วิธีใช้ระบบไดอารี่ในที่ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ

Mike Tinnion (CC0) ผ่าน Unsplash (แก้ไขโดยใช้ Canva)

ระบบไดอารี่ได้รับการบำรุงรักษาเพื่อใช้เวลาและทำงานและนัดหมายให้เสร็จสมบูรณ์อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล มันช่วยองค์กรโดยรวมและช่วยจัดการเวลาของตัวเองและของคนอื่นด้วย สามารถเก็บรักษาไดอารี่ได้ด้วยตนเองหรือแบบอิเล็กทรอนิกส์

ส่วนตัวมีทั้งสองประเภทของไดอารี่ ฉันมีปฏิทินอิเล็กทรอนิกส์ของฉันบน Outlook ที่แชร์กับผู้จัดการและผู้ดูแลระบบคนอื่น ๆ ฉันยังมีสมุดไดอารี่ที่ใช้ในยามฉุกเฉินได้ด้วย

เหตุใดการมีไดอารี่ด้วยตนเองจึงสำคัญ?

สมุดบันทึกคู่มือที่ฉันใช้เป็นหนังสือที่ผูกไว้โดยมีสามวันต่อหน้าเนื่องจากฉันมีรายการไม่มากในแต่ละวัน

ดังที่ฉันได้กล่าวไว้ข้างต้นฉันใช้ไดอารี่นี้ในกรณีฉุกเฉินเท่านั้น ซึ่งรวมถึงช่วงเวลาที่ฉันป่วยหรือไม่ได้ทำงานและไม่สามารถเข้าถึงไดอารี่อิเล็กทรอนิกส์ของฉันหรือเมื่อระบบคอมพิวเตอร์หยุดทำงานและไม่สามารถเข้าถึง Outlook

อะไรคือข้อดีของ Electronic Diary?

ดังที่ฉันได้กล่าวไปแล้วไดอารี่อิเล็กทรอนิกส์ที่ฉันดูแลอยู่นั้นอยู่ในปฏิทิน Outlook บนคอมพิวเตอร์ที่ทำงานของฉัน

ข้อดีของการมีปฏิทินอิเล็กทรอนิกส์มีดังนี้

• ฉันสามารถเน้นความขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้นระหว่างการนัดหมาย
• ฉันต้องการป้อนข้อมูลเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นเป็นประจำเพียงครั้งเดียว
• ไม่มีการใช้กระดาษ
• มีการป้องกันด้วยรหัสผ่าน
• ฉันสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่
• มีการแจ้งเตือนการนัดหมายบนหน้าจอ
• โดยอัตโนมัติจะสื่อสารการเปลี่ยนแปลงไปยังผู้ที่เกี่ยวข้องซึ่งระบบเชื่อมต่อกับของฉัน

ฉันจะใช้ไดอารี่ของฉันได้อย่างไร

ฉันใช้ไดอารี่ของฉันสำหรับสิ่งต่างๆเช่นการแจ้งเตือนและการนัดหมาย

รายการที่พบบ่อยที่สุดในไดอารี่ของฉันคือ:

• การประชุมคณะกรรมการ
• การประชุมทีม
• คำสั่งเครื่องเขียน
• ช่วงของการฝึกอบรม
• การเยี่ยมชม
• การเตรียมวาระการประชุม
• ลาหยุดประจำปี
• งานสำนักงานอื่น ๆ
• การกำกับดูแล
• งานรายสัปดาห์และรายปักษ์อื่น ๆ ที่ทำซ้ำในความถี่ที่กำหนด (ซึ่งทำให้มั่นใจได้ว่าฉันจะไม่พลาด)

บางครั้งฉันต้องจองการประชุมและส่งคำเชิญเข้าร่วมประชุมไปยังเพื่อนร่วมงานหรือผู้ได้รับมอบหมายอื่น ๆ และจะทำด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์

ฉันจัดการการประชุมประเภทนี้ได้อย่างไร

• ฉันพยายามป้อนรายละเอียดให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้เช่นวันที่สถานที่ระยะเวลาผู้เยี่ยมชม ฯลฯ
• ฉันไม่ค่อยประสบกับสถานการณ์ที่การประชุมถูกยกเลิกหรือเลื่อนออกไป แต่หากเกิดเหตุการณ์นี้ขึ้นฉันต้องตรวจสอบผลกระทบของการเปลี่ยนแปลงที่ร้องขอก่อนที่จะตกลง
• ฉันยังรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนที่เข้าร่วมการประชุมหรือการนัดหมายสามารถเข้าถึงรายละเอียดที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเพื่อไม่ให้มีการสื่อสารที่ผิดพลาด
• โดยปกติฉันจะจัดการกับคำขอและการเปลี่ยนแปลงจากผู้เข้าร่วมคนอื่น ๆ ตามลำดับเวลา แต่ฉันจะจัดลำดับความสำคัญของคำขอที่เร่งด่วนที่สุดหากฉันกำลังจัดการกับคำขอจำนวนมาก
  • เมื่อมีการตกลงหรือมีการเปลี่ยนแปลงคำขอใด ๆ ฉันแน่ใจว่าทุกคนที่เกี่ยวข้องได้รับการติดต่อและสะดวกสำหรับพวกเขาก่อนที่การเปลี่ยนแปลงจะได้รับการยืนยัน
• ฉันต้องแน่ใจด้วยว่าทุกคนที่เกี่ยวข้องกับการนัดหมายหรือการประชุมมีเวลาเพียงพอสำหรับการวางแผนการเดินทางและความต้องการอื่น ๆ เพื่อให้การประชุมเป็นไปอย่างราบรื่น

ฉันทราบว่าสมุดบันทึกจะต้องได้รับการอัปเดตอยู่เสมอเมื่อมีการตกลงการเปลี่ยนแปลง ฉันแน่ใจว่าฉันได้ลบการนัดหมายที่ถูกยกเลิกไปแล้ว ไดอารี่ที่ไม่ได้รับการจัดเก็บให้ทันสมัยอาจเสี่ยงต่อความสับสนได้ทุกรูปแบบ นอกจากนี้ยังเป็นการบั่นทอนความมั่นใจและกระตุ้นให้ผู้คนรู้สึกว่าจำเป็นต้องตรวจสอบการเตรียมการซึ่งเสียเวลาหรือแย่กว่านั้นคือเก็บไดอารี่แยกต่างหาก

หมายเหตุสุดท้าย

โปรดอย่าคัดลอกสิ่งที่ส่งมาที่นี่และแสดงในไฟล์ของคุณ สิ่งนี้ได้รับการเผยแพร่ที่นี่เพื่อช่วยให้คุณได้รับความคิด / ความเข้าใจในสิ่งที่พวกเขาคาดหวังให้คุณติดตาม คุณจะต้องเชื่อมโยงกับพื้นที่ทำงานและองค์กรของคุณเองและยึดติดกับมันในขณะเตรียมไฟล์ ขอบคุณสำหรับความร่วมมือ.

© 2012 livingsta