วิธีสร้างเทมเพลตใบแจ้งหนี้ของคุณเอง

เทมเพลตใบแจ้งหนี้

Eric Cramer

ภรรยาของฉันตัดสินใจว่าเธอต้องการอยู่บ้านหลังคลอดลูกชายคนที่สองดังนั้นเราจึงตัดสินใจเริ่มธุรกิจที่บ้านซึ่งเชี่ยวชาญในการเชิญลูกค้า ความท้าทายอย่างหนึ่งในการเริ่มต้นธุรกิจคือต้นทุนการเริ่มต้นทั้งหมด ที่เดียวที่คุณสามารถประหยัดเงินได้คือการสร้างใบแจ้งหนี้ของคุณเองใน Microsoft Excel เนื่องจากซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินอาจมีราคาแพงมาก มีเทมเพลตใบแจ้งหนี้มากมายให้ดาวน์โหลดทางออนไลน์ อย่างไรก็ตามมันเป็นพื้นฐานมากและต้องมีการกดแป้นพิมพ์มากขึ้นเพื่อกรอกใบแจ้งหนี้แต่ละใบ นอกจากนี้หลังจากกรอกใบแจ้งหนี้แต่ละรายการแล้วคุณจะต้องลบข้อมูลทั้งหมดด้วยตนเองเพื่อใช้อีกครั้ง นี่คือเหตุผลที่ฉันชอบสร้างเทมเพลตของตัวเองเพื่อที่ฉันจะได้ทำให้มันมีประสิทธิภาพและมีประโยชน์มากขึ้นเพิ่มแท็บพิเศษสองสามแท็บและคุณสามารถตัดส่วนการป้อนข้อมูลลงและเพิ่มมาโครที่ว่างเทมเพลตใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติเพื่อให้พร้อมใช้งานในครั้งต่อไปที่คุณต้องการ อีกเหตุผลหนึ่งที่การสร้างเทมเพลตของคุณเองนั้นสมเหตุสมผลก็คือคุณสามารถปรับแต่งให้เหมาะกับสิ่งที่คุณต้องการได้ง่ายขึ้น

วิธีสร้างเทมเพลตใบแจ้งหนี้

เปิดสมุดงานใหม่ใน Excel บันทึกเป็นเวิร์กบุ๊กที่เปิดใช้งานมาโคร แทรกแท็บสี่แท็บเพิ่มเติมลงในสมุดงานเพื่อให้คุณมีเจ็ดแท็บ หกแท็บทางด้านขวาจะเก็บข้อมูลที่จะดึงเข้าสู่แท็บหลัก

ภาพหน้าจอของแท็บควบคุม

Eric Cramer

แท็บควบคุม

แท็บ“ การควบคุม” จะเป็นที่ตั้งของลิงก์เซลล์ของกล่องแบบเลื่อนลงทั้งหมดที่ควบคุมสิ่งที่กล่องแบบเลื่อนลงแสดง

• คลิกขวาที่แท็บด้านขวาสุดแล้วเปลี่ยนชื่อเป็น“ Control” แล้วกด Enter
• ในเซลล์ A1 ติดป้ายชื่อเวิร์กชีตเป็น "แท็บควบคุม"
• ในเซลล์ A4 พิมพ์“ จัดส่งไปยังที่อยู่เดียวกัน”
• ในเซลล์ A6 พิมพ์“ ชื่อลูกค้า”
• ในเซลล์ A8 พิมพ์“ พนักงานขาย”
• ในเซลล์ A10 พิมพ์ "วิธีการจัดส่ง"
• ในเซลล์ A12 พิมพ์“ เงื่อนไขการขาย”
• ในเซลล์ A14 พิมพ์“ วันที่ครบกำหนด”
• ในเซลล์ A16 พิมพ์“ รหัสภาษีขาย”
• ในเซลล์ B4, B6, B8, B10, B12, B14 และ B16 ให้ใส่ตัวหนาขึ้นรอบ ๆ แต่ละเซลล์และแรเงาให้เป็นสีเขียวอ่อนเพื่อแสดงว่ากล่องเหล่านี้จะถูกขับเคลื่อนโดยอัตโนมัติ

ภาพหน้าจอของแท็บการตั้งค่าภาษีขาย

Eric Cramer

แท็บการตั้งค่าภาษีขาย

แท็บ "การตั้งค่าภาษีขาย" เป็นวิธีที่ดีเยี่ยมในการตั้งค่ารหัสภาษีขายทั้งหมดที่คุณจะต้องใช้เมื่อคุณสร้างใบแจ้งหนี้สำหรับลูกค้า สำหรับ Design Studio Creations เรามีที่ตั้งเพียงแห่งเดียวและยอดขายส่วนใหญ่อยู่ในอิลลินอยส์ดังนั้นเราจึงต้องตั้งรหัสภาษีเพียงรหัสเดียว ธุรกิจจำนวนมากจะต้องตั้งรหัสภาษีหลายรหัส ฉันตั้งค่ารัฐทั้งหมด 50 รัฐและรหัสภาษีท้องถิ่น 1 รหัสในแท็บนี้ อย่างไรก็ตามฉันคิดเป็นอัตราภาษีทั้งหมดแล้ว อย่าใช้อัตราใด ๆ ที่ฉันป้อน ตรวจสอบกับกรมสรรพากรของรัฐเพื่อดูว่าอัตราภาษีการขายที่เหมาะสมควรเป็นเท่าใด

• คลิกขวาที่แท็บถัดไปและเปลี่ยนชื่อเป็น“ การตั้งค่าภาษีขาย” แล้วกด Enter
• ในเซลล์ A1 ติดป้ายกำกับแผ่นงานว่า "ตารางอัตราภาษีขาย"
• ในเซลล์ A4 ให้ป้อน“ ไม่” นี่เป็นเพียงตัวยึดบนโต๊ะเพื่อให้เราสามารถใช้ฟังก์ชัน Vlookup และดึงข้อมูลเข้าสู่แท็บหลักได้
• ในเซลล์ B4 ให้ป้อน "รหัสสถานะ"
• ในเซลล์ C4 ให้ป้อน "อัตรา"
• ในเซลล์ A5 ให้ป้อน“ 1” และเว้นว่างไว้ในแถว
• ในเซลล์ A6 ให้ป้อน“ 2” ไฮไลต์ A5: A6 คลิกและดึงลงบนช่องเล็ก ๆ ทางด้านขวาของพื้นที่ที่ไฮไลต์เพื่อให้เรียงเลขคอลัมน์ได้ถูกต้อง คุณต้องลงไปให้มากที่สุดเท่าที่คุณจะมีรหัสภาษีขาย ฉันขอแนะนำให้ไปอีกหนึ่งหรือสองแถวในกรณีที่คุณต้องเพิ่มรหัสเพิ่มเติม จะเป็นการดีกว่าที่จะแทรกเหนือแถวสุดท้ายจากนั้นเพิ่มแถวใหม่ที่ด้านล่างสุดเพื่อให้สูตรในแท็บอื่นถูกต้อง
• เริ่มต้นใน B5 และ C5 ป้อนชื่อรหัสภาษีขายและอัตราตามลำดับ
• ไฮไลต์ A4: C5 แล้วเปลี่ยนสีพื้นหลังเป็นสีเข้ม นอกจากนี้เปลี่ยนสีข้อความเป็นสีขาวหรือสีอ่อนอื่น ๆ เหตุผลที่ฉันมีสีให้คุณแถวที่ 5 คือเตือนคุณว่าอย่าใส่อะไรในแถวนั้น
• ไฮไลต์ A6 ถึงคอลัมน์ C ในแถวสุดท้ายบนตารางภาษีของคุณและแรเงาเป็นสีอ่อน ฉันเลือกสีเหลืองอ่อนเพื่อเตือนว่านี่คือพื้นที่ที่ต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง อย่าลืมแรเงาแถวพิเศษสองสามแถวที่ด้านล่างเพื่อให้เติบโตในอนาคต
• นอกจากนี้ให้วางเส้นขอบตัวหนารอบ ๆ พื้นที่ทั้งหมด
• เปลี่ยนการจัดรูปแบบในคอลัมน์ C เป็นเปอร์เซ็นต์ด้วยทศนิยมสองตำแหน่ง หากคุณไม่แน่ใจว่าต้องทำอย่างไรให้คลิกที่ปุ่ม“%” ในเมนู“ หน้าแรก” ของ Excel แล้วคลิกปุ่มทศนิยมที่มีลูกศรชี้ไปทางซ้ายสองครั้ง

ภาพหน้าจอของแท็บเงื่อนไขการขาย

Eric Cramer

แท็บเงื่อนไขการขาย

แท็บ "เงื่อนไขการขาย" เป็นที่สำหรับกำหนดเงื่อนไขการออกใบแจ้งหนี้ของคุณ ธุรกิจที่เลือกที่จะเสนอเครดิตให้กับลูกค้ามักจะเสนอเงื่อนไขสุทธิ 30 วัน ธุรกิจบางแห่งเสนอส่วนลดหากคุณชำระเงินใน 10 วัน 1-2 เปอร์เซ็นต์ บริษัท ผู้ผลิตหลายครั้งจะมีเงื่อนไข 45-60 วันนับจากวันที่ออกใบแจ้งหนี้ หากคุณสามารถให้ลูกค้าทั้งหมดจ่ายเงินล่วงหน้านั่นเป็นวิธีที่ดีที่สุดอย่างไรก็ตามหลายครั้งที่ไม่สามารถใช้งานได้จริง ในธุรกิจบัตรเชิญงานแต่งงานของเราฉันและภรรยาต้องการเงินดาวน์ 50% เมื่อคุณเซ็นสัญญากับเราโดยจะต้องชำระยอดเงินคงเหลือเมื่อคุณรับสินค้า นอกจากนี้ยังเป็นจุดที่ดีในการป้อนรหัสส่วนลดหากคุณวางแผนที่จะให้ส่วนลดแก่ลูกค้าหากคำสั่งซื้อของพวกเขาตรงตามข้อกำหนดบางประการ

• คลิกขวาที่แท็บถัดไปและเปลี่ยนชื่อเป็น“ เงื่อนไขการขาย”
• ในเซลล์ A1 ให้ป้อน“ เงื่อนไขการขาย” เป็นชื่อของเวิร์กชีต
• ในเซลล์ A4 ให้ป้อน“ ไม่” คอลัมน์นี้เป็นประเภทเดียวกับในแท็บ“ การตั้งค่าภาษีขาย”
• ในเซลล์ B4 ป้อน“ คำอธิบายข้อกำหนดการขาย”
• ในเซลล์ C4 ให้ป้อน“ เมื่อครบกำหนด”
• ในเซลล์ D4 ป้อน“ ส่วนลด”
• ในเซลล์ A5 ให้ป้อน“ 1” และเว้นว่างไว้ในแถว
• ในเซลล์ A6 ให้ป้อน“ 2” ไฮไลต์ A5: A6 แล้วดึงลงบนกล่องเล็ก ๆ ทางด้านขวามือของบริเวณที่ไฮไลต์ เว้นแถวเพิ่มเติมไว้เล็กน้อยสำหรับการขยายในอนาคต
• ป้อนข้อมูลระยะเวลาของลูกค้าทั้งหมดที่คุณวางแผนจะใช้ ดูรูปสเปรดชีตของฉันทางด้านขวาเพื่อดูว่าฉันใช้คำศัพท์ใด
• ไฮไลต์ A4: D5 และระบายสีพื้นหลังด้วยสีเข้ม เปลี่ยนสีฟอนต์เป็นสีที่อ่อนลงเช่นสีขาว เปลี่ยนรูปแบบในเซลล์ A4: D4 เป็นรูปแบบกึ่งกลาง
• ไฮไลต์ A6 ที่มุมขวาล่างของโต๊ะแล้วเปลี่ยนพื้นหลังเป็นสีที่อ่อนลง ใช้เส้นขอบบาง ๆ รอบแต่ละคอลัมน์เพื่อทำให้ตารางน่าสนใจยิ่งขึ้น
• เปลี่ยนรูปแบบในคอลัมน์ D เป็นเปอร์เซ็นต์ด้วยทศนิยมสองตำแหน่งโดยทำซ้ำขั้นตอนเดียวกับที่คุณทำในแท็บ "การตั้งค่าภาษีขาย"

ภาพหน้าจอของแท็บวิธีการจัดส่ง

Eric Cramer

แท็บวิธีการจัดส่ง

แท็บ "วิธีการจัดส่ง" อาจเกี่ยวข้องกับธุรกิจของคุณหรือไม่ก็ได้ ลูกค้าส่วนใหญ่ของเราไปรับคำเชิญที่สถานที่ของเรา อย่างไรก็ตามเราจัดส่งคำสั่งซื้อไม่กี่รายการต่อปี เมื่อธุรกิจของเราเติบโตขึ้นเราตั้งใจให้แนวโน้มดังกล่าวเปลี่ยนแปลงและแพร่หลายมากขึ้น หากคุณทราบว่าค่าจัดส่งของคุณจะเป็นเท่าใดคุณสามารถตั้งค่าได้ในแท็บนี้และดึงข้อมูลนั้นมาไว้ในแท็บหลัก สิ่งที่คุณต้องทำคือเพิ่มคอลัมน์สำหรับค่าขนส่งซึ่งอาจต้องใช้รหัสหลายตัวสำหรับ FedEx, UPS และ USPS เป็นต้นนอกจากนี้คุณยังต้องเพิ่มคอลัมน์ทางด้านซ้ายของคำอธิบายวิธีการจัดส่งด้วยตัวเลขที่นับ ลงด้านข้าง จากนั้นใช้ Vlookup บนแท็บหลักที่ดูวิธีการจัดส่งและเพิ่มยอดรวมในใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ

• คลิกขวาที่แท็บถัดไปและเปลี่ยนชื่อเป็น "วิธีการจัดส่ง"
• ในเซลล์ A1 ให้ป้อน“ ตารางวิธีการจัดส่ง”
• ในเซลล์ A4 ให้ป้อน“ วิธีการจัดส่ง”
• เริ่มต้นในเซลล์ A6 ให้ป้อนวิธีการจัดส่งทั้งหมดที่คุณต้องการตั้งค่า เว้นแถวพิเศษสองสามแถวที่ด้านล่างเพื่อการขยายในอนาคต
• เปลี่ยนพื้นหลังและสีแบบอักษรในเซลล์ A5: A6 เป็นสีเข้มขึ้นโดยใช้แบบอักษรที่อ่อนกว่า
• ไฮไลต์จาก A6 ลงมาและเปลี่ยนสีพื้นหลังเป็นสีที่อ่อนลง
• เน้นตารางทั้งหมดและเพิ่มเส้นขอบบาง ๆ รอบ ๆ

ตารางวิธีการจัดส่งทางเลือก

หากคุณเลือกใช้สิ่งนี้ให้เพิ่มหัวข้อ "ต้นทุน" ใน B4 และกรอกค่าใช้จ่าย จากนั้นใช้ Vlookup ตามหมายเลขควบคุม (B10) บนแท็บ "ควบคุม" แล้วค้นหาต้นทุนและดึงลงในแท็บใบแจ้งหนี้

ควบคุมจำนวน	วิธีการส่ง	ค่าใช้จ่าย
1	Cust. ไปรับ	ฟรี
2	USPS	5.25
3	FedEx	7.50
4	UPS	7.75
5	จัดส่ง	8.00 น

ภาพหน้าจอของแท็บรายชื่อพนักงานขาย

Eric Cramer

แท็บพนักงานขาย

แท็บ“ พนักงานขาย” คือรายชื่อพนักงานขายทั้งหมดของคุณ นี่เป็นสิ่งที่ดีที่จะรวมไว้ในใบแจ้งหนี้ทั้งหมดของคุณเพื่อที่คุณจะได้ทราบว่าใครเป็นผู้สร้างใบแจ้งหนี้หากมีคำถามในอนาคต นี่เป็นแท็บทางเลือกโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจขนาดเล็กจริงๆที่ไม่มีพนักงาน แต่เป็นตัวยึดที่ดีสำหรับการเติบโตตามท้องถนน

• คลิกขวาที่แท็บถัดไปและเปลี่ยนชื่อเป็น "พนักงานขาย"
• ในเซลล์ A1 ให้ป้อน“ รายชื่อพนักงานขาย”
• ในเซลล์ A4 ให้ป้อน“ ชื่อพนักงานขาย”
• เริ่มต้นในเซลล์ A6 ป้อนชื่อพนักงานขายทั้งหมดของคุณลงในรายการ
• การจัดรูปแบบเช่นเดียวกับแท็บอื่น ๆ ส่วนหัวสีเข้มขึ้นพร้อมข้อความสีอ่อนและพื้นที่สว่างที่จะคีย์ข้อมูล

ภาพหน้าจอของแท็บการตั้งค่าลูกค้า

Eric Cramer

แท็บการตั้งค่าลูกค้า

แท็บ“ การตั้งค่าลูกค้า” เป็นแนวคิดที่ดีสำหรับธุรกิจที่มีลูกค้าซ้ำเนื่องจากข้อมูลที่อยู่ทั้งหมดจะถูกเก็บไว้ในแท็บนี้ บนแท็บหลักจะมีช่องแบบเลื่อนลงที่ให้คุณเลือกชื่อลูกค้าและทุกอย่างอื่น ๆ จะเติมเอง คุณจะสามารถเลือกหรือยกเลิกการทำเครื่องหมายในช่องได้หากที่อยู่ที่จัดส่งไปยังที่อยู่เดียวกันกับที่อยู่ของลูกค้า

• คลิกขวาที่แท็บถัดไปและเปลี่ยนชื่อเป็น“ Customer Setup”
• ในเซลล์ A1 ให้ป้อน“ ตารางการตั้งค่าลูกค้า”
• ในเซลล์ A4 ให้ป้อน“ ไม่”
• ในเซลล์ B4 ให้ป้อน“ ชื่อลูกค้า”
• ในเซลล์ C4 ให้ป้อน“ ที่อยู่”
• ในเซลล์ D4 ให้ป้อน“ ที่อยู่ 1”
• ในเซลล์ E4 ให้ป้อน "เมือง"
• ในเซลล์ F4 ให้ป้อน“ สถานะ”
• ในเซลล์ G4 ให้ป้อน“ Zip”
• ในเซลล์ H4 ให้ป้อน“ โทรศัพท์”
• เปลี่ยนความกว้างของคอลัมน์ I เป็น. 5
• ในเซลล์ J4 ให้ป้อน“ ที่อยู่”
• ในเซลล์ K4 ให้ป้อน“ ที่อยู่ 1”
• ในเซลล์ L4 ให้ป้อน "เมือง"
• ในเซลล์ M4 ให้ป้อน "สถานะ"
• ในเซลล์ N4 ให้ป้อน“ Zip”
• ในเซลล์ O4 ให้ป้อน“ โทรศัพท์”
• ไฮไลต์ C3: H3 แล้วคลิกที่ปุ่มผสานเซลล์ ป้อน“ ข้อมูลลูกค้า”
• ไฮไลต์ J3: O3 แล้วคลิกที่ปุ่มผสานเซลล์ ป้อน "ส่งไปที่"
• ไฮไลต์ A3: H3 และเปลี่ยนพื้นหลังเป็นสีแดงเข้มและสีข้อความเป็นสีขาว ในทำนองเดียวกันให้ไฮไลต์ J3: O3 และเปลี่ยนพื้นหลังเป็นสีน้ำเงินเข้มและสีข้อความเป็นสีขาว
• ในเซลล์ A5 ให้ป้อน“ 1”
• ในเซลล์ A6 ให้ป้อน“ 2”
• ไฮไลต์ A5: A6 แล้วดึงกล่องเล็ก ๆ ทางด้านขวาของพื้นที่ที่เลือกแล้วดึงลงมาแถว ๆ ฉันเลือกที่จะลงไปที่แถว 40 แต่เมื่อเวลาผ่านไปคุณจะต้องเพิ่มมากขึ้น อย่าลืมเว้นแถวพิเศษไว้สองสามแถวที่ด้านล่างเพื่อให้การแทรกแถวมากขึ้นเป็นเรื่องง่าย
• แรเงาตัวเลขทั้งหมดที่คุณเพิ่งดึงลงมาเป็นสีแดงเข้มด้วยสีตัวอักษรสีขาว
• ปิดทับ B5: O5 เพื่อไม่ให้ป้อนข้อมูลจากที่นั่น
• เริ่มต้นใน A6 ป้อนข้อมูลลูกค้าทั้งหมดที่คุณมี หากคุณไม่มีการจัดส่งข้อมูลให้เว้นส่วนนั้นว่างไว้ เป็นความคิดที่ดีในเซลล์ C6 ที่จะใส่“ Freeze Pane” เพื่อล็อคส่วนหัวของคอลัมน์และแถวเพื่อให้มองเห็นได้ตลอดเวลา

ภาพหน้าจอของแท็บใบแจ้งหนี้

Eric Cramer

แท็บใบแจ้งหนี้

ในที่สุดเราก็มาถึงแท็บใบแจ้งหนี้แล้ว สิ่งที่เราต้องทำคือจัดวางใบแจ้งหนี้ตามที่เราต้องการและเพิ่มรายการแบบเลื่อนลงและการค้นหาอีกเล็กน้อย คุณต้องการให้ใบแจ้งหนี้ของคุณเป็นอย่างไรขึ้นอยู่กับคุณปรับแต่งได้ทั้งหมด

• เปลี่ยนชื่อแท็บสุดท้ายเป็น“ ใบแจ้งหนี้”
• ไฮไลต์เซลล์ A1: J46 และเปลี่ยนสีพื้นหลังเป็นสีขาว เพิ่มเส้นขอบบาง ๆ รอบบริเวณที่ไฮไลต์ทั้งหมด
• ในเซลล์ F1 ให้ป้อน“ เลขที่ใบแจ้งหนี้:” และกดปุ่ม“ เพิ่มการเยื้อง” บนเมนู“ หน้าแรก” ของ Excel เจ็ดครั้ง เปลี่ยนขนาดตัวอักษรเป็น 20 และจัดรูปแบบเป็นตัวหนา ฉันเปลี่ยนเป็นแบบอักษรเป็น "Bookman Old" แต่ทั้งหมดนี้ขึ้นอยู่กับคุณ
• ในเซลล์ I1 ป้อนหมายเลขใบแจ้งหนี้เริ่มต้นของคุณ ทุกครั้งที่ออกใบแจ้งหนี้คุณจะต้องเปลี่ยนหมายเลขใบแจ้งหนี้ อีกแท็บที่มีประโยชน์ที่คุณอาจต้องการเพิ่มคือการลงทะเบียนใบแจ้งหนี้ซึ่งคุณจะติดตามใบแจ้งหนี้ทั้งหมดของคุณ
• ในเซลล์ I2 ให้ป้อนสูตรต่อไปนี้ = today () ซึ่งจะแสดงวันที่ปัจจุบัน
• หากคุณต้องการแทรกโลโก้ของธุรกิจของคุณลงในใบแจ้งหนี้ให้ไปที่เมนู "แทรก" ของ Excel แล้วคลิกที่ปุ่มรูปภาพ จะมีหน้าต่างขึ้นมาให้คุณเลือกดูเพื่อเลือกรูปโลโก้ได้ ลากรูปภาพเพื่อให้อยู่ตรงกลางระหว่างวันที่และด้านล่างของแถวที่ 11
• ในเซลล์ B4 เปลี่ยนรูปแบบเป็นตัวหนาจากนั้นป้อนชื่อ บริษัท ของคุณ ป้อนที่อยู่เมืองรัฐรหัสไปรษณีย์หมายเลขโทรศัพท์ที่อยู่อีเมลและเว็บไซต์ของคุณในแถวด้านล่างชื่อ บริษัท ของคุณ รวมเมืองรัฐและรหัสไปรษณีย์ไว้ในแถวเดียว
• ไฮไลต์เซลล์ A1: J11 และเปลี่ยนพื้นหลังเป็นสีใดก็ได้ที่คุณต้องการ เปลี่ยนสีฟอนต์หากจำเป็น นอกจากนี้ให้เพิ่มเส้นขอบบาง ๆ รอบ ๆ ส่วนนี้
• ไฮไลต์คอลัมน์ A และเปลี่ยนความกว้างของคอลัมน์เป็น 2.5
• เน้นคอลัมน์ B และ C และเปลี่ยนความกว้างของคอลัมน์เป็น 8.5
• ไฮไลต์คอลัมน์ D และเปลี่ยนความกว้างของคอลัมน์เป็น 12
• ไฮไลต์คอลัมน์ E และเปลี่ยนความกว้างของคอลัมน์เป็น 16
• ไฮไลต์คอลัมน์ F และเปลี่ยนความกว้างของคอลัมน์เป็น 9.5
• ไฮไลต์คอลัมน์ G และเปลี่ยนความกว้างของคอลัมน์เป็น 12.15
• ไฮไลต์คอลัมน์ H และเปลี่ยนความกว้างของคอลัมน์เป็น 9
• ไฮไลต์คอลัมน์ I และเปลี่ยนความกว้างของคอลัมน์เป็น 15
• ไฮไลต์คอลัมน์ J และเปลี่ยนความกว้างของคอลัมน์เป็น 2.5
• ในเซลล์ B13 เปลี่ยนรูปแบบเป็นตัวหนาและป้อน“ ถึง:”
• ในการดำเนินขั้นตอนต่อไปให้คลิกที่ไอคอน Microsoft Office แล้วเลือก“ ตัวเลือก Excel” จากด้านล่างของเมนู กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นภายใต้หัวข้อ“ ตัวเลือกยอดนิยมสำหรับการทำงานกับ Excel” ให้เลือกช่อง“ แสดงแท็บนักพัฒนาใน Ribbon” ตอนนี้คลิกที่แท็บนักพัฒนา คลิกลูกศรแบบเลื่อนลงบนไอคอนโฟลเดอร์โดยมีเครื่องมือวางขวางอยู่ คลิกปุ่ม "แทรกตัวควบคุม" เลือกไอคอนกล่องคำสั่งผสมซึ่งเป็นไอคอนที่สองจากทางซ้าย วาดกล่องคำสั่งผสมในเซลล์ B14 กำหนดให้มีขนาดเท่ากับแถวและยืดออกเพื่อให้เป็นส่วนหนึ่งของคอลัมน์ D คลิกขวาที่กล่องคำสั่งผสมแล้วเลือก“ Format Control” ซึ่งจะเปิดกล่องโต้ตอบขึ้นมา สำหรับช่วงการป้อนข้อมูลไปที่แท็บ "การตั้งค่าลูกค้า" และไฮไลต์ B5 ลงไปที่ด้านล่างสุดของรายการของคุณ ในช่องลิงค์เซลล์ไปที่แท็บ“ Control” แล้วคลิก B6ฉันมักจะตรวจสอบช่อง 3 มิติเพราะมันดูสะอาดกว่าและคลิกตกลง
• ในเซลล์ B15 ให้ป้อนสูตรต่อไปนี้:

• ในเซลล์ B16 ให้ป้อนสูตรต่อไปนี้:

• ในเซลล์ B17 ให้ป้อนสูตรต่อไปนี้:

• ในเซลล์ F13 ให้เปลี่ยนรูปแบบของเซลล์เป็นตัวหนาและป้อน“ ส่งไปที่:”
• บนแท็บ "นักพัฒนา" ของ Excel คลิกที่ไอคอน "แทรกตัวควบคุม" และคลิกที่ช่องทำเครื่องหมาย วาดในเซลล์ F12 เปลี่ยนคำอธิบายเป็น“ Ship to Same” ตอนนี้เราต้องเชื่อมโยงช่องทำเครื่องหมายกับแท็บ“ Control” คลิกขวาที่ช่องทำเครื่องหมายแล้วเลือก“ Format Control” ซึ่งจะแสดงกล่องโต้ตอบขึ้นมาเพื่อค้นหา“ Cell Link” ซึ่งก็คือเซลล์ B4 บนแท็บ“ Control” คลิกช่องทำเครื่องหมาย 3 มิติแล้วคลิกตกลง
• ในเซลล์ F14 ให้ป้อนสูตรต่อไปนี้:

• ในเซลล์ F15 ให้ป้อนสูตรต่อไปนี้:

• ในเซลล์ F16 ให้ป้อนสูตรต่อไปนี้:

• ในเซลล์ F17 ให้ป้อนสูตรต่อไปนี้:

• ไฮไลต์ B19: C19 แล้วคลิกที่ปุ่ม "ผสานและกึ่งกลาง" บนแท็บ "หน้าแรก" ของ Excel ป้อน "พนักงานขาย" ลงในเซลล์
• ในเซลล์ D19 ให้ป้อน“ วิธีการจัดส่ง”
• ในเซลล์ E19 ให้ป้อน“ หมายเลข PO ของลูกค้า”
• ไฮไลต์ F19: G19 แล้วคลิกที่ปุ่ม "ผสานและกึ่งกลาง" บนแท็บ "หน้าแรก" ของ Excel ป้อน "เงื่อนไขการชำระเงิน" ลงในเซลล์
• ไฮไลต์ H19: I19 แล้วคลิกที่ปุ่ม "ผสานและกึ่งกลาง" บนแท็บ "หน้าแรก" ของ Excel ป้อน“ วันที่ครบกำหนด” ลงในเซลล์
• ไฮไลต์ B19: I19 และเปลี่ยนสีพื้นหลังเป็นสีเข้มและสีตัวอักษรเป็นสีที่อ่อนลง เพิ่มขอบบาง ๆ สีขาวรอบ ๆ เซลล์แต่ละเซลล์
• ไฮไลต์ B20: I20 และเปลี่ยนสีพื้นหลังเป็นสีที่อ่อนกว่า
• ใน B20 ให้ใส่กล่องแบบเลื่อนลงแล้วยืดให้ตรงกับหัวข้อด้านบน คลิกขวาที่ช่องแบบเลื่อนลงแล้วเลือก“ Format Control” จากเมนู “ ช่วงการป้อนข้อมูล” คือ A5 ท้ายรายการของคุณบนแท็บ“ พนักงานขาย” “ Cell Link” คือเซลล์ B8 บนแท็บ“ Control” เลือกช่อง 3 มิติแล้วคลิกตกลง
• ใน D20 ให้ใส่กล่องดรอปดาวน์อื่น "ช่วงการป้อนข้อมูล" ควรเป็น A5 จนถึงส่วนท้ายของรายการของคุณบนแท็บ "วิธีการจัดส่ง" “ Cell Link” คือเซลล์ B10 บนแท็บ“ Control” เลือกช่อง 3 มิติแล้วคลิกตกลง
• ใน F20 ให้ใส่กล่องดรอปดาวน์อื่น "ช่วงการป้อนข้อมูล" ควรเป็น B5 จนถึงส่วนท้ายของรายการของคุณในแท็บ "เงื่อนไขการขาย" “ Cell Link” คือเซลล์ B12 บนแท็บ“ Control” เลือกช่อง 3 มิติแล้วคลิกตกลง
• ในเซลล์ H20 ให้ป้อนสูตรต่อไปนี้:

• ซึ่งจะทำให้วันที่ครบกำหนดคำนวณอัตโนมัติตามเงื่อนไขการขาย เปลี่ยนสีพื้นหลังให้เหมือนกับที่คุณใช้ที่ด้านบนของใบแจ้งหนี้

• ในเซลล์ B22 ให้ป้อน“ จำนวน”
• ในเซลล์ C22 ให้ป้อน“ หมายเลขสินค้า”
• ไฮไลต์ D22: G22 และรวมเซลล์เข้าด้วยกันเป็นหนึ่งเดียว ป้อน“ คำอธิบาย” ลงในเซลล์
• ในเซลล์ H22 ป้อน“ ราคาต่อหน่วย”
• ในเซลล์ I22 ให้ป้อน“ Line Total”
• ไฮไลต์เซลล์ B22: I22 และเปลี่ยนสีพื้นหลังเป็นสีเข้มและสีแบบอักษรให้เป็นสีที่อ่อนลง นอกจากนี้ให้เพิ่มขอบบาง ๆ สีขาวรอบ ๆ เซลล์แต่ละเซลล์ เปลี่ยนรูปแบบเป็นตัวหนา
• ไฮไลต์เซลล์ D23: G23 และรวมเข้าด้วยกัน คัดลอกเซลล์และคัดลอกลงไปที่เซลล์ D38
• ในเซลล์ I23 ให้ป้อนสูตรต่อไปนี้และคัดลอกลงไปจนสุด I38: = H23 * B23
• ไฮไลต์ B23: H38 แล้วเปลี่ยนสีพื้นหลังเป็นสีที่อ่อนกว่า เพิ่มเส้นขอบบาง ๆ รอบ ๆ เซลล์ด้วย
• ไฮไลต์ I23: I38 และเปลี่ยนสีพื้นหลังเป็นสีอ่อน แต่แตกต่างจากสีด้านบน เพิ่มเส้นขอบบาง ๆ รอบ ๆ เซลล์ด้วย เปลี่ยนรูปแบบเซลล์เป็นสกุลเงิน
• ไฮไลต์ G39: H39 ผสานเซลล์เข้าด้วยกันและเปลี่ยนรูปแบบเป็นตัวหนา นอกจากนี้เปลี่ยนการจัดตำแหน่งเซลล์ให้ชิดขวา เปลี่ยนพื้นหลังของเซลล์ให้ตรงกับสีที่คุณใช้ในการแรเงา I23: I38 คัดลอกเซลล์นี้ไปจนถึง G44
• ในเซลล์ G39 ให้ป้อน“ ผลรวมย่อย”
• ในเซลล์ G40 ให้ป้อน“ ส่วนลด”
• ในเซลล์ G41 ป้อน“ ผลรวมที่ต้องเสียภาษี”
• ในเซลล์ G42 ป้อน "ภาษีการขาย" เพิ่มช่องแบบเลื่อนลงทางด้านซ้ายของเซลล์ที่มี "Input Range" เป็น B5 จนถึงด้านล่างสุดของรายการในแท็บ "การตั้งค่าภาษีขาย" ต้องตั้งค่า“ Cell Link” เป็น B16 บนแท็บ“ Control”
• ในเซลล์ G43 ให้ป้อน "การจัดส่ง / ค่าขนส่ง"
• ในเซลล์ G44 ให้ป้อน“ ยอดครบกำหนดชำระ”
• ป้อนสูตรต่อไปนี้ลงในเซลล์ I39: = Sum (I23: I38)
• ป้อนสูตรต่อไปนี้ลงในเซลล์ I40:

• สิ่งนี้จะค้นหาในแท็บ "เงื่อนไขการขาย" ดึงจำนวนส่วนลดหากมีและคูณด้วย "ผลรวมย่อย"

• ป้อนสูตรต่อไปนี้ลงในเซลล์ I41 เพื่อกำหนดยอดรวมที่ต้องเสียภาษี: = SUM (I39: I39)
• ป้อนสูตรต่อไปนี้ในเซลล์ I42 ซึ่งจะดึงอัตราภาษีขายที่สอดคล้องกันและคิดเป็นจำนวนเงินดอลลาร์:

• เซลล์ I43 เป็นเซลล์ที่ต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง เปลี่ยนสีของเซลล์นี้ให้เป็นสีเดียวกับที่คุณใช้สำหรับเนื้อหาหลักของรายละเอียดข้อมูล
• ป้อนสูตรต่อไปนี้ในเซลล์ I44 เพื่อกำหนดจำนวนเงินทั้งหมดที่ต้องชำระ: = SUM (I41: I43)
• ไฮไลต์ I39: I42 และเปลี่ยนสีพื้นหลังให้ตรงกับสิ่งที่คุณใช้ด้านบนเพื่อกำหนดผลรวมของเส้น นอกจากนี้เปลี่ยนเซลล์ I44 ให้เป็นสีเดียวกัน
• ไฮไลต์ I39: I44 และเพิ่มเส้นขอบบาง ๆ รอบ ๆ แต่ละเซลล์และเปลี่ยนรูปแบบเป็นสกุลเงินโดยมีทศนิยมสองตำแหน่ง
• ไฮไลต์ A1: J46 และตั้งค่าพื้นที่พิมพ์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้จะพิมพ์เป็นหน้าเดียว

การสัมผัสขั้นสุดท้ายสำหรับเทมเพลตใบแจ้งหนี้

ฉันขอแนะนำอย่างยิ่งให้เพิ่มมาโครเพื่อล้างแท็บ "ใบแจ้งหนี้" เพื่อให้พร้อมใช้งานในครั้งต่อไปที่คุณต้องการ ในแท็บ "นักพัฒนา" ของ Excel คลิกที่ปุ่ม "สร้างมาโคร" จากนั้นกล่องโต้ตอบจะเปิดขึ้น ตั้งชื่อมาโครว่า“ ClearInvoice” แล้วคลิกตกลง คลิกที่แท็บ“ Control” แล้วพิมพ์“ False” ในเซลล์ B4 ในเซลล์ B6, B8, B10, B12 และ B16 ให้ป้อน“ 1” ในแต่ละเซลล์ การดำเนินการนี้จะรีเซ็ตกล่องแบบเลื่อนลงเพื่อให้ว่างเปล่า กลับไปที่“ ใบแจ้งหนี้” และในเซลล์ E20 กดปุ่ม“ ลบ” ไฮไลต์ B23: H38 แล้วกดปุ่ม“ Delete” คลิกที่เซลล์ I43 และกดปุ่ม "Delete" สุดท้ายคลิกที่เซลล์ N1 แล้วกดปุ่มหยุดมาโคร บนแท็บ "นักพัฒนา" ใน Excel เพิ่มปุ่มโดยคลิกที่ปุ่ม "แทรกตัวควบคุม" กำหนดมาโครของคุณและเปลี่ยนชื่อบนปุ่มเป็น“ ล้างใบแจ้งหนี้”

การตั้งค่าเทมเพลตใบแจ้งหนี้ของคุณ

เมื่อคุณผ่านแต่ละแท็บและเพิ่มข้อมูลที่จำเป็นแล้วก็ถึงเวลากรอกข้อมูลธุรกิจของคุณในส่วนบนสุดของแท็บ "ใบแจ้งหนี้" เพิ่มโลโก้ของคุณโดยการแทรกรูปภาพแล้วลากไปที่ด้านขวาบนของใบแจ้งหนี้ที่ตัวยึดอยู่ กำหนดหมายเลขเริ่มต้นใบแจ้งหนี้และแบบฟอร์มพร้อมใช้งาน

ภาพหน้าจอของใบแจ้งหนี้ที่เสร็จสมบูรณ์

Eric Cramer

วิธีการเขียนใบแจ้งหนี้

การสร้างใบแจ้งหนี้ทำได้ง่ายๆด้วยเทมเพลตใบแจ้งหนี้ใหม่ของคุณ เลือกลูกค้าจากกล่องแบบเลื่อนลง หากจำเป็นต้องตั้งค่าลูกค้าให้ไปที่แท็บ“ การตั้งค่าลูกค้า” และป้อนข้อมูลที่นั่น เลือกช่องที่อยู่ "จัดส่งไปยังที่เดียวกัน" หากที่อยู่ที่จัดส่งไปยังของลูกค้าตรงกับที่อยู่สำหรับเรียกเก็บเงิน เลือกพนักงานขายวิธีการจัดส่งที่เหมาะสมป้อนหมายเลข PO ของลูกค้าและเลือกเงื่อนไขการชำระเงิน จากนั้นป้อนข้อมูลเฉพาะของสิ่งที่คุณเรียกเก็บเงินกับลูกค้า เลือกรหัสภาษีขายที่เหมาะสมและป้อนค่าขนส่งใด ๆ ที่จะเรียกเก็บกับลูกค้า ฉันขอแนะนำให้พิมพ์สำเนาสองชุดเมื่อคุณสร้างใบแจ้งหนี้หนึ่งชุดสำหรับลูกค้าและอีกหนึ่งชุดเพื่อเก็บไว้เป็นบันทึกของคุณ นอกจากนี้คุณควรเริ่มบันทึกใบแจ้งหนี้เพื่อติดตามหมายเลขใบแจ้งหนี้ที่คุณใช้ล่าสุดจะทำให้การคำนวณยอดขายของคุณในตอนท้ายของแต่ละเดือนง่ายขึ้นมาก

เมื่อทำงานใน Excel โปรดจำไว้ว่าการตั้งค่าเล็กน้อยที่ส่วนหน้าสามารถประหยัดเวลาและความยุ่งยากในส่วนหลังได้มาก อย่าลังเลที่จะเพิ่มมากขึ้นในเทมเพลตนี้หรือทำให้เทมเพลตนี้ง่ายขึ้นตามที่คุณต้องการ