มารยาทในการใช้อีเมลสำนักงานสำหรับผู้จัดการ

การส่งอีเมลไปยังพนักงานจากที่บ้านควรทำในกรณีฉุกเฉินที่รุนแรงเท่านั้น เวลาส่วนใหญ่คุณควรนอนกับมันและเขียนอีเมลในที่ทำงานในวันรุ่งขึ้นเมื่อคุณมีความคิดที่ชัดเจน

อะไรจะดีไปกว่า: อีเมลหรือการสื่อสารแบบตัวต่อตัว

ผู้จัดการมักใช้อีเมลเพื่อสื่อสารข้อมูลสำคัญกับพนักงานของตนอย่างรวดเร็ว แต่ถ้าไม่ใช้อย่างรอบคอบผู้จัดการที่พึ่งพาอีเมลมากเกินไปเมื่อพวกเขาควรสนทนาแบบเห็นหน้ากับพนักงานอาจก่อให้เกิดผลเสียมากกว่าผลดี ปฏิบัติตามคำแนะนำง่ายๆเหล่านี้เพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทางอีเมลทั่วไปที่บ่อนทำลายอำนาจของคุณและทำให้พนักงานของคุณแปลกแยก

7 ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ผู้จัดการสร้างขึ้น

ในสำนักงานส่วนใหญ่อีเมลเป็นวิธีการที่โดดเด่นในการสื่อสารระหว่างสำนักงานเมื่อไม่สามารถประชุมแบบตัวต่อตัวได้ กล่าวคือมีบางสถานการณ์ที่การใช้อีเมลสื่อสารระหว่างผู้จัดการและผู้ใต้บังคับบัญชาไม่เหมาะสม

ต่อไปนี้เป็นข้อผิดพลาดทางอีเมลทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยงหากคุณต้องการรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับพนักงานของคุณ

คุณซ่อนตัวอยู่หลังคอมพิวเตอร์เพื่อหลีกเลี่ยงความขัดแย้งในที่ทำงานหรือไม่?

Microsoft Office

1. อย่าใช้อีเมลเพื่อหลีกเลี่ยงใครบางคน

ห้ามใช้อีเมลเพื่อดำเนินการทางวินัยการตรวจสอบประสิทธิภาพหรือปัญหาที่ละเอียดอ่อนอื่น ๆ การสื่อสารข่าวร้ายทางอีเมลทำลายความน่าเชื่อถือของคุณในฐานะผู้นำ คุณต้องการให้พนักงานรู้ว่าคุณสามารถวางใจได้ในการจัดการกับปัญหาที่ยากลำบากด้วยตนเอง ให้ความเคารพแก่พนักงานของคุณที่สมควรได้รับแม้ในขณะที่คุณกำลังลงโทษพวกเขาและมีการประชุมแบบตัวต่อตัว

ในฐานะผู้จัดการหากคุณได้รับข้อความอีเมลที่สร้างความสับสนจากผู้ใต้บังคับบัญชาแทนที่จะตอบสนองด้วยการส่งอีเมลอื่นรับโทรศัพท์หรืออินเตอร์คอมและขอให้ผู้ใต้บังคับบัญชาชี้แจงอีเมลด้วยตนเอง หากการส่งข้อความอีเมลไม่เป็นไปตามวัตถุประสงค์การสื่อสารของคุณในฐานะผู้จัดการคุณมีหน้าที่รับผิดชอบในการหยุดวงจรของอีเมลแบบวงกลมและเริ่มสื่อสารอย่างชัดเจน

ก่อนที่คุณจะส่งอีเมลไปหาเพื่อนร่วมงานของคุณที่โต๊ะทำงานสองโต๊ะให้ถามตัวเองว่าการสนทนาแบบเห็นหน้าจะเหมาะสมกว่า

2. อย่าประเมินความคงทนของอีเมลต่ำเกินไป

อย่าลืมว่าสิ่งที่คุณเขียนในอีเมลจะกลายเป็นบันทึกการสื่อสารของคุณอย่างถาวรพร้อมด้วยการประทับวันที่และเวลา ทุกสิ่งที่คุณเขียนในอีเมลสามารถนำไปใช้ในศาลสำหรับคดีเลิกจ้างโดยมิชอบได้ อีเมลสามารถขุดพิมพ์และ / หรือส่งต่อนอกสำนักงานได้ง่ายกว่ากระดาษบันทึกแบบเดิม ๆ

หากคุณรู้สึกไม่สบายใจให้หยุดพักและสงบสติอารมณ์ก่อนส่งอีเมลถึงเจ้าหน้าที่ เมื่อส่งอีเมลโกรธแล้วจะไม่สามารถนำกลับมาได้ดังนั้นควรเลือกคำพูดของคุณอย่างรอบคอบ

3. อย่าใช้ภาษาที่ก้าวร้าวแฝงในอีเมล

หากคุณรู้สึกว่าตัวเองมีปฏิกิริยาอย่างรุนแรงต่ออีเมลหรือโทรศัพท์หรือการสนทนาในการประชุมเมื่อเร็ว ๆ นี้ให้นั่งจมอยู่กับความรู้สึกของคุณสักสองสามนาที จากนั้นตัดสินใจว่าการเขียนและส่งอีเมลเป็นการตอบสนองที่เหมาะสมที่สุดหรือไม่ (เมื่ออารมณ์ถูกชาร์จมักจะไม่เป็นเช่นนั้น)

เมื่อคุณต้องตอบสนองต่อสถานการณ์ที่ยากลำบากทางอีเมลให้ดูน้ำเสียงที่คุณใช้ ปฏิบัติต่อการสื่อสารทางอีเมลของคุณเช่นเดียวกับการบันทึก หลีกเลี่ยงการใช้ภาษาที่หยาบคายก้าวร้าวและการถากถางโดยไม่เสียค่าใช้จ่ายใด ๆ เว้นแต่คุณต้องการทำให้พนักงานเสื่อมเสียชื่อเสียงอย่างรุนแรงและสร้างอุปสรรคในการสื่อสารที่ผ่านไม่ได้

เพื่อหลีกเลี่ยงการใช้ภาษาก้าวร้าวแฝงในอีเมลของคุณและปรับปรุงการเปิดรับหลังจากส่งข้อความแล้วให้ระบุความรู้สึกของคุณให้ชัดเจนที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ในข้อความเริ่มต้น ผู้จัดการที่มีประสิทธิผลรู้ดีว่าการเสริมแรงในเชิงบวกมีความสำคัญพอ ๆ กับการวิจารณ์เชิงสร้างสรรค์ แต่ถ้าการเสริมแรงเชิงบวกนั้นคลุมเครือเกินไปหรือฝังไว้ที่ด้านล่างของข้อความอีเมลพนักงานของคุณอาจไม่ 'ได้ยิน'

4. อย่ารวม (CC) หลายคนเกินไป

อย่านำบุคคลอื่นเข้าสู่การสนทนาทางอีเมลโดยไม่ขออนุญาตจากผู้เข้าร่วมเดิมก่อน หากคุณกำลังสนทนาทางอีเมลไปมากับเจ้าหน้าที่คนอื่น แต่อยู่ที่ไหนสักแห่งในชุดข้อความต่อเนื่องคุณคิดว่าบุคคลอื่นอาจต้องมีส่วนร่วมก่อนที่จะส่งสำเนาถึงพวกเขาโปรดแจ้งให้บุคคลที่คุณเคยติดต่อด้วยทราบมาก่อน คุณส่งข้อความ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณอธิบายเหตุผลที่คุณต้องการเชิญบุคคลนั้นเข้าร่วมการสนทนาและมีความชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่คุณตั้งใจจะพูด ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเขียนบางอย่างเช่น: "ฉันคิดว่าเจนอาจช่วยเราหาวิธีแก้ ปัญหา X ได้ จริงๆเธอทำงานในแผนก XYZ มา 10 ปีแล้วและฉันอยากได้ข้อมูลเชิงลึกจากเธอฉันขอส่งสำเนาชุดข้อความอีเมลนี้ให้เธอและขอ ABC ได้ไหม ?”

5. ใช้ BCC อย่างระมัดระวัง

ควรใช้ฟังก์ชัน BCC (blind carbon copy) เพื่อเก็บที่อยู่อีเมลของผู้อื่นไว้ในอีเมลกลุ่มเป็นความลับ ไม่ควรใช้เพื่อแอบส่งการสนทนาทางอีเมลส่วนตัวถึงคนอื่นโดยที่อีกฝ่ายไม่รู้ เว้นแต่คุณจะมีเหตุผลที่สมเหตุสมผล (เช่นความปลอดภัยของใครบางคนมีความเสี่ยงหากคุณไม่ส่งข้อความ BCC) เนื่องจากความไม่โปร่งใสเกี่ยวกับสถานที่ที่คุณส่งข้อความการใช้ฟังก์ชัน BCC ก็เหมือนกับการกระซิบข้างหลังใครบางคนในที่ทำงาน มันไม่สุภาพและไม่เป็นมืออาชีพ และในบางกรณีการส่งต่อหรือคัดลอกข้อความไปยังผู้รับที่ไม่ได้ตั้งใจอาจทำให้คุณยุ่งเกี่ยวกับกฎหมายได้

6. อย่าลืมให้ความเป็นธรรม

ผู้จัดการที่มีประสิทธิผลพยายามที่จะได้รับความยุติธรรมเสมอ: หากคุณเป็นผู้จัดการที่ใส่ใจในการติดต่อกับพนักงานของคุณด้วยความยุติธรรมเอาใจใส่และมั่นคงคุณจะเห็นว่าการส่งข้อความอีเมลไม่ใช่วิธีที่ดีที่สุดในการเข้าถึงพนักงานของคุณเสมอไป

Lee Iacocca มีคำแนะนำในการให้ข้อเสนอแนะแก่ผู้อื่น:

นี่เป็นคำแนะนำที่เหมาะสมและทันท่วงทีเมื่อนำไปใช้กับการสื่อสารกับพนักงานทางอีเมล

7. ดูภาษาของคุณ

หากคุณต้องการเป็นผู้นำและนักสื่อสารที่มีประสิทธิภาพให้ใส่ใจกับภาษาที่คุณใช้เมื่อส่งอีเมลถึงพนักงานของคุณ มีวลีบางอย่างที่สามารถบั่นทอนข้อความของคุณและทำให้ผู้อ่านเสียเวลา วลีดังกล่าวมีอยู่ในอินโฟกราฟิกที่มีประโยชน์ซึ่งโพสต์บน Inc.com: 21 ประโยคที่คุณไม่ควรรวมไว้ในอีเมล

"ฉันถามคำถามได้ไหม" เพียงแค่ถามคำถามต่อไป อย่านำหน้าโดยขออนุญาตสอบถาม หากคุณกำลังใช้วลี "ฉันถามคำถามคุณได้ไหม" เป็นวิธีในการนำเสนอหัวข้อที่ละเอียดอ่อนนั่นเป็นสัญญาณว่าคำถามของคุณเป็นเรื่องส่วนตัวเกินไปสำหรับอีเมลหากคุณต้องถามคำถามส่วนตัวให้ทำแบบเห็นหน้าไม่ใช่ทางอีเมลเมื่อผู้รับของคุณอาจมีข้อกังวลที่ชอบ สิ่งที่อาจเกิดขึ้นกับคำตอบของพวกเขาที่แชร์ทางอีเมล
"สิ่งนี้อาจใช้ไม่ได้กับคุณ?" ทำไมคุณถึงส่งมาให้ฉันผู้อ่านอาจสงสัย
“ นั่นเข้าท่าไหม” หากคุณไม่แน่ใจว่าสิ่งที่คุณเขียนในอีเมลถึงเจ้าหน้าที่จะเข้าใจได้นั่นเป็นสัญญาณว่าคุณต้องเขียนอีเมลของคุณใหม่จนกว่าคุณจะแน่ใจว่าสิ่งที่คุณพูดนั้นชัดเจนและตรงไปตรงมา