9 พื้นที่ของการจัดการโครงการ (และเหตุใดจึงสำคัญ)

ความสำเร็จของโครงการ

ความจริงก็คือในชีวิตและในธุรกิจโครงการส่วนใหญ่ล้มเหลว แต่ความสำเร็จเป็นเรื่องสำคัญ เมื่อใดก็ตามที่โครงการล้มเหลวเวลาและเงินจะสูญเปล่า บางครั้งชีวิตสูญหายเช่นเดียวกับในภารกิจช่วยเหลือหลังพายุเฮอริเคนหรือภัยธรรมชาติอื่น ๆ

มีสองประเภทของโครงการ หนึ่งคือตามที่โจเซฟเอ็ม. จูรานกูรูด้านธุรกิจกล่าวว่า "ปัญหาที่กำหนดไว้สำหรับการแก้ปัญหา" หากโครงการเช่นนี้ล้มเหลวตลอดเวลาความพยายามและเงินก็สูญเปล่าและปัญหายังคงอยู่กับเรา โครงการประเภทอื่นคือความพยายามที่จะเปลี่ยนความฝันให้เป็นจริง เมื่อโครงการประเภทนี้ล้มเหลวความฝันก็ไม่มีวันเป็นจริง ตัวอย่างเช่นเมื่อต้นเดือนที่ผ่านมา บริษัท ที่มีวิสัยทัศน์ที่ยอดเยี่ยมได้ปิดตัวลง ฉันรู้จักคนยี่สิบคนที่สูญเสียรายได้ส่วนใหญ่และยังมีอีกหลายร้อยคน และ บริษัท ช่วยหลายพัน แต่มันก็หายไป

ความจริงก็คือกว่าครึ่งหนึ่งของโครงการทั้งหมดล้มเหลวและนั่นหมายถึงโครงการที่ออกแบบมาอย่างดีมีการจัดการที่ดีและรวมถึงโครงการที่ส่งมอบล่าช้าและเกินงบประมาณในความสำเร็จ อัตราความสำเร็จที่แท้จริง - โครงการที่ให้ผลลัพธ์ที่เป็นที่ยอมรับหรือยอดเยี่ยมตรงเวลาและอยู่ภายใต้งบประมาณนั้นมีน้อยมาก

เราทำได้ดีกว่านี้มาก เราทำโดยให้ความสำคัญกับทุกส่วนของโครงการนั่นคือโดยการจัดการการจัดการโครงการทั้ง 9 ด้านตามที่นำไปใช้กับโครงการของเรา

ในบทความนี้

เราจะดูที่:

คำจำกัดความของความสำเร็จของโครงการ
วิธีกำหนดเป้าหมายโครงการ
เก้าด้านของการจัดการโครงการ
ฉันใช้พื้นที่เหล่านี้ในสถานการณ์ตัวอย่างในชีวิตจริงได้อย่างไร
สามขั้นตอนของโครงการ ได้แก่ การเตรียมการการทำและการติดตามผล

เป้าหมาย: ความสำเร็จของโครงการ

"ความสำเร็จของโครงการ" ดูเหมือนเป็นเป้าหมายที่คลุมเครืออย่างยิ่ง จริงๆแล้วมันไม่ได้คลุมเครือ แต่มันก็กว้างเกินไป

เราสามารถกำหนดให้เฉพาะเจาะจงสำหรับแต่ละโครงการได้อย่างง่ายดาย และในความเป็นจริงคำจำกัดความเฉพาะของเป้าหมายของโครงการเป็นขั้นตอนแรกสู่ความสำเร็จของโครงการ สถาบันการจัดการโครงการ (PMI) กำหนดโครงการอย่างเป็นทางการว่าเป็น "ความพยายามชั่วคราวที่ดำเนินการเพื่อสร้างผลิตภัณฑ์บริการหรือผลลัพธ์ที่ไม่เหมือนใคร" องค์ประกอบสำคัญ ได้แก่

แต่ละโครงการจะชั่วคราวมันจะไม่ดำเนินไปตลอดกาล จะเริ่มในวันที่หนึ่งและสิ้นสุดในภายหลัง
แต่ละโครงการจะไม่ซ้ำกันแต่ละโครงการให้ผลลัพธ์ใหม่แปลกใหม่แตกต่างกันไป
ผลิตภัณฑ์แต่ละชิ้นให้ผลลัพธ์ที่เฉพาะเจาะจงบางอย่างเมื่อทำเสร็จแล้ว

การกำหนดเป้าหมายโครงการ

ตัวอย่างเป้าหมายโครงการมีดังนี้

เราจะจัดงานแต่งงานที่ยอดเยี่ยมกับแขก 300 คนในวันที่ 20 มิถุนายน
สะพานสี่เลนแห่งใหม่ระหว่างเกาะมาร์กอสและแผ่นดินใหญ่จะเปิดให้สัญจรได้ในวันที่ 30 พฤศจิกายนโดยมีราคาต่ำกว่า 4 ล้านดอลลาร์
ซอฟต์แวร์ Amazing Planning รุ่นล่าสุดของเราเวอร์ชัน 10.0 จะวางจำหน่ายในวันที่ 20 สิงหาคมในราคา 29.99 ดอลลาร์พร้อมข้อบกพร่องที่ทราบทั้งหมดจากการทดสอบเบต้าที่แก้ไขโดยมีต้นทุนการพัฒนาต่ำกว่า 50,000 ดอลลาร์

อย่างที่คุณเห็นโครงการมีทั้งส่วนบุคคลและสำหรับธุรกิจด้วย นอกจากนี้คุณจะเห็นว่าคำจำกัดความของโครงการที่ดีรวมถึงสิ่งที่จะส่งมอบเมื่อใดและจะมีค่าใช้จ่ายเท่าใด (มีค่าใช้จ่ายสำหรับงานแต่งงาน แต่เป็นเรื่องส่วนตัวฉันไม่ได้รวมไว้เพราะไม่ใช่ธุรกิจของคุณ)

ตัวอย่างเหล่านี้แสดงให้เห็นถึงสามส่วนแรกของโครงการที่เราต้องจัดการ

ขอบเขตเป็นคำที่แปลกใหม่สำหรับ สิ่งที่เรากำลังทำ
ที่อยู่เวลา: เมื่อโครงการจะเริ่ม; เมื่อจะเสร็จสิ้นการส่งมอบผลลัพธ์ ระยะเวลาตั้งแต่ต้นจนจบ และจำนวนความพยายาม (ชั่วโมงคน) ในการทำงาน
ต้นทุนคือคำจำกัดความว่าโครงการจะมีราคาเท่าใด

นี่คือสามส่วนแรกของโครงการที่เรากำหนดและเราเรียกสิ่งเหล่านี้ว่าปัจจัยผลลัพธ์ (r) เนื่องจากสามารถวัดผลได้ในรูปของผลลัพธ์ที่ชัดเจนและสามารถกำหนดได้ สำหรับขอบเขตไม่ว่าจะบรรลุเป้าหมายหรือไม่ก็ตาม เกี่ยวกับเวลา: อาจเป็นครั้งเดียวหรือมาช้า เกี่ยวกับค่าใช้จ่าย: ไม่ว่าเราจะอยู่ในงบประมาณหรือเราใช้จ่ายเกินงบประมาณ หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับปัจจัยผลลัพธ์เหล่านี้และเหตุใดจึงเรียกว่าสามเหลี่ยมเหล็กคุณสามารถอ่านวิธีการจัดวางแผนการจัดการโครงการ

แต่ผลลัพธ์ (r) ปัจจัยยังไม่เพียงพอ หากเราทำงานเฉพาะกับองค์ประกอบทั้งสามนี้โครงการของเราจะล้มเหลว

การจัดการโครงการเก้าด้านคืออะไร?

ขอบเขตเวลาต้นทุนความเสี่ยงคุณภาพการสื่อสารทรัพยากรบุคคลการจัดหาการบูรณาการ

ตัวอย่างชีวิตจริง: การเดินทางวันเดียว

เมื่อหลายปีก่อนผมและภรรยามีวันที่สนุกสนานมาก การเป็นผู้จัดการโครงการฉันอยากจะบอกว่าเป็นเพราะฉันจัดการเป็นโครงการ อย่างไรก็ตามนี่เป็นตัวอย่างที่ดีที่แสดงให้เห็นว่าความสำเร็จของโครงการนั้นขึ้นอยู่กับปัจจัยที่มากกว่าผลลัพธ์สามประการ (r) ได้แก่ ขอบเขตเวลาและต้นทุน

แผนของเราคือใช้เวลาวันเสาร์ในเดือนมิถุนายนและเลือกลิ้นจี่ (เราชอบผลลิ้นจี่) ที่ฟาร์มลิ้นจี่ที่คุณเลือกเองประมาณหนึ่งชั่วโมงทางเหนือของที่เราอาศัยอยู่ เราต้องการนำลิ้นจี่ห้าปอนด์กลับบ้านซึ่งเพียงพอที่จะอยู่กับเราตลอดฤดูร้อน ลิ้นจี่ราคา 4 เหรียญต่อปอนด์และค่าแก๊สสำหรับการเดินทางประมาณ 10 เหรียญดังนั้นต้นทุนโครงการทั้งหมดคือ 30 เหรียญ

ผลลัพธ์ขึ้นอยู่กับกระบวนการ

ฟังดูเรียบง่าย โครงการส่วนใหญ่ ฟังดู เรียบง่าย แต่เมื่อคุณหยุดและคิดว่ามีหลายสิ่งที่ผิดพลาดนั่นจะบอกเล่าเรื่องราวที่แตกต่างออกไป ต่อไปนี้คือสิ่งที่อาจผิดพลาดซึ่งจัดขึ้นเพื่อแสดงให้เห็นถึงเก้าด้านของการจัดการโครงการ

ขอบเขต. ถ้าเราหลงทางและไม่เคยพบไร่ลิ้นจี่ - ไม่มีลิ้นจี่!
เวลา. ถ้าเราเริ่มช้าเราก็มาถึงกลางวัน การเก็บลิ้นจี่ท่ามกลางแดดร้อนไม่ใช่เรื่องสนุกเลย และสำหรับการเดินทางหนึ่งวันไม่มีความสนุกใดที่โครงการจะล้มเหลว!
ค่าใช้จ่าย อ๊ะ! ลิ้นจี่เป็นผลไม้ที่อ่อนไหวมาก พวกเขาต้องการเครื่องทำความเย็นและน้ำแข็งสักหน่อยไม่งั้นจะแย่ก่อนถึงบ้าน เพิ่ม $ 5 สำหรับเครื่องทำความเย็นแบบโฟมและ $ 1 สำหรับน้ำแข็ง
ความเสี่ยง จะเกิดอะไรขึ้นถ้ารถพัง - วันอนาถ! รับการปรับแต่งและตรวจสอบก่อนที่เราจะไป
คุณภาพ. เลือกด้วยความระมัดระวัง! เราต้องการนำลิ้นจี่ที่ดีที่สุดกลับบ้านเท่านั้น
การสื่อสาร อยู่ในรถครึ่งชั่วโมงจากบ้าน "ที่รักคุณมีแผนที่ไหม" "อะไรนะ! ฉันคิดว่า คุณ มีแผนที่?"
ทรัพยากรมนุษย์. “ ที่รักได้เวลาเก็บลิ้นจี่แล้วหรือยัง” "คุณไปเถอะฉันไม่รู้สึกเหมือนกันนอกจากนี้บาร์บาร่าเพื่อนของฉันกำลังพาฉันไปทานอาหารมื้อสาย" การเดินทางวันเดียวกลายเป็นการหย่าร้าง!
จัดซื้อจัดจ้าง. โทรศัพท์เช้าตรู่วันเสาร์ "มิสเตอร์เคมป์ขอบคุณมากที่นำรถของคุณเข้ารับการปรับแต่งเมื่อวานนี้น่าเสียดายที่เราได้รับการสำรองข้อมูลและเรายังไม่ได้เริ่มดำเนินการเลย" “ แต่มันควรจะเสร็จเมื่อคืนนี้!” "ผมเข้าใจครับ แต่เรากำลังพยายามอย่างเต็มที่รถของคุณน่าจะพร้อมใช้งานประมาณห้าโมงเย็นวันนี้ขอขอบคุณที่เลือกศูนย์บริการรถยนต์ที่รวดเร็วและเชื่อถือได้!" ไม่มีรถเที่ยวไม่มีลิ้นจี่!
บูรณาการ.เรากำลังเดินกลับไปที่รถพร้อมกับลิ้นจี่ของเรา “ ฮันนี่ที่ไหนเย็นกว่ากัน” "ฉันจ่ายเงินไปฉันคิดว่าคุณถือมันออกจากร้าน" "ฉันหามออกจากร้านแล้วคุณก็ใส่ท้ายรถ" "ไม่ฉันเปิดกระโปรงหลังฉันคิดว่าคุณใส่คูลเลอร์เข้าไป" "แต่คุณปิดท้ายรถ" “ ฉันปิดท้ายรถเพราะคิดว่าคุณใส่คูลเลอร์เข้าไป” "ไม่ฉันวางเครื่องทำความเย็นไว้ที่พื้นเพราะคุณไม่ได้เปิดท้ายรถเร็วพอ" "คุณบอกว่าเป็นความผิดของฉันที่ทิ้งตู้เย็นไว้ที่ลานจอดรถร้านขายของชำ!" ไม่มีเครื่องทำความเย็น ลิ้นจี่ร้อน ภรรยาโกรธ

อย่างที่คุณเห็นมีหลายสิ่งหลายอย่างที่อาจผิดพลาดใน กระบวนการ แม้แต่การเดินทางวันเดียวแบบง่ายๆ จะมีอะไรผิดพลาดมากกว่านี้ในโครงการธุรกิจมูลค่า 10,000 ดอลลาร์หรือสิบล้านดอลลาร์!

หากเรามองอย่างตรงไปตรงมาปัญหาเหล่านี้เกิดขึ้นกับทุกโครงการตลอดเวลา และนั่นคือสาเหตุที่โครงการส่วนใหญ่ล้มเหลว แต่ความสำเร็จนั้นง่ายกว่าที่คุณคิด - หากคุณใส่ใจกับทั้งเก้าด้าน