การริเริ่มการปรับปรุงกระบวนการที่อยู่รอด

Pixabay

บทนำ

บริษัท ต่างๆชอบความคิดริเริ่มในการปรับปรุงกระบวนการ ทุกอย่างสามารถทำให้ดีขึ้นได้และเราทุกคนต้องการให้ชีวิตในที่ทำงานง่ายขึ้น เราต้องการความเจ็บปวดและความทุกข์น้อยลงความเครียดน้อยลงความล่าช้าน้อยลงความล้มเหลวน้อยลงและสิ่งกีดขวางน้อยลง คนที่อยู่ด้านบนต้องการการมองเห็นและการควบคุมอย่างยิ่งในขณะที่คนที่อยู่ด้านล่างต้องการสิ่งเดียวกันนั่นคือความเป็นอิสระและความสามารถในการควบคุมโชคชะตาของตนเอง การควบคุมมักจะเลื่อนขึ้นลงเหมือนลิฟต์ขึ้นที่สูง ทุกๆ 2-3 ปีองค์กรของคุณอาจเปลี่ยนไปในทิศทางตรงกันข้ามเพื่อแก้ไขทุกสิ่งที่ผู้คนบ่นเพียงเพื่อสร้างสิ่งต่างๆมากขึ้นสำหรับคนที่แตกต่างกันโดยสิ้นเชิงเพื่อบ่นในอีกสองสามปีข้างหน้าในขณะที่พวกเขารอการเปลี่ยนแปลงครั้งต่อไป

ความคิดริเริ่มในการปรับปรุงกระบวนการหรือการเปลี่ยนแปลงองค์กรบางครั้งก็ล้มเหลวในบางครั้ง คุณอาจเคยเห็นมันเกิดขึ้นรอบ ๆ ตัวคุณนั่งอยู่ในห้องเล็ก ๆ พร้อมถุงป๊อปคอร์น หรือคุณอาจมีรอยแผลเป็นจากความล้มเหลวครั้งยิ่งใหญ่ในอดีตที่คุณเสียเวลาไปมากและไม่สามารถหลีกหนีได้ คุณอาจตกงานหรือสูญเสียความน่าเชื่อถือจำนวนมาก มีผลกระทบตามธรรมชาติต่อความล้มเหลวเมื่อองค์กรต่างๆไปมาระหว่างสองขั้วและนั่นไม่ได้หยุดเพียงแค่ตัวเองใครบางคนต้องตั้งใจที่จะใช้เบรก บริษัท ที่ทุกข์ทรมานจากพลวัตนี้ต้องการตัวเร่งปฏิกิริยาสำหรับการเปลี่ยนแปลงในเชิงบวกแม้ว่าพวกเขาอาจคิดว่ามีอยู่แล้วก็ตาม

Pixabay

ปัญหาเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง

มีสมมติฐานตามธรรมชาติสองประการที่มักจะสร้างขึ้นซึ่งเป็นหัวใจของปัญหา:

1. การเปลี่ยนแปลงเป็นสิ่งที่ดี / มีสุขภาพดี
2. การเปลี่ยนแปลงที่ใหญ่กว่าหมายถึงการปรับปรุงที่เร็วขึ้น

ทั้งสองเป็นเท็จโดยเนื้อแท้ แต่ก็ยากที่จะรับรู้ บริษัท ต่างๆสามารถหมกมุ่นอยู่กับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดจากแรงผลักดันที่“ ต้องไปให้เร็วขึ้น” เพื่อเอาชนะหรือเอาชนะคู่แข่ง เราจำเป็นต้องเปิดเล็กน้อยปรับตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงของตลาดอย่างรวดเร็วและตอบสนองความต้องการของลูกค้าอย่างรวดเร็ว แน่นอนว่าทั้งหมดนั้นเป็นเรื่องจริง ปัญหาคือวิธีที่เราเปลี่ยนแปลงไม่ใช่แรงจูงใจในการเปลี่ยนแปลง

“ การเปลี่ยนแปลงเป็นสิ่งที่ดี / ดีต่อสุขภาพ” เป็นเท็จเพราะการเปลี่ยนแปลงจำนวนมากแม้แต่การเปลี่ยนแปลงที่ดีจะทำให้ผู้ที่ต้องปรับตัวเข้ากับการเปลี่ยนแปลงช้าลงโดยธรรมชาติ ในขณะที่ บริษัท ต่างๆอาจต้องการหรือจำเป็นต้องเปิดค่าเล็กน้อย แต่มนุษย์ก็ไม่สามารถดูดซึมการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญในการก้าวย่างได้โดยไม่ต้องใช้ความพยายามหรือแม้แต่การฟาดฟัน การเปลี่ยนแปลงที่ส่งผลกระทบต่อทั้งองค์กรของคุณมีแนวโน้มที่จะทำให้กระบวนการที่มีอยู่เป็นโมฆะและต้องมีการประชุมหลายระดับในองค์กรเพื่อตอบสนองต่อสิ่งนั้น จะมีเอกสารใหม่การเปิดตัวการถาม - ตอบความไม่เห็นด้วย ฯลฯ ยิ่งการเปลี่ยนแปลงใหญ่ขึ้นเท่าใดผลกระทบต่อความเร็วขององค์กรก็จะยิ่งมากขึ้นเท่านั้น มีค่าใช้จ่ายในการเปลี่ยนแปลงที่มักลืมเมื่อมีการตัดสินใจ นั่นหมายความว่าเราต้องเน้นเลเซอร์เฉพาะการเปลี่ยนแปลงที่ถูกต้องเท่านั้น

พวกเราที่ประสบกับความเจ็บปวดจากการเปลี่ยนแปลงทีมหรือองค์กรอาจถูกหลอกให้คิดว่าคำตอบคือการสร้างกลุ่มการเปลี่ยนแปลงจำนวนมากเพื่อให้กระบวนการเปิดตัวที่เจ็บปวดถูกกระจายไปตามรายการ "การปรับปรุงที่ยาวนาน ” ผู้นำที่มีความหมายดีจะกำหนดความคิดริเริ่มในการปรับปรุงกระบวนการขนาดใหญ่ตรวจสอบกับเพื่อนร่วมงานที่มีใจเดียวกันจากนั้นผลักดันให้มีการอนุมัติระดับผู้บริหารเพื่อให้พวกเขาสามารถเผยแพร่สู่มวลชนได้ แต่มีกลุ่มที่เงียบและเพิกเฉยอย่างสิ้นเชิงที่นั่นซึ่งกำลังจะได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงที่คุณระบุ พวกเขาเงียบเพราะการเปลี่ยนแปลงยังไม่ทำให้ชีวิตของพวกเขาตกรางพวกเขาไม่รู้ด้วยซ้ำว่ากำลังจะมาถึงและคุณไม่ได้ใส่ใจที่จะขอความคิดเห็นก่อนที่จะถ่ายทอดสด

กลยุทธ์การเปลี่ยนแปลงที่ใช้ได้ผล

การเปลี่ยนแปลงตัวเองไม่ใช่เรื่องแย่ แม้ว่าการเปลี่ยนแปลงที่ดีจะทำให้ทีมช้าลงในตอนแรก แต่นั่นเป็นอุปสรรคชั่วคราวและจำเป็นซึ่งถูกบดบังในทางทฤษฎีโดยการปรับปรุงที่เราจะเห็นเมื่อทีมปรับตัวเต็มที่แล้ว ปัญหาอยู่ที่วิธีที่เราระบุการเปลี่ยนแปลงและวิธีการนำออกใช้ หลักการแนวทางบางประการสำหรับตัวแทนการเปลี่ยนแปลงที่จะช่วยให้การริเริ่มการปรับปรุงของคุณประสบความสำเร็จอย่างน่าเชื่อถือ:

1. ล้มเหลวอย่างรวดเร็วสิ่งที่ชาญฉลาดที่สุดที่คุณสามารถทำได้คือแยกความคิดริเริ่มขนาดใหญ่ออกเป็นสิ่งเล็ก ๆ จำนวนมากและขยายส่วนเล็ก ๆ ของการปรับปรุงให้กับองค์กรของคุณ การปรับปรุงส่วนเล็ก ๆ จะถูกกว่าในการเปิดตัวง่ายต่อการย้อนกลับมีเวลาในการให้คุณค่าดีขึ้นมากเสียค่าใช้จ่ายน้อยกว่ามากสร้างการจัดตำแหน่งทั่วทั้งองค์กรได้ง่ายขึ้น (เนื่องจากการสนทนาเน้นมากขึ้น) และมีความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องน้อยกว่ามาก การปรับปรุงชิ้นใหญ่จะทำให้ไข่เสียหนึ่งหรือสองฟองในกล่องตกรางได้ง่าย ยิ่งกล่องใหญ่เท่าไหร่ก็ยิ่งมีโอกาสที่คุณจะมีไข่เสียอย่างน้อยหนึ่งฟองอยู่ในนั้น หากเราแยกส่วนและมุ่งเน้นไปที่ชิ้นเล็ก ๆ แต่ละชิ้นสามารถประสบความสำเร็จหรือล้มเหลวได้ด้วยผลดีของตัวเองการริเริ่มที่ใหญ่ขึ้นมักมีแนวโน้มที่จะมีเจ้าของที่รู้สึกว่าความคิดริเริ่มนั้นต้องประสบความสำเร็จเนื่องจากขนาดของการลงทุนและไม่สามารถคิดอย่างเป็นกลางว่าจะปิดหรือไม่ (หรือทำให้ช้าลง)
2. มีความคิดทางการแพทย์.การปรับปรุงกระบวนการก็เหมือนกับการผ่าตัดบางส่วนเนื่องจากในทั้งสองกรณีมีผู้ป่วยที่ยังมีชีวิตและมีลมหายใจซึ่งต้องทำงานอยู่ตลอดขั้นตอนทั้งหมด การผ่าตัดเป็นกระบวนการทีละขั้นตอนเสมอและการตรวจสอบจะบอกคุณว่าคุณทำอะไรผิดพลาดหรือไม่ การเปลี่ยนแปลงมีน้อยมาก (เพื่อลดความเสี่ยง) แต่คุณอาจต้องการการเปลี่ยนแปลงจำนวนมาก หากเกิดปัญหาขึ้นคุณอย่าเพิ่งทำต่อไป คุณตรวจสอบและแก้ไขก่อนที่จะดำเนินการต่อในขั้นตอนต่อไป หากคุณต้องการทำการเปลี่ยนแปลงหลายอย่างพร้อมกันคุณอาจต้องการให้เครื่องกระตุ้นหัวใจอยู่ใกล้ ๆ
3. เปิดตัวการเปลี่ยนแปลงครั้งละ 1-2 รายการทุกครั้งที่คุณรับประทานอาหารมีเวลาที่ใช้ในการประมวลผลก่อนที่คุณจะรับประทานครั้งต่อไป เราคงเคยเห็นมาแล้วว่าเกิดอะไรขึ้นเมื่อเด็กน้อยเอาแต่ยัดปากโดยไม่สนใจที่จะกัดก่อนหน้านี้ให้เสร็จ ความคืบหน้าหยุดชะงัก เราควรเปิดตัวการเปลี่ยนแปลงจากนั้นตรวจสอบในขณะที่ทีมดำเนินการเปลี่ยนแปลงนั้น พวกเขาสำลัก? ตาของพวกเขากำลังรดน้ำ? เมื่อพวกเขาเริ่มพูดอีกครั้งพวกเขาก็พร้อมสำหรับการกัดครั้งต่อไป
4. เข้าสังคมตั้งแต่เนิ่นๆและบ่อยครั้งกับผู้ที่มักจะไม่เห็นด้วยเป็นเรื่องที่น่าดึงดูดมากที่จะหลีกเลี่ยงการสนทนากับผู้ที่ไม่ค่อยคิดว่าไอเดียของคุณจะยอดเยี่ยมและเพียงแค่ผลักดันตัวเองไปข้างหน้า อย่างไรก็ตามส่วนหนึ่งของความคิดที่“ ล้มเหลวอย่างรวดเร็ว” คือการมีการสนทนาที่ยากลำบาก แต่เนิ่นๆเพื่อที่คุณจะสามารถฆ่าความคิดริเริ่มที่ต้องตายไปอย่างรวดเร็วในขณะที่คุณมีเงินลงทุนเพียงเล็กน้อยที่เชื่อมโยงกับมัน ผู้ที่มักจะโต้เถียงมักจะตามคุณออกจากหน้าผาน้อยที่สุดซึ่งค่อนข้างสะดวก หากพวกเขาเชื่อว่ามีหน้าผาอยู่ข้างหน้าในระยะไกลสิ่งที่ฉลาดที่สุดที่คุณทำได้คือทำความเข้าใจอย่างถ่องแท้ว่าทำไมพวกเขาถึงเชื่อเช่นนั้นและตัดสินใจว่าจะทำอย่างไรกับมันด้วยกัน ฝูงชนที่มองไม่เห็นหน้าผาอาจเพียงแค่จ้องมองไปที่รองเท้าของพวกเขา
5. วัดผลและติดตามการนำไปใช้ คุณไม่สามารถปรับปรุงและดำเนินการต่อไปได้ ทีมมักจะถดถอยเมื่อเวลาผ่านไปเนื่องจากความกดดันของไทม์ไลน์และการจัดการวิกฤตทำให้พวกเขาเปลี่ยนเข้าสู่โหมดเอาชีวิตรอด เราต้องหาวิธีวัดผลการนำไปใช้โดยใช้ KPI เพื่อให้ทีมสามารถรับผิดชอบในการทำสิ่งต่างๆได้อย่างถูกต้อง มันง่ายเกินไปสำหรับทีมพัฒนาที่จะอยู่และทำงานอยู่หลังหน้าต่างกระจกสีเพื่อไม่ให้มองเห็นระดับวุฒิภาวะของพวกเขา ความโปร่งใสมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการบรรลุผลสำเร็จในการปรับปรุงในระยะยาวและการปรับปรุงชั่วคราวไม่คุ้มค่ากับความพยายามที่เสียไป

สรุป

จะเกิดอะไรขึ้นถ้าคุณหยุดลูกตุ้มและเริ่มเปิดตัวการปรับปรุงขนาดเล็กขนาดพอดีคำเป็นระยะที่ผู้คนสามารถย่อยได้ง่าย? ความเร็วในองค์กรของคุณจะมีเสถียรภาพมากขึ้นและคุณจะมีทีมที่มีความสุขและมีประสิทธิผลมากขึ้น จะเกิดอะไรขึ้นถ้าความคิดที่ไม่ดีทั้งหมดของคุณหมดลงอย่างรวดเร็วแทนที่จะพบว่าคุณมีปัญหาในมือหลังจากการลงทุนจำนวนมาก? จะไม่มีการหยุดองค์กรเช่นนั้น บางทีองค์กรนั้นอาจเป็นของคุณ?