วิธีจัดการกับการขโมยของพนักงาน

วิธีจัดการกับการขโมยของพนักงาน

ผู้เขียน

การขโมยของพนักงาน: อาจเกิดขึ้นกับคุณได้

หากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กการไว้วางใจพนักงานของคุณเป็นสิ่งที่จำเป็นและมีความเสี่ยง ในแง่หนึ่งคุณต้องการคนที่สามารถช่วยเหลือคุณในทุกด้านในการดำเนินธุรกิจตั้งแต่การโต้ตอบกับลูกค้าและลูกค้าไปจนถึงการติดต่อกับผู้ขายการชำระเงินการทำบัญชีการติดตามค่าใช้จ่ายและการจัดเก็บ อย่างไรก็ตามแม้แต่พนักงานบางคนที่มีประวัติย่อและการอ้างอิงที่น่าประทับใจก็อาจไม่ซื่อสัตย์ เมื่อพนักงานดังกล่าวมีหน้าที่รับชำระเงินซื้อสินค้าที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจและ / หรือถ่วงดุลบัญชีสิ่งล่อใจที่จะออกจากธุรกิจของคุณอาจมากเกินไป พนักงานบางคนเชี่ยวชาญในการซ่อนการโจรกรรม แต่คนอื่น ๆ ก็มีส่วนร่วมในการฉ้อโกง

สถิติการขโมยของพนักงานเป็นเรื่องที่น่าแปลกใจถ้าไม่น่าตกใจ

ในปี 2554 การสำรวจโดยสหพันธ์การค้าปลีกแห่งชาติพบว่าความสูญเสียที่เกิดจากการขโมยของพนักงานการขโมยของในร้านข้อผิดพลาดในเอกสารและการฉ้อโกงของซัพพลายเออร์มีมูลค่าสูงถึง34.5 พันล้านดอลลาร์หรือ 1.41 เปอร์เซ็นต์ของยอดค้าปลีกจากทั้งหมดนั้น 43.9% เป็นผลมาจากการขโมยพนักงาน มากกว่าการสูญเสียในร้านอย่างมีนัยสำคัญ (35.7%)

ในขณะที่การขโมยของพนักงานบางคนสามารถจัดประเภทได้ค่อนข้างเล็ก (การขโมยเครื่องใช้สำนักงานโดยใช้อุปกรณ์ของ บริษัท เพื่อการใช้งานส่วนตัว) ความสูญเสียที่สำคัญยิ่งเกิดขึ้นจากการปลอมแปลงบันทึกเวลาขโมยข้อมูลทางธุรกิจที่เป็นกรรมสิทธิ์เช่นรายชื่อลูกค้าและบัญชีและบันทึกการรักษาเพื่อหาเงินมากขึ้น ในกระเป๋าของพนักงาน

น่าเสียดายสำหรับผู้เขียนคนนี้ฉันพบว่าพนักงานที่เชื่อถือได้ซึ่งอยู่กับสำนักงานกฎหมายของฉันตั้งแต่วันที่เปิดทำการนั้นทั้งจ่ายเงินมากเกินไปด้วยตัวเองผ่านบัญชีเงินเดือนและการใช้บัตรเครดิตธุรกิจสำหรับการซื้อส่วนตัวที่หลากหลายในช่วง 5 เดือนในปี 2019 เธอเป็นพนักงานคนเดียวของฉันและฉันเคยทำงานกับเธอตอนที่เราทั้งคู่ทำงานกับ บริษัท อื่นเมื่อปีก่อน พนักงานคนนี้รับผิดชอบการรับลูกค้าบัญชีเงินเดือน (สำหรับเราสองคน) บัญชีลูกหนี้และเธอยังทำหน้าที่เป็นเลขานุการและคู่สัญญาของฉันด้วย เธอสามารถเข้าถึงทั้งบัตรเครดิตของ บริษัท และบัญชีตรวจสอบของ บริษัท พนักงานยังตั้งค่าบริการเงินเดือนเว็บไซต์โฆษณาและการตลาดตามคำขอของฉัน เธอพูดกับฉันซ้ำ ๆ ว่า "ฉันอยากให้คุณตั้งใจฝึกฝนกฎหมาย - ฉันจะดูแลทุกอย่างให้"คำพูดเหล่านั้นกลับมาหลอกหลอนฉันเมื่อการขโมยพนักงานของเธอทำให้ฉันเสียเงินมากกว่า 20,000 ดอลลาร์ในห้าเดือนสั้น ๆ

ห้าสัญญาณของการโจรกรรมพนักงาน

จะทำอย่างไรหากคุณค้นพบหรือสงสัยว่ามีการขโมยของพนักงาน

1. เว้นแต่คุณจะจับพนักงานในการกระทำ (ดู # 7 ด้านล่าง) ให้รายงานการโจรกรรมที่น่าสงสัยไปยังแผนกทรัพยากรบุคคลของคุณทันทีหากคุณมีและประสานงานกับแผนกตามขั้นตอนคู่มือพนักงานที่เผยแพร่ทั้งหมด คุณอาจต้องการปรึกษาเรื่องนี้กับแผนกบัญชีของคุณถ้าคุณมีเช่นกัน
2. หากพนักงานสามารถเข้าถึงบัตรเครดิตธุรกิจเงินสดบัญชีธนาคารบัญชีลูกค้าหรือสินค้าได้ให้ จำกัด หรือระงับการเข้าถึงทันที ซึ่งรวมถึงการรายงานการโจรกรรมที่น่าสงสัยไปยังธนาคารและถอดพนักงานออกในฐานะผู้มีอำนาจลงนามหรือตัวแทนในทุกบัญชี จำกัด การเข้าถึงของพนักงานในสถานที่ตั้งธุรกิจและสถานที่ใด ๆ และทั้งหมดที่ธุรกิจของคุณทำธุรกรรมถ้าเป็นไปได้
3. หากคุณไม่มีแผนกทรัพยากรบุคคลและ / หรือไม่มีคู่มือพนักงานที่เผยแพร่ให้จัดให้บุคคลภายนอกเข้าร่วมทางโทรศัพท์หรือพบปะกับพนักงานที่สงสัยว่ามีการโจรกรรม
4. เตรียมความพร้อมสำหรับการโทรศัพท์หรือการประชุมกับพนักงานดึงหลักฐานที่คุณมีเอกสารนั้นหรือสนับสนุนข้อสงสัยเกี่ยวกับการโจรกรรม
5. ระงับหรือเลิกจ้างพนักงานทันทีโดยขึ้นอยู่กับหลักฐานของคุณและหากมีคู่มือพนักงานหลังจากปฏิบัติตามนโยบายและขั้นตอนที่เผยแพร่แล้ว ขอแนะนำให้คุณมีบุคคลที่สามอยู่ในระหว่างการประชุมหรือโทรศัพท์นี้
6. แจ้งข้อหาลักทรัพย์กับกรมตำรวจทันที
7. หากคุณจับพนักงานได้ในข้อหาลักทรัพย์ให้โทรแจ้งตำรวจทันทีก่อนอนุญาตให้พนักงานออก
8. รายงานการโจรกรรมให้ลูกค้าหรือลูกค้าทราบทันทีหากพนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนซึ่งรวมถึง แต่ไม่ จำกัด เพียงหมายเลขประกันสังคมหมายเลขบัญชีธนาคารและ / หรือหมายเลขบัตรเครดิต
9. หากพนักงานมีคอมพิวเตอร์แล็ปท็อปที่ออกให้กับเขาหรือเธอหรืออุปกรณ์พกพาอื่น ๆ ที่เก็บข้อมูลลูกค้าหรือลูกค้าที่มีความละเอียดอ่อนให้รีบส่งคืนคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์ดังกล่าวทันที ทรัพย์สินของ บริษัท ทั้งหมดควรได้รับการเรียกคืนรวมถึงโทรศัพท์มือถือบัตรสมาชิกและวิธีการอื่นใดที่อาจต้องจ่ายค่าใช้จ่ายของ บริษัท (เช่นบัตรเครดิตน้ำมันเชื้อเพลิง)

ป้องกันการขโมยของพนักงานในธุรกิจของคุณ

ขั้นตอนที่คุณสามารถทำได้เพื่อป้องกันหรือลดการขโมยของพนักงาน

การจ้างพนักงานเป็นการปฏิบัติที่ละเอียดอ่อน คุณอาจต้องการปรึกษาทนายความด้านการจ้างงานเพื่อให้แน่ใจว่าแนวทางการจ้างงานของคุณจะไม่เลือกปฏิบัติ ทนายความยังสามารถช่วยคุณพัฒนาคู่มือพนักงานที่ระบุสถานการณ์เช่นการขโมยของพนักงาน นอกจากนี้ยังอาจแนะนำให้ทำข้อตกลงที่ไม่ใช่การแข่งขันเพื่อปกป้องความลับทางการค้าและรายชื่อลูกค้า

เป็นฝ่ายรุกในการป้องกันการสูญเสียตั้งแต่เริ่มต้น ควบคู่ไปกับแนวปฏิบัติในการคัดกรองพนักงานตามกฎหมายอย่างรอบคอบสามารถให้การประกันสำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กได้

ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนบางส่วนที่คุณสามารถทำได้เพื่อป้องกันหรือลดการขโมยของพนักงาน:

• ขอและติดต่อผู้อ้างอิงระดับมืออาชีพอย่างน้อยสามรายการที่ระบุโดยพนักงานที่คาดหวังก่อนว่าจ้าง
• หากพนักงานสามารถเข้าถึงเงินสดและ / หรือบัญชีได้ให้ทำการตรวจสอบบัญชีเป็นประจำและยอดเงินในบัญชีบ่อยๆ (อย่างน้อยเดือนละครั้ง)
• อธิบายและให้พนักงานลงนามในนโยบายและขั้นตอนการจ้างงานเกี่ยวกับการใช้บัตรเครดิตของ บริษัท และการชำระเงินด้วยเงินของ บริษัท สำหรับการซื้อที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ
• อธิบายและให้พนักงานลงนามในนโยบายและขั้นตอนการจ้างงานที่ห้ามใช้บัตรเครดิตของ บริษัท และชำระเงินด้วยเงินของ บริษัท สำหรับค่าใช้จ่ายส่วนตัวใด ๆ
• พิจารณาขอทนายความเพื่อร่างข้อตกลงห้ามแข่งขันที่บังคับใช้เพื่อปกป้องรายชื่อลูกค้าที่เป็นกรรมสิทธิ์และกลยุทธ์ทางการตลาดของธุรกิจ
• พิจารณากำหนดให้มีการอนุญาตล่วงหน้าสำหรับค่าใช้จ่ายใด ๆ สำหรับการซื้อที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจเกินหนึ่งร้อยดอลลาร์ในการทำธุรกรรมใด ๆ และสำหรับสถานการณ์ใด ๆ ที่ธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลายรายการเกินสามรายการในสัปดาห์นั้น ๆ
• พิจารณากำหนดให้พนักงานแต่ละคน (ไม่ใช่นาฬิกาบอกเวลา) พิจารณาชั่วโมงที่ใช้ในแต่ละวันในงานการทำงานพร้อมคำอธิบายของแต่ละงาน
• หากคุณตกลงที่จะจ่ายค่าประกันสุขภาพหรือค่าใช้จ่ายอื่น ๆ (เช่นบริการโทรศัพท์เคลื่อนที่) ให้พิจารณาจัดเตรียมการชำระเงินโดยตรงให้กับผู้ให้บริการแทนที่จะจ่ายเงินคืนให้กับพนักงานโดยตรง

รู้สิทธิของคุณหากพนักงานขโมยไปจากคุณ

ผู้เขียน

การขโมยของพนักงาน: การซื้อกลับบ้าน

บทเรียนที่ฉันได้เรียนรู้จากการขโมยพนักงานเป็นเรื่องยาก ณ วันที่เขียนเรื่องนี้อยู่ในกระบวนการยุติธรรมทางอาญา ฉันยังไม่ได้พิจารณาว่าจะดำเนินการตามขั้นตอนของศาลแพ่ง

เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กรายนี้ไม่อาจชดใช้ความสูญเสียที่ฉันประสบ แน่นอนฉันจะไม่กู้คืนเวลานับไม่ถ้วนที่ใช้ในการยื่นรายงานกับตำรวจและเอฟบีไอพบกับธนาคารและสถาบันบัตรเครดิตติดตามลูกค้าเพื่อแจ้งเตือนพวกเขาถึงการโจรกรรมและจัดการกับการประนีประนอมข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของลูกค้า เวลานี้และค่าผ่านทางอารมณ์มันใช้เวลาเกินกว่าจำนวนเงินจริงที่ขโมยมาจากธุรกิจขนาดเล็กของฉัน

ตั้งแต่พบการขโมยของพนักงานฉันได้เรียนรู้ว่าเพื่อนและเพื่อนร่วมงานคนอื่น ๆ หลายคนก็มีสถานการณ์คล้าย ๆ กันนี้เกิดขึ้นกับพวกเขา ในขณะที่ฉันเชื่อว่าการป้องกันอย่างสมบูรณ์นั้นทำได้ยาก แต่ธุรกิจขนาดเล็กก็สามารถดำเนินการบางอย่างเพื่อลดความเสี่ยงต่อการสูญเสียได้อย่างแน่นอน

การขโมยของพนักงานเป็นเรื่องธรรมดาแค่ไหน?

การพูดคุยกับคนแปลกหน้า: สิ่งที่เราควรรู้เกี่ยวกับคนที่เราไม่รู้จัก

อาจจำเป็นต้องมีการดำเนินการทางกฎหมายในกรณีของการขโมยของพนักงาน

ผู้เขียน

© 2020 Stephanie Marshall