วิธีจัดรูปแบบและเขียนจดหมายธุรกิจอย่างมืออาชีพ

จดหมายธุรกิจเป็นพิธีกรรมประจำวันสำหรับบางคน

โดย Petar Miloševi? (งานของตัวเอง), CC-BY-SA-3.0 ผ่าน Wiki Commons

การสื่อสารทางธุรกิจเป็นกุญแจสำคัญในการดำเนิน บริษัท ที่สร้างผลกำไรและได้รับการยอมรับ จดหมายธุรกิจเป็นพิธีกรรมประจำวันสำหรับธุรกิจและพนักงานจำนวนมาก จดหมายธุรกิจสามารถสร้างหรือทำลายข้อตกลงทางธุรกิจได้และเห็นได้ชัดว่าจดหมายที่เขียนดีจะสามารถปิดผนึกข้อตกลงได้ดีกว่า

ตัวอย่างรูปแบบจดหมายธุรกิจระดับมืออาชีพ ตัวเลขหมายถึงส่วนประกอบหลักของจดหมายธุรกิจ

เทเรซาคอปเปนส์, 2012

ส่วนประกอบหลักของจดหมายธุรกิจยอดเยี่ยม

จดหมายธุรกิจที่ดีมีองค์ประกอบหลักสิบประการ:

1. ที่อยู่ผู้ส่ง
2. วันที่
3. ที่อยู่ผู้รับ
4. ความประทับใจแรกที่ดี (คำทักทาย)
5. เหตุผลในการเขียน (เนื้อหาของจดหมาย)
6. ลงท้ายจดหมาย
7. อ้างถึงการติดต่อในอนาคต
8. การปิดจดหมาย
9. สิ่งที่แนบมา
10. ชื่อย่อของนักพิมพ์ดีด

1. ที่อยู่ของผู้ส่ง

ส่วนประกอบนี้มักรวมอยู่ในหัวจดหมายของ บริษัท อย่างไรก็ตามหากคุณไม่ได้ใช้หัวจดหมายที่อยู่ของผู้ส่งจะปรากฏขึ้นจากด้านบนของหน้า ระบุเฉพาะที่อยู่เมืองและรหัสไปรษณีย์ตามด้วยหมายเลขโทรศัพท์ติดต่อหมายเลขแฟกซ์และที่อยู่อีเมลหากมี แบบอักษรที่เหมาะสมสำหรับจดหมายของคุณควรอ่านง่ายและเป็นทางการ ฟอนต์ที่ได้รับการยอมรับอย่างกว้างขวางคือ Times New Roman ขนาด 12 ซึ่งเป็นฟอนต์อนุรักษ์นิยม

2. วันที่

ส่วนประกอบนี้ใช้เพื่อระบุวันที่เขียนจดหมาย หากคุณต้องใช้เวลาหลายวันในการเขียนจดหมายให้ใช้วันที่ที่จดหมายเขียนเสร็จ เมื่อเขียนถึง บริษัท ต่างๆในสหรัฐอเมริกาให้ใช้รูปแบบวันที่แบบอเมริกันซึ่งวางเดือนก่อนวันนั้น (12 เมษายน 2555) เส้นข้อมูลควรถูกปล่อยให้เป็นธรรมและปรากฏหนึ่งบรรทัดใต้ที่อยู่ของผู้ส่ง

3. ที่อยู่ของผู้รับ

เว้นบรรทัดว่างไว้หนึ่งบรรทัดหลังที่อยู่ของผู้ส่งตามด้วยที่อยู่ของผู้รับซึ่งควรถูกปล่อยให้เป็นธรรม สำหรับที่อยู่ต่างประเทศให้พิมพ์ชื่อประเทศด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดในบรรทัดสุดท้าย คุณควรเขียนจดหมายถึงบุคคลใดบุคคลหนึ่ง โทรหา บริษัท หรือพูดคุยกับพนักงานจาก บริษัท หากคุณไม่มีชื่อของบุคคลนั้น ใส่ชื่อส่วนตัวที่ถูกต้องเช่นนางสาวนางนายหรือดร. หากมีข้อสงสัยเกี่ยวกับชื่อเรื่องส่วนตัวของผู้หญิงให้ใช้นางสาว

4. ความประทับใจแรกที่ดี (คำทักทาย)

ความประทับใจแรกของคุณต่อผู้อ่านคือคำทักทายของจดหมายของคุณ ตรวจสอบว่าชื่อและชื่อของบุคคลนั้นถูกต้องและสะกดถูกต้อง หากไม่สามารถค้นหาการใช้ชื่อของบุคคลนั้นได้“ Dear Sir or Madam:” หากคุณไม่แน่ใจในเพศของบุคคลนั้นคุณอาจใช้ชื่อเต็มในการแสดงความเคารพ ตัวอย่างเช่นคุณอาจเขียนถึงคริสวิลเลียมส์ที่รัก: หากคุณไม่แน่ใจในเพศของคริส ชื่อในคำทักทายของคุณควรเป็นชื่อเดียวกับที่ใช้สำหรับที่อยู่ของผู้รับ เว้นบรรทัดว่างไว้หนึ่งบรรทัดหลังคำทักทาย

5. เหตุผลในการเขียนจดหมายธุรกิจ (เนื้อหาของจดหมาย)

จดหมายธุรกิจสามารถเขียนได้จากหลายสาเหตุเช่น:

• สอบถามข้อมูล (เพื่อสอบถามข้อมูล)
• ขอ (ขอให้ใครทำบางอย่าง)
• ขอโทษ (พูดขอโทษ)
• การร้องเรียน (เพื่อร้องเรียนเกี่ยวกับปัญหา)

ในการเขียนจดหมายสอบถามหรือคำขอคุณสามารถเริ่มต้นจดหมายว่า“ คุณอาจจะ…” หรือ“ ฉันจะขอบคุณถ้าคุณจะ…” เมื่อแจ้งข่าวร้ายหรือขอโทษคุณควรมีไหวพริบและสุภาพโดยให้เหตุผล สำหรับปัญหา “ น่าเสียดายที่เราไม่สามารถดำเนินการตามคำสั่งซื้อของคุณได้ทันเวลาเนื่องจาก… ” หรือ“ น่าเสียดายที่เราไม่สามารถพบกับคุณได้ในขณะนี้เนื่องจากมีภาระผูกพันก่อนหน้านี้มากเกินไป”

ใช้รูปแบบบล็อกเมื่อเขียนจดหมายของคุณ อย่าเยื้องย่อหน้า แต่เว้นวรรคเดียว เว้นช่องว่างไว้หนึ่งช่องระหว่างย่อหน้า เป็นสิ่งสำคัญมากเมื่อเขียนจดหมายธุรกิจโปรดจำไว้ว่าความกระชับเป็นกุญแจสำคัญ ในย่อหน้าแรกให้เปิดอย่างเป็นมิตรจากนั้นระบุจุดประสงค์ของคุณเป็นลายลักษณ์อักษร ย่อหน้าถัดไปควรให้รายละเอียดเหตุผลในการเขียน ย่อหน้าที่สามอาจให้ข้อมูลพื้นฐานและรายละเอียดสนับสนุน

6. การลงท้ายจดหมายธุรกิจ

ย่อหน้าปิดควรเน้นวัตถุประสงค์ของจดหมายและหากจำเป็นขอให้ดำเนินการบางอย่าง "โปรดติดต่อเราหากคุณมีคำถามเพิ่มเติม" “ ฉันต้องการพบกับคุณตามความสะดวกของคุณเพื่อหารือเกี่ยวกับเรื่องนี้เพิ่มเติม” เช่นกันหากต้องแนบเอกสารควรระบุไว้ในย่อหน้าปิดท้าย "โปรดดูที่ล้อมรอบ… "

7. อนุญาตให้มีการติดต่อในอนาคต

ย่อหน้าปิดท้ายควรกล่าวถึงการติดต่อในอนาคตเช่น“ ฉันหวังว่าจะได้พบคุณในวันพุธหน้า”

8. การปิดจดหมาย

การปิดจดหมายของคุณขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับ 'ขอแสดงความนับถือ' มีความเป็นทางการมากกว่า 'ขอแสดงความนับถือ' หากผู้อ่านรู้จักคุณดีอาจใช้ "ขอแสดงความนับถือ" หลังจากปิดที่เหมาะสมแล้วตามด้วยลูกน้ำให้เว้นสี่บรรทัดสำหรับลายเซ็นของคุณจากนั้นพิมพ์ชื่อและตำแหน่งของคุณ

9. สิ่งที่แนบมา

หากมีสิ่งที่แนบมากับตัวอักษรให้ระบุสิ่งนี้โดยเขียนว่า 'Enc.' หนึ่งบรรทัดด้านล่างปิด หากมีเอกสารจำนวนมากควรตั้งชื่อเอกสารแต่ละฉบับ

10. อักษรย่อชื่อย่อ

หากคุณแต่งตัวอักษร แต่มีคนอื่นพิมพ์หรือคุณพิมพ์ตัวอักษรแทนคนอื่นชื่อย่อของผู้พิมพ์จะปรากฏหลังกล่องหุ้ม หากคุณเป็นผู้ส่งและพิมพ์จดหมายด้วยตัวเองให้เว้นชื่อย่อของผู้พิมพ์

ใช้เวลาของคุณ!

จดหมายธุรกิจแบบมืออาชีพเป็นไปตามโครงร่างที่เป็นทางการซึ่งทำให้ดูสวยงาม อย่างไรก็ตามเนื้อหาเป็นคุณลักษณะที่สำคัญที่สุดที่จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าจดหมายของคุณจะได้รับผลลัพธ์ที่ดี มีความจำเป็นที่การสะกดและไวยากรณ์ของคุณจะต้องไม่มีที่ติ ดังนั้นให้พิสูจน์อักษรงานของคุณสองหรือสามครั้งก่อนส่ง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าวลีของคุณสุภาพมีชั้นเชิงและตรงประเด็น ผู้บริหารมีข้อ จำกัด ด้านเวลาและไม่น่าจะใช้เวลาอ่านร้อยแก้วที่แผลงฤทธิ์และใช้เวลานานเกินไปกว่าจะไปถึงจุดนั้น ใช้เวลาในการปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ในบทความนี้และแก้ไขเนื้อหาที่กระชับของคุณอย่างรอบคอบแล้วจดหมายที่เป็นมืออาชีพจะเป็นผล