วิธีการจัดทำแผนการจัดการโครงการ

แผนโครงการ: อะไรและทำไม?

แผนมีความสำคัญต่อความสำเร็จของโครงการใด ๆ ความจริงโครงการส่วนใหญ่ล้มเหลวแม้กระทั่งโครงการที่มีแผนดี แต่โครงการที่ไม่มีแผนก็สิ้นหวัง ทีมโครงการมั่นใจว่าจะส่งมอบสิ่งหนึ่งเมื่อลูกค้าต้องการอีกชิ้นหนึ่งหรือทำงานช้าหรือใช้จ่ายเกินงบประมาณ แผนโครงการที่ดีสามารถทำให้เราประสบความสำเร็จได้โดยหลีกเลี่ยงปัญหาเหล่านี้และอื่น ๆ อีกมากมายเช่นกัน

แผนโครงการกำหนดให้เราจัดการโครงการ นั่นหมายความว่าอย่างไร? ด้วยแผนเราจะสามารถ:

• ทำตามขั้นตอนในแผน
• ประสานความพยายามของทีมที่มีทักษะมากมาย
• มีความยืดหยุ่นเพียงพอที่จะรับมือกับการเปลี่ยนแปลงรวมถึงแนวคิดใหม่ ๆ ที่ดีและการจัดการปัญหา
• ส่งมอบผลลัพธ์ที่ต้องการตรงเวลาและอยู่ภายใต้งบประมาณ

ในฐานะผู้จัดการโครงการเป้าหมายของฉันมากกว่าความพึงพอใจของลูกค้านั่นคือความพึงพอใจของลูกค้า และแผนการจัดการโครงการเป็นเครื่องมือที่สำคัญที่สุดของฉัน

แผนการจัดการโครงการที่ดีครอบคลุมทุกแง่มุมของโครงการ ตามที่สถาบันการจัดการโครงการ (PMI) มีเก้าด้านที่เราต้องวางแผนและนำมาซึ่งการบริหารจัดการเพื่อให้โครงการประสบความสำเร็จ เดินไปกับฉันแล้วฉันจะแสดงให้คุณเห็นว่าพวกเขาคืออะไรและจะวางแผนการจัดการโครงการสำหรับโครงการต่อไปของคุณอย่างไร

ฉันเคยสอนผู้จัดการโครงการกว่า 4,000 คนและเขียนหนังสือสี่เล่มเกี่ยวกับการจัดการโครงการ คุณไม่จำเป็นต้องอ่านทั้งหมด ในความเป็นจริงถ้าคุณทำตามขั้นตอนในบทความนี้คุณจะเหนือกว่ามืออาชีพส่วนใหญ่ที่ฉันเคยพบ!

สารบัญ

• แผนสมบูรณ์จ่ายออก

  โครงการที่มีแผนเสร็จเร็วกว่าด้วยต้นทุนที่ต่ำกว่า

• แผนโครงการที่ง่ายที่สุด: ขอบเขตเวลาและ

  แผนต้นทุนสิ่งที่คุณจะส่งมอบเมื่อคุณจะทำสำเร็จและราคาเท่าไหร่

• องค์ประกอบที่สำคัญของแผนโครงการที่ยอดเยี่ยม

  เรียนรู้วิธีการวางแผนปัจจัยทั้งหกกระบวนการ (p) ที่รับประกันความสำเร็จของโครงการ

• วาง

  ผังโครงการถัดไปของคุณทำตามขั้นตอนในบทความนี้คุณสามารถจัดวางแผนโครงการถัดไปของคุณได้

• ใช้แผนโครงการของคุณทุกวัน

  แผนของคุณแนะนำโครงการของคุณทุกวัน!

แผนสมบูรณ์จ่ายออก

เมื่อคุณอ่านบทความนี้เสร็จแล้วคุณจะรู้วิธีสร้างแผนการจัดการโครงการที่สมบูรณ์ซึ่งครอบคลุมเก้าประเด็นที่ต้องมีการวางแผนและการจัดการ

ดูเหมือนงานจะเยอะ แต่ก็ไม่จำเป็นต้องเป็นจริงเสมอไป

ฉันสามารถจัดทำแผนเช่นนี้ได้ในเวลาประมาณ 45 นาทีสำหรับโครงการขนาดเล็ก และถ้าฉันทำโครงการนั้นอาจใช้เวลา 5 ชั่วโมงแทนที่จะเป็น 8 ชั่วโมงและสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้าแทนที่จะทำให้เขาผิดหวัง อย่างมีประสิทธิภาพฉันเพิ่มรายได้สองเท่าด้วยการวางแผนโครงการ ฉันทำงานอย่างชาญฉลาด - ฉันลดความยุ่งยากและสิ้นเปลืองลง

แน่นอนว่าแผนโครงการสำหรับโครงการใหญ่ต้องใช้เวลานานกว่า แต่ก็มักจะจ่ายออก เวลาที่ใช้ในการวางแผนจะช่วยประหยัดเวลาในโครงการได้มากกว่าที่ต้องใช้ทุกครั้ง

ในความเป็นจริงเงินออมอาจมีมาก ครั้งหนึ่งฉันถูกเรียกให้ไปช่วยเหลือโครงการด้วยงบประมาณ 10 ล้านเหรียญ มันเป็นหายนะทั้งหมดแล้ว - ใช้จ่ายไป 1.5 ล้านเหรียญสหรัฐไม่มีอะไรจะแสดงและเสียเวลาไปหลายเดือน สต็อกของ บริษัท จะลดลงหากผลิตภัณฑ์นี้ออกมาช้าเช่นกัน ฉันสอนทีมถึงวิธีสร้างแผนโครงการและเราก็วางแผนร่วมกัน ไม่ถึงหนึ่งเดือนต่อมาเรามีแผนใหม่ที่ใช้ทักษะที่ดีที่สุดของสมาชิกในทีมและที่ปรึกษาทุกคนและผลิตภัณฑ์ใหม่ได้รับการกำหนดให้ส่งมอบตรงเวลาภายใต้แผนโครงการใหม่

แน่นอนว่าแผนดังกล่าวมีค่าใช้จ่ายในการสร้างประมาณ 10,000 ดอลลาร์ แต่มันช่วย บริษัท ได้ 10 ล้านเหรียญและช่วยให้ บริษัท ทำเงินได้ประมาณร้อยล้านเหรียญในอีกไม่กี่ปี

รูปที่ # 1: สามเหลี่ยมเหล็ก

สามเหลี่ยมเหล็ก: ขอบเขตที่เพิ่มขึ้นต้องการเวลาและเงินมากขึ้น

ซิดเคมป์

แผนโครงการที่ง่ายที่สุด: ขอบเขตเวลาและต้นทุน

แผนโครงการที่ง่ายที่สุดมีองค์ประกอบอย่างน้อยสามประการ ได้แก่ ขอบเขตเวลาและต้นทุน หรือในภาษาอังกฤษล้วน:

• ขอบเขต:เรากำลังทำอะไร?
• เวลา:ใช้เวลานานแค่ไหน? เราจะเริ่มเมื่อไหร่และจะเสร็จเมื่อไหร่?
• ค่าใช้จ่าย: ราคาเท่าไหร่?

สมมติว่าลูกค้าว่าจ้างทีมของฉันให้สร้างเว็บไซต์ ถ้าฉันพูดว่า "ฉันจะมีเว็บไซต์ที่คุณต้องการให้เสร็จภายในสองสัปดาห์ในราคา $ 1,200" นั่นคือสรุปขอบเขตเวลาและค่าใช้จ่ายของโครงการ แต่ฉันต้องวางแผนผังทั้งหมดเพื่อให้แน่ใจว่าเว็บไซต์ที่เรากำลังสร้างนั้นเป็นสิ่งที่ลูกค้าต้องการและเราสามารถทำมันให้เสร็จภายในสองสัปดาห์ในราคา $ 1,200

ขอบเขตเวลาและค่าใช้จ่ายเรียกว่า "สามเหลี่ยมเหล็ก" ดังแสดงในรูปที่ # 1 ทำไม? เนื่องจากเหล็กไม่ยืดออกและเมื่อสามเหลี่ยมมีสองด้านคงที่แล้วอีกด้านจะไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้หากไม่หักสามเหลี่ยม สามเหลี่ยมเหล็กเป็นวิธีเตือนลูกค้าว่าพวกเขาไม่สามารถรับเงินได้มากกว่าที่จ่ายไป หากพวกเขาเห็นด้วยกับขอบเขตที่กำหนดในช่วงเวลาหนึ่งและค่าใช้จ่ายพวกเขาจะกลับมาใหม่ในภายหลังไม่ได้และพูดว่า "ฉันต้องการมากกว่านี้" ถ้าเป็นเช่นนั้นเราจะแสดงแผนภาพสามเหลี่ยมเหล็กให้พวกเขาและพูดว่า "คุณไม่สามารถยืดสามเหลี่ยมเหล็กได้หากคุณต้องการผลลัพธ์ที่มากขึ้นเราต้องใช้เวลามากขึ้นในการทำงานและจะต้องเสียเงินมากขึ้นด้วย"

ลองมาดูองค์ประกอบทั้งสามนี้อย่างละเอียดยิ่งขึ้น

ขอบเขต: เรากำลังทำอะไร?

อาจดูเหมือนง่าย: เรากำลังสร้างเว็บไซต์ แต่ลูกค้าอาจสมมติว่าจะมีวิดีโอและสิบหกหน้าและตะกร้าสินค้าแม้ว่าข้อเสนอของคุณจะระบุไว้อย่างชัดเจนว่าเว็บไซต์มูลค่า 1,200 ดอลลาร์มีรูปภาพไม่เกิน 5 รูปหกหน้าไม่มีวิดีโอและไม่มีตะกร้าสินค้า ดังนั้นในการสร้างคำสั่งขอบเขตซึ่งเป็นส่วนแรกของแผนโครงการเราจะเขียนสิ่งที่เราจะส่งมอบ

และเรายังจดสิ่งที่ จะไม่ ส่งมอบให้ด้วย ลูกค้ามักจะจำคุณได้ว่า "ใช่" ในทุกสิ่งที่พวกเขาต้องการแม้ว่าคุณจะพูดว่า "ไม่" สมมติว่าลูกค้าขอวิดีโอและคุณบอกว่า "เรายินดีที่จะเชื่อมโยงในวิดีโอหากคุณให้มา แต่ การสร้าง วิดีโอไม่ครอบคลุมในราคา 1,200 ดอลลาร์และไม่สามารถทำได้ใน 2 รายการ สัปดาห์ " หากสิ่งนั้นเกิดขึ้นในการประชุมวางแผนตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีอยู่ในแผนโครงการเช่นกันในส่วนที่เรียกว่า "การยกเว้น" เราสุภาพได้ เราไม่จำเป็นต้องพูดว่า "LISTEN UP: NO VIDEO" แต่เราสามารถพูดได้ว่า "แผน $ 1,200 ปัจจุบันไม่รวมการผลิตวิดีโอใด ๆ หากคุณต้องการวิดีโอบนไซต์เราสามารถสร้างวิดีโอความยาว 3 นาทีและเพิ่มได้อีก 350 ดอลลาร์หลังจากที่ไซต์เสร็จสิ้นจะใช้เวลาเพิ่มอีก 1 สัปดาห์ในการสร้างวิดีโอ "

ข้อผิดพลาดทั่วไปอีกประการหนึ่งในคำสั่งขอบเขตคือรวมการสนับสนุนหรือไม่ ลูกค้าอาจคิดว่าเมื่อเว็บไซต์เปิดให้บริการแล้วคุณจะทำการเปลี่ยนแปลงและเพิ่มเติมได้ฟรี คำแถลงขอบเขตของคุณควรรวมถึงการสนับสนุนที่คุณจะให้และยกเว้นอย่างชัดเจนว่าคุณจะไม่ให้

คำแถลงขอบเขตที่ดีจะระบุสมมติฐานทั้งหมดไว้อย่างชัดเจนเพื่อให้คุณมั่นใจได้ว่าทุกคนที่เกี่ยวข้องในโครงการมีเป้าหมายเดียวกัน ในขณะที่โครงการดำเนินไปคุณจะเตือนผู้คนเกี่ยวกับคำชี้แจงขอบเขตเพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน และเมื่อคุณทำเสร็จแล้วคุณจะเปรียบเทียบสิ่งที่ส่งมอบกับคำชี้แจงขอบเขตของคุณ คุณจะส่งมอบทุกสิ่งที่ลูกค้าต้องการและทำให้ลูกค้าพึงพอใจ!

เวลา: ใช้เวลานานแค่ไหน?

อาจดูเหมือนง่ายที่จะพูดว่า "ฉันสามารถสร้างเว็บไซต์ได้ภายในสองสัปดาห์" แต่นั่นหมายความว่าอย่างไร? การวางแผนและการประมาณเวลาโครงการที่ดีเป็นมากกว่าการอ้างสิทธิ์เช่นนั้น ประเด็นที่ควรพิจารณามีดังนี้

• ความพยายามคือจำนวนชั่วโมงทั้งหมดที่เราและทีมของเราจะทำงาน
• ระยะเวลาคือเวลาทั้งหมดที่โครงการจะใช้ตั้งแต่ต้นจนจบ
• ระยะเวลาและความพยายามไม่ได้มีความสัมพันธ์ที่เรียบง่าย ตัวอย่างเช่นเราอาจส่งมอบให้เร็วขึ้นโดยมีคนจำนวนมากขึ้นที่ทำงานในโครงการเดียวกันในเวลาเดียวกัน หรือเราอาจต้องการเวลาในการรอการส่งมอบข้อมูลจากลูกค้ามากขึ้นหรือเนื่องจากเรากำลังดำเนินการหลายโครงการพร้อมกัน

หากเรากำลังทำโครงการที่เป็นกิจวัตรสำหรับเราและทีมงานของเราเราสามารถประมาณเวลาได้โดยเปรียบเทียบกับโครงการในอดีตที่คล้ายคลึงกัน แต่ระวังอย่าตั้งสมมติฐานเกี่ยวกับโครงการ ตรวจสอบความแตกต่างของขอบเขตอย่างรอบคอบเนื่องจากความแตกต่างเล็กน้อยในขอบเขตสามารถสร้างความแตกต่างได้มากในเวลา ตัวอย่างเช่นหากเว็บไซต์ก่อนหน้าทั้งหมดของคุณโฮสต์บนโฮสต์เว็บเดียวและลูกค้ารายนี้ต้องการให้คุณใช้โฮสต์อื่นอาจใช้เวลานานกว่านี้มาก

มีกับดักเวลาอื่น ๆ เช่นกัน จะเกิดอะไรขึ้นหากลูกค้าไม่ส่งข้อความสำหรับเว็บไซต์เมื่อเริ่มต้นโครงการ จะเกิดอะไรขึ้นถ้าพวกเขาไม่อนุมัติกราฟิกและเพจของคุณอย่างรวดเร็ว? สิ่งนี้สามารถเพิ่มระยะเวลาของโครงการได้ และถ้าคุณไม่สื่อสารอย่างชัดเจนลูกค้าจะไม่รู้ว่าเขาหรือเธอเป็นคนที่ทำให้โครงการของตัวเองล่าช้า

ค่าใช้จ่าย: ราคาเท่าไหร่?

แผนต้นทุนที่ง่ายที่สุดคือเวลาและวัสดุ: ชั่วโมงการทำงานคูณด้วยอัตราค่าบริการบวกต้นทุนของสินค้าที่คุณซื้อให้กับลูกค้า บ่อยแค่นี้ก็เพียงพอแล้ว แต่คุณควรระบุเงื่อนไขการเรียกเก็บเงินและคำชี้แจงเกี่ยวกับวิธีจัดการค่าใช้จ่ายส่วนเกิน

เมื่อแผนโครงการของคุณมีขอบเขตเวลาและค่าใช้จ่ายคุณจะมีพื้นฐานในสถานที่ แผนสำเร็จหรือไม่? ไกลจากมัน! ขอบเขตเวลาและต้นทุนเป็น ผล ของการทำงานที่ดีไม่ทำผิดพลาดและดูแลปัญหาทันทีที่เกิดขึ้น ดังนั้นเราจึงต้องวางแผนสำหรับปัจจัย กระบวนการ เหล่านั้นด้วย

รูปที่ # 2: สามเหลี่ยมเหล็กได้รับการสนับสนุนจากปัจจัยกระบวนการ 6 ประการ

เราสามารถส่งมอบขอบเขตได้ตรงเวลาและภายในงบประมาณก็ต่อเมื่อเราจัดการพื้นที่กระบวนการอื่น ๆ อีกหกส่วนเช่นกัน

ซิดเคมป์

องค์ประกอบที่สำคัญของแผนโครงการที่ยอดเยี่ยม

การวางแผนสามเหลี่ยมเหล็กนั้นไม่เพียงพอ หากเราวางแผนและจัดการขอบเขตเวลาและค่าใช้จ่ายเพียงอย่างเดียวสิ่งต่างๆจะผิดพลาดก่อนที่เราจะรู้ เราจะขาดส่งล่าช้าหรือทำงานเกินงบประมาณ ในความเป็นจริงครั้งสุดท้ายที่ใคร ๆ ก็คิดว่าแผนโครงการที่วางไว้อย่างมีขอบเขตเวลาและต้นทุนนั้นเสร็จสมบูรณ์เมื่อประมาณ 50 ปีที่แล้ว

รูปที่ # 2 ด้านบนแสดงให้เห็นว่าสามเหลี่ยมเหล็กปัจจัยผลลัพธ์ (r) ทั้งสามขึ้นอยู่กับปัจจัยกระบวนการ (p) อื่น ๆ อย่างไร เรามั่นใจว่าการส่งมอบผลลัพธ์จะประสบความสำเร็จตรงเวลาและภายในงบประมาณโดยการจัดการปัจจัยทั้งเก้าปัจจัยสาม (r) ที่อธิบายไว้ข้างต้นและปัจจัยทั้งหก (p) เหล่านี้ด้วย:

• คุณภาพ:อะไรทำให้ดี?
• ความเสี่ยง:มีอะไรผิดพลาดและเราจะทำอย่างไรกับมัน?
• ทรัพยากรบุคคล:ใครจะทำงานและใครจะทำงานอะไร?
• การสื่อสาร:เราจะติดต่อและอยู่ในหน้าเดียวกันได้อย่างไร?
• การจัดซื้อจัดจ้าง:เราจะซื้ออะไรและจะซื้ออย่างไร
• การบูรณาการ:เราจะรักษาพื้นที่ทั้งเก้านี้ไว้ด้วยกันอย่างไรและเราจะจัดการการเปลี่ยนแปลงอย่างไร

ตอนนี้คุณอาจไม่จำเป็นต้องวางแผนสำหรับแต่ละพื้นที่ทั้งเก้านี้ แต่คุณต้อง ถาม ว่าคุณจำเป็นต้องวางผังสำหรับแต่ละพื้นที่หรือไม่ พื้นที่ใด ๆ ที่ต้องการแผนและไม่มีแผนสร้างขึ้นจากการคาดเดาและสมมติฐาน มีแนวโน้มที่จะประสบความสำเร็จพอ ๆ กับเครื่องบินที่ยึดด้วยลวดประกันตัวและหมากฝรั่ง ดังนั้นนี่คือคำแนะนำโดยย่อเกี่ยวกับกระบวนการทั้ง 6 ด้าน (p) ของแผนการจัดการโครงการที่วางไว้อย่างดี

คุณภาพ: อะไรทำให้ดี?

คำถามสำคัญ: อะไรคือส่วนที่สำคัญที่สุดของการส่งมอบสำหรับลูกค้า? อะไรจะทำให้พวกเขาพอใจ? เราจะแน่ใจได้อย่างไรว่าเราทำงานได้ดีในรายการเฉพาะเหล่านั้น

ความเสี่ยง: เกิดอะไรขึ้น? แล้วเราจะทำอะไรได้บ้าง?

วิธีที่ง่ายที่สุดในการสร้างแผนความเสี่ยงคือถามว่าเกิดอะไรขึ้นในห้าครั้งที่ผ่านมาที่เราทำโครงการเช่นนี้ เราอาจได้รับรายการเช่น:

• เราส่งของช้าเพราะมีคนป่วย
• ลูกค้าใช้เวลาสามวันในการอนุมัติกราฟิกและเราได้รับในวันศุกร์และเราต้องทำงานตลอดสุดสัปดาห์เพื่อให้เสร็จสิ้น
• ลูกค้าไม่ได้บอกรหัสผ่านไปยังไซต์และเราเริ่มช้าไปสามวัน
• ลูกค้าชอบเว็บไซต์ แต่ไม่เคยจ่ายบิล

เสียงเหล่านี้คุ้นเคยหรือไม่? สร้างรายการของคุณเองในลักษณะนี้จากนั้นเขียนวิธีที่คุณสามารถ ป้องกัน ปัญหา ลดโอกาสที่ จะเกิดขึ้นหรือ จัดการกับมันได้ดี โซลูชันการจัดการสำหรับความเสี่ยงเหล่านี้มีดังนี้

• ฝึกคนสองคนในทีมให้ทำงานทุกอย่างหรือมีที่ปรึกษาตามสายเพื่อเติมเต็มช่องว่างในทีม
• ให้ความรู้แก่ลูกค้าก่อนที่โครงการจะเริ่มต้นโดยแจ้งให้ทราบว่าเราคาดว่าจะได้รับการอนุมัติหรือคำขอเปลี่ยนแปลงได้เร็วเพียงใดและความล่าช้าของลูกค้าทำให้วันที่ส่งมอบโครงการล่าช้า
• ทำรายการตรวจสอบทุกสิ่งที่เราต้องการจากลูกค้าส่งมอบให้กับลูกค้าและอย่าเริ่มโครงการจนกว่าเราจะมีทุกอย่างในมือ
• ต้องการเงินดาวน์ สำหรับลูกค้าที่ไม่มีประวัติการชำระเงินที่ได้รับการพิสูจน์แล้วจำเป็นต้องมีสัญญา

แผนความเสี่ยงอาจซับซ้อนกว่านี้มาก ในความเป็นจริงผู้จัดการโครงการที่มีหน้าที่หนักจะวางแผนสำหรับความเสี่ยงโดยใช้สถิติ! แต่ถ้าคุณได้ทำรายการของความเสี่ยงและวางแผนวิธีป้องกันหรือจัดการแต่ละอย่างแสดงว่าคุณกำลังดำเนินการอยู่เหนือค่าเฉลี่ย

ทรัพยากรบุคคล: ใครอยู่ในทีมและแต่ละคนจะทำอะไร

ที่นี่สิ่งที่สำคัญที่สุดคือต้องแน่ใจว่าเรามีทีมงานที่มีทักษะทั้งหมดที่จำเป็นในการทำงาน แต่ในโครงการขนาดใหญ่ที่ซับซ้อนการวางแผนทรัพยากรบุคคลของโครงการอาจรวมถึงสิ่งต่างๆเช่นการจ้างงานการเก็บรักษาการทำงานล่วงเวลาตารางวันหยุดและกฎของสหภาพ

การสื่อสาร: เราจะติดต่อและอยู่ในหน้าเดียวกันได้อย่างไร?

โครงการส่วนใหญ่ล่าช้าเนื่องจากการตัดสินใจที่สำคัญไม่ตรงเวลาและงานต้องหยุดชะงัก มีฉากหนึ่งในภาพยนตร์เรื่อง Aviator เกี่ยวกับ Howard Hughes ซึ่งเขาเริ่มบ้าคลั่งและมีคนงานหลายร้อยคนไม่ได้ใช้งานรอคำแนะนำในขณะที่ Hughes กำลังพยายามตัดสินใจว่ารูปทรงที่เหมาะสมสำหรับจอยสติ๊ก น่าเสียดายที่ฉากนี้คุ้นเคยกับเรามากเกินไปสำหรับผู้จัดการโครงการแม้ว่าจะไม่มีใครบ้า!

ฉันยังเห็นว่าโครงการล้มเหลวเนื่องจากสมาชิกในทีมต่างได้รับแผนเวอร์ชันที่แตกต่างกัน ครั้งหนึ่งเราตัดสินใจทิ้งโมดูลบางอย่างจากผลิตภัณฑ์และลูกค้าก็ตกลง แต่ไม่มีใครบอกโปรแกรมเมอร์และเขาก็นอนไม่หลับทั้งคืนเพื่อพยายามทำให้มันใช้งานได้ ฉันไม่จำเป็นต้องบอกคุณว่าโปรแกรมเมอร์รู้สึกอย่างไรในเช้าวันรุ่งขึ้นเมื่อเราบอกเขาว่าเขาจะอยู่ทั้งคืนโดยไม่มีเหตุผล สมมติว่าการสื่อสารผิดพลาดแบบนั้นไม่ได้สร้างความภักดี! ด้วยการสื่อสารที่ไม่ดีทีมครึ่งหนึ่งคิดว่าเรากำลังสร้างม้าและอีกครึ่งหนึ่งคิดว่าเรากำลังลา เมื่อโครงการเสร็จสิ้นเรามีหัวม้าและหางของลาและทำให้ผู้จัดการโครงการดูเหมือนท้ายม้า!

ดังนั้นการสื่อสารจึงเป็นสิ่งสำคัญ และนั่นก็เป็นความจริงมากยิ่งขึ้นในปัจจุบันเมื่อหลายโครงการทำผ่านเว็บอีเมลและโทรศัพท์ บ่อยครั้งที่เราทำงานร่วมกับสมาชิกในทีมที่อาศัยอยู่ในเขตเวลาต่างกันและพูดภาษาที่แตกต่างกัน ในกรณีเหล่านี้แผนการสื่อสารคือกุญแจสู่ความสำเร็จ เพียงแค่ถามแต่ละคนว่าจะติดต่อเขาเมื่อใดและอย่างไรและเขียนแนวทางสำหรับการประชุมการสนทนาและการอนุมัติหรือเปลี่ยนคำขอ

การจัดซื้อจัดจ้าง: เราจะซื้ออะไรและจะซื้ออย่างไร

บางโครงการไม่มีความต้องการจัดหา หากเราไม่ได้จัดซื้อให้เช่าหรือเช่าซื้อสิ่งใด ๆ และไม่รักษาบริการของผู้รับเหมาช่วงไว้เราสามารถข้ามส่วนนี้ได้ แต่ถ้าเรากำลังทำสิ่งเหล่านี้เราจำเป็นต้องประสานงานสัญญาจดหมายตกลงการประกันภัยการปฏิบัติตามกฎระเบียบและอื่น ๆ กับแผนโครงการ นั่นคือวิธีที่เราจัดทำแผนการจัดซื้อจัดจ้างโครงการ

บูรณาการ

ในการวางแผนโครงการบูรณาการมีสองความหมาย ประการแรกคือ: เราต้องแน่ใจว่าทุกส่วนของแผนผูกเข้าด้วยกัน สมมติว่าลูกค้าขอหน้าเพิ่มเติมบนเว็บไซต์และเราตกลง จากนั้นเราเพิ่มเวลาทำงานสิบชั่วโมง แต่เราอัปเดตต้นทุนเพื่อให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงของขอบเขตและเวลาหรือไม่ จะเป็นอย่างไรถ้า 10 ชั่วโมงเหล่านั้นนับเป็นค่าล่วงเวลาและตามกฎของฝ่ายทรัพยากรบุคคลเราต้องจ่ายเวลาครึ่งต่อครึ่ง? ทั้งเก้าพื้นที่รวมกันและเมื่อเราวางผังโครงการเราต้องตรวจสอบทุกอย่าง

แม้ว่าเราจะตรวจสอบทุกอย่าง แต่ก็ยังไม่เพียงพอ โครงการเปลี่ยนตรงกลางเป็น ดังนั้นส่วนที่สองของการผสานรวมจึงเกิดขึ้นหลังจากการวางแผนนั่นคือการจัดการการควบคุมการเปลี่ยนแปลงระหว่างโครงการเพื่อให้ทุกอย่างเป็นไปอย่างราบรื่น

วางผังโครงการถัดไปของคุณ

ทำตามขั้นตอนในบทความนี้คุณสามารถจัดทำแผนโครงการต่อไปได้ หากคุณเคยวางแผนโครงการมาก่อนคุณสามารถทำให้โครงการนี้ดีขึ้นได้มากเพียงแค่ใส่ใจกับเก้าด้าน

สถาบันการจัดการโครงการเรียกความรู้ทั้งเก้าด้านนี้ในการจัดการโครงการ แต่ฉันขอแนะนำให้คุณทำให้มันเรียบง่าย สามัญสำนึกมีความสำคัญในการบริหารโครงการมากกว่าความรู้ ใช้เวลาในการคิดถึงสิ่งต่างๆในแง่ของเก้าด้านที่ต้องมีการจัดการและสิ่งที่คุณคิดขึ้นมาจะดีมาก

แน่นอนว่าแผนโครงการบางอย่างนั้นง่ายกว่าแผนอื่น ๆ มาก ความเป็นเอกลักษณ์ของโครงการเป็นปัจจัยสำคัญ: ยิ่งโครงการมีกิจวัตรมากเท่าไหร่การวางแผนก็จะง่ายขึ้นเท่านั้น และแน่นอนว่าขนาดความซับซ้อนและแรงกดดันในการลดต้นทุนหรือส่งมอบอย่างรวดเร็วล้วนแล้วแต่ต้องมีความต้องการในการวางแผนเช่นกัน หากคุณต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมคุณสามารถอ่านหนังสือของฉัน Project Management Made Easy หรือดูแหล่งข้อมูลที่มีให้จาก PMI

ใช้แผนโครงการของคุณทุกวัน

สาเหตุใหญ่ที่สุดของความล้มเหลวของโครงการคือการขาดแผนการที่ดี ยินดีด้วย! คุณผ่านพ้นปัญหานั้นไปแล้ว ตอนนี้คุณพร้อมที่จะทำผิดพลาดที่ใหญ่ที่สุดเป็นครั้งที่สองซึ่งก็คือการโยนแผนลงในลิ้นชักลงมือทำงานและไม่ใช้ประโยชน์จากงานที่คุณทำ

เมื่อคุณขับรถไปที่ไหนสักแห่งที่คุณไม่เคยไปมาก่อนคุณตั้ง GPS ไว้ในรถหรือไม่จากนั้นก็เพิกเฉยและขับไปจนกว่าคุณจะหลงทาง ไม่แน่นอน!

แต่นั่นคือสิ่งที่ผู้จัดการโครงการมากเกินไป การใช้แผนโครงการของคุณทุกวันและทุกสัปดาห์ก็เหมือนกับการฟัง GPS ของคุณ ในแต่ละวันให้แผนของคุณบอกคุณ:

• วันนี้ต้องทำอย่างไร
• จะทำอย่างไรต่อไป
• สิ่งที่บอกให้ทีมของคุณทำ
• ควรติดต่อลูกค้าของคุณเมื่อใดและควรพูดอย่างไร
• ความเสี่ยงที่ต้องระวังและป้องกันหรือจัดการ

ในแต่ละสัปดาห์ตรวจสอบงานที่คุณทำเสร็จตามแผนของคุณและแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น หากคุณเพียงแค่ติดตามเวลาและค่าใช้จ่ายเทียบกับผลลัพธ์คุณจะพบว่าคุณมาช้าและใช้จ่ายเกินงบประมาณ แต่ถ้าคุณจับตาดูปัจจัยด้านกระบวนการทั้งหกด้วยเช่นกันคุณจะพบปัญหาก่อนที่จะระเบิดงบประมาณสร้างความล่าช้าครั้งใหญ่และเจาะลึกโครงการ ด้วยแผนการที่ดีที่วางไว้คุณกำลังไปสู่ความสำเร็จ