อธิบาย 4 ขั้นตอนของการประชุมที่มีประสิทธิภาพ

ภาพถ่ายโดย rawpixel.com ผ่าน Unsplash

ในเกือบทุกตอนของ The Office เวอร์ชันอเมริกันMichael Scott ที่เล่นโวหารของ Steve Carell พาพนักงานของเขาเข้าไปในห้องประชุมเพื่อการประชุมที่เริ่มต้นอย่างไม่ดีไปไหนมาไหนและมักจะจบลงด้วยการถูกคุกคามด้วยการเลิกจ้างการบาดเจ็บทางร่างกายหรือไม่พึงประสงค์ กอด. ในชีวิตจริงการประชุมในที่ทำงาน (หรือการประชุมที่ใดก็ได้ไม่ว่าจะเป็นคริสตจักรโปรแกรมหลังเลิกเรียนหรือแม้แต่การนั่งคุยกับครอบครัวของคุณ) อาจทำให้รู้สึกอึดอัดและไม่สบายตัวเท่ากัน หากประเด็นคือการระดมความคิดและบรรลุแนวทางแก้ไขในท้ายที่สุดการรวมตัวกันรอบโต๊ะประชุมคณะกรรมการหรือปัดเศษพนักงาน 40 คนผ่าน Zoom โดยไม่มีทิศทางที่กำหนดก็เหมือนกับการกระโดดในเรือใบโดยไม่มีใบเรือ คุณจริงจังไม่ไปไหน

ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อการประชุมที่ดีขึ้นซึ่งเริ่มต้นและสิ้นสุดลงอย่างแข็งแกร่งพร้อมกับความคืบหน้ามากมายที่เกิดขึ้นระหว่างนั้น

เคล็ดลับในการประชุมที่มีประสิทธิผล

เลือกเวลาและสถานที่ที่จะไม่กวนใจสมาชิก การมีประชุมหนึ่งชั่วโมงก่อนรับประทานอาหารกลางวันในสำนักงานตรงข้ามโรงอาหารจะไม่น่าสนใจสำหรับผู้เข้าร่วมประชุม
หากคุณสามารถจัดการประชุมได้จริงให้ทำ ไม่มีเหตุผลที่จะขอให้ผู้คนเปลี่ยนวันเพื่อพบปะกันในสถานที่เดียวอีกต่อไป
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าวัตถุประสงค์ของคุณมีวัตถุประสงค์ที่มั่นคงและแน่นอน การประชุมเพื่อหารือเกี่ยวกับวิธีการปรับลดงบประมาณของไตรมาสถัดไปนั้นไม่แคบพอ ตั้งธีม "การตัดสินใจว่าสามสิ่งใดที่เราไม่จำเป็นต้องใช้จ่ายเงินในไตรมาสถัดไป"
เชิญเฉพาะบุคคลที่เกี่ยวข้องกับประเด็นของการประชุมเท่านั้น คนทั่วไปไม่ชอบไปประชุมดังนั้นอย่าให้ใครก็ตามที่ไม่จำเป็นต้องแก้ปัญหาเข้าร่วม
สร้างกฎพื้นฐานก่อนเริ่มการประชุมและตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนมีสำเนาเข้าร่วมกฎพื้นฐานที่สำคัญในระดับสากลคือ "ห้ามขัดจังหวะซึ่งกันและกัน"
ส่งอีเมลติดตามผลภายใน 24 ชั่วโมงหลังการประชุมยืนยันและตัดสินใจและใครจะเป็นผู้ดำเนินบทบาทเฉพาะในการตัดสินใจเหล่านี้

4 ขั้นตอนของการประชุมที่มีประสิทธิภาพ

สิ่งแรกที่ควรทราบเกี่ยวกับการดำเนินการประชุมที่มีประสิทธิภาพก็คือพวกเขาไม่เพียงแค่มารวมตัวกันอย่างน่าอัศจรรย์เมื่อคุณก้าวเข้าไปในห้องประชุมที่อบอ้าว เช่นเดียวกับการพบปะสังสรรค์ที่ยอดเยี่ยมมีองค์ประกอบของการวางแผนและการเตรียมการโดยที่การประชุมจริงจะไม่มีจุดหมายโดยสิ้นเชิง

การประชุมที่มีประสิทธิผลสี่ขั้นตอน ได้แก่

การเตรียมการ นี่เป็นเวลาที่จะกำหนดว่าการประชุมของคุณเกี่ยวกับอะไร เป็นการระดมความคิดเกี่ยวกับวิธีใช้ประโยชน์จากการฝึกงานภาคฤดูร้อนให้ดีขึ้นหรือไม่? คุณกำลังตัดสินใจว่าจะใช้จ่ายงบประมาณของกรมศิลป์ที่ไหนดี? การมีหัวข้อสนทนาหลักที่มีแบบแผนเป็นกุญแจสำคัญในความสำเร็จของการประชุมเนื่องจากผู้เข้าร่วมประชุมต้องการรู้สึกว่าการใช้เวลาพิเศษนี้ออกไปจากงานประจำนั้นคุ้มค่า
ประชุม. ในระหว่างการประชุมคุณจะต้องแน่ใจว่าจะปฏิบัติตามวาระการประชุมที่คุณสร้างขึ้นในช่วง หน้า ชดใช้ เพื่อที่สำคัญทุกจุดการพูดคุยจะถูกนำขึ้นและทุกคนจะได้รับโอกาสที่จะมีส่วนร่วมในการป้อนข้อมูลโดยไม่ต้องไปปิดหัวข้อทำให้การประชุมนานกว่าที่จะต้อง เป็น.
กำลังปิด ไม่กี่นาทีก่อนที่การประชุมจะสิ้นสุดลงคุณจะสรุปการอภิปรายกำหนดเวลาสำหรับการประชุมครั้งต่อไปหากจำเป็นและทบทวนโอกาสที่ผู้เข้าร่วมประชุมจะติดต่อคุณหากมีคำถามเพิ่มเติม
ติดตาม. การติดตามผลมีความสำคัญต่อคุณภาพของการประชุมเช่นเดียวกับขั้นตอนการเตรียมการ นี่คือจุดที่คุณปิดช่องว่างและผูกปลายหลวม ๆ เพื่อให้แน่ใจว่าการตัดสินใจในระหว่างการประชุมได้รับการปรับใช้อย่างเหมาะสม

ในทุกขั้นตอนของการประชุมขั้นตอนที่ควรใช้เวลามากที่สุดคือการเตรียมการ ตั้งอยู่ในสภาพแวดล้อมที่เงียบสงบและวางแผนสิ่งที่คุณต้องการจากการประชุมที่กำลังจะมาถึงโดยมุ่งเน้นเฉพาะสิ่งที่จะช่วยในการปรับปรุง

ภาพถ่ายโดย Alejandro Escamilla ผ่าน Unsplash

การเตรียมการสำหรับการประชุมที่มีประสิทธิผล

กำหนดวัตถุประสงค์ของการประชุม

นี่คือขั้นตอนที่สำคัญที่สุดในการวางแผนสำหรับการประชุมนั่นคือการตัดสินใจว่าทำไมคุณถึงต้องประชุม ในการตัดสินใจว่าจุดประสงค์ของการประชุมตั้งแต่แรกให้ถามตัวเองง่ายๆสองคำถาม

ปัญหาใดที่ต้องได้รับการแก้ไข
เหตุใดจึงต้องแก้ไขปัญหานี้

คำตอบสำหรับคำถามเหล่านี้จะเป็นจุดประสงค์ของการประชุม

เลือกเวลาและสถานที่ที่ดีที่สุด

นึกถึงเวลาและสถานที่ที่จะเอื้อต่อการระดมความคิดและการสนทนาแบบเปิดกว้างและการจัดวางแบบใดที่จะรองรับขนาดของกลุ่มของคุณได้ดีที่สุด

หากคุณเลือกสถานที่ห่างไกลคุณสามารถใช้บริการวิดีโอแชทเช่น Zoom การประชุมทางโทรศัพท์แบบธรรมดาหรือแม้แต่การสนทนาผ่านบริการ Messenger ประโยชน์อย่างมากของการประชุมระยะไกลคือเวลาสามารถยืดหยุ่นได้มากขึ้นเนื่องจากผู้เข้าร่วมสามารถเข้าร่วมทางโทรศัพท์ได้จากทุกที่

หากคุณเลือกที่จะพบปะด้วยตนเองให้พิจารณาเลือกเวลาที่ท้องจะไม่ส่งเสียงดังและดวงตาจะไม่จ้องมองนาฬิกา การประชุมก่อนเลิกงานหรือก่อนอาหารกลางวันอาจเป็นความคิดที่ไม่ดี

สร้างวาระการประชุม

ถัดไปคุณจะต้องสร้างวาระการประชุม บางครั้งเรียกว่า "แผนงาน" วาระการประชุมจะเป็นแนวทางในการประชุมและช่วยคุณในฐานะผู้ดำเนินรายการและคนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องติดตามดูว่าคุณอยู่ที่ใดและควรจะไปที่ไหน

วาระการประชุมที่ดี ได้แก่:

หัวข้อที่ต้องพูดคุย
ประเด็นสำคัญในการพูดคุยที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อเฉพาะแต่ละหัวข้อ
เวลาเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุดที่กำหนดไว้สำหรับการประชุม
ห้องสำหรับคำถามก่อนเวลาสิ้นสุด

กำหนดการอาจมีลักษณะดังนี้:

กำหนดการประชุม

15:00 น. เริ่มการประชุม

3: 00-3: 05 แนะนำผู้เข้าร่วมและหัวข้อ

3: 05-3: 20 อภิปรายหัวข้อและประเด็นสนทนา

3: 20-3: 30 คำถาม

15:30 น. สิ้นสุดการประชุม

เวลาสิ้นสุด: 15:30 น

หัวข้อหลักของข้อกังวล: เราควรวางตู้จำหน่ายสินค้าใหม่ไว้ที่ไหน?

จะมีตู้หยอดเหรียญใหม่สามเครื่อง - สองเครื่องสำหรับขนมและอีกเครื่องสำหรับเครื่องดื่ม
ตู้จำหน่ายสินค้าอัตโนมัติทั้งหมดควรตั้งอยู่ในที่เดียวหรือกระจายอยู่ภายในอาคาร?
รหัสไฟระบุว่าตู้หยอดเหรียญไม่สามารถอยู่ใกล้ทางออกอาคารได้

โปรดส่งอีเมลถึง [email protected] ภายในวันที่ 28 มิถุนายนพร้อมคำถามและข้อกังวลเพิ่มเติม

วาระนี้ได้ผลเนื่องจากกำหนดแนวทางการประชุมที่ชัดเจน พิมพ์ระเบียบวาระการประชุมและแจกให้กับผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละคนเมื่อเริ่มการประชุมหรือส่งอีเมลมาก่อนเพื่อให้ทุกคนมีโอกาสตรวจสอบวาระการประชุมและอ้างอิงกลับไปตลอดการประชุม นอกจากนี้ยังควรโพสต์ไว้ทุกที่ที่คุณประชุมเพื่อให้อยู่ต่อหน้าคุณและผู้เข้าร่วมตลอดการอภิปราย

เลือกและเชิญสมาชิกเข้าร่วมการประชุม

ตัดสินใจว่าใครควรเข้าร่วมการประชุมและทำไม
ส่งคำขอของสมาชิกทางอีเมลข้อความหรือรูปแบบการสื่อสารแบบมืออาชีพอื่น ๆ

สร้างกฎพื้นฐาน

ขอบเขตช่วยให้สังคมทำงานในลักษณะประชารัฐส่วนใหญ่ คิดว่าการประชุมของคุณเป็นสังคมขนาดเล็กและกำหนดขอบเขตบางอย่างที่เรียกว่า กฎพื้นฐาน ในการกำหนดหลักเกณฑ์พื้นฐานสำหรับการประชุมที่มีประสิทธิผลมีความเฉพาะเจาะจงและจัดการกับสิ่งรบกวนที่อาจเกิดขึ้นเช่น:

เทคโนโลยี โทรศัพท์และคอมพิวเตอร์ควรได้รับอนุญาตในระหว่างการประชุมหรือไม่?
เคารพสมาชิกคนอื่น ๆ การขัดจังหวะการพูดคุยเสียงดังคุยกันหรือนานเกินไปควรทำให้หมดกำลังใจ
หยุดพัก หากการประชุมจะยาวนานจะมีการหยุดพักหรือไม่และสมาชิกควรจะกลับมาพบกันเมื่อใดและที่ไหน?

วัตถุประสงค์ของกฎพื้นฐาน

กฎพื้นฐานควรมีความเฉพาะเจาะจงและตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนที่เข้าร่วมการประชุมมีโอกาสมีส่วนร่วมและมีส่วนร่วมในสภาพแวดล้อมที่มีประสิทธิผล

กำหนดบทบาทสำคัญ

เช่นเดียวกับเครื่องจักรที่มีน้ำมันอย่างดีการประชุมที่ประสบความสำเร็จต้องใช้เวลามากกว่าบุคคลที่ดำเนินการ คุณจะต้องกำหนดบทวิจารณ์ที่สำคัญสามครั้งในการประชุมเพื่อช่วยให้การประชุมดังขึ้นตั้งแต่ต้นจนจบ

ผู้อำนวยความสะดวก

วิทยากรช่วยให้การประชุมดำเนินไปอย่างต่อเนื่องบังคับใช้กฎพื้นฐานและช่วยแนะนำสมาชิกกลับไปสู่จุดประสงค์ของการประชุมหากการสนทนาเปลี่ยนไปจากหัวข้อ

ผู้รักษาเวลา

ผู้รักษาเวลาจะติดตามเวลาเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุดที่กำหนดไว้ของการประชุมเตือนสมาชิกเป็นระยะว่าเวลาผ่านไปเท่าใดและเวลาที่เหลืออยู่

เครื่องบันทึก

ผู้บันทึกจะบันทึกความคิดที่เกิดขึ้นในระหว่างการประชุมและขอคำชี้แจงหากการสนทนาเกิดความสับสนเพื่อให้ข้อมูลที่บันทึกทั้งหมดเป็นประโยชน์และสามารถใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงได้อย่างมีประสิทธิภาพหลังการประชุม

จัดหาและจัดระเบียบวัสดุ

ตัดสินใจว่าจะต้องใช้เอกสารใดบ้างสำหรับการประชุมและรวบรวมก่อนเวลาประชุม ดังนั้นหากคุณจะใช้แล็ปท็อปให้ตรวจสอบว่าไม่ได้เพิ่งเริ่มอัปเดตการประชุมกลางคันและหากคุณคาดหวังให้ทุกคนจดบันทึกให้คว้าปากกาและแผ่นจดบันทึกให้เพียงพอ หากคุณวางแผนที่จะนำเสนอข้อมูลให้ใช้เวลาในการสร้างภาพเพื่อรองรับตัวเลขของคุณ

มาร่วมประชุมพร้อมที่จะจัดการกับปัญหาที่กำหนดไว้อย่างดีหนึ่งหรือสองประเด็น ประเด็นของการสนทนามากเกินไปอาจขัดขวางความก้าวหน้าที่แท้จริงและนำไปสู่การสนทนาที่ไม่ได้สัมผัส

ภาพถ่ายโดย Tim Gouw ผ่าน Unplash

ประชุม

บทนำ

ดำเนินการแนะนำสั้น ๆ เพื่อทำความคุ้นเคยกับสมาชิกการประชุมทั้งหมดจากนั้นระบุวัตถุประสงค์ของการประชุมและปฏิบัติตามกฎพื้นฐานเพื่อให้ทุกคนมีความเข้าใจอย่างชัดเจนว่าการประชุมจะดำเนินไปอย่างไร

ระบุวัตถุประสงค์ของการประชุม

กล่าวถึงจุดประสงค์ของการประชุมว่าทำไมคุณถึงอยู่ที่นั่นและสิ่งที่คุณหวังว่าจะทำให้สำเร็จ (เพื่อตัดสินใจเป็นเอกฉันท์เกี่ยวกับสถานที่หรือสถานที่ที่ดีที่สุดสำหรับตู้จำหน่ายอัตโนมัติทั้งสามเครื่อง)

ทบทวนระเบียบวาระการประชุม

สำหรับการประชุมด้วยตนเองให้ส่งสำเนาของวาระการประชุมที่มีหัวข้อสำหรับการสนทนาประเด็นการพูดคุยและเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุด

สำหรับการประชุมระยะไกลให้ตรวจสอบอีกครั้งว่าทุกคนถูกส่งและมีสิทธิ์เข้าถึงวาระการประชุมก่อนที่คุณจะเริ่มต้น ให้เวลากับผู้เข้าร่วมอีกหนึ่งนาทีเพื่อให้พวกเขาดึงขึ้นมาก่อนที่จะเจาะลึกการอภิปราย

กำหนดเวลาสรุปการประชุมและยึดมั่นในการประชุม พนักงานและเพื่อนร่วมงานของคุณจะชื่นชมความเด็ดเดี่ยวของคุณ สนับสนุนให้ทุกคนส่งอีเมลถึงคุณหากมีคำถามเพิ่มเติมเพื่อที่จะไม่มีใครรู้สึกว่ามีปัญหา

ภาพถ่ายโดย Eder Pozo Perez ผ่าน Unsplash

ปิดการประชุม

ห่อ

แม้ว่าการประชุมจะดำเนินไปได้ด้วยดีและทุกคนก็มีแนวคิดที่ดีเยี่ยม แต่สิ่งสำคัญคือต้องยึดเวลาสิ้นสุดสุดท้ายที่กำหนดไว้เมื่อเริ่มการประชุม หากมีเรื่องที่จะพูดคุยเพิ่มเติมสามารถทำได้ในระหว่างขั้นตอนการ ติดตามผล

การปิดที่ราบรื่น:

ให้เวลาสองสามนาทีในตอนท้ายของการประชุมเพื่อให้สมาชิกถามและตอบคำถาม
ตัดสินใจว่าจะมีแนวทางแก้ไขหรือไม่หรือจะมีการหารืออีกครั้งในการประชุมครั้งต่อไป
หากบรรลุแนวทางแก้ไขแล้วให้สร้างแผนปฏิบัติการที่มีไทม์ไลน์เฉพาะ
หากยังไม่สามารถแก้ปัญหาได้ให้หาเวลาประชุมอื่นที่จะเกิดขึ้นในอนาคตอันใกล้นี้

การจัดทำแผนปฏิบัติการ

เมื่อถึงเวลาสร้างแผนปฏิบัติการคุณจะต้องรวมองค์ประกอบต่อไปนี้:

การแก้ไขปัญหา. วิธีแก้ปัญหาคือย้ายตู้จำหน่ายทั้งสามเครื่องไปไว้ที่ส่วนกลางเดียวโดยให้เครื่องดื่มอยู่ตรงกลางเพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาเครื่องและสามารถซื้อขนมทั้งหมดได้ในที่เดียว
วิธีการแก้ปัญหา ในการดำเนินการแก้ปัญหานี้เครื่องจักรจะถูกย้ายไปยังห้องโถงที่อยู่ตรงข้ามห้องน้ำ
ใครจะเป็นส่วนหนึ่งในการนำโซลูชันไปใช้และบทบาทเฉพาะของตน Jackie จะติดต่อผู้จำหน่ายเพื่อแจ้งให้ทราบว่าควรติดตั้งเครื่องไว้ที่ใดและ Juan จะไปพบพวกเขาในวันที่ติดตั้งเพื่อให้แน่ใจว่าเครื่องได้รับการติดตั้งในตำแหน่งที่เหมาะสม
ไทม์ไลน์สำหรับกระบวนการแก้ปัญหา แจ็คกี้จะโทรหาผู้ขายในเช้าวันจันทร์พร้อมข้อมูลและกำหนดวันติดตั้งในขณะที่ฮวนจะติดต่อผู้จัดการของเขาเพื่อขอเวลาว่างจากงานตอนเช้าตามปกติเพื่อพบปะกับผู้ขาย

ภายในหนึ่งสัปดาห์ของการติดตามผลการประชุมกับผู้เข้าร่วมทางอีเมลเพื่อชี้แจงคำถามและจัดการข้อกังวลที่ปรากฏขึ้นหลังการประชุม เปิดช่องทางการสื่อสารเพื่อให้ได้รับประโยชน์อย่างเต็มที่จากการประชุมของคุณ

ภาพถ่ายโดย Andrew Neel ผ่าน Unsplash

ติดตาม

ส่งอีเมลติดตามผล

รักษาโมเมนตัมจากการประชุมให้ดำเนินต่อไปหลังจากจบลงด้วยการส่งบันทึกย่อของผู้บันทึกไปยังผู้เข้าร่วมประชุมในอีเมลติดตาม เตือนทุกคนถึงหน้าที่ของ Jackie และ Juan และตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนมีข้อมูลติดต่อของคุณหากมีปัญหาหรือคำถามเกิดขึ้น

ส่งอีเมลติดตามผลส่วนบุคคล

สำหรับผู้ที่ได้รับเลือกให้ปฏิบัติหน้าที่เฉพาะในการนำโซลูชันไปใช้โปรดส่งอีเมลเพื่อตรวจสอบความคืบหน้าและหารือเกี่ยวกับปัญหาใด ๆ ที่อาจขัดขวางไทม์ไลน์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่า Juan ได้รับการอนุมัติจากผู้จัดการของเขาให้สละเวลาเพื่อพบปะกับผู้ขายและตรวจสอบอีกครั้งในบ่ายวันจันทร์ว่า Jackie ได้ติดต่อกับผู้ขายเพื่อยืนยันเวลาและสถานที่ในการติดตั้ง

การปฏิบัติตามคำแนะนำง่ายๆเหล่านี้สำหรับการประชุมสั้น ๆ และมีประสิทธิภาพสูงจะช่วยให้คุณและเพื่อนร่วมงานสามารถแก้ไขปัญหาได้โดยไม่ตกรางโดยสิ้นเชิง