเสมอ
- การเริ่มต้นอย่างทันท่วงที:หากผู้จัดการต้องการให้พนักงานเข้าร่วมการประชุมตรงเวลาพวกเขาจำเป็นต้องกำหนดตัวอย่างของการมาถึงการประชุมตรงเวลาเช่นกัน นอกจากนี้การเริ่มการประชุมควรเป็นไปตามกำหนดเพื่อให้ผู้เข้าร่วมที่ล่าช้าจะได้รู้ว่าพวกเขาต้องพยายามไม่ให้สายสำหรับการประชุมครั้งต่อไป ในฐานะผู้จัดการที่นำการประชุมการแจ้งให้และเริ่มการประชุมตรงเวลาจะแสดงให้เห็นว่าผู้จัดการรู้สึกว่าการประชุมมีความสำคัญเพียงใด
- วาระที่เตรียมไว้:เนื่องจากพนักงานมีแนวโน้มที่จะมีข้อมูลที่จะแบ่งปันจึงเป็นประโยชน์ที่จะมีการเตรียมวาระการประชุมเพื่อจัดโครงสร้างและระเบียบในการประชุม เป็นเรื่องง่ายที่จะติดตามเมื่อพนักงานเสนอข้อมูลที่อาจไม่เกี่ยวข้องกับวาระการประชุมที่เตรียมไว้ วาระการประชุมยังทำหน้าที่เป็นบันทึกที่มีประโยชน์ซึ่งหัวหน้างานสามารถย้อนกลับไปดูเพื่อพิจารณาว่ามีการครอบคลุมหัวข้อใดบ้างหรือไม่
- การเข้าร่วมที่ได้รับคำสั่ง:การประชุมพนักงานตามกำหนดเวลาอย่างสม่ำเสมอซึ่งดำเนินการเพื่อแบ่งปันและรวบรวมข้อมูลที่สำคัญในสถานที่ทำงานโดยทั่วไปควรมีข้อกำหนดการเข้าร่วมที่จำเป็นสำหรับพนักงาน พนักงานต้องเป็นส่วนหนึ่งของการสื่อสารนี้ "ถังความคิด" เนื่องจากจะได้ผลก็ต่อเมื่อทุกคนอยู่ที่นั่นเพื่อฟังการอภิปรายและเสนอข้อมูลเชิงลึกที่เป็นเอกลักษณ์เกี่ยวกับหัวข้อที่สนทนา การอนุญาตให้ข้ามการประชุมพนักงานสำหรับภาระผูกพันในการทำงานอื่นควรเป็นข้อยกเว้นมากกว่าที่จะเกิดขึ้นทั่วไป
- ความเป็นมืออาชีพ: เนื่องจากความคิดเห็นส่วนตัวและข้อมูลเชิงลึกจะถูกแบ่งปันในการประชุมของพนักงานจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องให้ผู้จัดการคอยตรวจสอบการประชุมในขณะที่คนอื่นกำลังพูดเพื่อให้แน่ใจว่าการอภิปรายทั้งหมดยังคงเป็นมืออาชีพและมีความเคารพ พนักงานมักจะบันทึกหัวข้อบางหัวข้อเพื่อเปิดการสนทนาในที่ประชุมพนักงาน คนเหล่านี้อาจรู้สึกหลงใหลอย่างมากเกี่ยวกับความคิดเห็นของพวกเขาและรู้สึกเจ็บปวดหรือกลายเป็นฝ่ายปกป้องเมื่อคนอื่นแสดงความคิดเห็นที่แตกต่างออกไป เป็นสิ่งสำคัญมากสำหรับผู้นำที่โต๊ะเพื่อให้ทุกคนมีความเป็นมืออาชีพโดยเตือนพวกเขาว่าทุกคนมีความคิดเห็นและเราควรเคารพโอกาสที่จะพูดคุยกับเพื่อนร่วมงานในฟอรัมดังกล่าว หากไม่มีการควบคุมในการประชุมพนักงานในเรื่องนี้บุคลิกที่เข้มแข็งจะทำให้คนอื่นเข้าใจผิดและอาจส่งผลให้พนักงานบางคนรู้สึกลังเลที่จะมีส่วนร่วมอย่างแข็งขันในอนาคต
- ความจำเป็นในการยกเลิกการประชุมพนักงาน:ผู้จัดการอาจมีบางครั้งที่จะยกเลิกการประชุมเนื่องจากปัญหาด้านการจัดตารางเวลาที่หลีกเลี่ยงไม่ได้หรือไม่มีปัญหาจริงที่ต้องป้อนข้อมูลจากเจ้าหน้าที่ในขณะนั้น เนื่องจากการจัดประชุมเพียงเพื่อประโยชน์ในการประชุมนั้นไม่ได้ผลการยกเลิกการประชุมจึงเป็นเรื่องที่ชาญฉลาดเพราะพนักงานจะขอบคุณที่สละเวลาตามกำหนดเวลาไปทำงานอื่น อาจเป็นการระมัดระวังที่จะส่งอีเมลเพื่อแจ้งให้พนักงานทราบว่าพวกเขาสามารถพูดคุยกับผู้จัดการแบบตัวต่อตัวได้หากพวกเขามีปัญหาที่ยังไม่ได้รับการแก้ไขที่จำเป็นต้องพูดคุย การอนุญาตให้พูดคุยกับผู้จัดการหรือประชาสัมพันธ์ "นโยบายเปิดประตู" หลังจากการประชุมพนักงานถูกยกเลิกโดยไม่คาดคิดจะทำให้พนักงานรู้ว่าพวกเขาไม่ต้องรอจนกว่าจะถึงการประชุมครั้งต่อไปเพื่อหารือเกี่ยวกับสิ่งที่สำคัญสำหรับพวกเขา
การประชุมพนักงานที่รวบรวมลักษณะเหล่านี้จะก่อให้เกิดผลลัพธ์ที่มีประสิทธิผลซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อองค์กรและทุกคนที่ทำงานหนักเพื่อให้ประสบความสำเร็จ
อับราฮัมลินคอล์นกล่าวสุนทรพจน์ "แบ่งบ้าน" ในศาลาว่าการรัฐอิลลินอยส์ (Old State Capitol) ในสปริงฟิลด์รัฐอิลลินอยส์เมื่อวันที่ 16 มิถุนายน พ.ศ. 2401 องค์กรต่างๆจะไม่สามารถดำรงอยู่ได้หากพนักงานไม่ได้รับโอกาสในการสื่อสารอย่างเปิดเผย
ผู้เขียน
ใช้การประชุมเพื่อหารือเกี่ยวกับปัญหาที่กำลังดำเนินอยู่
การประชุมเจ้าหน้าที่ที่จัดขึ้นเป็นประจำจะสร้างเวทีสำหรับการอภิปรายที่สอดคล้องกันเกี่ยวกับความขัดแย้งที่เกิดขึ้นหรือใหม่ ๆ หรือปัญหาระหว่างบุคคลที่อาจเกิดขึ้นระหว่างบุคคลที่มีปฏิสัมพันธ์กันเป็นประจำ หากใครพิจารณาว่าวัน ๆ ของพวกเขาใช้เวลาไปกับการทำงานมากแค่ไหนก็ไม่น่าแปลกใจที่สถานการณ์ระหว่างบุคคลอาจเกิดขึ้นได้เนื่องจากความแตกต่างของรุ่นค่านิยมและประสบการณ์ชีวิตโดยรวม
ความจริงก็คือทุกคนมาทำงานโดยมี "สัมภาระ" ของตัวเองซึ่งประกอบกันเป็นตัวตนที่แท้จริง การประชุมกับเพื่อนร่วมงานตามกำหนดเวลาอย่างสม่ำเสมอช่วยให้มีโอกาสที่วางแผนไว้และเชื่อถือได้ในการขจัดปัญหาก่อนที่จะกลายเป็นสถานการณ์วิกฤต
ความสัมพันธ์ในการทำงานก็เหมือนกับความสัมพันธ์ส่วนตัวอื่น ๆ - ต้องการโอกาสที่เพียงพอในการแก้ปัญหาที่อาจทำให้งานไม่เสร็จและองค์กรจะบรรลุเป้าหมาย เมื่อความสัมพันธ์ถูก "แบ่งแยก" และดำเนินต่อไปโดยไม่มีการแทรกแซงของผู้นำการหยุดชะงักในสถานที่ทำงานครั้งสำคัญอาจเกิดขึ้นได้เนื่องจากทีมหรือฝ่ายต่างๆท้าทายซึ่งกันและกันในการครอบงำเกี่ยวกับมุมมองที่เฉพาะเจาะจง
การสื่อสารเป็นสิ่งสำคัญ
การใช้ประโยชน์จากโอกาสทั้งหมดในการสื่อสารระหว่างกันในที่ทำงานถือเป็นกุญแจสำคัญในความสำเร็จอย่างมืออาชีพของพนักงานและความเป็นผู้นำของพวกเขา เมื่อการประชุมพนักงานดำเนินการอย่างสม่ำเสมอเป็นมืออาชีพและในลักษณะที่กระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนมีส่วนร่วมอย่างแข็งขันองค์กรสามารถเก็บเกี่ยวผลประโยชน์จากการมีทีมงานที่มั่นคงซึ่งได้รับความไว้วางใจจากปฏิสัมพันธ์ที่มีประสิทธิผล การแบ่งปันข้อมูลระหว่างผู้คนที่ทำให้องค์กรบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ทำให้เกิดสภาพแวดล้อมที่กลมกลืนกันมากขึ้นสำหรับทุกคน