NVQ: อธิบายขั้นตอนในการจัดเก็บและเรียกค้นข้อมูล

เรียนรู้เกี่ยวกับวัตถุประสงค์และขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บและการค้นคืนสารสนเทศในการบริหารธุรกิจ

ภาพถ่ายโดย Simon Abrams บน Unsplash

บทความนี้มีไว้สำหรับผู้สมัครที่เรียนหลักสูตรประกาศนียบัตรวิชาชีพชั้นสูงด้านธุรกิจและการบริหารระดับ 2 หรือ 3 ของ NVQ นี่คือหน่วยระดับ 2 ที่มีทั้งหมด 3 หน่วยกิต หน่วยนี้เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บและการดึงข้อมูลสำหรับธุรกิจหรือองค์กรตามข้อกำหนดด้านความปลอดภัยและการรักษาความลับ ฉันพูดถึงส่วนแรกของผลการเรียนรู้ซึ่งจะช่วยให้เข้าใจกระบวนการและขั้นตอนในการจัดเก็บและเรียกค้นข้อมูล

เราจะพูดคุยสั้น ๆ:

วัตถุประสงค์ของการจัดเก็บและเรียกค้นข้อมูลที่จำเป็น
ระบบสารสนเทศประเภทต่างๆและคุณลักษณะต่างๆ
วัตถุประสงค์ของข้อกำหนดทางกฎหมายและองค์กรเพื่อความปลอดภัยและการรักษาความลับของข้อมูล
วัตถุประสงค์ของการยืนยันข้อมูลที่จะจัดเก็บและเรียกค้น
วิธีตรวจสอบข้อมูลเพื่อความถูกต้องและเหตุผล
วิธีการให้ข้อมูลในรูปแบบและช่วงเวลาที่ตกลงกัน
ประเภทของข้อมูลที่อาจถูกลบ
ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นกับระบบสารสนเทศและวิธีการจัดการ

บทความนี้เป็นแหล่งข้อมูลสำหรับผู้ที่ทำงานในระดับประกาศนียบัตร NVQ ระดับ 2 หรือ 3 ด้านธุรกิจและการบริหาร

pixabay.com/en/business-man-home-office-business-1176006/

ข้อมูลคืออะไร?

ข้อมูลสามารถกำหนดได้ว่าเป็นข้อเท็จจริงที่ใครบางคนให้มาหรือเรียนรู้เกี่ยวกับใครบางคนหรือบางสิ่งหรือข้อเท็จจริงที่รวบรวมผ่านการวิจัยหรือวิธีการอื่น ๆ นอกจากนี้ยังสามารถกำหนดเป็นข้อความที่สื่อผ่านวิธีการบางอย่าง ข้อมูลสามารถบันทึกและส่งผ่านได้และมีความสำคัญมากเนื่องจากช่วยในเรื่องผลลัพธ์และการตัดสินใจ จำเป็นต้องมีความถูกต้องและเตรียมพร้อมอย่างทันท่วงที จะต้องมีความเฉพาะเจาะจงและยึดติดกับความจำเป็นหรือวัตถุประสงค์ (ตรงประเด็น) มีความหมายและสมเหตุสมผลซึ่งจะช่วยให้เกิดความเข้าใจ

ข้อมูลอาจเป็นได้ทั้งทางกายภาพหรือทางอิเล็กทรอนิกส์และจำเป็นต้องได้รับการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ การจัดการข้อมูลเป็นความรับผิดชอบขององค์กรที่จะรวบรวมจัดการจัดเก็บแบ่งปันเก็บรักษาเรียกค้นและจัดส่ง

1.1 อธิบายวัตถุประสงค์ของการจัดเก็บและการเรียกค้นข้อมูลที่จำเป็น

การจัดเก็บข้อมูลเป็นกระบวนการที่ข้อมูลถูกฝากหรือเก็บไว้ในคลัง (ตู้, HDD, เมมโมรี่สติ๊ก ฯลฯ) และการดึงข้อมูลเป็นกระบวนการในการรับทรัพยากรข้อมูลที่จัดเก็บไว้ที่เกี่ยวข้องกับความต้องการ

วัตถุประสงค์หลักในการจัดเก็บข้อมูลใด ๆ คือเพื่อให้ง่ายต่อการเรียกค้นในอนาคตเมื่อจำเป็น นอกจากนี้ยังเป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินธุรกิจของ บริษัท การจัดเก็บเอกสารจะต้องทำตามขั้นตอนที่เหมาะสมเพื่อให้ค้นหาได้ง่ายขึ้น ข้อมูลสามารถจัดเก็บไว้ในตู้กันไฟสำหรับทำสำเนาหรือฮาร์ดดิสก์หรืออุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์อื่น ๆ สำหรับซอฟต์สำเนาทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทของข้อมูล

ขึ้นอยู่กับลักษณะของ บริษัท หรือองค์กรหรือธุรกิจข้อมูลประเภทต่างๆจะต้องถูกจัดเก็บ อาจเป็นความลับที่เกี่ยวข้องกับ บริษัท ไฟล์ที่เป็นความลับสูงที่เกี่ยวข้องกับ บริษัท หรือพนักงานหรือลูกค้า / ลูกค้า ดังนั้นจึงต้องจัดเก็บไฟล์ตามขั้นตอนการรักษาความลับทั้งหมดและได้รับการปกป้องตามการปกป้องข้อมูลเนื่องจากเป็นข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการให้บริการที่มีคุณภาพและเพื่อการดำเนินงานที่ราบรื่นของ บริษัท

วัตถุประสงค์ของการดึงข้อมูลคือการให้บริการที่มีคุณภาพสำหรับบุคคลที่เหมาะสมในเวลาที่เหมาะสมโดยมีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดอยู่ในมือ เฉพาะในกรณีที่ข้อมูลถูกจัดเก็บในลักษณะขั้นตอนเท่านั้นที่สามารถเรียกคืนได้อย่างง่ายดาย ข้อมูลอาจถูกดึงมาเพื่อวัตถุประสงค์ทางการตลาดเพื่อการสื่อสารเพื่อวัตถุประสงค์ในการตรวจสอบสำหรับการสำรวจและการวิจัยอื่น ๆ ที่องค์กรหรือธุรกิจอาจดำเนินการ นอกจากนี้ข้อมูลจะถูกเรียกคืนในสถานการณ์ที่อาจต้องแชร์ข้อมูลกับ บริษัท คู่ค้าและกับตำรวจหรือ Inland Revenue

การจัดเก็บและการดึงข้อมูลมีบทบาทสำคัญในการปรับปรุงประสิทธิภาพของ บริษัท ซึ่งอาจเกิดขึ้นได้ทั้งออฟไลน์หรือออนไลน์และในรูปแบบต่างๆ

1.2 อธิบายระบบข้อมูลที่แตกต่างกันและคุณสมบัติหลักของระบบ

ระบบสารสนเทศคือการรวบรวมเครือข่ายฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ข้อมูลและขั้นตอนที่บุคคลและองค์กรใช้สำหรับขั้นตอนการจัดเก็บและการค้นคืนข้อมูล ดูแลการรวบรวมข้อมูลการสร้างข้อมูลการประมวลผลข้อมูลการกระจายข้อมูลและการดึงข้อมูล ช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผลขององค์กร

ระบบสารสนเทศก่อนหน้านี้มีเพียงสามประเภทเท่านั้น

ระบบประมวลผลธุรกรรม:ระบบนี้รับผิดชอบในการประมวลผลธุรกรรมทางธุรกิจแบบวันต่อวัน ประเภทของธุรกรรมแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กร ช่วยในการบำรุงรักษาเพิ่มเปลี่ยนแปลงและลบข้อมูล ตัวอย่างบางส่วน ได้แก่ การสั่งซื้อการเรียกเก็บเงินการฝากเช็คระบบเงินเดือนระบบการจองการควบคุมสต๊อกเป็นต้นระบบนี้ใช้โดยพนักงานส่วนหน้า
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ:ระบบนี้ช่วยในการปฏิบัติงานที่จำเป็นสำหรับการแก้ปัญหาและการตัดสินใจ สิ่งเหล่านี้เป็นระบบระดับการจัดการและช่วยให้องค์กรดำเนินไปอย่างราบรื่น ช่วยในการสร้างรายงานที่จำเป็นสำหรับการเรียกใช้และตรวจสอบระดับประสิทธิภาพและระดับประสิทธิภาพข้อมูลสำหรับการบัญชีและธุรกรรมอื่น ๆ ตัวอย่างบางส่วน ได้แก่ ระบบการจัดการการขายการจัดทำงบประมาณบุคลากรการควบคุมสินค้าคงคลังเป็นต้นข้อมูลนี้จำเป็นต้องมีความถูกต้องและตรงประเด็นมาก
ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ:ระบบนี้ช่วยในการตัดสินใจระยะยาวและใช้เพื่อช่วยผู้จัดการ ระบบนี้ใช้ทรัพยากรภายในและภายนอกและใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูลที่มีอยู่และคาดการณ์ผลกระทบ พวกเขาช่วยในการรายงานสรุปการคาดการณ์กราฟ ฯลฯ ตัวอย่างบางส่วน ได้แก่ ระบบโลจิสติกส์แบบจำลองสเปรดชีตเป็นต้น

เมื่อเร็ว ๆ นี้มีการเพิ่มระบบข้อมูลอื่น ๆ อีกสองสามระบบเข้ามา

ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร:ระบบนี้ช่วยในการไหลของข้อมูลการรายงานและการวิเคราะห์ข้อมูลสำหรับองค์กร ถูกใช้โดยผู้บริหารและผู้จัดการอาวุโสเพื่อทำนายอนาคตของ บริษัท และระบบนี้จะนำเสนอข้อมูลจากทรัพยากรทั้งภายนอกและภายใน ช่วยในการรายงานสรุปและการคาดการณ์
คลังข้อมูล:ระบบนี้ช่วยในการจัดเก็บข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์และยังช่วยในการวิเคราะห์การค้นคืนการแบ่งปันและการจัดการข้อมูล
สำนักงานอัตโนมัติ:ระบบนี้เป็นระบบข้อมูลที่ใช้คอมพิวเตอร์และช่วยในการสร้างแก้ไขและรวบรวมข้อมูลในรูปแบบดิจิทัล สิ่งเหล่านี้ได้รับการพัฒนาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของพนักงานสำนักงานผู้ช่วยฝ่ายบริหารผู้จัดการมืออาชีพเลขานุการและทุกคนที่ใช้คอมพิวเตอร์เพื่อจัดเก็บและเรียกค้นข้อมูลและข้อมูล

1.3 อธิบายวัตถุประสงค์ของข้อกำหนดทางกฎหมายและองค์กรเพื่อความปลอดภัยและการรักษาความลับของข้อมูล

ข้อมูลใด ๆ ที่จัดเก็บในองค์กรต้องปฏิบัติตามขั้นตอนการรักษาความปลอดภัยและการรักษาความลับ การรักษาความปลอดภัยและการรักษาความลับของข้อมูลเป็นกระบวนการที่ข้อมูลจะถูกเก็บไว้ให้ห่างจากการเข้าถึงเปิดเผยทำลายใช้หรือแก้ไขโดยไม่ได้รับอนุญาต ใช้กับทั้งข้อมูลทางกายภาพและข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ องค์กรทั้งหมดจัดเก็บข้อมูลที่เป็นความลับจำนวนมากเกี่ยวกับพนักงานลูกค้าสถานะของ บริษัท ผลิตภัณฑ์การสำรวจการเงิน ฯลฯ ดังนั้นในขณะที่จัดการข้อมูลนี้ต้องใช้ความระมัดระวังในการปฏิบัติตามขั้นตอนการรักษาความปลอดภัยและการรักษาความลับเนื่องจากหากข้อมูลเข้าไป มือผิดอาจนำไปสู่ผลกระทบเชิงลบที่ร้ายแรง นอกจากนี้ยังจะส่งผลกระทบต่อจริยธรรมและการดำเนินงานขององค์กรและจะนำไปสู่การดำเนินการทางกฎหมาย

นอกจากนี้ในขณะที่ส่งข้อมูลไปยังองค์กรหรือบุคคลอื่นต้องปฏิบัติตามขั้นตอนการรักษาความลับและการปกป้องข้อมูล ข้อมูลที่เป็นความลับเช่นวันเดือนปีเกิดรายละเอียดบัตรเครดิตและบัตรเดบิตศาสนาเชื้อชาติสถานะทางการเงิน ฯลฯ สามารถส่งผ่านไปยังผู้ที่มีอำนาจหรือผู้ที่เจ้าของได้ให้ความยินยอมและยังต้องปฏิบัติตามกฎหมายว่าด้วยการรักษาความลับและ ข้อบังคับ.

สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าข้อมูลที่บันทึกไว้นั้นถูกต้องและเป็นปัจจุบัน

โดเมนสาธารณะผ่าน Pixabay

1.4 อธิบายวัตถุประสงค์ของการยืนยันข้อมูลที่จะจัดเก็บและเรียกคืน

องค์กรธุรกิจและ บริษัท จัดเก็บข้อมูลจำนวนมาก แต่การจัดเก็บข้อมูลที่ไม่ถูกต้องนั้นไม่มีประโยชน์ ดังนั้นก่อนจัดเก็บข้อมูลเราต้องระมัดระวังในขั้นตอนที่รวบรวมหรือรวบรวมข้อมูล ต้องใช้ความระมัดระวังเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลถูกต้องและเป็นปัจจุบัน นอกจากนี้ยังใช้กับการดึงข้อมูล ตามที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้การดึงข้อมูลเป็นไปเพื่อวัตถุประสงค์และไม่มีการใช้การดึงข้อมูลที่ล้าสมัย ดังนั้นระบบจึงต้องได้รับการอัปเดตอยู่ตลอดเวลาโดยการตรวจสอบบันทึกที่ล้าสมัยเป็นระยะในช่วงเวลาที่กำหนด

ดังนั้นวัตถุประสงค์ของการยืนยันข้อมูลที่จะจัดเก็บหรือเรียกคืนคือเพื่อหลีกเลี่ยงข้อมูลที่ไม่ถูกต้องหลีกเลี่ยงข้อมูลที่ไม่ถูกต้องป้องกันความผิดพลาดและเพื่อหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายและปัญหาที่ไม่จำเป็นซึ่งอาจเกิดขึ้นจากข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องอาจนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ร้ายแรง ตัวอย่างเช่นที่อยู่ที่ล้าสมัยของลูกค้าสามารถนำไปสู่การสื่อสารใด ๆ ที่ส่งไปยังลูกค้าซึ่งตกอยู่ในมือของบุคคลที่ไม่ถูกต้องหรือเป็นอันตรายซึ่งอาจส่งผลร้ายต่อ บริษัท และลูกค้า

1.5 อธิบายวิธีการตรวจสอบข้อมูลเพื่อความถูกต้อง

ข้อมูลจะต้องได้รับการตรวจสอบความถูกต้องเสมอเนื่องจากข้อมูลที่ไม่ถูกต้องอาจนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ร้ายแรงได้ ข้อมูลสามารถสัมพันธ์กับสิ่งใดก็ได้ที่เกี่ยวข้องกับองค์กร เมื่อพูดถึงลูกค้าอาจเป็นที่อยู่หมายเลขโทรศัพท์หรือการชำระเงินที่ค้างชำระเมื่อพูดถึงพนักงานอาจเป็นการประเมินเงินเดือนที่อยู่และหมายเลขโทรศัพท์อีกครั้งและสำหรับธุรกิจอาจเป็นการเงินของธุรกิจได้ ผลกำไรรายละเอียดพนักงานและลูกค้าและข้อมูลอื่น ๆ

สามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนเกี่ยวกับข้อมูลลูกค้าและพนักงานเพื่อให้แน่ใจว่าได้รับการติดต่อเพื่ออัปเดตระบบอยู่เสมอ การใช้ซอฟต์แวร์ที่ดีเพื่อวัตถุประสงค์ด้านฐานข้อมูลจะช่วยในการรักษาข้อมูลได้อย่างถูกต้อง การตรวจสอบภายนอกและภายในเป็นอีกวิธีหนึ่งในการรักษาข้อมูลให้ทันสมัยอยู่เสมอ

1.6 อธิบายวัตถุประสงค์ของการตรวจสอบข้อมูลเพื่อความถูกต้อง

ธุรกิจและองค์กรทั้งหมดต้องตรวจสอบเพื่อดูว่าข้อมูลที่จัดเก็บนั้นถูกต้อง ตัวอย่างเช่นเงินเข้าและออกจะต้องมีการบันทึกอย่างถูกต้องมิฉะนั้นจะดูเหมือนว่า บริษัท ไม่ได้ทำกำไรมากนักและอาจส่งผลกระทบต่อราคาหุ้นของ บริษัท ส่งผลกระทบต่อพนักงานเนื่องจาก บริษัท อาจไม่สามารถทำได้ จ่ายเงินให้พนักงานและจะต้องลดพนักงานผู้ให้กู้จะไม่ยินยอมให้ยืมเงิน ฯลฯ

ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องอาจส่งผลเสียร้ายแรงและอาจส่งผลต่อสถานะทางการเงินและมูลค่าของ บริษัท ความถูกต้องของข้อมูลจะช่วยให้ผู้บริหารวางแผนล่วงหน้าสำหรับอนาคตและวางเป้าหมาย นอกจากนี้ยังสามารถวางแผนสำหรับข้อบกพร่องล่วงหน้า

1.7 อธิบายวัตถุประสงค์ของการให้ข้อมูลตามรูปแบบและระยะเวลาที่ตกลงกัน

ข้อมูลเมื่อได้รับการร้องขอจะต้องอยู่ในรูปแบบที่ตกลงกันและต้องนำเสนอหรือให้ตามช่วงเวลาที่ตกลงกัน ทุกองค์กรจะมีรูปแบบธุรกิจมาตรฐานสำหรับเอกสารทั้งหมดที่พวกเขาจัดการด้วย นอกจากนี้เมื่อติดต่อกับ บริษัท อื่น ๆ จะมีรูปแบบที่ตกลงกันว่าจะต้องนำเสนอข้อมูลใด หากข้อมูลไม่ได้ระบุไว้ในรูปแบบที่ตกลงกันไว้จะต้องมีการจัดรูปแบบใหม่ซึ่งจะใช้เวลาเพิ่มขึ้นและจะนำชื่อเสียงที่ไม่ดีมาสู่องค์กร

ข้อมูลที่คล้ายกันมากหากไม่ได้ระบุไว้ในรูปแบบที่ถูกต้องอาจต้องใช้เวลาในการจัดรูปแบบใหม่ซึ่งจะทำให้ธุรกิจไม่สามารถดำเนินการตามช่วงเวลาได้ หากข้อมูลไม่ได้ระบุไว้ในช่วงเวลาที่ตกลงกันและมาถึงหลังกำหนดเวลาจะไม่มีการใช้ข้อมูลใด ๆ หลังจากนั้นเนื่องจากเวลาผ่านไปแล้วหรือจะไม่มีเวลาตีความข้อมูลหากจำเป็นต้องทำเช่นนั้น มันจะไม่ช่วยให้การทำงานขององค์กรเป็นไปอย่างราบรื่น ดังนั้นในฐานะที่เป็นส่วนหนึ่งของนโยบายและขั้นตอนขององค์กรจะต้องมีการให้ข้อมูลตรงเวลาในรูปแบบที่ตกลงกัน

1.8 อธิบายประเภทของข้อมูลที่อาจถูกลบ

บริษัท สามารถรวบรวม / รวบรวมข้อมูลต่อไปได้ในขณะที่ธุรกิจดำเนินไป ตัวอย่างเช่นหาก บริษัท มีประวัติลูกค้าหรือลูกค้าลูกค้าใหม่ ๆ จะเข้ามาตลอดเวลาและฐานข้อมูลจะมีข้อมูลมากขึ้นเรื่อย ๆ เมื่อ บริษัท เติบโตขึ้นและท้ายที่สุดก็จะมีข้อมูลเก่าที่ไม่ได้ใช้ข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องออกไป - ข้อมูลที่อัปเดตเป็นต้นซึ่งจะใช้พื้นที่เก็บข้อมูลที่ไม่ต้องการเท่านั้น ทุก บริษัท จะมีนโยบายที่บอกระยะเวลาที่ต้องเก็บข้อมูลไว้ในฐานข้อมูลหรือระยะเวลาที่ต้องจัดเก็บไฟล์ทางกายภาพในตู้สำนักงาน หลังจากเวลานี้ข้อมูลที่ไม่ต้องการจะถูกลบออกและไฟล์ฟิสิคัลที่ไม่ต้องการจะถูกทำลายตามขั้นตอนการรักษาความปลอดภัยและการรักษาความลับ การลบ (ไฟล์อิเล็กทรอนิกส์) และการทำลาย (ไฟล์ทางกายภาพ) เป็นกระบวนการที่ใช้ในการลบข้อมูลควรมีการตรวจสอบข้อมูลที่บันทึกไว้เป็นระยะและระบบอัตโนมัติควรจัดทำขึ้นเพื่อตั้งค่าสถานะระเบียนเพื่อตรวจสอบจากนั้นจึงลบทิ้งตามความเหมาะสม

เมื่อมีการแบ่งปันข้อมูลระหว่าง บริษัท คู่ค้าหรือองค์กรต่างๆจะต้องมีการทำข้อตกลงเกี่ยวกับระยะเวลาที่ข้อมูลจะถูกเก็บไว้ในฐานข้อมูลของพวกเขาจากนั้นจะลบทิ้งหลังจากช่วงเวลาดังกล่าว ข้อมูลที่ล้าสมัยและไม่ถูกต้องทั้งหมดจะต้องถูกลบอย่างปลอดภัยเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดและผลกระทบที่เป็นอันตราย

อธิบายปัญหาที่อาจเกิดขึ้นกับระบบสารสนเทศและวิธีจัดการกับพวกเขาเมื่อจำเป็น

ระบบสารสนเทศเป็นทรัพย์สินที่สำคัญต่อองค์กร มีหลายประเด็นที่สามารถสร้างปัญหากับระบบสารสนเทศ ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์อาจถูกโจมตีโดยไวรัสหรือโดยแฮกเกอร์ ข้อมูลไฟล์ทางกายภาพอาจเสียหายเนื่องจากไฟไหม้หรือน้ำท่วม การรักษาความลับอาจถูกละเมิดโดยบุคคลที่ไม่มีอำนาจในการเข้าถึงข้อมูล การขาดการสื่อสารอาจนำไปสู่การใช้งานในทางที่ผิดหรือการจัดเก็บข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง

ไวรัสคอมพิวเตอร์สามารถติดโปรแกรมและข้อมูลทั้งหมดในคอมพิวเตอร์หรือเครือข่าย เพื่อป้องกันการโจมตีของไวรัสและจากแฮกเกอร์จำเป็นต้องใช้ซอฟต์แวร์และไฟร์วอลล์ความปลอดภัย (แอนติไวรัส) ที่เหมาะสมและต้องมีการตรวจสอบระบบอยู่ตลอดเวลา ควรหลีกเลี่ยงการแบ่งปันข้อมูลทางอินเทอร์เน็ตให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้และหากจำเป็นต้องปฏิบัติตามอีเมลและขั้นตอนการสื่อสารที่ปลอดภัย ควรลบอีเมลจากแหล่งที่ไม่รู้จักน่าสงสัยหรือไม่น่าเชื่อถือ ไม่ควรเปิดไฟล์แนบอีเมลที่น่าสงสัย ต้องใช้ความระมัดระวังขณะดาวน์โหลดไฟล์จากอินเทอร์เน็ตดาวน์โหลดจากแหล่งที่น่าเชื่อถือเท่านั้น อัปเดตซอฟต์แวร์ป้องกันไวรัสอยู่เสมอเพื่อให้สามารถจดจำและจัดการกับไวรัสใหม่ ๆ

ข้อมูลควรได้รับการป้องกันด้วยรหัสผ่านเพื่อไม่ให้บุคคลที่ไม่ถูกต้อง / ไม่ได้รับอนุญาตเข้าถึงข้อมูลนี้ ในกรณีที่จำเป็นต้องคัดลอกข้อมูลไปยังอุปกรณ์พกพาภายนอกควรเข้ารหัสข้อมูล ไม่ควรเปิดเผยข้อมูลกับผู้ที่ไม่มีอำนาจในการเข้าถึงข้อมูล ควรสำรองข้อมูลทั้งหมดไว้เสมอดังนั้นในกรณีที่เกิดปัญหาใด ๆ กับระบบ บริษัท จะมีการสำรองข้อมูลไว้ใช้งานและไม่สูญเสียข้อมูลที่มีค่าทั้งหมด ในกรณีที่เป็นข้อมูลทางกายภาพควรเก็บไว้ในตู้กันไฟและในที่ปลอดภัยซึ่งมีโอกาสเกิดภัยธรรมชาติน้อยกว่า

ข้อมูลจะต้องได้รับการปกป้องจากการทุจริตและต้องมีการควบคุมการเข้าถึงข้อมูล ต้องใช้ความระมัดระวังเพื่อปกป้องข้อมูลจากการดึงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาตโดยวางขั้นตอนการดึงข้อมูลที่ได้รับอนุญาต

ขอให้โชคดีกับการศึกษาของคุณ

บทความนี้เขียนขึ้นโดยมีแนวคิดทั่วไปเกี่ยวกับการจัดเก็บและการดึงข้อมูล เมื่อคุณจดงานที่มอบหมายโปรดเตรียมคำตอบที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหรือองค์กรที่คุณทำงาน บทความนี้ถูกส่งมาที่นี่เพื่อให้คุณเห็นภาพรวมของสิ่งที่คุณคาดหวังจากเอกสารของคุณ

ขอให้โชคดีและฉันหวังว่านี่จะเป็นประโยชน์!

คำถามและคำตอบ

คำถาม:ข้อมูลถูกบันทึกอย่างถูกต้องและจัดเก็บอย่างปลอดภัยตามข้อกำหนดของระบบได้อย่างไร?

คำตอบ:โปรดดูส่วนนี้ในบทความของฉัน: 1.5 อธิบายวิธีการตรวจสอบข้อมูลเพื่อความถูกต้อง

คำถาม:จะอธิบายได้อย่างไรว่าข้อมูลถูกบันทึกอย่างถูกต้องและจัดเก็บอย่างปลอดภัยตามข้อกำหนดของระบบ?

คำตอบ:คำถามของคุณได้รับคำตอบในข้อ 1.3 และ 1.6 โปรดดูที่ด้านล่าง:

"1.3 อธิบายวัตถุประสงค์ของข้อกำหนดทางกฎหมายและองค์กรเพื่อความปลอดภัยและการรักษาความลับของข้อมูล

ข้อมูลใด ๆ ที่จัดเก็บในองค์กรต้องปฏิบัติตามขั้นตอนการรักษาความปลอดภัยและการรักษาความลับ การรักษาความปลอดภัยและการรักษาความลับของข้อมูลเป็นกระบวนการที่ข้อมูลจะถูกเก็บไว้ให้ห่างจากการเข้าถึงเปิดเผยทำลายใช้หรือแก้ไขโดยไม่ได้รับอนุญาต ใช้กับทั้งข้อมูลทางกายภาพและข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ องค์กรทั้งหมดจัดเก็บข้อมูลที่เป็นความลับจำนวนมากเกี่ยวกับพนักงานลูกค้าสถานะของ บริษัท ผลิตภัณฑ์การสำรวจการเงิน ฯลฯ ในขณะที่จัดการข้อมูลนี้ต้องใช้ความระมัดระวังในการปฏิบัติตามขั้นตอนการรักษาความปลอดภัยและการรักษาความลับเนื่องจากหากข้อมูลเข้าไปใน มือที่ผิดอาจนำไปสู่ผลกระทบเชิงลบที่ร้ายแรงและร้ายแรง นอกจากนี้ยังจะส่งผลกระทบต่อจริยธรรมและการดำเนินงานขององค์กรและจะนำไปสู่การดำเนินการทางกฎหมาย

ในขณะที่ส่งต่อข้อมูลไปยังองค์กรหรือบุคคลอื่นต้องปฏิบัติตามขั้นตอนการรักษาความลับและการปกป้องข้อมูล ข้อมูลที่เป็นความลับเช่นวันเดือนปีเกิดรายละเอียดบัตรเครดิตและบัตรเดบิตศาสนาเชื้อชาติสถานะทางการเงิน ฯลฯ สามารถส่งต่อให้เฉพาะผู้ที่มีอำนาจหรือผู้ที่เจ้าของให้ความยินยอมและยังต้องปฏิบัติตาม กฎหมายและข้อบังคับเกี่ยวกับการรักษาความลับ "

"1.6 อธิบายวัตถุประสงค์ของการตรวจสอบข้อมูลเพื่อความถูกต้อง

ธุรกิจและองค์กรทั้งหมดต้องตรวจสอบเพื่อดูว่าข้อมูลที่จัดเก็บนั้นถูกต้อง ตัวอย่างเช่นเงินเข้าและออกจะต้องมีการบันทึกอย่างถูกต้องมิฉะนั้นจะดูเหมือนว่า บริษัท ไม่ได้ทำกำไรมากนัก สิ่งนี้อาจส่งผลกระทบต่อราคาหุ้นของ บริษัท และพนักงานเนื่องจาก บริษัท อาจไม่สามารถจ่ายเงินให้พนักงานได้และจะต้องลดพนักงานลงและผู้ให้กู้จะไม่ยินยอมให้ยืมเงินเป็นต้น

ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องอาจส่งผลเสียร้ายแรงและอาจส่งผลต่อสถานะทางการเงินและมูลค่าของ บริษัท ความถูกต้องของข้อมูลจะช่วยให้ผู้บริหารวางแผนล่วงหน้าสำหรับอนาคตและวางเป้าหมาย พวกเขาจะสามารถวางแผนสำหรับข้อบกพร่องล่วงหน้าได้ด้วย”

คำถาม:เหตุใด บริษัท จึงต้องเชื่อมโยงตารางการพัฒนาระบบกับมาตราส่วนเวลาของข้อมูลที่ต้องการ

คำตอบ:หากไม่มีกำหนดการพัฒนาที่เชื่อมโยงกับมาตราส่วนเวลา บริษัท จะไม่สามารถวางแผนหรือมีความคิดว่าพวกเขาจะทำโครงการอย่างไรให้เสร็จสมบูรณ์ ไม่ว่าขนาดหรือขอบเขตของโครงการจะเป็นอย่างไรตารางเวลาเป็นส่วนสำคัญของการจัดการโครงการ สิ่งนี้จะบอก บริษัท และทีมว่าเมื่อใดควรทำกิจกรรมแต่ละอย่างสิ่งที่เสร็จสิ้นไปแล้วและลำดับที่ต้องทำให้เสร็จ ด้วยวิธีนี้วิสัยทัศน์ที่ บริษัท มีต่อโครงการจะเปลี่ยนเป็นแผนตามเวลา