วิธีการเขียนแผนการสื่อสาร

การจับแพะชนแกะการสื่อสาร

catherinecronin ผ่าน Flickr Creative Commons

หากคุณเคยเผชิญกับการต่อต้านเมื่อต้องเผชิญกับการเปลี่ยนแปลงในงานแผนการสื่อสารที่ดีจะช่วยสนับสนุนการริเริ่มการจัดการการเปลี่ยนแปลงของคุณ แผนการสื่อสารที่ดีไม่เพียง แต่จะช่วยให้แน่ใจว่าคุณได้รับทราบข้อมูลทั้งหมดของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย แต่ยังช่วยให้องค์กรของคุณได้รับการสนับสนุนสำหรับโครงการหรือการเปลี่ยนแปลงองค์กร

แผนการสื่อสารคืออะไร?

แผนการสื่อสารจะช่วยให้คุณจัดระเบียบสิ่งที่สำคัญในการบอกผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดของคุณข้อความที่คุณต้องการสื่อสารจะพูดอย่างไรและควรพูดเมื่อใด แผนการสื่อสารควรครอบคลุม 5 คำถามใหญ่ - ใคร? อะไร? ทำไม? อย่างไร? เมื่อไหร่?

เริ่มต้นด้วยการสร้างเมทริกซ์ง่ายๆเช่นด้านล่างเพื่อช่วยให้แผนของคุณเป็นระเบียบและคุณสามารถกรอกข้อมูลในขณะที่คุณทำตามแต่ละขั้นตอนด้านล่าง

ผู้ชม	ข้อความ (อะไร)	วัตถุประสงค์ (ทำไม)	วิธีการ (How)	เป้าหมาย (เมื่อ)
ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายใน
ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอก

ดูขั้นตอนง่ายๆด้านล่างนี้เพื่อช่วยให้คุณเริ่มสร้างแผนการสื่อสารที่ประสบความสำเร็จสำหรับธุรกิจของคุณ

ขั้นตอนที่ 1. รู้จักผู้ชมของคุณ

จุดที่ง่ายที่สุดในการเริ่มสร้างแผนการสื่อสารของคุณคือการระบุผู้ชมของคุณ หากโครงการของคุณต้องการให้คุณแจ้งให้บุคคลทั้งภายในและภายนอกองค์กรของคุณทราบและทันสมัยอยู่เสมอให้เริ่มต้นด้วยการจัดทำรายชื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในเทียบกับภายนอก

ตัวอย่างบางส่วนของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในและภายนอก

ตัวอย่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายใน:	ตัวอย่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอก:
ผู้นำระดับบริหาร	ผู้สนับสนุนผู้บริหารของโครงการ
ผู้จัดการแผนก	เจ้าของธุรกิจ
พนักงานแนวหน้า	ลูกค้าแนวหน้า

เมื่อคุณมีรายชื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในและภายนอกทั้งหมดแล้วอาจช่วยให้คุณจดบันทึกไว้ภายใต้แต่ละข้อที่ตอบคำถามต่อไปนี้:

• พวกเขารู้อะไร?
• พวกเขาต้องรู้อะไรบ้าง?
• กลุ่มใดมีลำดับความสำคัญสูงกว่ากลุ่มอื่น ๆ
• กลุ่มต่างๆต้องการข้อความที่แตกต่างกันหรือไม่

เมื่อคุณตอบคำถามพื้นฐานเกี่ยวกับกลุ่มผู้ชมแต่ละกลุ่มได้แล้วก็ถึงเวลาตัดสินใจว่าจะสื่อสารอะไรกับแต่ละกลุ่ม

เมทริกซ์การสื่อสารของคุณควรทำให้คอลัมน์ผู้ชมเสร็จสมบูรณ์:

ผู้ชม	ข้อความ (อะไร)	วัตถุประสงค์ (ทำไม)	วิธีการ (How)	เป้าหมาย (เมื่อ)
ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายใน
ความเป็นผู้นำของผู้บริหาร
ผู้จัดการ
พนักงาน
ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอก
ผู้สนับสนุนผู้บริหาร
เจ้าของ
ลูกค้าแนวหน้า

ขั้นตอนที่ 2. ข้อความของคุณคืออะไร?

ในการคิดถึงข้อความที่คุณต้องการสื่อสารกับผู้ชมของคุณเพียงแค่คิดถึงการตอบคำถามว่า "อะไร" วัตถุประสงค์ของข้อความและวิธีการส่งจะมาในภายหลัง

ใช้รายการตรวจสอบต่อไปนี้เพื่อช่วยระบุสิ่งที่ผู้ชมของคุณจำเป็นต้องรู้:

• ปัจจุบันกลุ่มเป้าหมายของคุณรู้อะไรบ้าง? (ระบุสิ่งนี้สำหรับรายการกลุ่มผู้ชมทั้งหมดที่คุณทำในขั้นตอนที่ 1)
• พวกเขาต้องรู้อะไรบ้าง?
• พวกเขาไม่จำเป็นต้องรู้อะไร
• คุณต้องใช้น้ำเสียงแบบไหนกับผู้ฟังแต่ละคน (คุณอาจใช้แนวทางที่เป็นมืออาชีพตรงไปตรงมากับการสื่อสารของผู้บริหารในขณะที่การสื่อสารโดยตรงกับลูกค้าอาจต้องมีพลังและจับต้องได้มากขึ้น)
• ผู้ชมของคุณกังวลอะไร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความของคุณสำหรับผู้ชมแต่ละคนตอบคำถามและข้อกังวลเฉพาะของพวกเขา อย่าลืมว่าคำถามของพนักงานภายในเกี่ยวกับโครงการหรือการเปลี่ยนแปลงอาจแตกต่างไปจากที่ผู้สนับสนุนผู้บริหารกังวลอย่างสิ้นเชิง

เมื่อคุณได้ตอบคำถามเหล่านั้นกรอกข้อมูลลงใน 2 ^{ครั้งที่}คอลัมน์ของเมทริกซ์ของคุณ:

ผู้ชม	ข้อความ (อะไร)	วัตถุประสงค์ (ทำไม)	วิธีการ (How)	เป้าหมาย (เมื่อ)
ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายใน
ความเป็นผู้นำของผู้บริหาร	มูลค่าทางธุรกิจของการเปลี่ยนแปลง
ผู้จัดการ	สิ่งที่ทีมของคุณต้องการทราบเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง
พนักงาน	การเปลี่ยนแปลงจะส่งผลต่องานประจำวันของคุณอย่างไร
ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอก
ผู้สนับสนุนผู้บริหาร	ประโยชน์ของการเปลี่ยนแปลงสำหรับองค์กร
เจ้าของ	การเปลี่ยนแปลงจะส่งผลต่อกำไรของคุณอย่างไร
ลูกค้าแนวหน้า	การเปลี่ยนแปลงจะส่งผลต่องานประจำวันของคุณอย่างไร

ขั้นตอนที่ 3. วัตถุประสงค์ของข้อความของคุณคืออะไร?

ในขั้นตอนนี้ให้ตอบคำถาม“ ทำไม” เหตุใดจึงจำเป็นต้องสื่อสารแต่ละข้อความ (อะไร) กับผู้ชมของคุณแต่ละคน การตอบคำถามนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจว่าเหตุใดการสื่อสารข้อมูลแต่ละชิ้นให้กับพนักงานและลูกค้าของคุณจึงมีความสำคัญและคุณค่าของการสื่อสารข้อมูลนั้นจะนำมาซึ่งธุรกิจและคุณค่าของลูกค้า

เหตุผลทั่วไปบางประการในการสื่อสารข้อความสำคัญไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย:

• เพื่อเพิ่มความเข้าใจเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงและโครงการ
• เพื่อเน้นถึงประโยชน์ของโครงการหรือการเปลี่ยนแปลง
• เพื่อเรียกผลกระทบเชิงบวกไปยังผลกำไรขององค์กร
• เพื่อให้ผู้ชมทราบทักษะหรือข้อมูลใด ๆ ที่พวกเขาจะต้องเรียนรู้ในการเตรียมตัว
• เพื่อช่วยให้ผู้ชมของคุณเข้าใจว่าจะส่งผลกระทบต่อพวกเขาอย่างไร

จำไว้ว่าพยายามตอบว่า“ มีอะไรให้ฉันบ้าง” เมื่อระบุวัตถุประสงค์ของการสื่อสารแต่ละครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้รับข้อมูลจากผู้ชมทั้งหมด

เมื่อคุณรู้ว่า“สิ่งที่อยู่ในนั้น” สำหรับแต่ละผู้มีส่วนได้เสียของคุณเติมใน 3 ^ถคอลัมน์ของเมทริกซ์ของคุณ:

ผู้ชม	ข้อความ (อะไร)	วัตถุประสงค์ (ทำไม)	วิธีการ (How)	เป้าหมาย (เมื่อ)
ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายใน
ความเป็นผู้นำของผู้บริหาร	มูลค่าทางธุรกิจของการเปลี่ยนแปลง	เพื่อแจ้งข้อมูลทางการเงินและมูลค่าของลูกค้า
ผู้จัดการ	สิ่งที่ทีมของคุณต้องการทราบเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง	เพื่อเตรียมทีมสำหรับการเปลี่ยนแปลงก่อนที่จะเกิดขึ้น
พนักงาน	การเปลี่ยนแปลงจะส่งผลต่องานประจำวันของคุณอย่างไร	เพื่อให้พนักงานเรียนรู้ทักษะและการเปลี่ยนแปลงในแต่ละวันก่อนที่การเปลี่ยนแปลงจะเกิดขึ้น
ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอก
ผู้สนับสนุนผู้บริหาร	ประโยชน์ของการเปลี่ยนแปลงสำหรับองค์กร	เพื่อแจ้งให้ทราบถึงการประหยัดค่าใช้จ่ายและผลประโยชน์
เจ้าของ	การเปลี่ยนแปลงจะส่งผลต่อกำไรของคุณอย่างไร	เพื่อรวบรวมการสนับสนุนสำหรับการเปลี่ยนแปลงโดยเน้นผลกระทบต่อผลกำไร
ลูกค้าแนวหน้า	การเปลี่ยนแปลงจะส่งผลต่องานประจำวันของคุณอย่างไร	เพื่อเตรียมลูกค้าสำหรับการเปลี่ยนแปลง เน้นประโยชน์

โซเชียลมีเดียบนมือถือ

jasonahowie ผ่าน Flickr Creative Commons

ขั้นตอนที่ 4. วิธีการจัดส่งคืออะไร?

ตอนนี้คุณรู้แล้วว่าคุณกำลังสื่อสารกับใครกำลังจะพูดอะไรและทำไมคุณถึงพูดอย่างนั้นคุณต้องกำหนดวิธีที่ดีที่สุดในการส่งข้อความ ขึ้นอยู่กับองค์กรของคุณการเก็บ "ข้อมูลสรุป" ของช่องทางการสื่อสารต่างๆที่มีอยู่อาจเป็นประโยชน์

ช่องทางการสื่อสารทั่วไปบางช่องอาจรวมถึง:

• การสื่อสารทางอีเมล
• การสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรส่งทางไปรษณีย์
• การแจ้งเตือนข้อความ
• ข้อความโซเชียลมีเดีย
• การประชุมศาลากลาง
• สื่อผสม
• ข่าวประชาสัมพันธ์
• ใบปลิวหรือโปสเตอร์

เคล็ดลับ

แม้ว่าการสื่อสารทางอีเมลอาจสะดวก แต่อย่าลังเลที่จะเผยแพร่ข้อความเดียวกันโดยใช้หลายช่องทาง ไม่มีอันตรายใด ๆ ในการส่งการแจ้งเตือนที่เป็นมิตร การสื่อสารมากเกินไปดีกว่าไม่เพียงพอ

ตอนนี้คุณสามารถกรอกข้อมูลลงใน 4 ^THคอลัมน์ของเมทริกซ์ของคุณ:

ผู้ชม	ข้อความ (อะไร)	วัตถุประสงค์ (ทำไม)	วิธีการ (How)
ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายใน
·ความเป็นผู้นำของผู้บริหาร	มูลค่าทางธุรกิจของการเปลี่ยนแปลง	เพื่อแจ้งข้อมูลทางการเงินและมูลค่าของลูกค้า	การสื่อสารทางอีเมล
·ผู้จัดการ	สิ่งที่ทีมของคุณต้องการทราบเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง	เพื่อเตรียมทีมสำหรับการเปลี่ยนแปลงก่อนที่จะเกิดขึ้น	การสื่อสารทางอีเมล
พนักงาน	การเปลี่ยนแปลงจะส่งผลต่องานประจำวันของคุณอย่างไร	เพื่อให้พนักงานเรียนรู้ทักษะและการเปลี่ยนแปลงในแต่ละวันก่อนที่การเปลี่ยนแปลงจะเกิดขึ้น	การสื่อสารทางอีเมลโปสเตอร์ใบปลิวศาลากลาง
ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอก
·ผู้สนับสนุนผู้บริหาร	ประโยชน์ของการเปลี่ยนแปลงสำหรับองค์กร	เพื่อแจ้งให้ทราบถึงการประหยัดค่าใช้จ่ายและผลประโยชน์	การสื่อสารทางอีเมล
·เจ้าของ	การเปลี่ยนแปลงจะส่งผลต่อกำไรของคุณอย่างไร	เพื่อรวบรวมการสนับสนุนสำหรับการเปลี่ยนแปลงโดยเน้นผลกระทบต่อผลกำไร	จดหมายเขียนจดหมาย
·ลูกค้าแนวหน้า	การเปลี่ยนแปลงจะส่งผลต่องานประจำวันของคุณอย่างไร	เพื่อเตรียมลูกค้าสำหรับการเปลี่ยนแปลง เน้นประโยชน์	เขียนจดหมายส่งอีเมลเตือนความจำ

บันทึก

กำหนด "เจ้าของ" ไว้ข้างหลังแต่ละรายการที่คุณแสดงในคอลัมน์ "วิธีการ" ทุกครั้งที่ทำได้เพื่อให้มั่นใจว่าข้อความจะถูกส่งตรงเวลาและถูกต้อง

ขั้นตอนที่ 5. เวลาที่ดีที่สุดในการสื่อสารคือเมื่อใด?

แผนการสื่อสารของคุณใกล้เสร็จสมบูรณ์แล้ว! คุณระบุผู้ชมของคุณข้อความที่คุณต้องการสื่อสารจุดประสงค์เบื้องหลังแต่ละข้อความและวิธีที่คุณจะส่งมอบ ตอนนี้คุณต้องหาเวลาที่ดีที่สุดในการส่งข้อความเหล่านี้ไปยังผู้ชมแต่ละคน ด้านล่างนี้เป็นคำถามบางข้อที่คุณอาจต้องการคิดเพื่อช่วยคุณกำหนดเวลาที่ดีที่สุดสำหรับแต่ละข้อความ

• จะต้องแจ้งให้ใครทราบก่อน
• การเปลี่ยนแปลงจะเกิดขึ้นเมื่อใด
• ทุกคนต้องได้รับแจ้งล่วงหน้าเร็วแค่ไหน?
• มีกำหนดเวลาที่คุณต้องคำนึงถึงหรือไม่?
• ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในกลุ่มเป้าหมายของคุณจะไม่ว่างหรือพวกเขามีวันที่ที่คุณต้องแก้ไขหรือไม่?
• คุณส่งข้อความโดยใช้มากกว่าหนึ่งวิธีสำหรับผู้ชมแต่ละคนหรือไม่ สิ่งใดต้องเกิดขึ้นก่อนสองสาม ฯลฯ ?

เมื่อตอบคำถามเหล่านี้คุณจะสามารถกรอกคอลัมน์สุดท้ายของเมทริกซ์ของคุณพร้อมวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดได้อย่างง่ายดายเพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีความรับผิดชอบต่อไทม์ไลน์ของคุณ:

ผู้ชม	ข้อความ (อะไร)	วัตถุประสงค์ (ทำไม)	วิธีการ (How)	เป้าหมาย (เมื่อ)
ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายใน
ความเป็นผู้นำของผู้บริหาร	มูลค่าทางธุรกิจของการเปลี่ยนแปลง	เพื่อแจ้งข้อมูลทางการเงินและมูลค่าของลูกค้า	การสื่อสารทางอีเมล	เริ่มต้น: mmddyyyy สิ้นสุด: mmddyyyy
ผู้จัดการ	สิ่งที่ทีมของคุณต้องการทราบเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง..	เพื่อเตรียมทีมสำหรับการเปลี่ยนแปลงก่อนที่จะเกิดขึ้น	การสื่อสารทางอีเมล	เริ่มต้น: mmddyyyy สิ้นสุด: mmddyyyy
พนักงาน	การเปลี่ยนแปลงจะส่งผลต่องานประจำวันของคุณอย่างไร	เพื่อให้พนักงานเรียนรู้ทักษะและการเปลี่ยนแปลงในแต่ละวันก่อนที่การเปลี่ยนแปลงจะเกิดขึ้น	การสื่อสารทางอีเมลโปสเตอร์ใบปลิวการประชุมศาลากลาง	เริ่มต้น: mmddyyyy สิ้นสุด: mmddyyyy
ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอก
ผู้สนับสนุนผู้บริหาร	ประโยชน์ของการเปลี่ยนแปลงสำหรับองค์กร	เพื่อแจ้งให้ทราบถึงการประหยัดค่าใช้จ่ายและผลประโยชน์	การสื่อสารทางอีเมล	เริ่มต้น: mmddyyyy สิ้นสุด: mmddyyyy
เจ้าของ	การเปลี่ยนแปลงจะส่งผลต่อกำไรของคุณอย่างไร	เพื่อรวบรวมการสนับสนุนสำหรับการเปลี่ยนแปลงโดยเน้นผลกระทบต่อผลกำไร	จดหมายเขียนจดหมาย	เริ่มต้น: mmddyyyy สิ้นสุด: mmddyyyy
ลูกค้าแนวหน้า	การเปลี่ยนแปลงจะส่งผลต่องานประจำวันของคุณอย่างไร	เพื่อเตรียมลูกค้าสำหรับการเปลี่ยนแปลง เน้นประโยชน์	เขียนจดหมายส่ง; การแจ้งเตือนทางอีเมล	เริ่มต้น: mmddyyyy สิ้นสุด: mmddyyyy

ขั้นตอนที่ 6. ส่งแผนของคุณ!

ยินดีด้วย! คุณได้ทำแผนการสื่อสารของคุณสำเร็จแล้ว เมื่อคุณแบ่งปันแผนของคุณกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการตอนนี้คุณสามารถทำงานสร้างข้อความของคุณสรุปรูปลักษณ์ของเอกสารของคุณและส่งข้อความของคุณไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียตามลำดับเวลาของคุณ

ด้วยการวางแผนขั้นสูงเล็กน้อยโดยใช้เทมเพลตเมทริกซ์การสร้างแผนการสื่อสารสำหรับโครงการของคุณจะช่วยให้คุณสามารถแจ้งผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดของคุณหลีกเลี่ยงความสับสนเข้าใจผิดและรวบรวมการสนับสนุนสำหรับโครงการของคุณ การเปลี่ยนแปลงอาจเป็นเรื่องไม่สบายใจสำหรับหลาย ๆ คนในที่ทำงาน การกำหนดเวลาเพื่อสร้างแผนการสื่อสารที่ดีสามารถช่วยให้แม้แต่คนที่ไม่สบายใจที่สุดต้องเผชิญกับสิ่งที่ไม่รู้จักด้วยความมั่นใจและความเข้าใจ