นาที: รูปแบบโครงสร้างและภาษา

การถ่ายภาพของ Livingsta

บทความนี้เป็นหนึ่งในสามกลุ่มเกี่ยวกับการจดรายงานการประชุม (อีกสองกลุ่มมีจุดประสงค์เพื่อการประชุมและรายงานการประชุมและบทบาทของประธานการประชุมและผู้รับรายงานการประชุมบทความนี้จะอธิบายประเภทของรายงานการประชุมรูปแบบการเขียนที่แตกต่างกันที่ใช้ ในการใช้เวลานาทีเรียงลำดับเลือกและจัดโครงสร้างข้อมูลเพื่อสร้างนาทีและน้ำเสียงที่ถูกต้องและการใช้ภาษามืออาชีพในการเขียนนาที

นาทีประเภทต่างๆ

นาทีมีหลายประเภทและประเภทของนาทีที่คุณเขียนจะขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์หรือการใช้รายงานการประชุม โดยปกติจะใช้ประเภทของรายงานการประชุมแบบไม่เป็นทางการในการประชุมทีมในขณะที่รายงานประเภทที่เป็นทางการโดยละเอียดจะเขียนขึ้นหากรายงานนั้นเป็นรายงานสำหรับผู้ชมภายนอก ประเภทของนาทีจึงขึ้นอยู่กับประเภทของผู้ชมและวัตถุประสงค์

โดยทั่วไปมีนาทีสามประเภท:

• คำต่อคำนาที
• Discursive Minutes
• บันทึกการดำเนินการ

คำต่อคำนาที:คำต่อคำหมายถึง "ในคำเดียวกับที่นักเขียนหรือผู้พูดใช้" หรือ "คำต่อคำ" นาทีเหล่านี้ใช้โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีข้อโต้แย้งบางอย่างและจะต้องบันทึกคำพูดของผู้พูดแต่ละคน ใช้ในการประชุมคณะกรรมการอย่างเป็นทางการหรือการประชุมประจำปีทั่วไปหรือในสถานการณ์ทางกฎหมายที่บุคคลบันทึกคำอภิปรายทีละคำ ข้อโต้แย้งและความคิดเห็นทั้งหมดจะถูกบันทึกไว้ โดยปกติแล้วจะเป็นสถานการณ์ที่การอภิปรายมุ่งเน้นไปที่บุคคลใดบุคคลหนึ่ง เนื่องจากอาจเป็นกระบวนการที่น่าเบื่อขึ้นอยู่กับลักษณะที่ละเอียดอ่อนของประเด็นที่กล่าวถึงผู้ที่บันทึกจะต้องใช้เครื่องบันทึกเสียงหรือจะต้องใช้ชวเลขแล้วพิมพ์บันทึกในภายหลัง ต้องใช้ความระมัดระวังขณะทำการบันทึกเสียงเพื่อไม่ให้ชิ้นส่วนที่บันทึกไปตกอยู่ในมือของคนผิดตัวอย่างสถานการณ์ที่มีการอุทธรณ์รายงานการประชุมแบบคำต่อคำการไต่สวนสาธารณะการประชุมสภาคณะกรรมการวินัยขั้นตอนการร้องเรียน ฯลฯ

Discursive minutes:ประเภทของรายงานการประชุมเหล่านี้ใช้เมื่อมีการประชุมที่เป็นทางการมากขึ้นเช่นการประชุมคณะกรรมการหรือคณะกรรมการ พวกเขามีเนื้อหาหลักของการอภิปรายและประเด็นการดำเนินการ การประชุมประเภทนี้มีแนวโน้มที่จะมีผู้ชมภายนอกที่จะกระจายข้อมูลที่อภิปรายในการประชุม ดังนั้นรายงานการประชุมจะอยู่ในรูปแบบของย่อหน้าแยกเป็นส่วน ๆ และเรียงตามลำดับของการอภิปราย

เป็นเรื่องยากมากที่จะเห็นบุคคลที่เอ่ยชื่อในรายงานการประชุมประเภทนี้เนื่องจากคณะกรรมการหรือคณะกรรมการจะดำเนินการและอภิปรายและจะมีการกล่าวถึงเป็นคณะกรรมการหรือคณะกรรมการในรายงานการประชุม เลขานุการหรือบุคคลที่มีบทบาทคล้ายกันจะเป็นผู้จดรายงานการประชุมซึ่งจะไม่เข้าร่วมในการอภิปรายดังนั้นจึงมีอิสระในการบันทึกรายงานการประชุมอย่างถูกต้อง เลขานุการในกรณีนี้จะรับผิดชอบในการเตรียมวาระการประชุมเช่นสถานที่จัดงานเลี้ยงอาหารติดตามประเด็นปฏิบัติการบรรยายสรุปประธานและแจกจ่ายเอกสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง

จุดดำเนินการ: นาทีเหล่านี้เป็นประเภทของนาทีที่พบบ่อยที่สุดและมักจะบันทึกเป็นบันทึกสั้น ๆ พร้อมรายละเอียดของการตัดสินใจและบันทึกการดำเนินการ การอภิปรายไม่ได้รับการบันทึกโดยละเอียด แต่กล่าวถึงเพียง รายงานการประชุมเหล่านี้ใช้ในการประชุมทีมการอภิปรายกลุ่มย่อยการประชุมภายในการอภิปรายโครงการ ฯลฯ เนื่องจากชื่อแสดงถึงรายงานการประชุมเหล่านี้เพียงแค่มีรายการการตัดสินใจหรือบันทึกย่อพร้อมประเด็นการดำเนินการ สิ่งเหล่านี้มุ่งเน้นไปที่ผลลัพธ์และการดำเนินการในอนาคต มีรูปแบบที่ไม่เป็นทางการและสามารถเขียนเป็นสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยได้เนื่องจากมีการหมุนเวียนภายในเท่านั้น บ่อยครั้งที่ผู้เข้าร่วมการประชุมมีส่วนร่วมในการอภิปรายด้วย นาทีเหล่านี้ง่ายสามารถเขียนได้เร็วขึ้นและถูกต้อง การประชุมเหล่านี้ยังมีวาระการประชุมซึ่งจัดเตรียมโดยผู้บริหารหรือบุคคลใดก็ตามที่รับผิดชอบการประชุมมีหลายครั้งที่ผู้เข้าร่วมคนใดคนหนึ่งเพิ่งจดบันทึกเมื่อการประชุมดำเนินต่อไป

ทั้งหมดข้างต้นเป็นประเภทของนาทีและสิ่งสำคัญคือการใช้แต่ละสไตล์อย่างเหมาะสมและมีประสิทธิผล

รูปแบบการเขียนต่าง ๆ ที่ใช้ในการจดนาที

รูปแบบการเขียนรายงานการประชุมเป็นงานที่สำคัญที่สุดในกระบวนการจดบันทึกนาที การจดนาทีหมายถึงบันทึกที่บันทึกไว้ขณะที่การประชุมดำเนินต่อไปหรือในขณะที่คุณอยู่ในการประชุม คุณต้องจดบันทึกในลักษณะที่คุณจะเข้าใจในภายหลังเมื่อจัดทำรายงานการประชุม ไม่มีกฎใด ๆ ที่ต้องปฏิบัติเนื่องจากทุกคนมีสไตล์การจดบันทึกนาทีเป็นของตัวเอง

รูปแบบการเขียนต่างๆที่ใช้ในการจดนาที ได้แก่

• เป็นการดีที่จะมีโครงร่างตามวาระการประชุมดังนั้นจึงช่วยให้คุณจดบันทึกไว้ข้างใต้แต่ละรายการได้ง่ายเมื่อการอภิปรายดำเนินไป
• เตรียมรายชื่อผู้เข้าร่วมให้พร้อมและทำเครื่องหมายเมื่อพวกเขาเข้ามาในห้องและสิ่งนี้จะทำให้คุณมีรายชื่อผู้ที่ไม่อยู่ด้วย วิธีนี้จะช่วยได้เนื่องจากคุณไม่ต้องจดชื่อผู้เข้าร่วมทั้งหมดเนื่องจากอาจใช้เวลานานและสับสนเมื่อมีกลุ่มใหญ่
• จดชื่อการประชุมวันที่เวลาและสถานที่ประชุมรวมถึงรายการที่ถูกทิ้งไว้โดยไม่ได้พูดคุยด้วยเหตุผลบางประการเนื่องจากจะต้องถูกส่งกลับมาในอนาคต และอย่าลืมใส่วันและเวลาการประชุมครั้งถัดไปไว้ท้ายด้วย
• อย่าพยายามจับภาพทุกอย่างเว้นแต่จะเป็นนาทีแบบคำต่อคำ ตั้งใจฟังและจับรายละเอียดที่สำคัญ อย่าเขียนประโยคยาว ๆ เพียงแค่จดจุด (สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย) โดยใช้ภาษาตรงไปตรงมา หลีกเลี่ยงการพูดซ้ำ ๆ และเจาะจง
• หากการจดบันทึกยากเกินไปอันเป็นผลมาจากการสนทนามากเกินไปและการอ้างอิงโยง ฯลฯ คุณสามารถขออนุญาตเพื่อดูว่าสามารถบันทึกการประชุมลงในอุปกรณ์บันทึกเสียงได้หรือไม่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมตระหนักถึงเรื่องนี้ สิ่งนี้ช่วยได้มากในการชี้แจงสิ่งต่างๆในขณะที่จัดทำรายงานการประชุม
• เมื่อพูดถึงนาทีแบบคำต่อคำให้เขียนทุกคำทีละคำภายใต้หัวข้อที่เกี่ยวข้องเพราะจะมีประโยชน์เมื่อคุณจัดทำรายงานการประชุม คุณต้องเป็นนักเขียนที่รวดเร็วสำหรับเรื่องนี้และที่ดีที่สุดคือรู้ชวเลข การเขียนให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้เป็นสิ่งสำคัญและสิ่งที่ไม่จำเป็นสามารถละทิ้งได้ในภายหลังเพราะหากคุณทิ้งข้อมูลบางอย่างไปคุณอาจจำไม่ได้ในภายหลังเมื่อคุณเขียนรายงานการประชุม
• เขียนประเด็นสำคัญของการสนทนาแต่ละครั้งเพื่อให้คุณได้รับการเตือนถึงสิ่งที่สนทนาในขณะที่คุณจัดทำรายงานการประชุม อีกครั้งที่ดีที่สุดคือเขียนภายใต้หัวข้อที่เหมาะสมเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนในขณะที่ผลิตนาที
• สำหรับบันทึกการดำเนินการให้ใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยเพื่อจดบันทึกประเด็นสำคัญ คุณสามารถใช้เทมเพลตที่มีคอลัมน์สำหรับหัวข้อที่กล่าวถึงการตัดสินใจและการกระทำ
• เป็นการดีที่จะใช้ตัวย่อในขณะที่คุณเขียนแม้กระทั่งกับชื่อของสมาชิกเนื่องจากจะทำให้เขียนได้เร็วขึ้น อย่าลืมใช้ตัวย่อที่คุณใช้เป็นตัวย่ออื่น ๆ จะไม่สมเหตุสมผลเมื่อคุณดูบันทึกย่อในภายหลังในขณะที่สร้างรายงานการประชุม ตัวอย่างเช่น Minutes (mins), Governing body (GB), Preparation (prep), important (imp) ฯลฯ
• จดการอภิปรายตามลำดับที่มีการพูดคุยกันเสมอ แต่คุณยังสามารถระบุหมายเลขรายการตามวาระการประชุมได้ ตัวอย่างเช่นหากมีการกล่าวถึงวาระที่ 7 ในวาระการประชุมครั้งที่สามในการประชุมให้จดไว้เป็นการอภิปรายครั้งที่สาม แต่คุณสามารถมีหมายเลข 7 ข้างๆเพื่อใช้อ้างอิงกับวาระการประชุมได้ง่าย

ทุกนาทีต้องกระชับและถูกต้องและเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้จะต้องเขียนบันทึกอย่างถูกต้องตามลำดับและรูปแบบที่ถูกต้อง เขียนบันทึกให้ง่ายที่สุดโดยเตรียมขั้นสูงก่อนการประชุมและหากการเขียนบันทึกเป็นไปด้วยดีสิ่งนี้จะทำให้งานในการจัดทำรายงานการประชุมง่ายขึ้นมาก รายงานการประชุมควรช่วยให้ทุกคนที่ไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมเข้าใจสิ่งที่เกิดขึ้นในการประชุมได้อย่างชัดเจนโดยไม่จำเป็นต้องมีการประชุมอีกครั้งเพื่อชี้แจงการอภิปรายเรื่องเดียวกัน

วิธีการจัดเรียงเลือกและจัดโครงสร้างข้อมูลเพื่อจัดทำรายงานการประชุม

การผลิตนาทีเป็นงานถัดไปในกระบวนการถ่ายทำนาที ทางที่ดีควรเขียนรายงานการประชุมให้เร็วที่สุดหลังการประชุมเพราะคุณจะจำสิ่งต่างๆได้ดีขึ้น เมื่อเขียนรายงานการประชุมไม่จำเป็นต้องรวมสิ่งที่จดไว้ทั้งหมดในระหว่างขั้นตอนการจดบันทึก ควรมีข้อมูลเพียงพอเพื่อให้ผู้ที่ไม่ได้เข้าร่วมการประชุมสามารถติดตามและจับเนื้อหาได้โดยไม่สับสนหรือต้องการข้อมูลเพิ่มเติม ดังนั้นเขียนประเด็นหลัก / สำคัญ

จุดแรกที่ต้องจำคือการนับนาที แต่ละรายการที่อภิปรายในการประชุมหรือแต่ละวาระการประชุมที่มีการพูดคุยกันมีบันทึกสั้น ๆ เรียกว่านาที นาทีทั้งหมดคือการรวบรวมบันทึกสั้น ๆ ดังนั้นเพื่อความสะดวกในการอ่านและติดตามและสำหรับการอ้างอิงที่ดีที่สุดคือให้ตัวเลขในแต่ละนาที

แต่ละวาระการประชุมหรือการอภิปรายแต่ละครั้งควรมีคำอธิบาย (หากมีรายงานการประชุม) หรือหมายเหตุสั้น ๆ (หากมีบันทึกการดำเนินการ) เกี่ยวกับสิ่งที่สนทนากับประเด็นหลักของการอภิปรายความไม่เห็นด้วยการตัดสินใจและการดำเนินการ เป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่จะมีเทมเพลตมาตรฐานสำหรับรายงานการประชุมหากมีการประชุมซ้ำเป็นระยะเพราะจะทำให้งานเขียนรายงานการประชุมง่าย คุณสามารถเพิ่มรายการในวาระการประชุมซึ่งเป็นมาตรฐานในเทมเพลตรายงานการประชุมได้

รายการมาตรฐานในทุกนาที ได้แก่:

• หัวข้อ / ชื่อที่ประชุม / คณะกรรมการ / คณะกรรมการ
• วันที่ประชุม
• เวลานัดพบ
• สถานที่ / สถานที่
• รายชื่อผู้เข้าร่วม - เป็นบุคคลที่ได้รับเชิญให้เข้าร่วมการประชุม
• รายชื่อคำขอโทษ - บุคคลที่ได้รับคำขอโทษ
• รายชื่อผู้ขาดงาน - ผู้ที่ได้รับเชิญ แต่ไม่ได้เข้าร่วมหรือไม่ส่งคำขอโทษ
• การยืนยันรายงานการประชุมก่อนหน้าพร้อมกับวันที่ของการประชุมครั้งก่อน
• การแก้ไขที่เกิดจากนาทีก่อนหน้า
• เรื่องที่เกิดขึ้น
• สรุปการอภิปรายการตัดสินใจและการดำเนินการ
• เรื่องที่อยู่ระหว่างดำเนินการหรือรอการตัดบัญชีหรือเสร็จสิ้น
• ธุรกิจอื่น ๆ
• วันที่ของการประชุมครั้งต่อไป

สำหรับรายการที่เหลือให้เพิ่ม / สร้างส่วนหัวในเทมเพลตของคุณ ตอนนี้คุณมีเค้าโครงพร้อมหัวเรื่องสำหรับรายการทั้งหมดที่กล่าวถึงในการประชุม ตอนนี้อ่านบันทึกของคุณและเพิ่มข้อมูลที่เกี่ยวข้องเช่นการอภิปรายการตัดสินใจและประเด็นการดำเนินการในหรือใต้แต่ละหัวข้อโดยทิ้งข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้อง

การจัดโครงสร้างรายงานการประชุมไม่ใช่เรื่องยากมากนักเนื่องจากมีมาตรฐานหรือรูปแบบหรือเทมเพลตที่ตกลงกันไว้ซึ่งใช้ในการจดบันทึกรายงานการประชุม โครงสร้างของรายงานการประชุมยังขึ้นอยู่กับวาระการประชุมด้วยเนื่องจากมีการเขียนรายงานการประชุมตามลำดับการอภิปรายในวาระการประชุม

ในกรณีที่รายงานหรือนโยบายหรือขั้นตอนใด ๆ ได้รับการอนุมัติในการประชุมจะต้องแนบรายงานเหล่านี้มาพร้อมกับรายงาน เมื่อนาทีมีไฟล์แนบ Att annotation Att จะปรากฏที่ขอบของรายงานการประชุม นอกจากนี้ยังมีการอ้างอิงไว้ที่หน้าแรกของเอกสารแนบเพื่อระบุชื่อการประชุมหรือคณะกรรมการหรือคณะกรรมการวันที่ประชุมและรายการในรายงานการประชุมที่เป็นเอกสารแนบ เอกสารแนบนี้จะต้องยื่นพร้อมกับรายงานการประชุมหลังจากได้รับอนุมัติ

เมื่อคุณร่างรายงานการประชุมแล้วสามารถส่งไปที่ประธานเพื่อขอคำชี้แจงใด ๆ แล้วจึงขออนุมัติ หลังจากได้รับการอนุมัติจากเก้าอี้แล้วจะสามารถแจกจ่ายให้กับผู้ที่เกี่ยวข้องได้นั่นคือคนที่เข้าร่วมและคนที่ต้องดำเนินการตัดสินใจ จะมีประโยชน์หากแนบรายการการดำเนินการพร้อมกับวันครบกำหนดพร้อมกับรายงานการประชุมเพื่อให้บุคคลที่เกี่ยวข้องดำเนินการได้ง่ายขึ้น

หากหลังการแจกจ่ายมีคนขอให้แก้ไขก็สามารถจดบันทึกและนำเข้าสู่การประชุมต่อไปนี้เพื่อให้ประธานตรวจสอบและชี้แจงพวกเขาพร้อมกับสมาชิกคนอื่น ๆ ที่อยู่ในที่ประชุม หลังจากทำการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดแล้วรายงานการประชุมจะถูกตกลงและลงนามว่าถูกต้องเท่านั้น

แก้ไขน้ำเสียงและการใช้ภาษาระดับมืออาชีพในไม่กี่นาที

ในขณะที่เขียนน้ำเสียงของผู้เขียนมีความสำคัญมากเนื่องจากเป็นการถ่ายทอดข้อความและแสดงทัศนคติหรืออารมณ์ที่มีต่อเรื่องจากผู้เขียนและมีผลกระทบต่อผู้อ่าน โทนเสียงที่เหมาะสมที่ใช้ขึ้นอยู่กับว่าผู้ฟังเป็นใครและขึ้นอยู่กับข้อมูลที่เขียนด้วย

รายงานการประชุมเป็นเอกสารทางวิชาชีพที่ไม่เพียง แต่ดูโดยคนภายในเท่านั้น แต่บุคคลภายนอกองค์กรสามารถดูได้แม้ว่าจะเป็นการประชุมภายในในบางครั้งที่มีเรื่องทางกฎหมายเข้ามาเกี่ยวข้องก็ตาม ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องเขียนอย่างมืออาชีพโดยใช้น้ำเสียงและภาษาที่เป็นมืออาชีพ / เป็นทางการ ตรวจสอบให้แน่ใจด้วยว่าเอกสารมีประโยคที่สั้นและชัดเจนตรงประเด็นและใช้คำง่ายๆที่เข้าใจง่าย

ควรเขียนรายงานการประชุมในอดีตเนื่องจากเป็นการประชุมหรือการอภิปรายที่เกิดขึ้นในอดีต ใช้เสียงแฝงในที่ที่คุณสามารถทำได้ในขณะที่จดนาทีเพราะจะช่วยลดการใช้ชื่อของบุคคลใด ๆ แต่การใช้แค่เสียงแฝงจะไม่สมเหตุสมผลและทำให้เข้าใจยาก ดังนั้นควรใช้ประโยคเสียงแบบแอคทีฟและพาสซีฟผสมกันเสมอในขณะที่เขียนรายงานการประชุม

รายงานการประชุมมีรายละเอียดเกี่ยวกับสิ่งที่มีการพูดคุยและตัดสินใจในการประชุมของสมาชิกกลุ่มหนึ่งดังนั้นจึงควรเขียนรายงานการประชุมในฐานะบุคคลที่สาม วิธีนี้จะทำให้คุณห่างเหินจากงานเขียนของคุณและคุณจดสิ่งต่างๆอย่างเป็นกลาง ใช้วลีเช่น“ เก้าอี้ระบุว่า”“ มีการตั้งข้อสังเกต”“ คณะกรรมการตัดสินว่า”“ ได้รับการตัดสินแล้ว” ฯลฯ ในกรณีที่มีบุคคลใดบุคคลหนึ่งชี้ประเด็นหรือเมื่อมีการตกลงกันโดย แต่ละคนเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องระบุบุคคลนั้นและสิ่งที่พวกเขาพูดเนื่องจากจะช่วยในการอ้างอิงในอนาคต

คำพูดในการประชุมไม่ควรเขียนลงในรายงานการประชุมอย่างถูกต้อง แต่ต้องเปลี่ยนเป็นภาษาอื่นซึ่งเป็นที่ยอมรับสำหรับเอกสารระดับมืออาชีพ หากสมาชิกใช้คำแสลงในการประชุมอย่ารวมไว้ในรายงานการประชุม แต่แทนที่ด้วยคำที่เหมาะสม หากไม่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจหรือไม่มีความสำคัญให้ละเว้น ในทำนองเดียวกันเมื่อมีข้อโต้แย้งหรือความขัดแย้งเกิดขึ้นในการประชุมอย่าจดไว้เป็นข้อโต้แย้งแทนที่จะใช้วลีทางเลือกเช่น "มีการแสดงความคิดเห็นที่หลากหลาย" หรือ "แสดงความคิดเห็นที่หลากหลาย" ไม่ได้ระบุถึงบุคคลที่ไม่เห็นด้วย แต่บอกผู้อ่านว่ามีการอภิปรายเพราะความไม่เห็นด้วย

ใช้วลีหรือคำต่างๆเช่น“ กังวล”“ ผู้อำนวยการเน้น”“ คณะกรรมการอธิบาย”“ หัวหน้าฝ่ายบริหารร้องขอ”“ แสดงความกังวลเกี่ยวกับ”“ เสนอแนะต่อที่ประชุม”“ ยกประเด็น” จุดต่อไปที่ควรทราบคือการตรวจสอบการสะกดไวยากรณ์และเครื่องหมายวรรคตอน อย่าพึ่งพาการตรวจการสะกดและไวยากรณ์เพียงอย่างเดียวในโปรแกรมแก้ไขเอกสารของคุณ ที่ดีที่สุดคืออ่านรายงานการประชุมด้วยตนเองหลังจากที่คุณร่างแล้วและให้บุคคลอื่นอ่านและแสดงความคิดเห็น

ฉันหวังว่านี่จะช่วยคุณได้บ้าง ขอบคุณสำหรับการอ่าน. โปรดอย่าลังเลที่จะติดต่อฉันหากมีข้อสงสัยหรือข้อเสนอแนะใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับศูนย์กลางนี้ หากคุณรู้สึกว่าไม่ครอบคลุมหัวข้อที่เกี่ยวข้องโปรดติชม!

ขอบคุณ.

ลิฟวิงสตา