วิธีใช้เวลานาทีอย่างมีประสิทธิภาพ

จดรายงานการประชุม

การถ่ายภาพของ Livingsta

นอกจากนี้บางครั้งเมื่อการอภิปรายเบี่ยงเบนไปจากประเด็นหลักไปสู่ปัญหาอื่นที่คล้ายคลึงกับประเด็นหลักประธานอาจลืมที่จะตัดสินใจในประเด็นนั้นอันเป็นผลมาจากการเบี่ยงเบนไปสู่ประเด็นอื่น ในกรณีเช่นนี้การทำงานอย่างใกล้ชิดกับเก้าอี้จะช่วยให้ผู้จดบันทึกเตือนเก้าอี้ว่าต้องมีการตัดสินใจเกี่ยวกับปัญหานั้นก่อนดำเนินการในรายการถัดไป

เมื่อคุณสงสัยว่าจะบันทึกบางสิ่งหรือไม่ให้ยืนยันกับเก้าอี้เสมอ วิธีนี้จะหลีกเลี่ยงการบันทึกเรื่องที่ไม่จำเป็นและประหยัดเวลาและความพยายาม

ก่อนและหลังการประชุม

แม้กระทั่งก่อนเริ่มการประชุมผู้เข้ารับการประชุมสามารถพูดคุยกับประธานได้ว่าการประชุมจะเกิดขึ้นอย่างไรรายการที่จะพูดคุยการอภิปรายจะเกิดขึ้นอย่างไรและสิ่งที่จำเป็นต้องมีการปิดท้าย

หลังการประชุมในขณะที่จดบันทึกรายงานการประชุมหากผู้เข้ารับการประชุมมีปัญหาในเรื่องใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการอภิปรายพวกเขาควรมีคำพูดสั้น ๆ กับประธานเพื่อชี้แจงสิ่งต่าง ๆ เนื่องจากความลังเลที่จะทำเช่นนี้จะจบลงด้วยข้อมูลที่ไม่ถูกต้องใน นาที.

วิธีการฟังอย่างมีประสิทธิภาพ

การฟังเป็นทักษะที่สำคัญมากและมาพร้อมกับการฝึกฝน คนส่วนใหญ่ในปัจจุบันเพียงแค่ได้ยินสิ่งต่างๆหรือเพียงแค่ฟัง แต่ไม่ได้ฟังอย่างกระตือรือร้นหรือมีประสิทธิภาพ การได้ยินการฟังและการฟังแบบแอคทีฟมีความแตกต่างกันมาก เมื่อไม่นานมานี้ฉันได้ค้นคว้าข้อมูลมากมายเกี่ยวกับทักษะและเทคนิคเหล่านี้และยังเขียนถึงศูนย์กลางเกี่ยวกับการฟังอย่างกระตือรือร้น ช่วยคนในทุกด้านไม่ว่าจะเป็นเรื่องส่วนตัวหรืออาชีพและยังช่วยปรับปรุงบุคลิกภาพ

ดังนั้นการฟังที่มีประสิทธิภาพคืออะไร?

ลิฟวิงสตา

ในขณะที่ใช้เวลาไม่กี่นาทีคุณฟังผู้บรรยายอย่างกระตือรือร้นเพื่อดูดซับข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับการสนทนาด้วยความสนใจและความสำคัญจากนั้นคุณทำซ้ำข้อมูลในรูปแบบของเอกสารที่เรียกว่ารายงานการประชุมซึ่งช่วยให้ผู้ที่ไม่ได้เข้าร่วมการประชุมได้รับข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่ มีการหารือในที่ประชุม นอกจากนี้ยังทำหน้าที่เป็นเอกสารทางกฎหมายสำหรับองค์กรและช่วยในการอ้างอิงในอนาคตและยังเป็นบันทึกถาวรของสิ่งที่เกิดขึ้นในการประชุม

ทักษะการฟังต้องใช้เวลาในการพัฒนา แต่แน่นอนว่าต้องพัฒนาด้วยการฝึกฝน คนส่วนใหญ่พูดเก่ง แต่ไม่ฟัง นอกจากนี้การถอดความสิ่งที่คุณเคยได้ยินด้วยวิธีที่เหมาะสมต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์อย่างมาก เราสามารถฝึกทักษะการฟังโดยการฟังการบรรยายการโต้วาทีและสื่ออื่น ๆ ที่คล้ายคลึงกันซึ่งต้องใช้สมาธิ ในที่นี้เราจะพูดคุยเกี่ยวกับวิธีการรับฟังอย่างมีประสิทธิผลในการประชุมเมื่อมีการอภิปรายการโต้แย้งและความขัดแย้งเกิดขึ้น

เคล็ดลับในการฟังอย่างมีประสิทธิภาพ

ในการฟังอย่างมีประสิทธิภาพ:

• เราต้องเข้าใจก่อนว่ากระบวนการฟังไม่ได้เกี่ยวข้องกับการรับข้อความเท่านั้น แต่ยังขึ้นอยู่กับองค์ประกอบอื่น ๆ เช่นการคิดการโฟกัสและการตอบสนองอย่างกระตือรือร้น
• หนึ่งต้องมีสมาธิกับผู้พูดและไม่ปล่อยให้จิตใจของพวกเขาเดินไปรอบ ๆ คุณต้องเอาใจใส่และผ่อนคลาย
• จดบันทึกพร้อมกันเมื่อคุณได้ยินเพราะจะช่วยให้คุณมีสมาธิกับการสนทนา
• ฟังทุกคำที่ผู้พูดพูดและนึกภาพสถานการณ์หรือตรรกะในการสนทนาในใจของคุณ
• มีสมาธิแม้ว่าการสนทนาจะน่าเบื่อเพราะคุณเป็นคนที่ต้องนำข้อมูลที่ถูกต้องออกมาในรายงานการประชุม
• อย่าขัดจังหวะเมื่อการสนทนากำลังดำเนินอยู่หรือเมื่อมีคนพูด แทนที่จะรอให้การอภิปรายสิ้นสุดลงหรือผู้พูดพูดจบแล้วจึงถามคำถามเพื่อชี้แจง
• การสร้างคำศัพท์ของคุณทำให้คุณเป็นผู้ฟังที่ดีขึ้นไม่เช่นนั้นคุณอาจกำลังฟังคำศัพท์ที่คุณไม่เข้าใจ
• จดคำศัพท์ใหม่ ๆ ที่คุณไม่เข้าใจและชี้แจงกับเก้าอี้เสมอ
• การศึกษาพื้นฐานในเรื่องของการสนทนาก่อนการประชุมจะช่วยให้คุณฟังได้อย่างมีประสิทธิภาพและช่วยให้คุณมีส่วนร่วมอย่างสมบูรณ์ในกระบวนการฟัง
• เตรียมปากกาและกระดาษให้พร้อมก่อนที่ลำโพงจะเริ่มพูด
• คุณจำเป็นต้องเรียนรู้ที่จะปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์ในห้องประชุมทั้งทางร่างกายและจิตใจและปัจจัยทางกายภาพในห้องเนื่องจากสิ่งเหล่านี้บางอย่างอาจส่งผลเสียและอื่น ๆ ก็เป็นผลดี
• บางครั้งสำเนียงของผู้พูดอาจขัดขวางการฟังที่มีประสิทธิภาพ แต่เราจำเป็นต้องพัฒนาทักษะในการเอาชนะอุปสรรคเหล่านี้เพื่อที่จะเป็นผู้ฟังที่มีประสิทธิภาพ
• ไม่มีการประชุมสองครั้งที่จะเหมือนกันไม่มีการสนทนาสองครั้งที่เหมือนกันและจะไม่มีผู้พูดสองคนพูดเหมือนกันดังนั้นคุณต้องเรียนรู้ที่จะปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์
• เน้นประเด็นสำคัญ / ประเด็นสำคัญเสมอ
• ฟังราวกับว่าคุณจำเป็นต้องนำเสนอข้อมูลนี้ซ้ำกับผู้ฟังกลุ่มอื่นในภายหลัง (คุณจะทำสิ่งนี้ในรูปแบบของนาทีต่อไป) สิ่งนี้จะช่วยให้คุณมีสมาธิและฟังทุกคำที่ผู้พูดพูดได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• ในการประชุมที่มีการพูดคุยกันในประเด็นที่ละเอียดอ่อนอย่าลืมดูภาษากายของผู้พูดแทนที่จะจดจ่อจดบันทึกอย่างจริงจัง
• อย่าปล่อยให้สิ่งใดหรือใครก็ตามที่อยู่รอบข้างรบกวนคุณและอย่าหันไปสนใจคนที่เข้ามาหรือออกจากห้องในขณะที่ผู้พูดกำลังพูด
• ใช้วิธีที่เหมาะสมในการจดบันทึกโดยขึ้นอยู่กับประเภทของเรื่องที่สนทนาซึ่งจะช่วยให้คุณมีส่วนร่วมในกิจกรรมการฟัง
• อย่าจดทุกอย่าง แต่เพียงประเด็นหลัก
• อย่าอยู่ไม่สุขหรือเล่นอะไรในมือหรือขยุกขยิกหรือดูนาฬิกา สิ่งนี้ไม่ได้ช่วยให้คุณรับฟังและอาจส่งผลกระทบต่อคนรอบข้างด้วย
• สุดท้ายลองจินตนาการว่าคุณต้องการให้ผู้ฟังฟังอย่างไรหากคุณเป็นผู้พูดและเป็นผู้ฟังประเภทเดียวกันสิ่งนี้จะช่วยให้คุณเป็นผู้ฟังที่มีประสิทธิภาพ

วิธีจดบันทึกระหว่างการสนทนา

การจดบันทึกเป็นงานที่สำคัญหรือเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการจดบันทึกนาที เมื่อจดบันทึกไม่มีใครบันทึกคำที่ใช้ในการสนทนา แต่คนหนึ่งบันทึกการสนทนาที่เกิดขึ้นในการประชุม

อ้างจากอินเทอร์เน็ต

นี่เป็นงานที่สำคัญและค่อนข้างยากขึ้นอยู่กับลักษณะของการประชุมและสิ่งที่คุยกัน นอกจากนี้ยังขึ้นอยู่กับว่าการประชุมดำเนินไปได้ดีเพียงใดสมาชิกร่วมมือกันอย่างไรประธานช่วยเหลือและสรุปและที่สำคัญที่สุดคือคุณเตรียมพร้อมสำหรับการประชุมได้ดีเพียงใด เอกสารใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการประชุมที่แจกจ่ายหรือเผยแพร่ก่อนการประชุมควรได้รับการพิจารณาเพื่อให้คุณคุ้นเคยกับสิ่งที่กำลังสนทนา

เคล็ดลับสำหรับการจดบันทึกการอภิปราย

ในระหว่างการอภิปรายให้ปฏิบัติตามขั้นตอนและเคล็ดลับต่อไปนี้ในการจดบันทึก:

• ก่อนอื่นต้องทำความเข้าใจอย่างถ่องแท้ว่านาทีคืออะไรทำไมจึงใช้นาทีและความสำคัญของนาที วิธีนี้จะช่วยให้คุณติดตามการสนทนาและจดบันทึกข้อมูลที่สำคัญและจำเป็นเมื่อการสนทนาดำเนินต่อไป ตามที่กล่าวไว้ข้างต้นหากมีเอกสารให้ตรวจสอบให้แน่ใจเสมอว่าคุณรวบรวมข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับสิ่งที่จะกล่าวถึง วิธีนี้จะทำให้งานจดบันทึกง่ายขึ้นมาก
• ในสถานการณ์ที่การอภิปรายหรือการสนทนามีความยาวและซับซ้อนให้มุ่งเน้นไปที่ประเด็นสำคัญของการอภิปรายเสมอเช่นอะไรคือจุดสำคัญของการอภิปรายการตัดสินใจคืออะไรถ้ามีเหตุใดจึงต้องตัดสินใจเช่นนี้ใครต้องดำเนินการ การตัดสินใจและเมื่อใด / ภายในระยะเวลาใดที่ต้องดำเนินการตัดสินใจ
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รวมสรุปการอภิปรายไว้ในตอนเริ่มต้นก่อนที่จะเขียนเกี่ยวกับการสนทนาเนื่องจากจะให้ภาพรวมและแนวคิดเกี่ยวกับการสนทนาแก่ผู้ที่ไม่สามารถเข้าร่วมได้ นอกจากนี้หากคนเหล่านี้ต้องเข้าร่วมการประชุมในอนาคตนาทีนี้จะให้ข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดแก่พวกเขาที่พวกเขาต้องการ
• เขียนมุมมองและความคิดเห็นที่สำคัญของทุกคนในปัจจุบัน
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณรับฟังอย่างกระตือรือร้นและมีประสิทธิผลตามการอภิปรายโดยไม่ปล่อยให้คุณคิดฟุ้งซ่านหรือคิดถึงสิ่งอื่นใด วิธีนี้จะทำให้คุณไม่พลาดทุกสิ่งที่สำคัญ
• เลือกวิธีที่ง่ายและดีที่สุดที่จะช่วยคุณในการจดบันทึก
• เมื่อบันทึกประเด็นการดำเนินการควรทำในลักษณะที่ง่ายต่อการมองเห็นชัดเจนโดยใช้ชื่อของบุคคลที่ต้องดำเนินการและระยะเวลา
• ใช้หัวเรื่องเนื่องจากจะช่วยให้คุณติดตามบันทึกในภายหลังและคุณสามารถมีส่วนต่างๆของการประชุมภายใต้หัวข้อต่างๆ เว้นช่องว่างไว้ใต้แต่ละส่วนเพื่อให้ง่ายต่อการเพิ่มบันทึกด้านล่างหากมีใครคิดประเด็นหรือแนวคิดใหม่ ๆ ขณะที่การประชุมดำเนินไป
• หากคุณรู้จักมือสั้นควรเขียนโน้ตโดยใช้มือสั้นและใช้ตัวย่อทุกที่ที่ทำได้
• ฝึกใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยเพราะจะทำให้ยิ่งอ่านง่ายดูเรียบร้อยและง่ายขึ้นขณะเตรียมรายงานการประชุม
• ชี้แจงประเด็นที่ไม่ชัดเจนหรืออภิปรายกับเก้าอี้ของคุณเสมอ
• อย่าลืมมีปากกาและดินสอสำรองไว้สักหนึ่งหรือสองแท่ง

จุดประสงค์ของการชี้แจงประเด็นที่คุณไม่แน่ใจ

การชี้แจงเป็นกระบวนการที่คุณแก้ไขปัญหาความสับสนกับผู้พูดและตรวจสอบว่าความเข้าใจของคุณเกี่ยวกับการสนทนานั้นถูกต้องหรือไม่ เพื่อให้รายงานการประชุมมีความถูกต้องเราต้องชี้แจงประเด็นใด ๆ ที่พวกเขาไม่เข้าใจขณะที่การประชุมดำเนินไป

จุดประสงค์ของการชี้แจงประเด็นที่คุณไม่แน่ใจคือ:

• เป็นการบอกผู้พูดว่าคุณกำลังฟังและพยายามทำความเข้าใจข้อความอย่างมีประสิทธิภาพ
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจข้อมูลที่ถูกต้อง
• ช่วยทบทวนความเข้าใจ
• กระตุ้นให้ผู้พูดพูดคุยอย่างเปิดเผย
• ช่วยให้คุณเขียนนาทีโดยไม่มีข้อผิดพลาด
• หลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดและการตีความที่ผิด
• ปรับปรุงทักษะความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล

หากต้องการอ่านเกี่ยวกับบทบาทของการประชุมเหตุใดจึงต้องมีการประชุมข้อกำหนดทางกฎหมายและองค์กรที่อาจใช้กับการรับนาทีเหตุใดจึงใช้รายงานการประชุมและผลประโยชน์เหตุผลที่รายงานต้องถูกต้องและเอกสารต่างๆที่ใช้ในการประชุมเป็นส่วนหนึ่ง เกี่ยวกับขั้นตอนการทำรายงานการประชุมก่อนและหลังการประชุมโปรดดูบทความนี้: การรายงานการประชุม