วิธีการเขียนข่าวประชาสัมพันธ์สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

ในฐานะเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กสิ่งสำคัญคือต้องรู้วิธีเขียนข่าวประชาสัมพันธ์

Canva

วิธีรับสื่อเพื่อปกปิดเรื่องราวของคุณ

หากสถานะคนดังของคุณหรือมีอิทธิพลต่อสาธารณชนสูงมาก (คิดว่าเจ้าหน้าที่ของรัฐและดาราภาพยนตร์ระดับสูง) สื่ออาจขอให้คุณสัมภาษณ์คุณและรวมเรื่องราวของคุณไว้ในการออกอากาศหรือสิ่งพิมพ์ของพวกเขา แต่ขอบอกตามตรงว่านักการตลาดส่วนใหญ่โดยเฉพาะธุรกิจขนาดเล็กไม่รับประกัน (หรือต้องการ!) ความสนใจแบบนั้น ดังนั้นไม่เป็นไปได้ยากที่บรรณาธิการสื่อหรือเจ้าหน้าที่จะตามหาคุณและเขียนเรื่องราวเกี่ยวกับธุรกิจหรือเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นของคุณ

อย่างไรก็ตามธุรกิจทุกขนาดมีเครื่องมือทางการตลาดที่คุ้มค่าเพียงอย่างเดียวเพื่อช่วยให้พวกเขาได้รับความครอบคลุมของสื่อ:

ข่าวประชาสัมพันธ์คืออะไร?

ข่าวประชาสัมพันธ์เป็นเอกสารที่ส่งถึงสมาชิกของสื่อมวลชนซึ่งเรียกกันทั่วไปว่า สื่อ ในปัจจุบัน ได้แก่ หนังสือพิมพ์โทรทัศน์วิทยุเว็บไซต์ข่าวทางอินเทอร์เน็ต ฯลฯ เพื่อแจ้งเตือนเกี่ยวกับข่าวสารหรือข้อมูลอื่น ๆ ที่อาจเป็นที่สนใจ ให้กับผู้อ่านผู้ชมหรือผู้ฟัง จากนั้นบรรณาธิการของสื่อจะตัดสินใจว่าจะรวมรายการข่าวไว้ในสิ่งพิมพ์หรือออกอากาศ.. หรือเพิกเฉย หากได้รับการยอมรับให้รวมเข้าไว้บรรณาธิการอาจเผยแพร่ข่าวประชาสัมพันธ์ตามที่ผู้ส่งส่งมาอาจแก้ไขเพื่อให้เป็นไปตามหลักเกณฑ์ด้านบรรณาธิการของตนหรืออาจมอบหมายให้ทีมงานนักเขียนและผู้สื่อข่าวเพื่อปกปิดหรือขยายเรื่องราว

เมื่อข่าวประชาสัมพันธ์หรือเนื้อหาของการเปิดตัวได้รับการยอมรับและรวมอยู่ในสิ่งพิมพ์หรือการออกอากาศจะเป็นการชนะสำหรับบุคคลหรือ บริษัท ที่ส่งการเผยแพร่ สิ่งนี้มักถือว่าเป็น สื่อที่ได้รับ เนื่องจากนอกเหนือจากค่าใช้จ่ายในการจัดเตรียมและส่งหนังสือเผยแพร่แล้วผู้ส่งไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการรับ หมึก หรือ สื่อ ซึ่งหมายถึงสิทธิพิเศษในการเผยแพร่หรือออกอากาศโดยช่องสื่อ ในทางตรงกันข้ามการโฆษณาถือเป็น สื่อที่ต้องชำระเงิน เนื่องจากผู้ส่ง (ผู้โฆษณา) จ่ายเงินเพื่อให้มีข้อมูล (โฆษณาหรือเรื่องราว) ของพวกเขารวมอยู่ด้วย

ข่าวประชาสัมพันธ์ควรเกี่ยวกับอะไร?

ในฐานะนักการตลาดธุรกิจขนาดเล็กคุณอาจรู้สึกว่าข่าวของคุณไม่สมควรได้รับความสนใจจากบรรณาธิการ นั่นอาจจะจริง.. หรืออาจจะไม่ บางครั้งก็ขึ้นอยู่กับว่าบรรณาธิการรู้สึกอย่างไรในวันนั้น

เพียงจำไว้ว่าข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณควรเป็น "ข่าว" ซึ่งหมายความว่ามีการรายงานว่ามีบางสิ่งเกิดขึ้นหรือกำลังจะเกิดขึ้นหรือคุณกำลังตอบสนองต่อสิ่งที่เกิดขึ้นสำหรับคุณและธุรกิจของคุณ เช่นกันต้องเป็นข้อเท็จจริงและไม่ละเมิดลิขสิทธิ์หรือเครื่องหมายการค้าไม่หมิ่นประมาทหรือหมิ่นประมาทไม่บุกรุกความเป็นส่วนตัวของผู้ใดและไม่ละเมิดความลับใด ๆ อย่างแน่นอน ให้ความรู้เกี่ยวกับปัญหาความรับผิดของสื่อและขอคำแนะนำทางกฎหมายเกี่ยวกับสิ่งที่เหมาะสมในการเผยแพร่สำหรับคุณและธุรกิจของคุณ

เป็นข่าวประชาสัมพันธ์หรือบทความข่าว?

มีข้อมูลวิธีการเคล็ดลับหรือข้อมูลอื่น ๆ ที่ผู้ชมของช่องสื่อจะชื่นชอบหรือไม่? แม้ว่ารายการเหล่านี้มักจะถูกจัดรูปแบบเป็นข่าวประชาสัมพันธ์ แต่ในทางเทคนิคก็ไม่เป็นเช่นนั้น สิ่งเหล่านี้จะถือเป็นบทความหรือคุณลักษณะ ตรวจสอบแผนกต่างๆของกองบรรณาธิการของสื่อเพื่อพิจารณาว่าบุคคลใดควรได้รับคุณสมบัติเพื่อการพิจารณาซึ่งต่างจากข่าว

โครงสร้างพีระมิดกลับหัวสำหรับข่าวประชาสัมพันธ์

เพื่อให้คุ้มค่ากับการตรวจสอบโดยบรรณาธิการสื่อที่วุ่นวายข่าวประชาสัมพันธ์ควรเป็นไปตามโครงสร้างและรูปแบบมาตรฐาน

ในแง่ของโครงสร้างข่าวประชาสัมพันธ์เป็นไปตามสูตรการเขียน พีระมิดกลับหัว ซึ่งหมายความว่าข้อมูลที่สำคัญที่สุด - ใครอะไรทำไมที่ไหนเมื่อไรและอย่างไร - ของเรื่องควรใกล้เคียงกับจุดเริ่มต้นของเอกสารมากที่สุด ตามหลักการแล้วในย่อหน้าแรก จากนั้นรายละเอียดที่สำคัญน้อยตามมา

เหตุใดการปฏิบัติตามโครงสร้างนี้จึงสำคัญ บรรณาธิการมักจะต้องตัดเรื่องราวให้พอดีกับพื้นที่หรือเวลาที่มีอยู่ บรรณาธิการตัดจากล่างขึ้นบน ดังนั้นหากข้อมูลที่สำคัญที่สุดของคุณอยู่ที่ด้านล่างข้อมูลนั้นจะหายไป

วิธีจัดรูปแบบข่าวประชาสัมพันธ์

มีอนุสัญญาสองสามข้อที่ควรปฏิบัติเมื่อคุณเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ ควรรวมองค์ประกอบเหล่านี้และมักจะปรากฏตามลำดับนี้:

สัญกรณ์สำหรับการเปิดตัวทันทีหรือถือเพื่อการปล่อยจนกว่า

สิ่งนี้จะบอกบรรณาธิการนักเขียนหรือผู้รายงานเมื่อสามารถเผยแพร่สิ่งที่คุณส่งไปได้ โดยปกติแล้วตำแหน่งนี้จะอยู่ที่ขอบด้านซ้าย

บรรทัดแรก

สำคัญมาก! นี่เป็นวลีหนึ่งที่สรุปเรื่องราวข่าวทั้งหมดของคุณ โปรดจำไว้ว่าคนส่วนใหญ่สแกนหัวข้อข่าวและหลายคนไม่ได้อ่านเรื่องราวทั้งหมดจริงๆ ทำให้มีความเกี่ยวข้องกับผู้ชมของคุณอย่างน้อยพวกเขาก็อาจถูกล่อลวงให้อ่านย่อหน้าแรกที่สำคัญทั้งหมด บรรทัดแรกของคุณต้องดึงดูดบรรณาธิการด้วยเช่นกัน พวกเขาเข้าใจถึงความต้องการและความต้องการของผู้อ่านผู้ฟังและผู้ชม ดังนั้นหากคุณสามารถแสดงให้เห็นถึงความเข้าใจของผู้ชมเป้าหมายคุณก็มีโอกาสที่จะได้รับการพิจารณาให้ตีพิมพ์ได้ดีขึ้น

โดยทั่วไปบรรทัดแรกจะอยู่กึ่งกลางของหน้าหรือหน้าจอ พยายามพาดหัวให้มีคำน้อยที่สุด เรียนรู้การใช้ Twitter เพื่อเขียนหัวข้อข่าวที่ดี เนื่องจากคุณมีอักขระเพียง 140 ตัวที่จะดึงดูดความสนใจของใครบางคนจึงเป็นสนามฝึกซ้อมที่ดี!

หัวข้อย่อย (ไม่บังคับ)

หากพาดหัวไม่สามารถบอกเล่าเรื่องราวของคุณได้อย่างสมบูรณ์พาดหัวย่อยอาจเป็นประโยชน์ อย่างไรก็ตามควรพิจารณาอย่างจริงจังว่าการเขียนบรรทัดแรกของคุณใหม่อาจส่งผลกระทบมากกว่านี้หรือไม่ เช่นเดียวกับบรรทัดแรกพาดหัวย่อยจะอยู่กึ่งกลางของหน้าหรือหน้าจอ

Word to the wise: ในฐานะบรรณาธิการหัวข้อย่อยเคยทำให้ฉันรู้สึกแย่เพราะมันดูอึดอัดในโครงร่างคอลัมน์เฉพาะของเรา ดังนั้นฉันมักจะลบทิ้ง

สถานที่และเรื่องราววันที่

สิ่งนี้ควรอธิบายได้ด้วยตนเอง ตำแหน่งนี้อยู่ที่ขอบด้านซ้ายหรืออย่างที่ฉันเคยเห็นในบางครั้งที่จุดเริ่มต้นของย่อหน้าแรก

ร่างกาย

บอกเล่าเรื่องราวของคุณในโครงสร้างปิรามิดกลับหัวที่ระบุไว้ข้างต้น เขียนข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณในบุคคลที่สามเสมอ ทำไม? เพราะนี่คือเรื่องราวเกี่ยวกับคุณไม่ใช่คุณเล่าเรื่องของคุณ ดังนั้นหลีกเลี่ยง "ฉัน" และ "เรา" เมื่อพูดถึงเรื่องราวของคุณเว้นแต่จะรวมอยู่ในคำพูด ตัวอย่าง: "เราภูมิใจที่จะประกาศให้ทราบถึงนวัตกรรมใหม่นี้" Mr. Small Business กล่าว ทำให้สั้นและตรงประเด็นการ จำกัด ข้อความเรื่องราวทั้งหมดประมาณ 500 คำหรือน้อยกว่านั้นเป็นเป้าหมายที่ดี

เกี่ยวกับข้อมูล (ไม่บังคับ)

ฉันเคยเห็นข่าวประชาสัมพันธ์บ่อยครั้งที่สรุปเรื่องราวด้วยย่อหน้าเกี่ยวกับองค์กรที่ส่งหนังสือเผยแพร่ บรรณาธิการอาจรวมไว้ด้วย (ซึ่งเป็นชัยชนะสำหรับผู้ส่ง) แต่มักจะถูกตัดออกเนื่องจากข้อ จำกัด ของพื้นที่และอาจถูกมองว่าเป็นการส่งเสริมการขายมากเกินไป ค่าที่รวมไว้คือหากผู้แก้ไขไม่คุ้นเคยกับผู้ส่ง (เช่นเดียวกับธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมาก) จะสามารถช่วยผู้แก้ไขตรวจสอบความน่าเชื่อถือของผู้ส่งได้ เช่นเดียวกับเนื้อหาของเอกสารสิ่งนี้ถูกเขียนโดยบุคคลที่สามและรวมอยู่ในจำนวนคำทั้งหมดสำหรับการเปิดตัว

ข้อมูลติดต่อ

บรรณาธิการนักเขียนและผู้สื่อข่าวอาจต้องการชี้แจงข้อมูลก่อนเผยแพร่ข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณ ดังนั้นรวมวิธีที่ดีที่สุดในการติดต่อคุณ (โทรศัพท์อีเมล ฯลฯ) และรวมเว็บไซต์ของคุณ แต่อย่าแปลกใจถ้าไม่มีใครติดต่อคุณและ - เซอร์ไพรส์! - คุณจะเห็นเรื่องราวของคุณปรากฏขึ้น ระวังว่าเมื่อคุณส่งข่าวประชาสัมพันธ์คุณกำลังบอกสื่อว่าไม่เป็นไรที่จะเผยแพร่และเผยแพร่ต่อสาธารณะได้! ระวังว่าสิ่งที่คุณเขียนคือสิ่งที่คุณต้องการฟังในข่าวภาคค่ำ

สัญกรณ์ ### หรือ END

สิ่งนี้เป็นการบอกสื่อว่าไม่มีข้อมูลเพิ่มเติมที่ต้องพิจารณาและวางไว้ที่ด้านล่างของรุ่น บางคนยังใส่จำนวนคำของรุ่นไว้ตอนท้าย (ไม่บังคับ) สัญกรณ์เหล่านี้เป็นปัญหามากกว่าในสมัยก่อนเมื่อข่าวประชาสัมพันธ์เป็นบรรทัดฐานและบรรณาธิการจำเป็นต้องทราบว่ามีเรื่องราวมากกว่านี้ในหลายหน้า แต่ก็ยังคุ้มค่าที่จะทำไม่ว่าจะเป็นอย่างไร

โปรดทราบว่าหากเอกสารเผยแพร่ทางกายภาพของคุณล้นออกมาในหลายหน้าการใส่เครื่องหมายเพิ่มเติมที่ท้ายหน้าจะเป็นการแจ้งเตือนเจ้าหน้าที่กองบรรณาธิการว่ามีข้อมูลเพิ่มเติมที่ต้องพิจารณาก่อนสิ้นสุด

เคล็ดลับเบ็ดเตล็ดเพิ่มเติม:

ไม่มีฟอนต์ขี้ขลาดหรือการจัดรูปแบบแฟนซี สิ่งพิมพ์จะจัดรูปแบบข้อมูลของคุณสำหรับการเผยแพร่ตามที่เห็นสมควร การใช้แบบอักษรมาตรฐานเช่น Times New Roman หรือ Helvetica ช่วยให้บรรณาธิการอ่านได้ง่ายขึ้นและช่วยสร้างแบรนด์ให้คุณเป็นมืออาชีพ
มีชุดสื่อ นอกจากข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณแล้วขอแนะนำให้มีชุดสื่อ ปัจจุบันชุดสื่อดิจิทัลบนเว็บไซต์เป็นที่นิยมเนื่องจากมีต้นทุนต่ำและสื่อเข้าถึงได้ง่าย

คุณส่งข่าวประชาสัมพันธ์ไปที่ใด

สิ่งพิมพ์ขนาดใหญ่มักมีบรรณาธิการหลายคนแต่ละคนทุ่มเทให้กับ จังหวะที่ เฉพาะเจาะจงซึ่งหมายความว่าครอบคลุมส่วนเฉพาะของอุตสาหกรรมตำแหน่งทางภูมิศาสตร์หรือประเภทของเรื่องราว อีกครั้งโปรดดูเว็บไซต์ของสื่อเพื่อดูว่าใครจะเป็นผู้สมัครบรรณาธิการในอุดมคติของคุณและพวกเขาต้องการได้รับการติดต่ออย่างไร

ที่สำคัญคือโดยปกติคุณจะส่งไปให้บรรณาธิการ สำหรับสื่อขนาดเล็กอาจมีหนึ่งคนที่เป็นผู้พิมพ์บรรณาธิการนักข่าวและนักเขียน! ตรวจสอบเว็บไซต์ของร้านสื่อเพื่อระบุการติดต่อที่เหมาะสม

หรือบางคนชอบที่จะเผยแพร่ข่าวประชาสัมพันธ์ด้วยความช่วยเหลือของข่าวประชาสัมพันธ์และบริการประชาสัมพันธ์ ตัวอย่างจะเป็น PRWeb บริการเหล่านี้สามารถเผยแพร่ข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณไปยังสื่อหลายร้อยหรือหลายพันแห่ง ซึ่งอาจมีประสิทธิภาพ แต่ก็อาจมีราคาแพงเนื่องจากบริการเหล่านี้มักจะเรียกเก็บค่าธรรมเนียมต่อข่าวประชาสัมพันธ์หรือค่าธรรมเนียมการสมัครสมาชิกรายเดือน นอกจากนี้ควรพิจารณาด้วยว่าหากเรื่องราวของคุณมีความสนใจในท้องถิ่นเท่านั้นการเผยแพร่ในวงกว้างอาจต่อต้านและมีราคาแพง

นอกจากนี้ยังสามารถพิจารณาบริการเผยแพร่ข่าวประชาสัมพันธ์ฟรีได้ แต่อาจไม่สามารถเข้าถึงบริการแบบชำระเงินได้และอาจส่งข่าวสารของคุณไปยังสื่อที่ไม่เกี่ยวข้อง พิจารณาความสามารถและค่าใช้จ่ายของบริการแต่ละรายการอย่างรอบคอบก่อนที่จะไปเส้นทางนี้

การพัฒนาความสัมพันธ์กับสื่อหลักสำหรับอุตสาหกรรมและผู้ชมของคุณจะคุ้มค่า จากนั้นเมื่อบรรณาธิการหรือผู้รายงานได้รับการเผยแพร่ของคุณพวกเขาอาจเต็มใจที่จะพิจารณาเรื่องราวของคุณเพื่อรวมเข้าด้วยกัน นอกจากนี้การเผยแพร่ข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณไปยังสื่อไม่ใช่วิธีเดียวในการเผยแพร่เรื่องราวของคุณ การส่งข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณไปยังลูกค้าและการเผยแพร่ผ่านโซเชียลมีเดียนั้นมีประสิทธิภาพและคุ้มค่ามากเช่นกัน

คุณสามารถส่งอีเมลข่าวประชาสัมพันธ์ได้หรือไม่?

ข่าวประชาสัมพันธ์ทางอีเมลเป็นเรื่องปกติมากและเป็นที่ต้องการในปัจจุบัน อย่างไรก็ตามสื่อทุกช่องมีความแตกต่างกัน ตรวจสอบช่องหรือเว็บไซต์สิ่งพิมพ์สำหรับคำแนะนำในการส่ง

คุณควรติดตามบรรณาธิการเกี่ยวกับข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณอย่างไร?

ตอนที่ฉันทำประชาสัมพันธ์เกี่ยวกับอุตสาหกรรมงานแสดงสินค้าฉันจำได้ว่าโทรหาบรรณาธิการและทำให้พวกเขาคลั่งไคล้ด้วยการโทรติดตาม เฮ้ฉันเพิ่งทำงานของฉัน แต่แล้วเมื่อฉันอยู่อีกด้านหนึ่งในฐานะบรรณาธิการการได้รับการโทรติดตามทำให้ฉันแทบคลั่ง!

หากคุณไม่ได้สร้างความสัมพันธ์กับบรรณาธิการหรือผู้สื่อข่าวที่ยินดีต้อนรับการโทรของคุณโปรดระมัดระวังในการติดตามข่าวประชาสัมพันธ์ที่คุณส่งไป สิ่งหนึ่งที่คุณไม่ต้องการสร้างชื่อเสียงคือการเป็นศัตรูพืช ใช้มารยาททางธุรกิจที่เหมาะสมเสมอเมื่อติดตามทางโทรศัพท์

หากพวกเขาไม่ได้รับรุ่นของคุณเพื่อเผยแพร่หรือติดต่อคุณเพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติมนั่นเป็นสัญญาณว่าคุณไม่ได้สนใจอะไรเลย.. อย่างน้อยก็ไม่ใช่วันนี้ อย่าเพิ่งท้อใจ ส่งเรื่องราวที่น่าสนใจและเกี่ยวข้องไปยังสื่อที่มีคุณค่ามากที่สุดสำหรับคุณและผู้ชมของคุณ พวกเขาไม่เรียกมันว่า "สื่อหารายได้" โดยเปล่าประโยชน์!

จากโต๊ะบรรณาธิการ: ฉันตัดสินใจได้อย่างไรว่าจะเรียกใช้ข่าวประชาสัมพันธ์ใด

ในฐานะบรรณาธิการหนังสือพิมพ์การค้ามานานกว่า 15 ปีนี่คือคำถามบางส่วนที่จะเข้ามาในใจของฉันเมื่อฉันพิจารณากองข่าวประชาสัมพันธ์ที่จะใช้:

มีความสำคัญในท้องถิ่นหรือไม่? เนื่องจากสิ่งพิมพ์ที่ฉันแก้ไขเป็นแบบท้องถิ่นข่าวท้องถิ่นจึงมาก่อน
มีกำหนดเวลาหรือวันประกาศสำคัญที่ผู้ชมควรทราบหรือไม่?
ข่าวมีความเกี่ยวข้องและสำคัญสำหรับผู้ชมหรืออุตสาหกรรมที่สิ่งพิมพ์ให้บริการหรือไม่?
นี่เป็นข่าวจริงหรือ? หรือควรพิจารณาคุณสมบัติหรือวัสดุฟิลเลอร์?
แหล่งที่มาน่าเชื่อถือหรือไม่?