วิธีจัดการประชุมที่มีประสิทธิภาพในที่ทำงาน

วิธีป้องกันไม่ให้การประชุมเสียเวลา

การประชุมเป็นหนึ่งในวิธีที่คนทั่วไปใช้สื่อสารกันในที่ทำงาน เมื่อทำถูกต้องการประชุมสามารถลดความเข้าใจผิดสร้างแนวคิดใหม่เสริมสร้างเป้าหมายร่วมกันของทีมและแก้ปัญหาได้ ในองค์กรส่วนใหญ่การประชุมเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการตัดสินใจ แต่ผู้นำที่ชาญฉลาดก็รู้เช่นกันว่าทุกครั้งที่เขาเรียกประชุมพนักงานของเขาจะถูกพรากจากงานที่ได้รับการว่าจ้างให้ทำ เมื่อไม่ได้มีการวางแผนและดำเนินการอย่างเหมาะสมการประชุมอาจทำให้ผู้คนผิดหวังถูกมองข้ามและทำงานหนักเกินไป

ผู้เข้าร่วมควรปล่อยให้การประชุมรู้สึกมีพลังและมีแรงบันดาลใจไม่สับสนและไม่แยแส คำแนะนำและคำแนะนำบางประการที่จะช่วยให้คุณนำไปสู่การประชุมที่มีประสิทธิภาพและสนุกสนานในที่ทำงาน เมื่อวางแผนอย่างรอบคอบการประชุมจะจบลงโดยที่ทุกคนรู้สึกเหมือนมีบางสิ่งที่มีความหมายสำเร็จลุล่วง

การจัดการประชุมที่มีประสิทธิภาพเริ่มต้นด้วยการเลือกพื้นที่ที่เหมาะสมในการรวบรวม อย่าลืมจองห้องประชุมล่วงหน้าเพื่อให้พร้อมใช้งานเมื่อคุณต้องการ

9 วิธีในการจัดการประชุมที่มีประสิทธิผลและประสิทธิผล

1. เลือกสถานที่ที่เหมาะสมสำหรับการประชุม

เลือกสถานที่ประชุมที่เหมาะสมและตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ทำการจองโดยมีเวลาว่างที่เหมาะสมก่อนและหลังการประชุมเพื่อให้คุณสามารถจัดเตรียมห้องทักทายแขกและตอบคำถามของพวกเขาได้ ด้วยการสร้างพื้นที่ก่อนและหลังส่วนหลักของการประชุมคุณจะหลีกเลี่ยงสถานการณ์ที่น่าอึดอัดที่มีคนมาปรากฏตัวก่อนที่คุณจะพร้อมหรือการประชุมทำงานล่วงเวลาและคุณต้องรีบออกจากห้องเพื่อให้กลุ่มได้กำหนดเวลาหลังจากที่คุณทำได้ เริ่มตรงเวลา

2. ทำความเข้าใจประเภทของการประชุมที่คุณกำลังจะมี (และทำตามเป้าหมายนั้น)

จะเป็นการประชุมร่วมกันที่ทุกคนจะต้องมีส่วนร่วมในการอภิปรายหรือจะเป็นการประชุมที่คุณกำลังพูดคุยกันเป็นส่วนใหญ่? โดยทั่วไปมีสามประเภทหลักของการประชุมตามการไหลของข้อมูล

การประชุมเผยแพร่ข้อมูล:ผู้นำเสนอข้อเท็จจริงอธิบายทิศทางนโยบายใหม่หรือแสดงกระบวนการหรือขั้นตอน อาจมีเวลาให้ผู้เข้าร่วมถามคำถามหลังการนำเสนอหลัก แต่ส่วนใหญ่ข้อมูลจะไหลจากบนลงล่าง
การประชุมรวบรวมข้อมูล: ผู้นำแสวงหาข้อมูลและข้อเสนอแนะจากผู้เข้าร่วม ตัวอย่างเช่นอาจมีการขอให้ประธานคณะอนุกรรมการจัดทำข้อค้นพบของกลุ่ม หรือหัวหน้าการประชุมอาจต้องการความคิดเพื่อช่วยปรับปรุงกระบวนการผลิตหรือการบริหารและต้องการให้โอกาสพนักงานเสนอแนวคิดของตน ในการประชุมประเภทนี้การไหลของข้อมูลมาจากผู้เข้าร่วมกลุ่มจนถึงผู้นำ
การประชุมร่วมกัน: การประชุมระดมความคิดการประชุมเชิงปฏิบัติการเชิงโต้ตอบการวางแผนเชิงกลยุทธ์และการประชุมที่มีจุดประสงค์เพื่อสร้างแนวคิดในการแก้ปัญหาหรือพัฒนาแผนการเดินหน้าเรียกร้องให้มีการไหลเวียนของข้อมูลร่วมกันไปมา ในการประชุมประเภทนี้หัวหน้าการประชุมมักทำหน้าที่เป็นผู้อำนวยความสะดวกที่ช่วยให้สิ่งต่างๆดำเนินไปอย่างราบรื่นและถ่ายทอดพลังสร้างสรรค์ของกลุ่มไปสู่โซลูชันที่มีประโยชน์ซึ่งให้บริการทั้งองค์กร

3. หมุนเวียนวาระการประชุมล่วงหน้า

การส่งวาระการประชุมไปยังผู้เข้าร่วมประชุมล่วงหน้าทุกคนจะสามารถเตรียมความพร้อมสำหรับบทบาทของตนได้อย่างเหมาะสม พวกเขาจะรู้ว่ามีการอภิปรายประเด็นใดบ้างส่วนที่คาดว่าจะพูดถึงและใครจะอยู่ในที่ประชุม เป็นเรื่องที่ไม่เป็นมืออาชีพและไม่มีประสิทธิผลที่จะคาดหวังให้ผู้คนเข้าร่วมการประชุมที่พวกเขาไม่สามารถเตรียมตัว คุณกำลังจัดการประชุมทางธุรกิจไม่ใช่งานเลี้ยงเซอร์ไพรส์ดังนั้นโปรดระบุข้อมูลที่ชัดเจน

4. เชิญคนที่เหมาะสม

คุณเคยนั่งอยู่ในการประชุมและสงสัยว่าทำไมคุณถึงอยู่ที่นั่นบนโลกนี้? ปัญหาที่กำลังพูดถึงไม่ส่งผลกระทบต่อแผนกของคุณคุณไม่มีประสบการณ์หรือความรู้เฉพาะทางที่จำเป็นในการมีส่วนร่วมในการอภิปรายหรือคุณมีกำหนดเวลาที่แน่นอนสำหรับโครงการของแผนกของคุณเองและคุณไม่มีเวลาว่าง. ใช่น่าเสียดายที่ผู้จัดการบางคนวางแผนการประชุมด้วยความคิด 'ยิ่งมากยิ่งดี' และแทนที่จะเชิญเฉพาะคนที่ต้องการพูดคุยเกี่ยวกับประเด็นต่างๆในวาระการประชุมมากที่สุดระบบจะส่งคำเชิญแบบครอบคลุมออกไปและผู้คนจากทุกมุมขององค์กร คาดว่าจะเข้าร่วม

หากคุณต้องการวางแผนการประชุมที่มีประสิทธิภาพให้เลือกเมื่อคุณร่างรายชื่อผู้เข้าร่วมของคุณ วิธีหนึ่งในการตัดสินใจว่าใครควรเข้าร่วมการประชุมคือถามตัวเองว่าบุคคลนั้นจะต้องดำเนินการตัดสินใจใด ๆ ในที่ประชุมหรือไม่ หากคำตอบคือใช่ให้รวมบุคคลนั้นไว้ในรายชื่อผู้รับเชิญ

นักวางแผนการประชุมที่มีประสิทธิภาพสูงสุดคือผู้ที่ให้ความสำคัญกับเวลาของผู้เข้าร่วมมากพอ ๆ กับที่พวกเขาให้ความสำคัญกับตัวเอง

5. ตั้งค่าเสียงเมื่อเริ่มต้น

มาถึงก่อนเวลาและจัดเตรียมเอกสารของคุณก่อนเริ่มการประชุม ตั้งค่าและทดสอบอุปกรณ์ AV ของคุณก่อนที่ผู้เข้าร่วมจะเริ่มมาถึง เมื่อถึงเวลาที่พวกเขากำลังเดินผ่านประตูห้องประชุมคุณควรมีเวลาในการตรวจเช็คทำความสะอาดอย่างรวดเร็วจากนั้นก็พร้อมที่จะต้อนรับพวกเขาด้วยรอยยิ้มที่เป็นมิตรและคำทักทายที่เป็นกันเอง ทำให้ผู้เข้าร่วมการประชุมสบายใจและตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาได้รับการชื่นชม - เมื่อการประชุมเริ่มขึ้นพวกเขาจะมีแนวโน้มที่จะให้ความสนใจและมีส่วนร่วมกับสิ่งที่เกิดขึ้น

6. เลือกการกำหนดค่าห้องที่เหมาะสมสำหรับการประชุม

ประเภทของการประชุมที่คุณกำลังมีอยู่ (การให้ข้อมูลการให้ข้อมูลหรือการแก้ปัญหา) จะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าจะจัดโต๊ะและเก้าอี้อย่างไร ตัวอย่างเช่นในการประชุมให้ข้อมูลที่มีคนทำมากที่สุด --- ถ้าไม่ใช่ทั้งหมด --- ของการพูดการจัดโต๊ะและเก้าอี้แบบห้องเรียนโดยให้ผู้เข้าร่วมหันหน้าไปทางด้านหน้าจะเหมาะสม ในการประชุมที่มีการโต้ตอบกันมากขึ้นเช่นการประชุมเพื่อแก้ปัญหาที่คุณต้องการให้ผู้คนสามารถพูดและฟังกันได้จากนั้นการจัดวางเกือกม้า (สี่เหลี่ยมจัตุรัสหรือสี่เหลี่ยมผืนผ้าพร้อมที่นั่งและเก้าอี้สามด้านในสี่ด้าน) จะ เหมาะสม

7. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณพักผ่อนอย่างเหมาะสมและเต็มไปด้วยพลัง

ในฐานะผู้นำการประชุมคุณกำหนดเสียงสำหรับวิธีดำเนินการประชุม หากคุณหาวหรือเดินสับไปรอบ ๆ ห้องเหมือนแบตเตอรี่กำลังจะหมดคุณก็ไม่สามารถคาดหวังให้คนอื่น ๆ ในห้องมีส่วนร่วมและสนใจในสิ่งที่คุณพูด

8. จัดหาเครื่องดื่มที่เหมาะสม

หากคุณมีการประชุมที่ยาวนานซึ่งจะใช้เวลาเกือบทั้งเช้าหรือบ่ายเมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้คุณควรจัดหาเครื่องดื่มเบา ๆ เช่นชากาแฟบิสกิตผลไม้และชาเพื่อช่วยให้ผู้คนเข้าร่วม อย่างน้อยที่สุดให้น้ำ หากคุณไม่สามารถให้บริการเครื่องดื่มได้อย่าลืมหยุดพักระหว่างการประชุมเพื่อให้ผู้คนได้รับประทานของว่างหรือหยิบของจากตู้กาแฟ

9. รับการฝึกฝนเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีดำเนินการประชุมที่มีประสิทธิภาพโดยการเรียนหลักสูตรและโปรแกรมการฝึกอบรม

เคล็ดลับและข้อเสนอแนะในบทความนี้เกี่ยวกับวิธีจัดการประชุมที่มีประสิทธิภาพได้รับแรงบันดาลใจจากองค์กรที่สอนทักษะการพูดและความเป็นผู้นำมาเกือบ 100 ปีนั่นคือ Toastmasters International ในการประชุม Toastmasters คุณไม่เพียง แต่เรียนรู้วิธีสงบความกลัวในการพูดคุยกับผู้ชมเท่านั้นคุณยังได้เรียนรู้วิธีการวางแผนและเป็นประธานการประชุมจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพจัดการกับสิ่งรบกวนและให้ข้อเสนอแนะที่มีประโยชน์และสนับสนุนเพื่อนของคุณ คุณยังเรียนรู้วิธีรักษาความเย็นและคิดเมื่อสิ่งต่างๆไม่เป็นไปตามแผนที่วางไว้

ด้วยการพัฒนาทักษะการประชุมและการวางแผนงานซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของความมุ่งมั่นอย่างต่อเนื่องในการพัฒนาวิชาชีพคุณจะพร้อมรับความสำเร็จในขณะที่คุณก้าวไปข้างหน้าในอาชีพของคุณ ใครไม่รักพนักงานที่สามารถดึงการประชุมที่สนุกสนานและมีประสิทธิผลมารวมกันได้อย่างเชี่ยวชาญ?