สารบัญ:
- บทนำ:
- 1.1 วัตถุประสงค์ของการประชุมคืออะไร?
- 1.2 ข้อกำหนดขององค์กรและกฎหมายที่อาจนำไปใช้กับการใช้เวลาเพียงเล็กน้อยคืออะไร?
- 1.3 เหตุใดรายงานการประชุมจึงควรเป็นบันทึกการอภิปรายและการตัดสินใจที่ถูกต้อง
- 1.4 วัตถุประสงค์ของเอกสารและคำศัพท์ที่มักใช้ในการประชุมคืออะไร?
- 2.1 บทบาทของประธานและความรับผิดชอบอย่างเป็นทางการอื่น ๆ ในการประชุมคืออะไร?
- 2.2 คุณทำงานร่วมกับเก้าอี้อย่างไรเมื่อใช้เวลาไม่กี่นาที?
- 3.1 / 2 ทำไมคุณควรฟังอย่างกระตือรือร้นเมื่อใช้เวลาไม่กี่นาทีและคุณจะทำอย่างไร?
- 3.3. คุณจดบันทึกระหว่างการอภิปรายในการประชุมอย่างไร?
- 3.4 / 5 ทำไมคุณควรได้รับคำชี้แจงและคุณจะทำอย่างไร?
- 3.6 คุณจัดเรียงเลือกและจัดโครงสร้างข้อมูลเพื่อจัดทำรายงานการประชุมอย่างไร?
- 3.7 การใช้น้ำเสียงที่ถูกต้องและภาษาแบบมืออาชีพในไม่กี่นาทีหมายถึงอะไร?
การจดนาทีมีความสำคัญในทุกธุรกิจ
David Travis, CC0, ผ่าน Unsplash
บทนำ:
หน่วยนี้เป็นหน่วยเสริมกลุ่ม B ที่ระดับ 2 พร้อมหน่วยกิต 4 หน่วย หน่วยนี้ช่วยให้ผู้สมัครมีความรู้และความเข้าใจในงานเป็นอย่างดีในขณะที่ใช้เวลานาทีบทบาทของประธานและผู้รับรายงานการประชุมขั้นตอนในการใช้เวลานาทีการเตรียมการรับนาทีและวิธีปฏิบัติตามขั้นตอนนโยบายและแนวทางขององค์กร นาที
โปรดค้นหาข้อความส่วนตัวที่เกี่ยวข้องกับหน่วยนี้!
ป.ล.: โปรดอย่าคัดลอกสิ่งที่ส่งมาที่นี่และแสดงไว้ในไฟล์ของคุณ สิ่งนี้ได้รับการเผยแพร่ที่นี่เพื่อช่วยให้คุณได้รับความคิด / ความเข้าใจในสิ่งที่พวกเขาคาดหวังให้คุณเขียนและวิธีที่คุณต้องเขียน คุณจะต้องเชื่อมโยงกับพื้นที่ทำงานและองค์กรของคุณเองและยึดติดกับมันในขณะที่เตรียมไฟล์ ขอบคุณสำหรับความร่วมมือ.
1.1 วัตถุประสงค์ของการประชุมคืออะไร?
จุดประสงค์หลักของการประชุมคือเพื่อแบ่งปันความคิดและแสดงความคิดที่แตกต่างกัน การประชุมถูกใช้ในเกือบทุกองค์กรเพื่อสื่อสารข้อมูลกับบุคคลอื่นโดยหน้าที่หลักของพวกเขาคือการแจ้งข้อมูลแสวงหาความคิดแสวงหาคำชี้แจงแก้ไขปัญหาหารือข้อเสนอ / วิธีการทำงานตัดสินใจและยุติข้อพิพาท
1.2 ข้อกำหนดขององค์กรและกฎหมายที่อาจนำไปใช้กับการใช้เวลาเพียงเล็กน้อยคืออะไร?
รายงานการประชุมควรเป็นภาพที่ชัดเจนของวาระการประชุม โครงสร้างของรายงานการประชุมเป็นไปตามรายการในวาระการประชุม ในการใช้เวลานาทีอย่างมีประสิทธิภาพคุณจะต้องเตรียมเทมเพลตให้พร้อมตามวาระการประชุม เว้นที่ว่างไว้มากมายเพื่อจดบันทึกเมื่อการประชุมดำเนินต่อไป วิธีนี้จะช่วยให้คุณไม่สับสนและย้ายข้ามรายการต่างๆได้อย่างราบรื่นในขณะที่การประชุมดำเนินไป
รายงานการประชุมเป็นเอกสารทางกฎหมายที่ใช้เป็นหลักฐานสำหรับการอ้างอิงในอนาคตเกี่ยวกับการอภิปรายใด ๆ ในการประชุม รายงานการประชุมควรมีชื่อเรื่องเวลาวันที่สถานที่ประชุมชื่อผู้เข้าร่วมขอโทษผู้เยี่ยมชมรายการการดำเนินการที่จำเป็นและวันที่สำหรับการประชุมครั้งต่อไป
อย่าลืมจดการดำเนินการสำหรับแต่ละวาระการประชุมและโดยใคร รายงานการประชุมจะต้องถูกต้องเนื่องจากผู้คนจะอ้างถึงในอนาคตและพวกเขาควรจะเข้าใจสิ่งที่เกิดขึ้นในการประชุม
1.3 เหตุใดรายงานการประชุมจึงควรเป็นบันทึกการอภิปรายและการตัดสินใจที่ถูกต้อง
ควรเขียนรายงานการประชุมอย่างถูกต้องและรัดกุมเพื่อให้บุคคลใดก็ตามไม่ว่าจะเข้าร่วมการประชุมหรือไม่ก็ตามจะสามารถทราบว่าเกิดอะไรขึ้น
รายงานการประชุมทำหน้าที่เป็นบันทึกอย่างเป็นทางการของการกระทำที่เกิดขึ้นในการประชุมและจัดทำบันทึกทางประวัติศาสตร์สำหรับทีมหรือแผนก แม้ว่าผู้คนจะลืมนึกถึงสิ่งที่เกิดขึ้นในการประชุมหรือสิ่งที่พูดคุยและตัดสินใจรายงานการประชุมจะช่วยให้พวกเขาอ้างอิงกลับและได้รับข้อมูลนั้น รายงานการประชุมยังบันทึกการดำเนินการและการดำเนินการที่ต้องดำเนินการ ดังนั้นจึงทำหน้าที่เป็นตัวเตือนระบุกำหนดเวลาที่จะต้องพบ รายงานการประชุมยังให้ข้อมูลแก่ผู้ที่ไม่อยู่ในที่ประชุม
1.4 วัตถุประสงค์ของเอกสารและคำศัพท์ที่มักใช้ในการประชุมคืออะไร?
เอกสารการประชุมถูกสร้างขึ้นเมื่อธุรกิจกำลังประชุมเพื่อหารือเกี่ยวกับการดำเนินงานในปัจจุบันและการดำเนินงานในอนาคตของธุรกิจ
เอกสารการประชุมทั่วไปสามฉบับ ได้แก่
- หนังสือเชิญประชุม (รายละเอียดเช่นวันเวลาประเภทการประชุมสถานที่วัตถุประสงค์ของการประชุม)
- ระเบียบวาระการประชุม (รายละเอียดรายละเอียดวาระการประชุม)
- รายงานการประชุม (บันทึก / หลักฐานการประชุมพร้อมรายละเอียดเช่นสถานที่และเวลาประชุมวัตถุประสงค์ของการประชุมผู้เข้าร่วมประชุมประธานการประชุมคำขอโทษวาระการประชุมทบทวนรายงานการประชุมครั้งก่อนวันเวลาและสถานที่ประชุมครั้งต่อไปและเวลาปิดประชุม)
2.1 บทบาทของประธานและความรับผิดชอบอย่างเป็นทางการอื่น ๆ ในการประชุมคืออะไร?
บทบาทของประธานคือการตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการบันทึกการประชุมที่ถูกต้อง ประธานในที่ประชุมมีหน้าที่ในการ
- ช่วยผู้รับรายงานการประชุมด้วยวาระการประชุมที่เห็นด้วย
- ปฏิบัติตามวาระการประชุมตามลำดับ
- แจ้งให้ผู้รับทราบรายงานการประชุมว่าจะนำรายการใดออกจากวาระการประชุมที่ตกลงกันไว้
- สรุปประเด็นเฉพาะการตัดสินใจหรือการดำเนินการที่ตกลงกันไว้สำหรับแต่ละวาระการประชุมก่อนที่จะดำเนินการต่อในหัวข้อถัดไป
- เห็นด้วยและสรุปสำหรับการอภิปรายที่ยาวนาน
- ตรวจสอบรายงานการประชุมที่เขียนเป็นฉบับร่าง
2.2 คุณทำงานร่วมกับเก้าอี้อย่างไรเมื่อใช้เวลาไม่กี่นาที?
ฉันพูดคุยกับประธานก่อนที่การประชุมจะเริ่มอนุมัติในวาระการประชุมและเกี่ยวกับผู้เยี่ยมชมที่เข้าร่วมการประชุม ฉันได้รับคำแนะนำเกี่ยวกับเวลาและสถานที่สำหรับการประชุมหากห้องปกติที่จัดประชุมไม่ว่าง หากมีข้อสงสัยฉันถามว่าจำเป็นต้องเพิ่มการอภิปรายใด ๆ ในรายงานการประชุมหรือไม่ ฉันยังชี้แจงคำศัพท์ทางเทคนิคที่กล่าวถึงในการประชุมเพื่อหลีกเลี่ยงการบันทึกข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง หลังการประชุมฉันร่างรายงานการประชุมโดยเร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้และขอให้ผู้จัดการของฉันอนุมัติก่อนที่จะแจกจ่ายให้กับสมาชิก
3.1 / 2 ทำไมคุณควรฟังอย่างกระตือรือร้นเมื่อใช้เวลาไม่กี่นาทีและคุณจะทำอย่างไร?
ฉันควรฟังอย่างกระตือรือร้นในขณะที่ใช้เวลาไม่กี่นาทีเพราะใช้เป็นบันทึกการตัดสินใจและรายละเอียดสำหรับสิ่งที่มีการพูดคุยและตกลงกันในการประชุม
ต่อไปนี้เป็นวิธีการบางอย่างที่ฉันทำได้:
- ฉันต้องการฟังอย่างวิเคราะห์โดยมองหาแนวคิดหลักและรายละเอียด
- ฉันชี้แจงสิ่งที่ฉันไม่เข้าใจหรือขอให้ประธานพูดซ้ำข้อเท็จจริงที่ฉันไม่เข้าใจ
- ฉันคำนึงถึงความรู้สึกของผู้พูดและผู้เข้าร่วมประชุม
- ฉันเป็นฝ่ายรุกและพร้อมที่จะตอบสนอง
- ฉันกำจัดสิ่งรบกวน (เสียงรบกวนการขัดจังหวะ ฯลฯ) และตั้งสมาธิกับลำโพงเพื่อไม่ให้พลาดประเด็นสำคัญและการกระทำที่ต้องบันทึก
3.3. คุณจดบันทึกระหว่างการอภิปรายในการประชุมอย่างไร?
ฉันไปประชุมก่อนเวลาฉันแน่ใจว่าฉันรู้ว่าเก้าอี้คือใครฉันนั่งถัดจากเก้าอี้และตรวจสอบว่าทุกคนมีเอกสาร (วาระการประชุม) และสำรองไว้ทั้งหมด ฉันอ่านเอกสารทั้งหมดอย่างละเอียดก่อนการประชุมและขอรายชื่อบุคคลเหล่านั้น ตั้งใจฟังจดคำสำคัญและจดการตัดสินใจ ฉันขอคำชี้แจงและตรวจสอบบันทึกของฉันกับเก้าอี้
3.4 / 5 ทำไมคุณควรได้รับคำชี้แจงและคุณจะทำอย่างไร?
ข้อสงสัยใด ๆ ที่เกิดขึ้นในขณะที่เขียนรายงานการประชุมจะต้องได้รับการชี้แจงเนื่องจากเป็นการตัดสินใจเป็นกลุ่มและช่วยอ้างอิงในอนาคต
ฉันชี้แจงสิ่งต่าง ๆ โดยขอให้ประธานหรือกลุ่มพูดซ้ำหรือพูดช้าสักหน่อยหากฉันมีข้อสงสัยเกี่ยวกับการสนทนาใด ๆ ฉันให้เวลากับตัวเองเพื่อฟังและขจัดความฟุ้งซ่าน
3.6 คุณจัดเรียงเลือกและจัดโครงสร้างข้อมูลเพื่อจัดทำรายงานการประชุมอย่างไร?
ฉันใช้เทมเพลตที่สอดคล้องกันเพื่อสร้างนาที วัตถุประสงค์ของการประชุมแตกต่างกันไปในแต่ละประเภทของการประชุมดังนั้นรูปแบบของรายงานการประชุมอาจแตกต่างกันไปด้วย
แม่แบบที่ใช้จะทำให้ง่ายต่อการค้นหาข้อมูลสำคัญและควรมีความสอดคล้องกันในชุดการประชุม
ฉันจัดโครงสร้างรายงานการประชุมดังนี้:
- ชื่อของการประชุม
- วันที่และเวลาของการประชุม
- รายชื่อทั้งหมดที่มีอยู่ภายใต้หัวข้อ "ปัจจุบัน"
- รายชื่อทั้งหมดที่ไม่อยู่ แต่ได้ส่งคำขอโทษไปแล้วรายชื่อนี้ควรอยู่ภายใต้หัวข้อ "ขอโทษ"
- ยืนยันว่ามีการตกลงรายงานการประชุมก่อนหน้านี้แล้ว ควรรวมวันที่ของการประชุมครั้งก่อน
- การแก้ไขหรือการดำเนินการใด ๆ ที่เกิดจากรายงานการประชุมครั้งก่อนควรจดบันทึกไว้
- เรื่องใด ๆ ที่เกิดจากรายงานการประชุมก่อนหน้านี้ควรรวมไว้ในหัวข้อเรื่องที่จะอภิปราย
- รายงานการประชุมควรเป็นไปตามลำดับเดียวกันกับที่ตามมาในการประชุมเสมอ
- วันที่ของการประชุมครั้งต่อไป
3.7 การใช้น้ำเสียงที่ถูกต้องและภาษาแบบมืออาชีพในไม่กี่นาทีหมายถึงอะไร?
รายงานการประชุมคือบันทึกสิ่งที่เกิดขึ้นในการประชุม ดังนั้นควรมีบันทึกการอภิปรายและการดำเนินการ ควรให้ความสำคัญกับรายการที่มีการพูดคุยและมีข้อมูลที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่ตัดสินใจสำหรับแต่ละรายการ ต้องเขียนนาทีเป็นประโยคที่สมบูรณ์และมีรายละเอียดเพียงพอ การทำเช่นนี้จะช่วยให้ผู้อ่านที่ไม่ได้นำเสนอในการประชุมเข้าใจสิ่งที่คุยกันจริง
PS: โปรดอย่าคัดลอกสิ่งที่ส่งมาที่นี่และแสดงในไฟล์ของคุณ สิ่งนี้ได้รับการเผยแพร่ที่นี่เพื่อช่วยให้คุณได้รับความคิด / ความเข้าใจในสิ่งที่พวกเขาคาดหวังให้คุณเขียนและคุณต้องเขียนอย่างไร คุณจะต้องเชื่อมโยงกับพื้นที่ทำงานและองค์กรของคุณเองและยึดติดกับมันในขณะเตรียมไฟล์ ขอบคุณสำหรับความร่วมมือ.