7 วิธีในการทำให้การประชุมทางโทรศัพท์ของคุณน่ารำคาญน้อยลง

rawpixel

การประชุมทางโทรศัพท์มักทำอะไรได้มากกว่าการสนทนาแบบมัลติทาสกิ้งและน่าเบื่อหน่ายใน Slack หรือ Gchat ที่แย่ที่สุดคือพวกเขาเสียเวลาของผู้คนไปเต็ม ๆ และสามารถระบายขวัญกำลังใจได้หากการโทรนั้นจัดการไม่ดี บางครั้งการโทรเหล่านี้เป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ไม่ว่าจะเป็นเพราะมีความจำเป็นทางลอจิสติกส์หรือเนื่องจากการโทรที่สูงขึ้นบางสายต้องการดังนั้นนี่คือวิธีการใช้ประโยชน์สูงสุด

1. ส่งวัสดุล่วงหน้า

ช่วยในการส่งวาระการประชุมล่วงหน้าเพื่อให้ผู้คนสามารถตีระฆังล่วงหน้าพร้อมกับสิ่งที่ต้องการเพิ่มได้ ซึ่งจะช่วยลดโอกาสที่ผู้คนจะไป“ อ้ออีกอย่าง!” เช่นเดียวกับที่ทุกคนกล่าวคำอำลาทางโทรศัพท์

หากคุณกำลังจะอ้างถึงเอกสารที่กำหนดหรือภาพอื่น ๆ อาจเป็นประโยชน์สำหรับทุกคนที่จะต้องมีเอกสารเหล่านี้ในระหว่างการโทร การปิดตัวเลขบางตัวแล้วต้องทำซ้ำสามครั้งจะเป็นการเสียเวลา แม้ว่าเอกสารที่เป็นปัญหาควรอยู่ในกล่องจดหมายของผู้อื่น แต่ให้ลองส่งใหม่ในวันก่อนการโทรโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าเอกสารนั้นส่งไปเมื่อหลายสัปดาห์หรือหลายเดือนก่อน

นอกจากนี้คุณควรแจ้งให้ผู้อื่นทราบล่วงหน้าหากพวกเขาจะรับผิดชอบในการให้ข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับโครงการบางอย่าง แม้ว่าบางครั้งคำขอในนาทีสุดท้ายจะเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้และโดยทั่วไปผู้จัดการควรเตรียมพร้อมสำหรับความเป็นไปได้นี้ แต่เป็นการดีที่สุดที่จะแจ้งให้ผู้อื่นทราบแทนการสมมติว่าพวกเขารู้และวางไว้ตรงจุด

2. จำกัด การเชิญ

มีคนสองกลุ่มที่ต้องนึกถึง: คนที่ต้องอยู่ในสายและคนที่ไม่ จำเป็นต้อง เป็น แต่ก็ยังมีประโยชน์ที่จะมี คนในประเภทแรกนั้นน่าจะเป็นผู้มีอำนาจตัดสินใจและหัวหน้าทีมที่มีการอัปเดตให้ การระบุบุคคลเหล่านี้ควรเป็นเรื่องง่ายพอสมควร

ประเภทที่สองอาจรวมถึงผู้ที่สามารถตอบคำถามใด ๆ เกี่ยวกับสถานการณ์ที่เฉพาะเจาะจงหรือผู้ที่อยู่ในบทบาทผู้นำและอาจได้รับประโยชน์จากการรับสาย มัน ไม่ จำเป็นต้องรวมถึงพนักงานทุกคนหรือทุกฝ่าย โปรดจำไว้ว่าการใช้เวลาในการประชุมทางโทรศัพท์อาจเป็นการสิ้นเปลืองพลังงานเมื่อผู้จัดการสามารถแจ้งข้อมูลอัปเดตที่สำคัญให้กับทีมได้ในภายหลัง หากมีข้อสงสัยโปรดปรึกษาผู้จัดการและหัวหน้าทีมเกี่ยวกับวิธีใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ

ขึ้นอยู่กับองค์กรของคุณคุณอาจต้องเชิญทุกคน แต่จำเป็นต้องเข้าร่วมสำหรับบางคนเท่านั้น สิ่งนี้ช่วยให้ผู้ที่สนใจสามารถเข้าร่วมเรียนรู้เพิ่มเติมและหวังว่าจะมีส่วนร่วมในท้ายที่สุด อย่าลืมสื่อสารความคาดหวังที่แตกต่างกันเหล่านี้อย่างชัดเจนและจำไว้ว่ายิ่งมีคนโทรมากเท่าไหร่ก็ยิ่งต้องใช้เวลามากขึ้นเท่านั้น!

3. ตั้งกฎพื้นฐาน แต่อย่าจู้จี้

คำแนะนำเกี่ยวกับเวลาที่ควรถามคำถามผู้ที่คาดว่าจะเข้าร่วมและอย่าลืมพูดชื่อของคุณเมื่อเข้าร่วมหรือพูดคุยควรได้รับการสื่อสารบางทีอาจเป็นอีเมลเดียวกันที่มีวาระการประชุม โปรดจำไว้ว่าหลักเกณฑ์เหล่านี้มักจะมีข้อยกเว้นที่สมเหตุสมผลหรือมือใหม่อาจไม่คุ้นเคยกับวัฒนธรรมการทำงานขององค์กรของคุณ คงไม่มีใครสมบูรณ์แบบเกี่ยวกับการจดจำการปิดเสียงโทรศัพท์ของพวกเขาเช่นกันดังนั้นอย่าส่งเสียงดังรบกวนผู้คนเพราะเสียงพื้นหลังเล็กน้อยหรือการละเมิดเล็กน้อยอื่น ๆ

หากมีบางอย่างรบกวนการโทรอย่างแท้จริงให้ลองพูดแบบกว้าง ๆ ว่า“ ทุกคนตรวจสอบให้แน่ใจได้ไหมว่าโทรศัพท์ของพวกเขาปิดเสียงอยู่หรือไม่หากพวกเขามีเสียงดังหรือไม่” แม้ว่าคุณจะรู้แน่ชัดว่าผู้ก่อเหตุเป็นใคร การให้ข้อเสนอแนะโดยอ้อมเท่าที่จะทำได้สามารถป้องกันไม่ให้พนักงานที่มีความหมายดีรู้สึกว่าถูกดุหรือไม่พอใจ

4. หมุนเวียนบทบาทอย่างชาญฉลาด

การมอบหมายบทบาทให้ผู้คนโดยไม่คำนึงถึงความเต็มใจและทักษะของพวกเขามีแนวโน้มที่จะทำให้การประชุมทางโทรศัพท์ของคุณน่าเบื่อมากขึ้นเท่านั้น ลองมอบหมายบทบาทการจดบันทึกการกำหนดวาระการประชุมและการอำนวยความสะดวกให้กับผู้ที่สนใจเป็นผู้นำจริงๆ ในกรณีอื่นคุณอาจต้องการหาสมาชิกในทีมที่มีส่วนได้เสียในหัวข้อของการโทรหนึ่ง ๆ ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใดอย่าลืมแจ้งให้ผู้อื่นทราบว่าเหตุใดคุณจึงขอให้พวกเขารับบทนี้เพราะจะช่วยเพิ่มความมั่นใจและขวัญกำลังใจของพวกเขาได้

นอกจากนี้ยังเป็นเรื่องดีที่จะมีเสียงใหม่ในการโทรนาน ๆ ครั้ง บางทีผู้จัดการระดับภูมิภาคคนใดคนหนึ่งอาจชอบมากและทีมของคุณอาจสนุกกับการมีเขาหรือเธอเป็นเจ้าภาพ

แม้ว่าการหมุนเวียนบทบาทแบบสุ่มหรือตามกำหนดเวลาอาจดูยุติธรรม แต่ก็สามารถย้อนกลับมาได้ มือใหม่อาจจะไม่พอใจคุณถ้าคุณทำให้พวกเขารับผิดชอบต่อบันทึกในสิ่งที่พวกเขาใหม่เอี่ยม อาจไม่ใช่เรื่องดีที่จะมอบหมายหน้าที่ให้กับผู้ที่รับผิดชอบในการจัดการกับเหตุฉุกเฉินและอาจต้องออกจากการโทรกลางคัน

5. เริ่มต้นด้วยการบวก

แม้ว่าคุณจะไม่ต้องการหักโหมและดูไม่จริงใจ แต่ก็ยินดีที่ได้รับทราบเมื่อได้งานที่ยอดเยี่ยมหรือมีความพยายามเป็นพิเศษ หากกลุ่มใดกลุ่มหนึ่งหรือแต่ละคนเพิ่งทำสิ่งใหญ่ ๆ สำเร็จให้เปิดใจด้วยแม้ว่าจะไม่เกี่ยวข้องกับการโทรก็ตาม นอกจากนี้คุณยังสามารถพูดคุยกับคนที่เพิ่งกลับมาจากการเดินทางเพื่อติดต่อธุรกิจครั้งใหญ่หรืออาจจะทั้งสำนักงานหากพวกเขากำลังเดินทางจากเขตเวลาที่ยังเช้าอยู่ สิ่งนี้สามารถตั้งค่าเสียงที่เป็นบวกสำหรับการโทรที่ระบายออก

อย่าทำให้ส่วนนี้ยาวเกินไปมิฉะนั้นจะเสียเวลา นอกจากนี้ควรระมัดระวังเพื่อหลีกเลี่ยงการอาบน้ำคนเดียวกันพร้อมกับการสรรเสริญทุกครั้งที่โทรเพราะอาจย้อนกลับและลดกำลังใจในผู้อื่นได้

6. หลีกเลี่ยงการแก้ไขปัญหาโดยละเอียด

เห็นได้ชัดว่าการอยู่ในหัวข้อเป็นเป้าหมายสำหรับการประชุมทางโทรศัพท์ แต่บางครั้งคุณก็พบกับสถานการณ์ที่ยุ่งยากซึ่งคำถามของใครบางคนอยู่ในหัวข้อ แต่มันซับซ้อนหรือเฉพาะเจาะจงมากสำหรับสถานการณ์ของพวกเขา ถ้ามันไม่สามารถใช้ได้กับคนอื่น ๆ ในการโทรอย่ากลัวที่จะตอบว่า“ นั่นเป็นเรื่องยุ่งยากที่ค่อนข้างเฉพาะสำหรับสำนักงาน เราสามารถพูดคุยเรื่องนี้แบบออฟไลน์ได้หรือไม่”

ในบางกรณีคุณสามารถลองใช้เหตุผลที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้นเช่น“ ฉันรู้ว่าบางคนในทีมทรัพยากรบุคคลมีการประชุมอีกครั้งเพื่อไปถึงใน 10 นาที เราสามารถเลื่อนการสนทนานี้ออกไปได้ไหมเนื่องจากไม่เกี่ยวข้องกับพวกเขา” ส่วนสำคัญคือเพื่อให้แน่ใจว่าผู้ถามไม่รู้สึกว่าคำถามของพวกเขาไม่เหมาะสมหรือเป็นภาระ - เพียงแค่ต้องจัดการในเวลาหรือสถานที่อื่น

7. ใส่หัวข้อที่สำคัญน้อยที่สุดไว้ตอนท้าย

แม้ว่าเป้าหมายคือการสิ้นสุดการประชุมทางโทรศัพท์ตรงเวลา แต่ก็มีบางวันที่ปัญหาทางเทคนิคหรือปัญหาที่ซับซ้อนอาจทำให้ใช้เวลานานขึ้น นอกจากนี้ยังเป็นไปได้ว่าเหตุฉุกเฉินจะปรากฏขึ้นบังคับให้คนอย่างน้อยหนึ่งคนต้องกระโดดออกจากสาย

หากการโทรของคุณถูกกำหนดไว้นานกว่าครึ่งชั่วโมงมีโอกาสสูงที่ผู้จัดการที่ยุ่งหรือผู้มีอำนาจตัดสินใจอื่น ๆ จะต้องเรียกใช้การประชุมอื่นที่เร่งด่วนกว่าไม่ว่าจะวางแผนไว้หรือไม่ก็ตาม พยายามใส่รายการที่คำนึงถึงเวลาที่ต้องป้อนก่อนหน้านี้ในการโทร แม้ว่าอาจเป็นไปได้ที่จะนำผู้จัดการที่หายไปกลับเข้าสู่วงในภายหลัง แต่นั่นก็ต้องใช้เวลาและความสนใจในแต่ละวันของคุณหรือของคนอื่น