วิธีการจัดสรรทรัพยากรใน excel

บทนำ

การวางแผนทรัพยากรอาจเป็นหนึ่งในแง่มุมที่ท้าทายที่สุดในการจัดการโครงการโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณขอให้ทำกับทีมโครงการหลายทีมทั่วทั้งองค์กรในระยะเวลาอันยาวนาน หากคุณมี Microsoft Project Server คุณสามารถจัดสรรทรัพยากรได้ค่อนข้างง่ายเนื่องจาก Microsoft Project Server สามารถดูโครงการทั้งหมดในองค์กรของคุณและบอกคุณได้ว่ามีการจัดสรรทรัพยากรที่ใด อย่างไรก็ตาม Microsoft รุ่นมาตรฐานไม่อนุญาตให้คุณทำเช่นนั้นและ ณ จุดนั้นการอ้างอิงถึงกำหนดการโครงการของคุณใน Microsoft Project หรือที่อื่น ๆ จะง่ายกว่าและสร้างเอกสารการจัดสรรทรัพยากรของคุณใน Excel บทความนี้จะอธิบายทุกสิ่งที่คุณต้องใช้ในการทำเอกสารทรัพยากรของคุณใน Microsoft Excel

การทำงานเกี่ยวกับการจัดสรรทรัพยากรให้ความรู้สึกเหมือนกำลังไขปริศนาชิ้นใหญ่

สร้างรายการ

ขั้นตอนแรกคือการสร้างรายการทรัพยากรทั้งหมดที่คุณจะต้องรับผิดชอบในการจัดสรร หากเป็นโครงการเดียวหรือแผนกขนาดเล็กคุณสามารถดำเนินการได้ด้วยตนเอง แต่ถ้าคุณกำลังจัดสรรทรัพยากรสำหรับแผนกขนาดใหญ่ที่มีพนักงานทำงานในหลายร้อยโครงการคุณอาจต้องทำงานผ่าน ฝ่ายสนับสนุนเพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีรายชื่อทั้งหมด มีคนตรวจสอบรายการ คุณไม่ต้องการเริ่มเคลื่อนย้ายผู้คนไปรอบ ๆ และปรับไทม์ไลน์ของโปรเจ็กต์เพียงเพื่อจะได้พบว่ามีคนอื่นที่สามารถเติมเต็มช่องโหว่ได้

ปัจจัยในการสนับสนุนงาน

ในบาง บริษัท พนักงานที่ทำงานในโครงการจะได้รับการสนับสนุนในระดับที่ยุติธรรม เปอร์เซ็นต์ของงานสนับสนุนที่พนักงานทำแตกต่างกันไปในแต่ละ บริษัท และจากพนักงานไปจนถึงพนักงาน สิ่งสำคัญคือต้องทำความเข้าใจว่าคุณต้องใช้จำนวนกี่เปอร์เซ็นต์ของงานสนับสนุนเพื่อรวมเป็นตัวเลขสำหรับพนักงานแต่ละคนในช่วงวันทำงานโดยเฉลี่ยหรือสัปดาห์การทำงานตลอดระยะเวลาที่คุณจัดสรรทรัพยากร และถ้าคุณไม่ใช่คนที่คุ้นเคยกับภาระงานของพนักงานมากพอให้แน่ใจว่าคุณได้รับข้อมูลนั้นจากคนที่เป็น หากคุณเดาและผิดมันจะทำให้ตัวเลขของคุณหมดไปอย่างใหญ่หลวงซึ่งอาจนำไปสู่ความเจ็บปวด

จะทำอย่างไรเมื่อโครงการไม่ดี

ทราบระยะเวลาที่คุณกำลังจัดสรร

เพื่อเป็นการชี้แจงให้ตรวจสอบระยะเวลาที่คุณถูกขอให้จัดสรรทรัพยากรให้เสมอ การคาดการณ์ว่าผู้คนจะอยู่ที่ใดในระยะเวลาอันใกล้นี้เป็นสิ่งที่ทำได้ง่ายกว่า แต่ยิ่งคุณถูกขอให้มองไปตามถนนมากเท่าไหร่คุณก็จะมีความเสี่ยงมากขึ้นเท่านั้นและหากคุณไม่ต้องใส่ตัวเลข คุณอาจต้องการอย่างยิ่งที่จะไม่ทำเช่นนั้น

รวบรวมตารางโครงการ

การคาดการณ์ที่คุณทำโดยเป็นส่วนหนึ่งของการจัดสรรทรัพยากรจะมีความแม่นยำมากขึ้นอย่างมากหากคุณมีกำหนดการโครงการทั้งหมดเป็นอินพุต แม้ว่าโครงการจะยังไม่เริ่มต้นอย่างเป็นทางการ แต่คุณก็ควรจะสามารถรวบรวมตารางโครงการระดับสูงที่เรียกว่างานที่ทราบทั้งหมดซึ่งจะต้องทำ อย่างไรก็ตามในขั้นตอนนั้นงานพัฒนาน่าจะเป็นเพียงช่วงเวลาใหญ่โดยไม่มีรายละเอียดเนื่องจากโครงสร้างการแบ่งงานที่มีรายละเอียดของงานทั้งหมดยังไม่ได้สร้างขึ้น แต่คุณควรจะยังสามารถรวมชื่อของบุคคลที่ทำงานด้านการพัฒนาพร้อมกับชื่อของบุคคลที่เกี่ยวข้องกับงานอื่น ๆ ทั้งหมดได้ หลังจากตรวจสอบกรณีธุรกิจและการสนทนากับหน่วยงานธุรกิจที่ร้องขอโครงการคุณจะได้รับความรู้สึกระดับสูงสำหรับความซับซ้อนของโครงการและสามารถคาดการณ์ระยะเวลาสำหรับแต่ละงานจากนั้น หากโครงการอยู่ระหว่างการบินและมีโครงสร้างการแบ่งงานที่เรียกใช้งานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับงานพัฒนาคุณจะมีข้อมูลโดยละเอียดมากขึ้นว่าใครจะทำงานอะไรและเมื่อใด

การปรับระดับทรัพยากรเป็นขั้นตอนสุดท้ายที่สำคัญในการทำงานเกี่ยวกับการจัดสรรทรัพยากรเนื่องจากจะช่วยให้ธุรกิจเข้าใจว่าเมื่อใดควรปรับขนาดพนักงานขึ้นและลงและจะช่วยให้ผู้จัดการโครงการกำหนดตารางเวลาของโครงการได้

แชมป์เปี้ยนผู้นำและการบริหารโครงการ

สร้างสเปรดชีตการจัดสรรทรัพยากรของคุณ

ขั้นตอนในการกำหนดช่องทางข้อมูลทั้งหมดที่คุณรวบรวมไว้ในสเปรดชีตการจัดสรรทรัพยากรใน Excel มีดังนี้:

เปิดสมุดงานใหม่ใน Excel และสร้างแผ่นงานใหม่สำหรับแต่ละทรัพยากรที่คุณจะต้องทำการคาดการณ์
ในแผ่นงานแรกเริ่มต้นไม่กี่แถวให้เริ่มเสียบชื่อของโครงการที่แต่ละโครงการจะทำงานในคอลัมน์แรกโดยแต่ละโครงการจะอยู่ในแถวของตัวเอง
ในแถวว่างด้านบนที่คุณป้อนโปรเจ็กต์แรกให้ข้ามไปยังเซลล์ที่สองในแถวและเริ่มป้อนวันที่หรือช่วงวันที่หนึ่งสัปดาห์สำหรับระยะเวลาที่คุณต้องทำการจัดสรรทรัพยากรในแถวนั้น ท้ายที่สุดแล้วสิ่งนี้ขึ้นอยู่กับความละเอียดของคุณหรือเจ้านายของคุณที่ต้องการได้รับ
เปิดกำหนดการโครงการสำหรับโครงการแรกในรายการของคุณและกรองเฉพาะงานที่ทรัพยากรที่คุณกำลังดูเกี่ยวข้อง ค้นหาระยะเวลาสำหรับงานแรกที่ทรัพยากรเกี่ยวข้องและหมุนไปที่สเปรดชีตการจัดสรรทรัพยากรที่คุณกำลังสร้าง นำทางไปยังเซลล์ในแถวโปรเจ็กต์ที่สอดคล้องกับช่วงวันนั้นหรือหนึ่งสัปดาห์จากนั้นป้อนจำนวนชั่วโมงเพื่อดูว่าทรัพยากรนั้นอยู่ในกรอบเวลานั้น ทำซ้ำขั้นตอนนี้สำหรับงานทั้งหมดในโครงการทั้งหมดสำหรับพนักงานทุกคน
ป้อนสูตรที่ด้านล่างของแต่ละวันหรือคอลัมน์ช่วงวันที่หนึ่งสัปดาห์ซึ่งจะสรุปจำนวนทั้งหมดของเราในคอลัมน์นั้นซึ่งรวมถึงงานสนับสนุนที่จำเป็นสำหรับทรัพยากรนั้นด้วย
ตรวจสอบผลรวม หากคุณใช้วันทำงานมาตรฐานเดียวมากกว่าวันใด ๆ ที่ดูเหมือนว่าพนักงานจะใช้เวลามากกว่าแปดชั่วโมงถือเป็นธงสีแดงและจำเป็นต้องพิจารณา เป็นเรื่องปกติมากที่จะมีสิ่งนี้เมื่อคุณไปหาผลรวมตัวเลขและมันจะเน้นให้เห็นว่าองค์กรส่วนใหญ่จัดสรรทรัพยากรของตนมากเกินไปอย่างไรและไม่รู้ตัวจนกว่าพวกเขาจะทำแบบฝึกหัดเช่นนี้
ปรับระดับทรัพยากรของคุณ นี่คือที่ที่คุณจะต้องทำแบบฝึกหัดทั้งการเปลี่ยนงานให้คนอื่นหรือขยายระยะเวลาของงานเพื่อให้ทุกคนได้รับการจัดสรรอย่างเหมาะสม