ฝ่ายทรัพยากรบุคคล: ทำการวิเคราะห์งาน - ข้อดีข้อเสีย

เป้าหมายโดยทั่วไปของการวิเคราะห์งานคือการรักษาพนักงานปัจจุบันโดยไม่ทำให้งานล้นมือ อย่างไรก็ตามวัตถุประสงค์สูงสุดของการวิเคราะห์งานคือการกำหนดรายละเอียดงาน จำเป็นต้องมีรายละเอียดงานเพื่อจ้างพนักงานที่มีคุณสมบัติเหมาะสมที่สุดสำหรับตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่ง เมื่อคุณวิเคราะห์งานเสร็จแล้วคุณจะเข้าใจได้ดีที่สุดว่าตำแหน่งงานและความรับผิดชอบใดที่ต้องการ

สิ่งนี้สามารถช่วยให้ฝ่ายบริหารตัดสินใจได้ว่าจะจ้างพนักงานเต็มเวลานอกเวลาสัญญาหรือลูกจ้างชั่วคราว การรู้ข้อเสียของการวิเคราะห์งานจะช่วยในการดำเนินการได้เช่นกัน คุณจะได้รับอาวุธสำหรับการต่อสู้หากเกิดการปะทะกันระหว่างพนักงาน

บทความนี้จะตรวจสอบประวัติความเป็นมาของการวิเคราะห์งานมุมมองต่างๆของการวิเคราะห์งานคำจำกัดความอย่างเป็นทางการของการวิเคราะห์งานเมื่อเสร็จแล้วทำไมจึงเสร็จข้อเสียของการทำวิธีการทำงานให้สำเร็จ (เฉพาะและ วิธีการดั้งเดิม) และลิงค์สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

Michele Jones

Michele Jones

ทฤษฎีการวิเคราะห์งานเกิดจากนักจิตวิทยาสองคนคือ Fredrick Taylor และ Lillian Moller Gilbreth ในช่วงต้นศตวรรษที่ 20 (Muchinsky, 2012)

ลองนึกภาพตัวเองเป็นพนักงาน…

คุณยุ่ง. คุณมีตารางเต็มวัน คุณทราบมาโดยตลอดว่าคุณและพนักงานบันทึกข้อมูลบางอย่างที่เหมือนกันงานของคุณจึงทับซ้อนกัน อย่างไรก็ตามคุณก็รู้ด้วยว่าการยุ่งทำให้วันของคุณผ่านไปเร็วขึ้นดังนั้นคุณจึงไม่เคยชี้ให้เห็นเรื่องนี้

ทันใดนั้นคุณก็ถูกขัดจังหวะ คุณถูกเรียกเข้าร่วมการประชุมและได้รับคำแนะนำเกี่ยวกับการวิเคราะห์งานในส่วนของคุณให้เสร็จสมบูรณ์ซึ่งจากสิ่งที่คุณเข้าใจได้นั้นเป็นเพียงคำพูดที่สวยงามสำหรับบอกว่าคุณทำอะไรในระหว่างวัน

ส่วนที่ไม่ปลอดภัยของคุณคิดว่า“ ทำไมพวกเขาต้องรู้ว่าฉันทำอะไรทั้งวัน ฉันทำงานเสร็จแล้วใช่ไหม พวกเขาพยายามเรียนรู้สิ่งที่ฉันทำทั้งวันเพื่อที่พวกเขาจะได้ส่งต่อหน้าที่ให้คนอื่น ๆ หรือ พวกเขาอยู่ระหว่างปล่อยฉันไปงั้นเหรอ? บางทีฉันไม่ควรซื่อสัตย์อย่างสมบูรณ์ บางทีฉันควรเพิ่มหน้าที่ให้มากขึ้นตามความต้องการตำแหน่งของฉัน…”

ลองนึกภาพตัวเองว่าเป็นตัวแทนฝ่ายทรัพยากรบุคคล…

คณะกรรมการ บริษัท ได้ตัดสินใจว่าต้องการให้คุณทำการวิเคราะห์งานเกี่ยวกับพนักงานทุกคนใน บริษัท คุณรู้วิธีมากมายในการทำงานนี้ให้สำเร็จ แต่คุณก็รู้ด้วยว่ามีข้อผิดพลาดที่เกี่ยวข้อง

ปัจจุบันปัญหาที่คุณกำลังเผชิญอยู่ในฝ่ายทรัพยากรบุคคล ได้แก่ ข้อพิพาทระหว่างพนักงานเกี่ยวกับผู้ที่รับผิดชอบข้อพิพาทระหว่างพนักงานเกี่ยวกับผู้รับผิดชอบงานใดและข้อพิพาทระหว่างพนักงานเกี่ยวกับผู้ที่บรรลุความสำเร็จ

กล่าวอีกนัยหนึ่งคุณกำลังทะเลาะวิวาทกันในหมู่พนักงาน แน่นอนว่านี่เป็นส่วนหนึ่งของงาน ปัญหาคือข้อพิพาทเหล่านี้ส่งผลโดยตรงต่องานนี้ ความพยายามที่จะค้นหาว่าใครคือหัวหน้างาน "ตัวจริง" ใครทำหน้าที่อะไรและใครทำให้ความสำเร็จใดสำเร็จเป็นสิ่งที่ต้องเป็นส่วนหนึ่งของการวิเคราะห์งาน

ข้อดีอย่างหนึ่งของการวิเคราะห์งานคือสามารถ จำกัด การทะเลาะวิวาททางการเมืองได้โดยการชี้แจงความสัมพันธ์ในการรายงานและขอบเขตความรับผิดชอบดังนั้นปัญหานี้จึงสามารถแก้ไขได้ด้วยตนเอง (Fisher, Schoenfeldt, & Shaw, 2006)

ดังนั้นแม้ว่าการวิเคราะห์งานจะมีข้อดีและจุดประสงค์ที่สำคัญ แต่ทั้งพนักงานและนักวิเคราะห์งานอาจมีปัญหากับงานนี้ ไม่ว่าคุณจะเป็นพนักงานหรือนักวิเคราะห์งานลองนึกภาพอีกด้านหนึ่งของเหรียญเพื่อดูว่ามีปัญหาอะไรเกิดขึ้นบ้าง

Michele Jones

การวิเคราะห์งานคืออะไร?

การวิเคราะห์งานเป็นขั้นตอนที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลรวบรวมเอกสารและวิเคราะห์ข้อมูลเกี่ยวกับเนื้อหาและข้อกำหนดของงาน แสดงให้เห็นถึงความสัมพันธ์ที่ชัดเจนระหว่างงานในงานกับความรู้ทักษะและความสามารถที่จำเป็นในการปฏิบัติงาน (สำนักงานบริหารงานบุคคลแห่งสหรัฐอเมริกา, 2007)

เพื่อให้ได้การวิเคราะห์ที่ถูกต้องฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรพึ่งพาหัวหน้างานและพนักงานเพื่อให้การวิเคราะห์งานเสร็จสมบูรณ์แผนผังองค์กรของแผนกและข้อมูลอื่น ๆ เกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในแผนกที่ส่งผลกระทบต่อตำแหน่งนั้น ๆ

Michele Jones

ฝ่ายทรัพยากรบุคคลมักจะทำการวิเคราะห์งานเมื่อใด

• เมื่อเกิดการควบรวมหรือซื้อกิจการ
• เมื่อ บริษัท ใหม่เข้าครอบครอง บริษัท เก่า
• เมื่อ บริษัท ทำการประเมินผลงาน
• เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงใน บริษัท

Michele Jones

Unites States Department of Labor ได้สร้างฐานข้อมูลรายละเอียดงาน 20,000 รายการโดยอาศัยการวิเคราะห์งานที่ทำโดยฝ่ายทรัพยากรบุคคล ฐานข้อมูลเรียกว่า O'NET ค้นหาได้ฟรีและมี Career Exploration Tool ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้เรียนรู้เกี่ยวกับอาชีพใหม่ ๆ สำรวจพจนานุกรมออนไลน์ของชื่อเรื่องอาชีพ (O'NET) ที่สร้างโดยกระทรวงแรงงานแห่งสหพันธ์สหรัฐอเมริกาในวันนี้เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม

Michele Jones

เหตุใดการวิเคราะห์งานจึงเสร็จสิ้น

1. ระบุสิ่งที่ต้องทำเพื่อให้งานสำเร็จโดยทำความเข้าใจ:

• วิธีการทำงาน
• เมื่องานมีความจำเป็น
• ใครได้รับผลกระทบจากงาน
• คุณสมบัติใดที่จำเป็นในการปฏิบัติงาน
• มีหน้าที่และหน้าที่อะไรเป็นประจำ
• ความต้องการทางจิตใจและร่างกายอะไรบ้างที่ถือว่าจำเป็น

2. เพื่อจัดสรรใหม่กำจัดค้นพบหรือแบ่งความรับผิดชอบและหน้าที่เพิ่มเติม

3. จัดทำรายละเอียดงานและจัดทำเอกสารคุณลักษณะของตำแหน่ง

4. เพื่อปรับปรุงกระบวนการหรือขั้นตอนต่างๆ

5. พัฒนาประสิทธิภาพของพนักงานให้ดีขึ้น

6. บริหารจัดการระบบฝึกอบรมและส่งเสริมการขายอย่างมีประสิทธิภาพ

7. เพื่อช่วยให้พนักงานเพิ่มพูนความสามารถและพัฒนาอาชีพของพวกเขา

8. เพื่อค้นหาคุณภาพของพนักงานที่ดีที่สุดสำหรับแต่ละตำแหน่ง

9. พิจารณาว่าบุคคลพิการสามารถปฏิบัติงานในตำแหน่งที่มีหรือไม่มีที่พักพิเศษได้หรือไม่

10. ให้ความช่วยเหลือในการแก้ต่างทางกฎหมายเกี่ยวกับการคัดเลือกของ บริษัท หรือการกำจัดการบรรจุตำแหน่ง; สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมว่าการวิเคราะห์งานเกี่ยวข้องกับกฎหมายอย่างไรโปรดดูที่เว็บไซต์ของคณะกรรมการโอกาสในการจ้างงานที่เท่าเทียมกัน

11. จัดหมวดหมู่งานให้ถูกต้องตามตำแหน่งงานและช่วงเงินเดือนที่เหมาะสม

ทำไมการวิเคราะห์งานจึงมีข้อเสีย?

• แต่ละคนอาจได้รับการปฏิบัติไม่เหมือนกันเนื่องจากทำหน้าที่ต่างกัน
• คนงานจำนวนมากไม่ชอบที่จะปรับตัวให้เข้ากับสภาพแวดล้อมใหม่
• ทัศนคติที่ก่อกวนอาจเกิดขึ้นได้หากผู้คนรู้สึกว่าถูกคุกคามในงานของพวกเขา
• คุณสมบัติทางจิตเป็นเรื่องยากที่จะตรวจจับเนื่องจากไม่สามารถสังเกตได้โดยตรง
• หลังจากการวิเคราะห์เสร็จสิ้นแล้วอาจมีการพิจารณาว่าจะต้องตัดบางตำแหน่งออกไป
• อคติส่วนบุคคลในส่วนของนักวิเคราะห์งานสามารถบิดเบือนข้อมูลที่รวบรวมได้
• หากผู้คนรู้สึกไม่มั่นคงในตำแหน่งปัจจุบันพวกเขาอาจบิดเบือนความจริงว่าพวกเขาทำอะไรในหนึ่งวัน
• การวิเคราะห์งานใช้เวลานานมากเนื่องจากต้องการข้อมูลที่ถูกต้อง
• หากคนงานไม่เข้าใจว่าการวิเคราะห์งานคืออะไรพวกเขาอาจไม่มีส่วนร่วมในลักษณะที่เป็นประโยชน์
• การวิเคราะห์งานให้เสร็จสิ้นอาจเป็นเรื่องยากมากหากมีการเปลี่ยนงานบ่อยๆ
• การประสานงานการวิเคราะห์งานที่ครอบคลุมต้องใช้กำลังคนและความร่วมมือเป็นอย่างมาก

• เรื่องที่น่าตกใจของความล้มเหลวในการวิเคราะห์งานให้เสร็จสมบูรณ์

  เรื่องนี้เป็นตัวอย่างของข้อเสียที่เกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์งาน การจ้างผู้สมัครที่ไม่มีคุณสมบัติสำหรับตำแหน่งเป็นผลมาจากความล้มเหลวของ บริษัท นี้ในการวิเคราะห์งานที่ประสบความสำเร็จ

Michele Jones

การวิเคราะห์งานทำได้อย่างไร?

บ่อยครั้งที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลมีวิธีการวิเคราะห์งานของตนเองเพื่อสร้างรายละเอียดงานที่เหมือนกันตามวิธีการของตน อย่างไรก็ตามมีวิธีอื่นที่สามารถวิเคราะห์งานได้

มีวิธีการที่เป็นเอกลักษณ์และดั้งเดิมมากมายที่สามารถนำไปใช้ในการวิเคราะห์งานเพื่อให้พนักงานง่ายขึ้นในระหว่างกระบวนการนี้ ตัวอย่างหกวิธีในการดำเนินงานนี้จะแสดงไว้ด้านล่าง

Michele Jones

1. การมีส่วนร่วมของพนักงาน

ให้พนักงานแต่ละคนกรอกข้อมูลวิเคราะห์งาน พนักงานทุกคนควรจะต้องทำการวิเคราะห์งานให้เสร็จสมบูรณ์ หากมีคำถามหรือปัญหาใด ๆ ในการกรอกข้อมูลวิเคราะห์งานฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรช่วยเหลือพนักงานแต่ละคน

วิธีนี้จะช่วยให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลมีโอกาสที่จะเห็นว่ามีงานล้นมือหรืออาจมีการเปลี่ยนหน้าที่ แผนกสามารถวิเคราะห์ข้อมูลที่ได้รับจากพนักงานและหัวหน้างานและกำหนดว่าจะต้องมีการเปลี่ยนแปลงใด ๆ

หากตำแหน่งของพนักงานถือว่าถูกตัดออกไปโดยทั่วไปแล้วเป้าหมายของ บริษัท คือการหาบทบาทที่แตกต่างออกไปและฝึกอบรมพนักงานใหม่หากจำเป็น บริษัท ที่ดีควรเชื่อว่าบุคคลที่มีความสามารถจะต้อนรับความท้าทายของบทบาทใหม่และมีความสุขกับการเติบโตในหน้าที่การงานพร้อมกับความรับผิดชอบเพิ่มเติมที่ควบคู่ไปด้วย

Michele Jones

2. ระบบโบนัส

หลังจากการวิเคราะห์แต่ละงานเสร็จสิ้น บริษัท อาจตัดสินใจว่าควรจะออกโบนัสให้กับผู้ที่มีคุณสมบัติเหมาะสม คุณสมบัตินี้สามารถกำหนดได้จากการประเมินผลการปฏิบัติงานล่าสุดของหัวหน้างานและระยะเวลาที่พนักงานทำงานกับ บริษัท จำนวนเปอร์เซ็นต์ของโบนัสควรจะเท่ากันสำหรับพนักงานที่มีสิทธิ์ทั้งหมด

ตารางโบนัสที่กำหนดไว้เช่นนี้จะกระตุ้นให้หัวหน้างานและพนักงานมีส่วนร่วมอย่างเต็มใจและยินดีในการวิเคราะห์งาน บางทีพวกเขาอาจมองว่ามันเป็นโอกาสแทนที่จะเป็นภัยคุกคาม

นอกจากตารางโบนัสแล้วยังสามารถตั้งค่าระบบแรงจูงใจเพื่อให้ผู้ที่ถูกมองข้ามโบนัสได้รับแรงจูงใจเช่นกัน โดยพื้นฐานแล้วระบบสามารถให้“ ความหวัง” แก่พนักงานที่ไม่ได้รับโบนัส พวกเขาสามารถเรียนรู้สาเหตุที่พวกเขาไม่ได้รับโบนัสและสิ่งที่พวกเขาสามารถทำได้ในอนาคตเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของตำแหน่งของพวกเขา

Michele Jones

3. รายละเอียดของการวิเคราะห์งาน

เพื่อให้ได้การวิเคราะห์ตำแหน่งที่ถูกต้องพนักงานอาจต้องจดบันทึกกิจกรรมของตนเป็นเวลาหลายวันเพื่อสังเกตว่าพวกเขาใช้เวลาในที่ทำงานอย่างไร การวิเคราะห์งานควรได้รับการอนุมัติจากหัวหน้างานแต่ละคนด้วย

การวิเคราะห์ควรแสดงรายการ:

• ชื่อแผนก
• สรุปตำแหน่งของความรับผิดชอบโดยรวมหรือจุดประสงค์หลัก
• บัญชีรายละเอียดของงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการดำรงตำแหน่งของพวกเขา
• การประมาณระยะเวลาเฉลี่ยที่ใช้ในการปฏิบัติงานแต่ละอย่างรวมหนึ่งร้อยเปอร์เซ็นต์โดยจัดเรียงตามลำดับความสำคัญ
• รายชื่อพนักงานที่มีกิจกรรมในตำแหน่งนี้ประสานงานกับหรือดูแล
• รายการระบุประเภทของความรับผิดชอบในการกำกับดูแลที่เกี่ยวข้องเช่นการมอบหมายงานการจ้างงานหรือการประเมินผลการปฏิบัติงาน

หัวหน้างานควรอธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับประสบการณ์ขั้นต่ำการศึกษาและการออกใบอนุญาตที่จำเป็นสำหรับตำแหน่ง

Michele Jones

4. สองแนวทางในการวิเคราะห์งาน

วิธีการวิเคราะห์งานยอดนิยมสองวิธีคือเน้นงานและมุ่งเน้นผู้ปฏิบัติงาน วิธีการที่มุ่งเน้นงานจะมุ่งเน้นไปที่งานที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงาน วิธีการที่มุ่งเน้นผู้ปฏิบัติงานมุ่งมั่นที่จะตรวจสอบคุณสมบัติของมนุษย์ที่จำเป็นเพื่อที่จะทำงานให้สำเร็จ

โดยทั่วไปลักษณะเหล่านี้แบ่งออกเป็นสี่ส่วนที่เรียกว่า KSAO's:

• ความรู้
• ทักษะ
• ความสามารถ
• อื่น ๆ (บุคลิกภาพความสนใจและประสบการณ์)

Michele Jones

5. วิธีการวิเคราะห์งาน

วิธีการวิเคราะห์งานบางวิธี ได้แก่ วิธีการแบบดั้งเดิมและวิธีการเฉพาะ แผนกทรัพยากรบุคคลจำนวนมากมีวิธีการวิเคราะห์งานของตนเอง พวกเขาอาจต้องการทำเช่นนี้เนื่องจากลักษณะที่พวกเขาวางแผนที่จะใช้การวิเคราะห์งานของพวกเขา

เหตุผลหลักในการวิเคราะห์งานคือการหารายละเอียดงานที่เหมาะสม ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลหลายคนต้องการให้คำอธิบายลักษณะงานทั้งหมดคล้ายกัน พวกเขาต้องการให้มีรูปแบบเดียวกันและสร้างขึ้นโดยใช้วิธีการเดียวกัน

วิธีเฉพาะในการวิเคราะห์งาน
ตัวอย่างงาน
การวิเคราะห์ความเป็นมา
แบบสอบถาม
ข้อสังเกต - ทั้งทางตรงและทางอ้อม
สัมภาษณ์พนักงานหรือหัวหน้างาน
การสืบสวนเหตุการณ์ที่สำคัญ
ไดอารี่งาน
เทคนิค Repertory Grid
รายการตรวจสอบ
การวิเคราะห์งานตามลำดับชั้น

PAQ คืออะไร? PAQ เป็นเครื่องมือวิเคราะห์งานที่ดำเนินการโดยนักวิเคราะห์งานมืออาชีพและวัดความถูกต้องขององค์ประกอบงานของคุณสมบัติที่พบในการทดสอบความถนัด JASR คืออะไร? วิธีนี้เน้นงานและรวดเร็ว

วิธีการวิเคราะห์งานแบบดั้งเดิม
สัมภาษณ์ส่วนตัว
แบบสำรวจ
การประเมินการทำงาน
สัมภาษณ์ทางโทรศัพท์
การทบทวนขั้นตอนและกระบวนการ
แบบสอบถามการวิเคราะห์ตำแหน่ง (PAQ)
การสัมภาษณ์เหตุการณ์ตามพฤติกรรม
การวิเคราะห์งานด้วยความเร็วของความเป็นจริง (JASR)
แผ่นงานการวิเคราะห์งาน

Michele Jones

6. ขั้นตอนการวิเคราะห์งาน 6 ขั้นตอน

หลาย บริษัท ใช้กระบวนการหกขั้นตอนในการวิเคราะห์งาน โดยปกติจะจัดเรียงดังนี้:

1. รวบรวมข้อมูลและตัดสินใจว่าจะใช้อย่างไรให้ดีที่สุด ซึ่งอาจรวมถึงการเขียนคำบรรยายลักษณะงานกำหนดมาตรฐานการปฏิบัติงานหรือทำการศึกษาเพิ่มเติมเกี่ยวกับการประกอบอาชีพ
2. แสดงรายการงานและคุณสมบัติที่จำเป็นในการทำงานให้สำเร็จ ตรวจสอบแผนภูมิองค์กรและแผนภูมิกระบวนการ
3. ระบุงานที่สำคัญหรืองานตัวแทนสำหรับการวิเคราะห์หลัก
4. วิเคราะห์งานโดยรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรมของงานสภาพการทำงานและความสามารถที่จำเป็นในการปฏิบัติงาน ให้คะแนนความสามารถระบุความสามารถที่สำคัญที่สุด
5. ทบทวนข้อสรุปร่วมกับคนงานและหัวหน้างานของเขาหรือเธอ เมื่อได้รับการยืนยันแล้วให้กำจัดงานที่ไม่เชื่อมโยงกับความสามารถ
6. จัดทำเอกสารการค้นพบทั้งหมดและพัฒนารายละเอียดงานที่ถูกต้องพร้อมข้อมูลจำเพาะของงาน

Michele Jones

อาจเป็นสิ่งที่ยากที่สุด แต่สิ่งที่สำคัญที่สุดในการวิเคราะห์งานคือการให้ทุกคนเข้าร่วม มีตัวเลือกมากมายในบทความนี้เพื่อเป็นแนวทางในการบรรลุเป้าหมายนี้ บันทึกการประชุมอย่างเป็นทางการหรือการสัมภาษณ์ตัวต่อตัวอาจจะดีที่สุด การอธิบายให้ผู้เข้าร่วมวิเคราะห์งานทราบถึงสาเหตุที่ทำให้งานเสร็จสมบูรณ์อาจช่วยให้พวกเขาเข้าใจการตัดสินใจของ บริษัท ได้เป็นอย่างดี

การสาธิตโอเน็ต - การวิเคราะห์งาน

อ้างอิง

ฟิชเชอร์, CD, Schoenfeldt, LF, & Shaw, JB (2006) การจัดการทรัพยากรมนุษย์ (6th ed.). บอสตัน: Houghton Mifflin

Muchinsky, PM (2012). จิตวิทยาประยุกต์ในการทำงาน. ซัมเมอร์ฟิลด์: Hypergraphic Press Inc.

สำนักงานบริหารงานบุคคลแห่งสหรัฐอเมริกา (2550). คู่มือการตรวจสอบการปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมาย: คู่มือสำหรับหน่วยงานของรัฐบาลกลางที่ตรวจสอบสำนักงาน สืบค้นเมื่อ 30 พฤศจิกายน 2556 จาก