5 ข้อผิดพลาดที่น่ารำคาญในการเขียนเชิงธุรกิจและวิธีหลีกเลี่ยง

การสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรพูดถึงคุณมากมาย

ดูเหมือนว่าอาชีพของคุณจะไปไหนไม่ได้? รู้สึกเหมือนคุณติดอยู่ที่ด้านล่างสุดของบันไดองค์กรหรือไม่? ถ้าเป็นเช่นนั้นคุณอาจต้องพิจารณาการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรของคุณอย่างจริงจัง เครื่องหมายวรรคตอนและไวยากรณ์ผิดพลาดที่น่ารำคาญอาจฉุดรั้งคุณไว้

การเขียนเชิงธุรกิจที่ดีมีความสำคัญในสถานที่ทำงานในปัจจุบัน ในการสำรวจขอให้นายจ้างและนายหน้ามืออาชีพระบุคุณสมบัติที่พวกเขามองหาในตัวพนักงานทักษะการเขียนทางธุรกิจที่มีประสิทธิผลจะอยู่ในอันดับต้น ๆ ของรายการ นายจ้างต้องการพนักงานที่สามารถสื่อสารข้อมูลในลักษณะที่เป็นระเบียบและสอดคล้องกันโดยปราศจากข้อผิดพลาดในการเขียนโดยไม่ระมัดระวังซึ่งจะส่งผลต่อการสื่อสารที่ดี คำที่ใช้ไม่ถูกต้องหรือลูกน้ำผิดตำแหน่งสามารถสื่อถึงสิ่งอื่นที่ไม่ใช่ข้อความที่ต้องการได้ การขาดความชัดเจนในเอกสารทางธุรกิจอาจทำให้ลูกค้าไม่พอใจและแม้แต่การฟ้องร้อง

แม้ว่าจะไม่มีผลทางกฎหมายที่ร้ายแรง แต่เอกสารที่เต็มไปด้วยข้อผิดพลาดด้านไวยากรณ์และเครื่องหมายวรรคตอนก็สะท้อนถึงผู้เขียนได้ไม่ดี การเขียนไม่ดีขาดความน่าเชื่อถือและการโน้มน้าวใจ มันไม่ได้สร้างแรงบันดาลใจให้เกิดความมั่นใจ มันน่ารำคาญ.

กว่า 20 ปีในฐานะทนายความของ บริษัท ฉันได้ตรวจสอบการสื่อสารทางธุรกิจจำนวนมาก ฉันได้เห็นโดยตรงว่าความผิดพลาดทั่วไปในไวยากรณ์และเครื่องหมายวรรคตอนส่งผลให้เกิดการสื่อสารที่อ่านไม่ออกทำให้ลูกค้ารำคาญและอาชีพจนตรอกได้อย่างไร นี่คือรายการข้อผิดพลาดที่น่ารำคาญที่สุดห้าประการในการเขียนธุรกิจและวิธีที่คุณสามารถหลีกเลี่ยงได้

1. เครื่องหมายวรรคตอนที่ผิดตำแหน่ง

อาจไม่มีข้อผิดพลาดในการเขียนอื่น ๆ ที่สามารถกระตุ้นการตอบสนองของเล็บมือบนกระดานดำในผู้อ่านเช่นเดียวกับเครื่องหมายอะพอสทรอฟีที่ใส่ผิดตำแหน่งการใช้รูปแบบแสดงความเป็นเจ้าของเพื่อบ่งบอกมากกว่าหนึ่งสิ่ง ความผิดพลาดนี้น่ารำคาญเพราะมันแพร่หลายมากและไม่ จำกัด เฉพาะการเขียนเชิงธุรกิจ คุณได้เห็นทั้งหมดแล้ว:

• ฉันทานแพนเค้กเป็นอาหารเช้า
• The Smith's ซื้อรถใหม่
• ทศวรรษที่ 1960 เป็นทศวรรษที่บ้าคลั่ง

แม้จะมีการแพร่ระบาดของเครื่องหมายอะพอสทรอฟีโดยอ้างว่าแสดงพหูพจน์ แต่มีเพียงพหูพจน์ที่มีบางสิ่งเท่านั้นที่จำเป็นต้องมีเครื่องหมายอะพอสทรอฟีและโดยทั่วไปแล้วเครื่องหมายวรรคตอนนั้นจะตามตัวอักษร "s":

• เนื้อแพนเค้กนุ่มฟู
• รถใหม่ของ The Smiths
• ความวุ่นวายทางสังคมในช่วงทศวรรษที่ 1960

มีเพียงไม่กี่กรณีที่สามารถใช้เครื่องหมายอะพอสทรอฟีเพื่อแสดงถึงพหูพจน์ได้ ในกรณีดังกล่าวจำเป็นต้องใช้เครื่องหมายวรรคตอนเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน:

• เธอมี A สามตัวในการ์ดรายงานของเธอ (ใช้เครื่องหมายอะพอสทรอฟีเพื่อไม่ให้สับสนกับคำว่า "เป็น")
• สั่งซื้อ # 371KV ห้าชิ้น (ใช้เครื่องหมายวรรคตอนเพื่อแสดงว่า "s" ไม่ใช่ส่วนหนึ่งของหมายเลขซีเรียล)

2. ความสับสนเกี่ยวกับตัวฉันตัวฉันและฉัน

กี่ครั้งแล้วที่คุณอ่านการสื่อสารทางธุรกิจที่สรุปว่า "หากคุณมีคำถามใด ๆ โปรดติดต่อเจนหรือตัวฉันเอง"? ผู้เขียนพยายามทำให้ฟังดูซับซ้อนโดยใช้ "ตัวเอง" ที่ฟังดูสง่างามกว่าแทน "ฉัน" หรือเจนในการผสมผสานก็สับสนว่าจะใช้ "ฉัน" หรือ "ฉัน" และใช้ "ตัวเอง".” ผลลัพธ์ที่ได้คือการใช้สรรพนามส่วนตัวแบบสะท้อนกลับที่น่ารำคาญและเป็นเรื่องธรรมดา

คุณสามารถหลีกเลี่ยงการทำผิดแบบเดียวกันได้โดยใช้แบบทดสอบง่ายๆ ปล่อยเจนออกจากภาพและดูว่าประโยคนั้นฟังดูเป็นอย่างไร คุณจะตอบว่า "หากคุณมีคำถามใด ๆ โปรดติดต่อตัวเอง" ไม่คุณจะพูดว่า "โปรดติดต่อฉัน" ขวา? หากคุณจะใช้ "ตัวเอง" ในกรณีนี้คุณต้องอ่านต่อเพื่อขอความช่วยเหลือเพิ่มเติมเกี่ยวกับไวยากรณ์

"ฉันตัวเองและฉัน" เป็นสามกรณีที่แตกต่างกันของสรรพนามส่วนบุคคล กรณีจะเปลี่ยนไปขึ้นอยู่กับว่าสรรพนามทำหน้าที่เป็นหัวเรื่องหรือวัตถุของประโยค

สำหรับเรื่องของประโยค (คำนามที่บอกว่าประโยคนั้นเกี่ยวกับอะไร) ให้ใช้ "I":

• ฉันเขียนจดหมาย

สำหรับเป้าหมายของประโยค (คำนามที่ให้ความหมายกับคำกริยาหรือเติมเต็มวลีบุพบท) ให้ใช้ "me":

• หากคุณมีคำถามคุณสามารถถามฉันได้
• คำถามอาจถูกส่งมาที่ฉัน

หากหัวเรื่องของการกระทำและวัตถุของการกระทำเหมือนกันให้ใช้สรรพนามสะท้อนกลับ "ตัวเอง":

• ฉันทำมันด้วยตัวเอง
• ฉันมองตัวเองในกระจก

เช่นเดียวกับที่คุณต้องการกระจกเพื่อดูตัวเองสรรพนามสะท้อนกลับเช่น "ตัวเอง" (หรือตัวเองตัวเอง ฯลฯ) ต้องการคำนามหรือสรรพนามอื่นในประโยคเพื่อสะท้อนสิ่งนั้น หากไม่มีให้ใช้กรณีอัตนัย (I) หรือกรณีวัตถุประสงค์ (ฉัน) ตามความเหมาะสม

3. สุ่มจุลภาค

ฉันลังเลที่จะเขียนเกี่ยวกับเครื่องหมายจุลภาคเพราะอาจเป็นเรื่องที่ยุ่งยาก อันที่จริงฉันสามารถพูดต่อไปอีกสองสามย่อหน้าว่าควรให้เครื่องหมายจุลภาคปรากฏระหว่างคำว่า "ลูกน้ำ" และ "เพราะ" ในประโยคก่อนหน้าหรือไม่ แต่ฉันจะไม่ทำเพราะปัญหาของฉันเกี่ยวกับเครื่องหมายจุลภาคนั้นเป็นพื้นฐานมากกว่าว่าควรใช้ลูกน้ำก่อนการเชื่อมโยงสองประโยคอิสระหรือไม่ (ในกรณีที่คุณสงสัยคำตอบของฉันในที่นี้คือไม่ประโยคสั้น ๆ และเกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิดในความคิด)

ปัญหาที่น่ารำคาญที่สุดของลูกน้ำคือเมื่อปรากฏแบบสุ่มเป็นประโยคโดยที่ไม่จำเป็นและไม่ได้อยู่ใน (ใช่ฉันกำลังพยายามหาประเด็นที่นี่)

ฉันไม่สนใจว่าคุณจะใช้เครื่องหมายจุลภาคแบบอนุกรมในประโยคง่ายๆหรือไม่ ฉันจะไม่เอะอะมากเกินไปกับการขาดเครื่องหมายจุลภาคระหว่างคำคุณศัพท์พิกัด เพื่อนชาวอังกฤษของฉันบอกฉันว่าเราใช้ลูกน้ำในภาษาอังกฤษแบบอเมริกันมากเกินไป กฎการใช้งานแบบอเมริกันที่เรียกร้องอาจเป็นเหตุผลว่าทำไมนักเขียนธุรกิจจำนวนมากจึงใช้มันมากเกินไป

ปัญหาของลูกน้ำคือมันบอกให้ตาหยุดอ่านสักครู่ ไม่เป็นไรเมื่อคุณต้องการหยุดชั่วคราวเช่นการหายใจเมื่อพูด แต่เครื่องหมายจุลภาคที่ไม่คาดคิดก็เหมือนกับการสะอึก พวกมันน่ารำคาญ

มีกฎมากมายเกี่ยวกับเวลาที่จะใช้ แต่ถ้าคุณจำข้อใดข้อหนึ่งได้โปรดจำไว้ว่า: หากคุณไม่สามารถนึกถึงเหตุผลที่เจาะจงในการใช้ลูกน้ำได้อย่าใช้มัน

อย่าใช้ลูกน้ำในสถานการณ์เหล่านี้:

• ระหว่างคำอธิบายและคำนามที่อธิบาย: "ฉันอ่านจดหมายที่เขียนไม่ดี" ไม่ถูกต้อง
• ระหว่างหัวเรื่องกับคำกริยา: "จดหมายที่เขียนไม่ดีทำให้ฉันรำคาญ" ไม่ถูกต้อง
• ระหว่างสองประโยคกับหัวเรื่องเดียวที่เชื่อมต่อกัน: "ฉันอ่านจดหมายและแก้ไขข้อผิดพลาดของเครื่องหมายวรรคตอนทั้งหมด" ไม่ถูกต้อง
• หากต้องการกำหนดประโยคที่ จำกัด (ซึ่งจำเป็นต่อความหมายของประโยค): "ตัวอักษรซึ่งเป็นแรงบันดาลใจให้บทความนี้เต็มไปด้วยข้อผิดพลาดเกี่ยวกับเครื่องหมายวรรคตอนที่น่ารำคาญ" ไม่ถูกต้อง

4. การใช้ "ดังกล่าว" ในทางที่ผิด

บ่อยครั้งที่การเขียนวลี "เช่นนี้" ในธุรกิจมักใช้เป็นวิธีที่น่าสนใจกว่าในการพูดว่า "เพราะฉะนั้น" ราวกับว่าจำเป็นต้องใช้คำที่เป็นทางการมากกว่า ตัวอย่างเช่นจดหมายอาจระบุว่า "การติดต่อนี้ถือเป็นการแจ้งว่าคุณผิดสัญญาของเราดังนั้นคุณมีเวลา 10 วันในการรักษาข้อผิดพลาดมิฉะนั้นข้อตกลงจะสิ้นสุดลง" ในตัวอย่างนี้จะใช้ "ดังกล่าว" แทน "ดังนั้น" เพื่อหมายถึง "ด้วยเหตุนั้น" หรือ "ด้วยเหตุนี้" ว่าเป็นสิ่งที่ผิด.

ใช้อย่างถูกต้องวลี "เช่นนี้" หมายถึงผู้อ่านถึงตัวตนลักษณะหรือความสามารถของคำนามหรือวลีคำนามที่นำหน้า:

• "ฉันเป็นคนยึดติดกับไวยากรณ์ดังนั้นฉันจึงรู้สึกรำคาญเมื่อนักเขียนคนหนึ่งพูดถึงผู้มีส่วนร่วม" แก้ไข

เพื่อหลีกเลี่ยงการใช้ "เช่นนี้" อย่างไม่ถูกต้องให้ถามตัวเองว่า "เป็นอะไร" หากคำนามก่อนหน้านี้เหมาะสมการใช้งานจะถูกต้อง:

• "ในฐานะที่เป็นคนยึดติดกับไวยากรณ์ฉันรู้สึกรำคาญเมื่อนักเขียนคนหนึ่งมีส่วนร่วม" แก้ไข

หาก "ดังกล่าว" ไม่ได้อ้างอิงผู้อ่านไปยังคำนามนำหน้าการใช้งานจะไม่ถูกต้อง:

• "เพราะเขาไม่ใส่ใจกับกฎของไวยากรณ์นักเขียนจึงต้องมีส่วนร่วมด้วยเหตุนี้เขาจึงทำให้ผู้อ่านของเขารำคาญ" ไม่ถูกต้อง

ถามว่าคุณสามารถแทนที่ "such" ด้วยคำนามก่อนหน้าหรือนามวลีที่อยู่ใกล้เคียงได้หรือไม่:

• ตามกฎของไวยากรณ์เขาทำให้ผู้อ่านรำคาญ
• ในฐานะนักเขียนเขาทำให้ผู้อ่านรำคาญ
• ในฐานะผู้มีส่วนร่วมเขาทำให้ผู้อ่านของเขารำคาญ

หากการแทนที่ไม่สมเหตุสมผลหรือในกรณีของตัวอย่างที่สองไม่ได้สื่อถึงความหมายที่ตั้งใจไว้อย่างครบถ้วนการใช้ "เช่นนั้น" จะไม่เหมาะสม เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้ผู้อ่านของคุณรำคาญให้ใช้ "เพราะฉะนั้น" หรือแทนที่วลีในช่วงเปลี่ยนผ่านด้วยคำหรือวลีที่มีความหมายมากกว่า

5. การใช้ "คำฟุ่มเฟือย" อย่างไม่ถูกต้อง

คำนี้ไม่ได้เป็นเรื่องของไวยากรณ์หรือเครื่องหมายวรรคตอน แต่เป็นการใช้คำที่ไม่ประจบสอพลอโดยทั่วไป แต่ลึกลับ ในฐานะทนายความของ บริษัท ฉันได้รับอีเมลเกือบทุกวันโดยแจ้งว่า "คุณช่วยตรวจสอบการใช้คำฟุ่มเฟือยในย่อหน้าที่สองของเอกสารที่แนบมาได้ไหม ทุกครั้งที่ฉันต้องหักห้ามใจไม่ให้ตอบกลับไปว่า "ถ้าเป็นคำฟุ่มเฟือยคุณจะเสียเวลาไปทำไม"

คำกริยาไม่ได้หมายถึง "ข้อความ" "คำ" "ถ้อยคำ" "เนื้อหา" หรือคำอื่นใดที่ผู้เขียนอีเมลอาจใช้เพื่อขอการตรวจสอบทางกฎหมายของฉัน "คำกริยา" หมายถึงคำพูดหรือการเขียนที่ใช้คำพูดมากเกินไปหรือสำนวนทางเทคนิคมากเกินไป ไม่ใช่เรื่องดีเลย นักเขียนควรหลีกเลี่ยงการใช้คำฟุ่มเฟือยไม่ใช้คำนี้เพื่ออธิบายงานเขียนของตน

เคล็ดลับโบนัส: ลดความซับซ้อนของภาษาของคุณ

สิ่งนี้จะแสดงบทเรียนสุดท้ายเกี่ยวกับการเขียนสไตล์ธุรกิจ อย่าพยายามสร้างความประทับใจให้ผู้คนด้วยการใช้คำพูดแปลก ๆ เมื่อทางเลือกที่ดีกว่านั้นเรียบง่ายและสื่อความหมายได้ Business-speak เต็มไปด้วยคำที่สร้างขึ้นและฟังดูไพเราะ อย่าตกหลุมพรางของการใช้มัน อย่าพูดว่า "ใช้" เมื่อ "ใช้" ทำงานได้ดี คุณจะดูอวดดีและแย่ลงโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณไม่เข้าใจว่าคำแฟนซีของคุณหมายถึงอะไร

แบบสำรวจการเขียนธุรกิจ

ความช่วยเหลือเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเขียน