การออกแบบใบปะหน้าข้อเสนอทางธุรกิจ

ในการอ่านอินเทอร์เน็ตฉันสังเกตเห็นว่ามีคำศัพท์หลายคำที่ใช้สลับกันกับ "หน้าปก" ซึ่งอาจสร้างความสับสนได้ ใบปะหน้าชื่อเรื่องและจดหมายสมัครงานเป็นรายการที่แตกต่างกันที่ใช้เพื่อวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน

ใบปะหน้าคือสิ่งที่นำหน้ารายงานขนาดยาวบางประเภทเช่นสัญญาหรือข้อเสนอโครงการข้อเสนอทุนหรือรายงานทางธุรกิจและโดยพื้นฐานแล้วกระบวนการออกแบบจะเหมือนกันสำหรับแต่ละฉบับ ในกรณีนี้ฉันจะใช้ตัวอย่างของข้อเสนอสัญญา (หรือการเสนอราคา) ที่เขียนขึ้นเพื่อตอบสนองต่อ "คำขอสำหรับข้อเสนอ" ที่ออกโดยหน่วยงานของรัฐ (รูปแบบที่ไม่ใช่ APA)

ใบปะหน้าออกแบบมาสำหรับข้อเสนอ (ไม่ใช่ของจริง) - จัดทำคู่มือการใช้งานเกี่ยวกับวิธีดำเนินการตรวจสอบระบบชลประทาน สังเกตว่ารูปภาพแสดงให้เห็นถึงโครงการได้ดีเพียงใด แต่ยังไม่เด่น

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0 (ทั้งคู่)

คำขอข้อเสนอ (RPF) คืออะไร?

RFP เป็นเอกสารรายละเอียดซึ่งโดยปกติจะโพสต์โดยหน่วยงานของรัฐซึ่งแจ้งให้ประชาชนทราบว่าพวกเขามีโครงการที่ต้องการเสนอราคา RFP ที่เป็นลายลักษณ์อักษรอธิบายถึงเป้าหมายที่เอเจนซีตั้งเป้าไว้เหตุผลของโครงการความเป็นมาและรายละเอียดเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาต้องการทำ

หากคุณกำลังเขียนข้อเสนอเพื่อตอบสนองต่อ RFP สิ่งสำคัญคือต้องเขียนตามลำดับเดียวกับที่หน่วยงานขอ ถ้าคุณไม่ทำหน่วยงานจะยกเลิก ทำไม? พวกเขาเห็นว่าเป็นผู้ประมูลที่ไม่เต็มใจที่จะยอมรับความต้องการของหน่วยงานซึ่งหมายความว่าพวกเขาอาจมีปัญหาในระหว่างสัญญาหากคุณเป็นคนที่เลือก ที่กล่าวว่ามีวิธีมาตรฐานในการจัดระเบียบข้อเสนอส่วนใหญ่

รูปแบบข้อเสนอทางธุรกิจ

ในข้อเสนอทางธุรกิจมาตรฐานหน้าปกด้านหน้าและด้านหลังจะแนบเอกสาร หน้าปกเป็นเหมือนปกนิตยสารที่มีกราฟิกดีไซน์สวยงามแสดงข้อมูลสำคัญและพิมพ์ลงบนการ์ด

ข้อเสนอที่มีขนาดใหญ่มากอาจมีหน้าชื่อเรื่องซึ่งถ้าพวกเขาขอก็จะอยู่ในหน้าปก หน้าชื่อเรื่องควรเป็นข้อความเกือบหรือเพียงอย่างเดียวโดยปกติจะพิมพ์เป็นขาวดำในรูปแบบที่อ่านง่ายโดยที่ชื่อของข้อเสนอจะโดดเด่น

ต่อไปนี้เป็นจดหมายบริหารของ บริษัท หรือสารบัญ (TOC) แล้วแต่ว่า RFP จะขอคำสั่งใด จากนั้นเนื้อหาที่เหลือจะมาพร้อมกับทุกส่วนและหมายเลขหน้าที่ระบุไว้ใน TOC ฝาหลังขยายโทนสีพื้นฐานของด้านหน้า แต่ไม่มีอย่างอื่นมากนัก

ฝาหลังเป็นไปตามโทนสี แต่เก็บไว้เล็กน้อย ข้อความเดียวบนหน้าปกนี้คือชื่อ บริษัท และที่อยู่ อาจเป็นคำพูดที่เกี่ยวข้องกันได้อย่างง่ายดายขึ้นอยู่กับประเภทของรายงาน

ตัวอย่างและลักษณะของหน้าปก

ใบปะหน้าข้อเสนอเป็นสิ่งแรกที่ทุกคนจะเห็นข้อเสนอของคุณ ต้องสะท้อนให้เห็นสิ่งที่ดีที่สุดว่าคุณเป็นใครและเป็นที่จดจำ ใบปะหน้าที่ดีมีคุณสมบัติดังต่อไปนี้:

ดูเป็นระเบียบและสะอาด
ส่วนประกอบมีข้อมูลและจัดระเบียบได้ดี แต่ค่อนข้างเรียบง่าย
เค้าโครงมีความน่าสนใจในลักษณะที่สะท้อนถึง บริษัท หรือโครงการ
ข้อความประกอบด้วยชื่อ บริษัท ที่อยู่และโลโก้ของคุณชื่อข้อเสนอวันที่ครบกำหนดและผู้ที่จะดำเนินการตามข้อเสนอ

ตัวอย่างด้านล่างได้รับการออกแบบโดยสาธารณูปโภคด้านน้ำหรือหน่วยงานของรัฐที่เกี่ยวข้องกับกระทรวงทรัพยากรน้ำของรัฐ พวกเขาทั้งหมดครอบคลุมแอปพลิเคชันสำหรับการเบิกจ่ายเงินสำหรับโครงการป้องกันน้ำหรือการฟื้นฟู อย่างที่คุณเห็นพวกเขาแตกต่างกันมาก แต่ละคนมีจุดแข็งและจุดอ่อน

ตัวอย่างแรกจาก City of Upland มีการจัดวางที่ค่อนข้างดีและมีข้อมูลส่วนใหญ่ที่จำเป็น อย่างไรก็ตามมันไม่น่าดึงดูดเท่าไหร่นักโดยมีโลโก้ Upland ขาวดำเป็นกราฟิกเพียงอย่างเดียว อาจได้รับประโยชน์จากการย้ายข้อความทั้งหมดเข้าใกล้กันดังนั้นจึงมีพื้นที่สีขาวรอบ ๆ ขอบมากขึ้น โลโก้และกล่องข้อความที่ 2 สามารถขยับเข้าใกล้ชื่อเมืองได้เล็กน้อยดังนั้นจึงรวมกันเป็นกลุ่มใหญ่ นอกจากนี้ยังต้องมีวันที่ส่งซึ่งฉันจะเพิ่มในตอนท้ายของกล่องข้อความที่ 2

ตัวอย่างที่สองจากเขตควบคุมน้ำท่วมริเวอร์ไซด์เคาน์ตี้ใช้โลโก้ที่มีสีสันมากขึ้นของเคาน์ตีเป็นกราฟิกซึ่งจัดวางและขยายให้ใหญ่ขึ้น ข้อความเล็ก ๆ ที่ด้านขวาบนคือวันที่ส่งข้อเสนอ กล่องข้อความหลักที่ 1 ดูอึดอัดเล็กน้อยกับบรรทัดปีสั้น ๆ ตามด้วยบรรทัดโปรแกรมการให้สิทธิ์แบบยาวแล้วบรรทัดสั้นอีกครั้ง ฉันจะเปลี่ยนสิ่งนี้ด้วยวิธีเล็กน้อย แต่มีประสิทธิภาพ:

ย้ายวันที่ส่งให้อยู่ด้านล่างคำว่า "GRANT PROPOSAL" และเพิ่มขนาด ยกทั้งสองบรรทัดเพื่อให้เป็นการจัดกลุ่มแยกจากส่วนที่เหลือ สิ่งเหล่านี้จะกลายเป็น "หัวเรื่อง" ของเอกสาร
ในกล่องข้อความถัดไปให้ลบปีและย้ายบรรทัดที่ยาวที่สุดไปที่ด้านล่างสุดของการจัดกลุ่มนั้น จากนั้นจะกลายเป็นโครงการของกรมทรัพยากรน้ำซึ่งก็คือ นอกจากนี้ยังทำให้กลุ่มข้อความเหนือโลโก้ดูคล้ายกัน (แต่กลับด้าน) กับกลุ่มด้านล่างโลโก้ พวกเขาร่วมกันทำกรอบโลโก้

ตัวอย่างที่สามจาก Reclamation District 2107 มีรูปถ่ายที่สวยงามของพื้นที่น้ำท่วมซึ่งเกี่ยวข้องโดยตรงกับโครงการที่พวกเขากำลังขอเงินทุน แต่การจัดรูปแบบไม่น่าสนใจมากนัก มันจะดีกว่ามากหากภาพถ่ายมีขนาดเล็กลงเล็กน้อยและมีกรอบเล็กน้อยและข้อความใหญ่ขึ้นโดยวางไว้ใกล้กับภาพถ่ายเล็กน้อย วันที่อาจมีขนาดเล็ก เพื่อให้ดูสมดุลพื้นที่สีขาวที่ด้านบนและด้านล่างของหน้าจะต้องใหญ่กว่าช่องว่างระหว่างข้อความและรูปภาพ

สังเกตสิ่งที่ทั้งสามมีเหมือนกัน:

ข้อความระบุว่าเอกสารคืออะไร (ข้อเสนอที่ 13 การระดมทุนข้อเสนอทุนการขอทุน)
ชื่อโครงการที่ขอทุน
ชื่อหน่วยงานที่ส่ง (ด้วยตนเอง)

สิ่งที่พวกเขาไม่มีเหมือนกัน แต่เป็นที่พึงปรารถนา:

สองมีวันที่
สองมีโลโก้
เฉพาะริเวอร์ไซด์เคาน์ตี้เท่านั้นที่แสดงรายชื่อหน่วยงานที่ยื่นขอทุน

ตัวอย่างใบปะหน้าจริงสามตัวอย่าง ทั้งหมดเป็นคำขอทุนจากหน่วยงานของรัฐสำหรับโครงการน้ำ (จึงเป็นสาธารณสมบัติ)

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0

องค์ประกอบที่พึงปรารถนาในใบปะหน้า

ตัวอย่างใบปะหน้าสามตัวอย่างที่แสดงด้านบนมีองค์ประกอบเหล่านี้บางส่วน แต่ไม่มีองค์ประกอบใดเลย ริเวอร์ไซด์เคาน์ตี้ใกล้ที่สุด

สิ่งของ	อัปแลนด์	ริเวอร์ไซด์	เขต 2107
ประเภทของเอกสาร	x	x	x
ชื่อโครงการ	x	x	x
			x
ส่งถึงชื่อ		x
ส่งจากชื่อ	x	x	x
โลโก้ของผู้ส่ง	x	x
วันที่ส่ง		x	x

การออกแบบหน้าปก

หากคุณเขียนข้อเสนอ (หรือรายงาน) จำนวนมากที่ต้องใช้ใบปะหน้าการสร้างกิจวัตรการออกแบบจะช่วยได้เสมอ นี่คือคำสั่งที่ฉันแนะนำ:

ตรวจสอบ RFP สำหรับข้อกำหนดของใบปะหน้า
เลือกข้อความ
เลือกกราฟิกที่เกี่ยวข้องกับประเภทของข้อเสนอ (รวมถึงโลโก้) ใบปะหน้าและเนื้อหาของข้อเสนอต้องตรงกันเนื่องจากหน้าปกเป็นบทนำของเนื้อหา หากข้อเสนอมีไว้สำหรับโครงการที่ดำเนินการตรวจสอบน้ำให้วางรูปถ่ายไว้บนหน้าปกของผู้ที่กำลังทำการทดสอบความสม่ำเสมอของระบบชลประทานหรือดูสปริงเกลอร์ที่มีคลิปบอร์ดอยู่ในมือหรือสิ่งที่สะท้อนถึงลักษณะของข้อเสนอ อย่าใส่รูปถ่ายของตัวเองที่กำลังพูดกับคนเป็นกลุ่มแม้ว่ามันจะดูดี แต่ถ้าทักษะนั้นไม่ได้รับการร้องขอ
เลือกโทนสีที่เข้ากับโลโก้หรือสีในรูปภาพหลัก
พัฒนาเค้าโครงพื้นฐาน เพิ่มรูปแบบสีจากนั้นใส่กล่องข้อความและข้อความจากนั้นกราฟิกและข้อความใดก็ตามที่มาพร้อมกับพวกเขา
เลื่อนกราฟิกและกล่องข้อความไปรอบ ๆ ทดลองกับสถานที่และรายการต่างๆจนกว่าหน้าปกทั้งหมดจะตรงตามที่คุณต้องการ
เมื่อถึงจุดหนึ่งคุณจะพัฒนาปกที่คุณรู้ว่าน่าทึ่ง ในกรณีนี้ให้เปลี่ยนเป็นเทมเพลตเมื่อคุณบันทึกเพื่อให้คุณสามารถใช้อีกครั้งกับข้อเสนออื่น ๆ

รูปแบบโดยรวมของหน้าปกด้านบนเป็นหนึ่งในสามวงดนตรีแต่ละวงมีความลึกเพิ่มขึ้นโดยมีวงดนตรีที่มีน้ำหนักมากขึ้นที่ด้านล่าง ด้านบนเป็นแถบสีเขียวและสีน้ำเงินซึ่งแสดงถึงสีของสิ่งแวดล้อมและน้ำ ส่วนที่ 2 ตรงกลางแสดงชื่อโครงการพร้อมรูปถ่ายที่แสดงประเภทของคู่มือที่จะเขียนและทักษะที่เกี่ยวข้องที่ระบุไว้ข้างๆ สิ่งนี้ทำให้โครงการและคุณสมบัติของฉันอยู่ในตำแหน่งกลางและสะดุดตาที่สุด แถบด้านล่างประกอบด้วยบล็อกของข้อความซึ่งประกอบด้วยรายละเอียดการส่ง: บริษัท และที่อยู่ของฉัน บริษัท และที่อยู่ของพวกเขาและวันที่ส่ง ดวงตาจะเคลื่อนไปทางขวาตามธรรมชาติไปยังองค์ประกอบ "โลโก้" สีเขียวขนาดเล็กที่เข้ากันโดยไม่รู้ตัวโดยมัดรวมกันเป็นวงกว้างด้านล่างช่องว่างสีขาวระหว่างวงดนตรีจะสมดุลซึ่งกันและกันและทำให้หน้าปกดู "สะอาดตา"

การวิเคราะห์หน้าปกเช่นนี้สามารถฝึกสายตาของคุณได้จริงๆ เมื่อคุณออกแบบและวิเคราะห์สิ่งใดสิ่งหนึ่งของคุณเองมันอาจเป็นเรื่องน่ากลัวในสองสามครั้งแรก แต่กระบวนการนี้จะน่าสนใจยิ่งขึ้นเมื่อคุณผ่อนคลายมีความคิดสร้างสรรค์มากขึ้นและเริ่มเห็นผลลัพธ์

เพื่อให้ผ่านพ้นความน่ากลัวบางครั้งการใช้เทมเพลตที่สร้างโดยคนอื่นไม่ว่าจะเป็นโปรแกรมซอฟต์แวร์ของคุณหรือทางออนไลน์หรือข้อเสนอที่คนอื่นทำก่อนที่คุณจะมา

ก่อนอื่นฉันวางสีและเส้นกลางไว้เป็นแนวทาง จากนั้นเพิ่มชื่อข้อเสนอตามด้วยที่อยู่และรูปถ่ายโลโก้

ฉันได้เลือกรูปถ่ายที่เลือกให้เป็นตัวแทนโครงการพร้อมกับทักษะที่เกี่ยวข้อง จากนั้นย้ายวัตถุไปทางด้านข้างเล็กน้อยและขึ้นและลงเพื่อหาจุดสมดุลที่ดีที่สุด

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0 (ทั้งคู่)

เทมเพลตหน้าปก

หากคุณตัดสินใจที่จะลองใช้เทมเพลตให้ค้นหาคอลเล็กชันในซอฟต์แวร์ของคุณหรือบนอินเทอร์เน็ตและเรียกดูเทมเพลตสองสามแบบที่มีความรู้สึกคล้ายกับธุรกิจของคุณ คำนึงถึงองค์ประกอบการออกแบบที่คุณได้สร้างไว้แล้ว (สีข้อความกราฟิก) เริ่มแทนที่วัตถุในเทมเพลตด้วยวัสดุของคุณเองและดูว่าจะเกิดอะไรขึ้น ในขณะที่คุณทำเช่นเดียวกันกับคนอื่น ๆ คุณอาจพบว่าสิ่งหนึ่งโดดเด่นว่าดีกว่าคนอื่นมาก

จากนั้นถ้าคุณชอบฉันคุณอาจจะเห็นการเปลี่ยนแปลงบางอย่างที่คุณต้องการทำกับสิ่งที่คุณชอบที่สุด คุณจะทำการเปลี่ยนแปลงและดูรายการอื่น ก่อนที่คุณจะรู้คุณจะต้องสร้างแม่แบบของคุณเอง อย่าลืมบันทึกไว้ในที่แยกต่างหากเพื่อให้ค้นหาได้ง่ายอีกครั้ง เมื่อคุณสร้างเทมเพลตแล้วการสร้างใบปะหน้าในอนาคตจะง่ายขึ้นมากโดยใช้เค้าโครงเดียวกัน

โปรดทราบว่าแม้ว่าหน้าปกจะให้ความประทับใจครั้งแรก แต่ก็ไม่ใช่ความประทับใจเดียว ผู้ประเมินที่ดีจะมองข้ามเนื้อหาไปด้วยดังนั้นอย่ากังวลมากเกินไปว่าใบปะหน้าของคุณจะดีพอหรือไม่ การหงุดหงิดมากเกินไปอาจขัดขวางความคิดสร้างสรรค์

บทช่วยสอนนี้แสดงวิธีสร้างการออกแบบพื้นฐานโดยใช้ Microsoft Publisher ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์ที่ง่ายและมีมากกว่าเพียงพอ โปรแกรมซอฟต์แวร์อื่น ๆ ที่คุณสามารถใช้ได้ ได้แก่ Word หรือ InDesign (Mac) ฉันออกแบบปกด้านบนโดยการแก้ไขเทมเพลตใน InDesign ฉันชอบ Publisher แต่จะไม่ทำงานบน Mac