วิธีการให้ข้อเสนอแนะกับพนักงานของคุณ

ผู้นำและหัวหน้างานที่ชาญฉลาดรู้วิธีการให้ข้อเสนอแนะที่ชัดเจน

ผู้นำในสถานที่ทำงานที่เข้มแข็งเชี่ยวชาญศิลปะในการให้ข้อเสนอแนะที่มีความหมายแก่พนักงานของตน ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการที่จะช่วยให้คุณสื่อสารกับพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพในระหว่างการตรวจสอบประสิทธิภาพ

ประโยชน์ของการให้ข้อเสนอแนะที่มีประสิทธิภาพ

เมื่อหัวหน้างานและผู้จัดการมีความเชี่ยวชาญในการให้ข้อเสนอแนะกับพนักงานของตนผลลัพธ์มักจะเป็นบวกสำหรับทั้งพนักงานและหัวหน้าทีม สมาชิกในทีมบรรลุเป้าหมาย พวกเขาเรียนรู้ทักษะใหม่ ๆ ไปพร้อมกันเมื่อผู้นำให้คำแนะนำและข้อเสนอแนะเกี่ยวกับสิ่งที่ได้ผลและสิ่งที่ไม่ได้ผล ความมั่นใจของพวกเขาเพิ่มขึ้นและพลังและความกระตือรือร้นในโครงการของพวกเขาจะได้รับการต่ออายุทุกครั้งที่พวกเขาได้รับการยอมรับในความพยายามของพวกเขา

ข้อเสนอแนะควรเน้นที่อะไร

เพื่อให้องค์กรเติบโตและประสบความสำเร็จผู้นำต้องสามารถเสนอข้อเสนอแนะแก่สมาชิกในทีมได้อย่างสะดวกสบาย ข้อเสนอแนะที่มีประสิทธิภาพในที่ทำงานโดยทั่วไปมุ่งเน้นไปที่สี่สิ่งสำคัญ:

พฤติกรรมของพนักงาน:พนักงานแสดงตรงเวลาหรือไม่? เขาปฏิบัติหน้าที่อย่างปลอดภัยและมีมโนธรรมหรือไม่? เขาปฏิบัติตามคำแนะนำและใส่ใจในรายละเอียดหรือไม่?
ทัศนคติ: ทัศนคติของพนักงานเป็นไปในเชิงบวกและมีพลังหรือไม่? หรือติดลบและเฉื่อยชา? พนักงานดูเหมือนจะมีความภาคภูมิใจในงานของเขาหรือไม่?
ความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล:พนักงานเข้ากับพนักงานคนอื่น ๆ ได้ดีเพียงใด? เจ้าหน้าที่ปฏิบัติต่อลูกค้าอย่างไร? พนักงานแสดงขอบเขตที่ดีหรือไม่?
ความก้าวหน้าไปสู่เป้าหมายที่กำหนด:พนักงานทำงานได้ดีเพียงใดเมื่อเทียบกับเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้?

วิธีการประเมินผลที่มีความหมาย

เมื่อตั้งค่าเตรียมและส่งมอบการประเมินผลโดยทำตามสี่ขั้นตอนถัดไปเหล่านี้ผู้จัดการสามารถให้ข้อเสนอแนะแก่พนักงานและอาสาสมัครที่มีความหมายและเหมาะสม

1. กำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน

ขั้นตอนแรกในการให้ข้อเสนอแนะที่มีประสิทธิภาพแก่พนักงานคือการเตรียมความพร้อมเพื่อความสำเร็จตั้งแต่เริ่มต้น และวิธีที่ดีที่สุดในการทำเช่นนั้นคือการกำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่เป็นรูปธรรมจากนั้นสื่อสารให้ชัดเจนและรัดกุมก่อนที่จะดำเนินโครงการหรืองาน

2. สังเกตการปฏิบัติงานของพนักงานโดยไม่ต้องวางเมาส์มากเกินไป

เพื่อที่จะเป็นผู้นำที่มีประสิทธิผลและให้ข้อเสนอแนะที่เป็นประโยชน์แก่พนักงานสิ่งสำคัญคือต้องนำเสนอและให้การสนับสนุนในขณะที่ดูแลพนักงาน คุณไม่สามารถเสนอคำแนะนำที่เป็นประโยชน์เพื่อการปรับปรุงได้หากคุณไม่ได้ใช้เวลาดูพนักงานของคุณปฏิบัติหน้าที่ในสภาพแวดล้อมการทำงานที่ 'เป็นธรรมชาติ' ที่สุด

ในขณะที่คุณสังเกตผลงานของพนักงานให้จดบันทึกอย่างรอบคอบและไตร่ตรองว่าเขาทำอะไรได้ดีและส่วนใดที่ต้องปรับปรุง บันทึกที่คุณจดไว้จะมีค่าเมื่อคุณส่งข้อเสนอแนะไปยังเจ้าหน้าที่

3. ตรวจสอบกับพนักงานของคุณเป็นประจำ

ให้ข้อเสนอแนะในเวลาที่เหมาะสมเสมอ วิธีที่ดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าข้อเสนอแนะของคุณที่มีต่อพนักงานได้รับการเข้าใจและดำเนินการคือให้แน่ใจว่าคุณให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับประสิทธิภาพใกล้เคียงกับการดำเนินการหรือกิจกรรมโดยเร็วที่สุด หากทำเช่นนั้นหากเจ้าหน้าที่มุ่งหน้าไปผิดทางคุณสามารถช่วยขับไล่เขากลับไปโดยเร็วที่สุด

เป็นเรื่องน่าท้อใจอย่างยิ่งที่ต้องทำงานในโครงการใกล้จะเสร็จสิ้นแล้วมีผู้จัดการมาบอกคุณว่าเขาคิดว่าคุณทำไม่ถูกต้อง พนักงานอาจจะกรีดร้องว่า“ ทำไมคุณไม่บอกฉันเร็วกว่านั้น!” ในหัวของเขาถ้าไม่พูดออกไปดัง ๆ

4. รับรู้ประสิทธิภาพ

ผู้นำที่ดีรู้ดีว่าการชื่นชมและการยอมรับเป็นรากฐานสำคัญของการสร้างทีมที่มีพลวัตที่ดี ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณพบสิ่งที่เป็นบวกเพื่อแสดงความคิดเห็นเสมอเมื่อประเมินพนักงาน

การให้ข้อเสนอแนะที่ชัดเจนและเกี่ยวข้องกับพนักงานของคุณไม่เพียง แต่จะปรับปรุงประสิทธิภาพในสถานที่ทำงาน แต่ยังช่วยเพิ่มความพึงพอใจในงานของพนักงานอีกด้วย

วิธีการให้คำติชมเป็นประโยชน์และสนับสนุน

พึงระลึกไว้เสมอว่าเมื่อข้อเสนอแนะถูกส่งไปอย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยยกระดับผู้คนได้เสมอแทนที่จะทำให้พวกเขาผิดหวัง ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับและคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการให้ข้อเสนอแนะที่เป็นประโยชน์และสนับสนุน

1. รับทราบความคืบหน้า

ข้อเสนอแนะที่มีประสิทธิภาพจะต้องรวมถึงการตระหนักถึงการปรับปรุงที่พนักงานได้ทำตลอดระยะเวลาของโครงการหรือช่วงการประเมินผล

2. ใช้การยอมรับเป็นเครื่องมือในการสร้างแรงบันดาลใจให้ผู้อื่น

เมื่อส่งมอบด้วยความยุติธรรมและด้วยความเคารพการแบ่งปันความสำเร็จและความสำเร็จของสมาชิกในทีมกับสมาชิกคนอื่น ๆ สามารถช่วยสร้างแรงบันดาลใจให้พวกเขาทำต่อไปได้ การยกย่องพนักงานต่อหน้าทีมงานคนอื่น ๆ ไม่ควรทำโดยมีเป้าหมายเพื่อสร้างความอับอายให้กับนักแสดงที่ไม่ดี ซึ่งอาจนำไปสู่ความรู้สึกขุ่นเคืองเนื่องจากพนักงานบางคนจะถูกมองว่าดีกว่าพนักงานคนอื่น ๆ

3. ยกตัวอย่างเฉพาะของสิ่งที่พนักงานทำได้ดี

วิธีนี้จะง่ายกว่าสำหรับพวกเขาที่จะทำงานนั้น ๆ ได้ดี หากคุณใช้ข้อความและวลีกว้าง ๆ เช่น“ นั่นเป็นการนำเสนอที่ยอดเยี่ยมที่คุณส่งให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของเราเมื่อสัปดาห์ที่แล้วคุณเพียงแค่ให้คำชมไม่ใช่คำติชมที่สามารถใช้เพื่อช่วยให้พนักงานดำเนินการต่อไปในทิศทางที่ถูกต้อง

ให้ลองพูดบางอย่างที่เจาะจงว่า“ ฉันเห็นได้จากอินโฟกราฟิกที่คุณออกแบบมาว่าคุณเข้าใจโครงสร้างการจัดการห่วงโซ่อุปทานอย่างชัดเจน ฉันคิดว่าสไลด์ของคุณมีการจัดวางอย่างดีเข้าใจง่ายและเขียนด้วยภาษาที่ผู้ชมเข้าใจได้ คุณไม่ได้ใช้ศัพท์แสงมากเกินไปและฉันคิดว่ามันช่วยให้ผู้คนดูดซับข้อมูลได้ง่ายขึ้น”

4. แสดงความกตัญญูกตเวที

ขอบคุณสำหรับความพยายามของพนักงานของคุณ ยกตัวอย่างหนึ่งหรือสองตัวอย่างว่าการทำงานที่ดีส่งผลดีต่อองค์กรอย่างไร

5. "ล้าง. ล้าง. ทำซ้ำ"

อย่าลืมสนับสนุนให้พนักงานของคุณทำงานที่ดีเหมือนเดิมต่อไป

วิธีที่คุณพูดคุยกับพนักงานของคุณในระหว่างการประเมินผลอาจมีผลกระทบอย่างมากต่อการที่พนักงานสามารถรวมคำติชมเข้ากับงานของพวกเขาได้สำเร็จหรือไม่

เคล็ดลับในการส่งข้อเสนอแนะ

ไม่ใช่แค่สิ่งที่คุณพูด แต่คุณพูดอย่างไร

ใช้วลีที่เหมาะสมกับวิจารณญาณ สร้างคำพูดที่ครอบคลุมเช่น“ ผู้นำที่ดีอย่า… ” หรือ“ ถ้าคุณเพิ่งทำสิ่งนี้แทนที่จะเป็น… ”
จำไว้ว่าคุณกำลังพูดเพื่อใคร: ตัวคุณเอง คุณไม่ได้ประเมินพนักงานในนามของโลก ใช้วลี "ฉัน" ของบุคคลที่หนึ่งเช่น "ฉันคิดว่า… " หรือ "จากประสบการณ์ของฉัน… " แม้ว่าคุณจะเป็นซีอีโอระดับสูงของ บริษัท ที่ใหญ่ที่สุดในโลก แต่คุณก็ยังพูดได้ด้วยตัวคุณเองเท่านั้น
อย่าเชื่อคะแนนของคุณ เมื่อให้ข้อเสนอแนะกับเจ้าหน้าที่ให้จดจ่อและอย่าพูดซ้ำรายการที่คุณได้พูดคุยไปแล้วในการสนทนา การทำเช่นนั้นอาจดูเหมือนพนักงานกำลังถูกหักหลัง เป้าหมายของคุณคือการสื่อสารถึงความกังวลของคุณไม่ใช่พิณในแง่ลบซ้ำแล้วซ้ำเล่า
อย่าใช้สัมบูรณ์ในการประเมินของคุณวลีที่ใช้ Absolutes ได้แก่ "you never" หรือ "you always" หายากที่ผู้คนจะประพฤติในลักษณะเดียวกันซ้ำแล้วซ้ำเล่า เป็นจริงเกี่ยวกับการประเมินของคุณ ในการติดป้ายกำกับและพนักงานด้วยค่าสัมบูรณ์ไม่ว่าจะเป็นด้านบวกด้านลบจะสร้างแรงกดดันด้านประสิทธิภาพให้กับแต่ละบุคคล ตัวอย่างเช่นหากพนักงานได้ยินว่าคุณเชื่อว่าเขามาสายเสมอดูเหมือนว่าคุณได้ตัดสินเกี่ยวกับพนักงานไปแล้วดังนั้นแรงจูงใจในการแก้ไขพฤติกรรมอยู่ที่ไหน

เคารพศักดิ์ศรีของพนักงานของคุณ หากคุณต้องการให้ข้อเสนอแนะที่เข้มงวดเกี่ยวกับผลงานของพนักงานให้ทำแบบส่วนตัว ไม่จำเป็นต้องตะโกนใส่อายหรือทำให้พนักงานอับอายต่อหน้าผู้อื่น ไม่เพียง แต่การปฏิบัติต่อพนักงานอย่างไม่เคารพต่อหน้าผู้อื่นจะเป็นอันตรายต่อความเชื่อมั่นและแรงจูงใจของแต่ละบุคคลเท่านั้น แต่ผู้อื่นที่พบเห็นการตั้งชื่อและการทำให้เสียชื่อเสียงของคุณจะได้รับผลกระทบ งานของคุณในฐานะผู้นำคือการปลูกฝังบรรยากาศที่เคารพปลอดภัยและดีต่อสุขภาพในที่ทำงาน

จากหนังสือคู่มือ การประเมินผลอย่างมีประสิทธิภาพ: เคล็ดลับและเทคนิคในการให้การประเมินที่เป็นประโยชน์ซึ่ง เผยแพร่โดย Toastmasters International

พนักงานควรรู้สึกมีอำนาจและมีแรงจูงใจที่จะทำให้ดีที่สุดเมื่อสิ้นสุดการประเมินผล

การประเมินผลช่วยให้ทั้งพนักงานและผู้จัดการบรรลุเป้าหมาย

การใช้เวลาในการจัดเตรียมและส่งมอบการประเมินผลงานของพนักงานที่มีความหมายไม่เพียง แต่จะเสริมสร้างและปรับปรุงความสามารถของพนักงานในการทำงานของเขาเท่านั้น แต่ยังช่วยให้คุณในฐานะผู้จัดการหรือหัวหน้างานบรรลุเป้าหมายที่องค์กรของคุณกำหนดไว้สำหรับคุณ!