วิธีจัดการอีเมลของคุณให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นในที่ทำงาน

จะดีไหมถ้ากล่องจดหมายของคุณอาจดูเหมือนกองกระดาษทางด้านขวาไม่ใช่ทางซ้าย วิธีเริ่มจัดเรียงอีเมลของคุณมีดังนี้

วิธีจัดการอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพในที่ทำงาน

คุณรู้สึกว่าคุณได้รับอีเมลมากเกินไปในที่ทำงานหรือไม่? คุณกลอกตาและถอนหายใจเมื่อเปิดบัญชีอีเมลและพบข้อความหลายร้อยรายการที่รอให้เปิดสแกนลบหรือจัดการหรือไม่?

บางวันรู้สึกว่าต้องใช้เวลาในการเข้าร่วมงานอีเมลมากกว่าที่จะทำงานให้เสร็จเสียอีก อีเมลไม่ได้มีไว้เพื่อทำให้วันทำงานของเรายุ่งมากขึ้น อีเมลได้รับการพัฒนาเพื่อเพิ่มความเร็วในการส่งข้อความสำคัญและลดขยะกระดาษส่วนเกิน แต่ความจริงก็คือเทคโนโลยีอีเมลไม่ใช่ยาครอบจักรวาลในการปรับปรุงประสิทธิภาพของการสื่อสารทางธุรกิจของคุณ ทำไม? เนื่องจากเช่นเดียวกับเทคโนโลยีทั้งหมดอีเมลจึงขึ้นอยู่กับวิธีที่คุณเลือกใช้เพื่อตอบสนองความต้องการของคุณ สุภาษิต "ขยะเข้าขยะออก" ใช้กับวิธีที่คุณใช้ (หรือใช้ในทางที่ผิด) บัญชีอีเมลที่ทำงานของคุณ

ในหนังสือของเธอการ จัดการอีเมลของคุณ: การคิดนอกกล่องจดหมาย ผู้เชี่ยวชาญด้านการสื่อสาร Christina Cavanagh ให้คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการ:

ควบคุมและกรองสิ่งที่ลงเอยในกล่องจดหมายของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ระบุและจัดการข้อความที่ไม่สำคัญและมีมูลค่าต่ำที่สร้างความยุ่งเหยิงในกล่องจดหมายของคุณ

ทำความเข้าใจและจัดการปัญหาที่เกิดจากการส่งอีเมลกลุ่มและรายชื่อการแจกจ่าย

หนังสือเล่มนี้ยังนำเสนอเคล็ดลับและคำแนะนำที่เป็นประโยชน์ในการหลีกเลี่ยงปัญหาทางกฎหมายที่เกิดจากการใช้อีเมลอย่างไม่เหมาะสมในที่ทำงาน ต่อไปนี้คือการแจ้งเตือนง่ายๆที่จะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไปของอีเมล

1. จำไว้เสมอว่าอีเมลเป็นบันทึกถาวร

ไม่มีสิ่งที่เรียกว่าจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ที่ถูกลบ แม้ว่าอีเมลอาจถูกลบออกจากระบบของคุณ แต่คุณไม่มีทางรู้ได้เลยว่าผู้รับลบข้อความของคุณหรือไม่ ในความเป็นจริงเมื่อคุณส่งอีเมลไม่มีทางรู้ว่าจะเกิดอะไรขึ้นกับอีเมลนั้น สามารถส่งต่อคัดลอกหรือบันทึกเป็นการจับภาพหน้าจอ ใช้อีเมลที่ทำงานสำหรับข้อความระดับมืออาชีพและถูกต้องตามกฎหมายเท่านั้น หลีกเลี่ยงการใส่ข้อมูลใด ๆ ในอีเมลเกี่ยวกับงานของคุณที่คุณไม่ต้องการให้หัวหน้างานของคุณรู้จักหรือกลั่นกรอง

2. อย่าปล่อยอีเมลทิ้งไว้โดยไม่มีใครดูแล

ปกป้องบัญชีอีเมลของคุณด้วยรหัสผ่านเสมอและตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่ได้เปิดโปรแกรมอีเมลทิ้งไว้บนแล็ปท็อปหรือคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อป Cavanagh ตั้งข้อสังเกตว่าหากมีคนอื่นเข้าถึงบัญชีอีเมลของคุณเพื่อส่งข้อมูลที่น่ารังเกียจอาจผิดกฎหมายหรือสร้างความเสียหายในนามของคุณอาจเป็นเรื่องยากมากที่จะพิสูจน์ว่าคุณไม่ได้เป็นผู้เขียนข้อความนั้น

3. มีความโปร่งใสเกี่ยวกับนโยบายขององค์กรของคุณเกี่ยวกับการใช้อีเมลการจัดเก็บและการตรวจสอบในที่ทำงาน

ใช้แบนเนอร์ที่ท้ายอีเมลเพื่อแจ้งให้ผู้ใช้ (ทั้งผู้ส่งและผู้รับ) ทราบถึงสิทธิ์และความรับผิดชอบตามกฎหมายเกี่ยวกับการส่งอีเมล แบนเนอร์สามารถใช้เพื่อแจ้งเตือนผู้ใช้อีเมลว่าจะมีการตรวจสอบการส่งอีเมลหรือไม่และอย่างไร ข้อความที่ตัดตอนมาจากการ จัดการอีเมลของคุณ ให้ตัวอย่างคำสำหรับแบนเนอร์ที่แจ้งเตือนผู้ใช้เครือข่ายอีเมลของรัฐบาลเกี่ยวกับการ จำกัด ความเป็นส่วนตัว:

ครั้งต่อไปที่คุณส่งหรือรับอีเมลจากองค์กรหรือหน่วยงานของรัฐให้ดูอย่างใกล้ชิดและดูว่าพวกเขาใช้แบนเนอร์เปิดเผยข้อมูลในอีเมลของพวกเขาหรือไม่

e-book ฟรีที่คุณได้รับสำหรับการสมัครรับจดหมายข่าวนั้นคุ้มค่ากับความยุ่งเหยิงในกล่องจดหมายของคุณหรือไม่?

4. หยุดการสมัครรับอีเมลที่คุณจะไม่มีวันอ่าน

ครั้งหนึ่งฉันมีบัญชีอีเมลพิเศษที่ดูเหมือนบัญชีนี้ ฉันมักจะเลิกยุ่งกับอีเมลและพวกเขาก็ยังคงกองพะเนินเทินทึก ในที่สุดฉันก็ตัดสินใจปิดบัญชีทั้งหมด ฉันได้ตั้งค่าเพื่ออ่านจดหมายข่าวฟีดและการสมัครสมาชิกฟรีอื่น ๆ แต่ฉันไม่มีเวลาอ่านจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ฟรีทั้งหมดที่ฉันสมัครไว้

5. ใช้อีเมลให้น้อยลง

การควบคุมจำนวนอีเมลที่คุณสร้างจะช่วยควบคุมปริมาณอีเมลที่คุณได้รับตอบแทน

หากคุณต้องการลดจำนวนอีเมลขยะและข้อมูลที่ไร้ประโยชน์ที่คุณได้รับโปรดคำนึงถึงจำนวนอีเมลที่คุณส่งไปให้คนอื่น Cavanagh ตั้งข้อสังเกตว่าสิ่งที่เราชอบมากที่สุดเกี่ยวกับอีเมลก็เป็นสิ่งที่เราเกลียดที่สุดเช่นกัน เธอบอกว่า "เราชอบมากเพราะเราสามารถส่งข้อความเดียวกันถึงคนจำนวนมากได้ด้วยการกดแป้นพิมพ์เพียงครั้งเดียวเราเกลียดมันเพราะได้รับข้อความเหล่านี้มากเกินไป"

จากการใช้คุณลักษณะ "ตอบกลับทั้งหมด" แทนที่จะใช้เวลาในการเลือกผู้รับที่เหมาะสมไปจนถึงการส่งต่อจดหมายลูกโซ่ "สร้างแรงบันดาลใจหรือตลก ๆ " พวกเราส่วนใหญ่มีส่วนร่วมในแนวทางปฏิบัติทางอีเมลที่ไม่ดีซึ่งทำให้เราและเพื่อนร่วมงานช้า ลองปรับใช้นิสัยอีเมลที่ดีสองสามประการดังต่อไปนี้:

ทำให้ข้อความของคุณสั้นและตรงประเด็น

อัปเดตรายชื่อการแจกจ่ายของคุณให้ทันสมัยและลบผู้รับอีเมลที่ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของแผนกอีกต่อไปหรือมีส่วนร่วมในโครงการที่แชร์

อย่าใช้รายชื่อการแจกจ่ายขององค์กรของคุณเพื่อโปรโมตโครงการส่วนตัวหรือการระดมทุนครั้งต่อไปของบุตรหลานของคุณ แบ่งปันคำบอกกล่าวประเภทนี้ในห้องอาหารกลางวันหรือกระดานพินทั่วไป

คุณคิดอย่างไร? สัตว์เลี้ยงที่ใหญ่ที่สุดของคุณคืออะไรเกี่ยวกับการจัดการอีเมลของคุณ? แบ่งปันความคิดของคุณในความคิดเห็น

คำเตือน: อย่าพึ่งอีเมลมากเกินไป!

ไม่ว่าคุณจะจัดการอีเมลได้อย่างมีประสิทธิภาพเพียงใดและป้องกันไม่ให้ใช้งานในวันทำงานของคุณในบางครั้งการโทรส่วนตัวก็เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการจัดการกับสถานการณ์ แต่ถ้าความคิดที่จะหยิบโทรศัพท์ขึ้นมาคุยกับมนุษย์จริงๆจะทำให้คุณกังวลผ่อนคลายแสดงว่าคุณอยู่ใน บริษัท ที่ดี มีหลายคนที่อยากส่งข้อความหรืออีเมลมากกว่าคุยทางโทรศัพท์ บทความออนไลน์ใน The Science of Us นำเสนอเคล็ดลับและข้อมูลเชิงลึกจากนักจิตวิทยาเกี่ยวกับสาเหตุที่พวกเราบางคนกลัวการโทรศัพท์และสิ่งที่เราทำได้เพื่อเอาชนะความกลัวนั้น

นักจิตวิทยาอธิบายความวิตกกังวลทางโทรศัพท์ของคุณและวิธีเอาชนะมัน

เคล็ดลับการส่งอีเมลแบบโบนัส:หากสิ่งหนึ่งที่ทำให้คุณคลั่งไคล้ในการใช้อีเมลคือการที่ผู้คนใช้เวลาตอบกลับข้อความของคุณตลอดไปบางทีอาจถึงเวลาตรวจสอบส่วนท้ายของข้อความของคุณ คุณลงท้ายข้อความอีเมลด้วยคำกระตุ้นการตัดสินใจที่เฉพาะเจาะจงและชัดเจนหรือการลงชื่อออกของคุณเป็นเรื่องที่น่าปรารถนาเกินไปหรือไม่?

แทนที่จะปิดข้อความยาว ๆ ว่า "คุณคิดอย่างไรเกี่ยวกับแผนนี้" ลองถามคำถามที่เจาะจงมากขึ้น คุณอาจลองถามว่า "ข้อใดในห้าข้อที่ฉันระบุไว้ที่คุณคิดว่าเราควรนำไปใช้ทันที" คุณกำลังถามคำถามเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับประเด็นที่คุณทำในอีเมลของคุณและคุณกำลังสร้างความรู้สึกเร่งด่วนโดยการถามว่ารายการใดที่ต้องการความสนใจมากที่สุดในตอนนี้