การตอบสนองต่อคำร้องขอข้อเสนอ (rfp) สำหรับผู้ตรวจสอบภูมิชลประทาน

หากคุณเป็นเจ้าของ บริษัท จัดสวนและสนใจที่จะขยายบริการประเภทอื่น ๆ คุณอาจพิจารณาดำเนินการตรวจสอบการชลประทานภูมิทัศน์ (การตรวจสอบน้ำภายนอกอาคาร) สำหรับสาธารณูปโภคและหน่วยงานของรัฐ

หากพนักงานของคุณทำงานต่อไปนี้เป็นส่วนหนึ่งของธุรกิจของคุณมีโอกาสที่ดีที่คุณจะมีคุณสมบัติตราบใดที่ทักษะของคุณสูงและลูกค้าของคุณก็พูดถึงคุณอย่างมาก

• กำหนดการควบคุมตามประเภทของพืชและสภาพอากาศในท้องถิ่น
• ปรับประเภทของหัวฉีดให้เข้ากับประเภทของพืชที่รดน้ำ
• ตั้งค่าสถานีต่างๆสำหรับความต้องการการรดน้ำที่แตกต่างกัน
• ปลูกพืชพื้นเมืองให้บ่อยที่สุด
• ระวังการรั่วและหัวฉีดน้ำเสียซ่อมแซมและเปลี่ยนเมื่อจำเป็น
• ทดสอบระบบชลประทานทั้งหมดอย่างน้อยทุกเดือน - ตัวควบคุมสถานีและหัวฉีด
• ย้อนระบบชลประทานทุกปี

การดำเนินการตรวจสอบระบบชลประทานรวมถึงการตรวจสอบสปริงเกลอร์แต่ละตัวเพื่อให้แน่ใจว่าฉีดพ่นได้อย่างถูกต้องจากนั้นจดบันทึกสิ่งที่ต้องแก้ไข

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0

การตรวจสอบชลประทานคืออะไร?

ความแตกต่างระหว่างสิ่งที่คุณทำเป็นประจำกับสิ่งที่คุณจะทำในการตรวจสอบการชลประทานอย่างเป็นทางการขึ้นอยู่กับความเป็นเลิศของทักษะที่คุณมีประเภทของการรายงานที่คุณทำและวิธีที่คุณเรียกเก็บเงินค่าบริการของคุณ

การตรวจสอบเป็นการวินิจฉัยเพียงอย่างเดียว -คุณกำลังระบุปัญหาและจำเป็นต้องมีการปรับเปลี่ยนระบบชลประทานของทรัพย์สินที่หน่วยงานว่าจ้างหรือสาธารณูปโภคมอบหมายให้คุณ แต่ไม่ได้ดำเนินการใด ๆ เพื่อแก้ไขปัญหา (เว้นแต่เป็นส่วนหนึ่งของสัญญา) คุณเดินไปกับผู้จัดการทรัพย์สินชี้ให้เห็นข้อสังเกตในขณะที่คุณทดสอบส่วนประกอบแต่ละส่วนของระบบ คุณกำลังเขียนทุกอย่างลงในรายการตรวจสอบเพื่อให้คุณสามารถรวบรวมสิ่งที่คุณค้นพบในภายหลังในรายงานไปยังหน่วยงานไม่ใช่ผู้จัดการทรัพย์สินแม้ว่าพวกเขาจะได้รับสำเนาในที่สุดก็ตาม

คุณได้รับค่าน้ำประปาสำหรับทรัพย์สินนั้นโดยผ่านหน่วยงานเพื่อเปรียบเทียบกับน้ำที่ใช้จริงในปีที่ผ่านมา การเปรียบเทียบน้ำที่ใช้กับสิ่งที่คุณเห็นบนพื้นดินช่วยให้คุณสามารถวินิจฉัยปัญหาตามฤดูกาลระบุการมีอยู่ของการรั่วไหลที่ซ่อนอยู่และยังสามารถคาดเดาได้ว่าจะประหยัดน้ำได้มากน้อยเพียงใดด้วยการเปลี่ยนแปลงที่คุณจะแนะนำ

แสดงให้ลูกค้าเห็นว่าสามารถประหยัดน้ำได้มากเพียงใดเมื่อเทียบกับปริมาณน้ำที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0 (ผู้แต่ง)

ด้วยการคาดการณ์นี้คุณสามารถคำนวณการประหยัดเงินดอลลาร์ที่อาจเกิดขึ้นสำหรับการเปลี่ยนแปลงหลัก ๆ แต่ละประเภทที่คุณแนะนำเช่นเงินที่สามารถประหยัดได้โดยการอัปเกรดตัวควบคุมที่มีอยู่เป็นตัวควบคุมการชลประทานตามสภาพอากาศ (WBICs) หรือโดยการเปลี่ยนหัวฉีดสเปรย์เป็นการชลประทานแบบหยด ช่วยให้เอเจนซีและเจ้าของทรัพย์สินทราบว่าพวกเขาสามารถดัดแปลงอะไรได้ก่อน

องค์ประกอบที่สำคัญของการดำเนินการตรวจสอบการชลประทานคือการตรวจสอบการเขียนโปรแกรมของตัวควบคุม แต่ละสถานีตั้งไว้นานแค่ไหน? เครื่องฉีดน้ำชนิดใดที่อยู่ในสถานีนั้นและทำงานบ่อยเพียงใด

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0

คำขอข้อเสนอ (RFP) คืออะไร?

สมมติว่าคุณทำทุกอย่างในรายการสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยแล้วและคุณรู้ว่าคุณสามารถทำสิ่งที่เหลือได้ดังนั้นคุณจึงรู้สึกตื่นเต้นที่จะตรวจสอบความเป็นไปได้นี้ RFP คืออะไรคุณพบได้ที่ไหนและคุณจะสมัครทำสัญญาได้อย่างไร

หน่วยงานของรัฐทุกแห่งและหน่วยงานสาธารณูปโภคที่ขึ้นอยู่กับเงินทุนของรัฐบาลจะต้องออกคำร้องขอข้อเสนอเมื่อโครงการมีมูลค่าถึงหนึ่งดอลลาร์ สำหรับโครงการขนาดเล็กพวกเขาสามารถเลือกผู้รับเหมาและให้ใบสั่งซื้อได้ แต่สำหรับโครงการขนาดใหญ่พวกเขาจำเป็นต้องได้รับการแข่งขัน RFP คือสิ่งที่สร้างการแข่งขัน เป็นเอกสารที่บอกว่าพวกเขากำลังมองหาบริการอะไรพารามิเตอร์ของบริการเหล่านั้นวิธีเขียนข้อเสนอของคุณวิธีที่พวกเขาจะให้คะแนนและวิธีและเวลาที่จะส่ง

หน้าปก RFP

สาธารณสมบัติผ่านเครือข่าย

การค้นหา RFP

หน่วยงานของรัฐหลายแห่งใช้ระบบประมูลออนไลน์ ผู้ให้บริการน้ำเกือบทั้งหมดในแคลิฟอร์เนียตอนใต้เชื่อมโยงกับระบบที่เรียกว่า "The Network" คุณจะต้องลงทะเบียนแจ้งชื่อ บริษัท ขนาดสถานที่ประเภทบริการที่คุณให้และข้อมูลอื่น ๆ จากนั้นคุณสามารถดูเฉพาะราคาเสนอที่เกี่ยวข้องกับบริการของคุณหรือราคาเสนอทั้งหมดที่เสนอเพื่อดูว่ามีอะไรบ้าง ระบบจะแจ้งให้คุณทราบโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่หน่วยงานโพสต์ RFP ที่ตรงกับรหัส NIGP ที่คุณเลือก (รหัสที่ระบุบริการของคุณ)

หากคุณเห็น RFP สำหรับผู้ตรวจสอบภูมิทัศน์ขนาดใหญ่นักสำรวจภูมิทัศน์ บริษัท ที่ให้การตรวจสอบการชลประทานกลางแจ้ง (เหมือนกันทั้งหมด) ให้ดาวน์โหลดเลย โดยทั่วไปหน่วยงานที่ขอการเสนอราคามักต้องการการตรวจสอบสำหรับลูกค้าของตนหากพวกเขาเป็นผู้ให้บริการสาธารณูปโภคหรือที่อยู่อาศัยและ / หรือธุรกิจในพื้นที่หากเป็นเมืองหรือเขต RFP อาจขอหมายเลข (เช่นการตรวจสอบทั้งหมด 75 ครั้ง) หรือช่วงเวลาหนึ่ง (เช่นสองปีในการเรียกตรวจสอบ)

หน่วยงานบางแห่งมีระบบการเสนอราคาของตนเองดังนั้นจึงควรตรวจสอบเว็บไซต์ของหน่วยงานที่คุณต้องการทำงาน มองหาส่วนการจัดซื้อหรือสิ่งที่คล้ายกัน หากพวกเขาเชื่อมต่อกับ The Network เว็บไซต์ของพวกเขาจะแจ้งให้คุณทราบและมักจะให้ลิงก์แก่คุณ

การประชุมก่อนการเสนอราคา

สิ่งสำคัญคือเมื่อคุณดาวน์โหลด RFP ให้ดูไทม์ไลน์สำหรับวันครบกำหนดก่อน เอกสารอาจระบุว่าการเข้าร่วม "การประชุมก่อนการเสนอราคา" เป็นข้อบังคับและผู้ขายที่ไม่เข้าร่วมจะถูกตัดสิทธิ์โดยอัตโนมัติ การเสนอราคาล่วงหน้าคือการประชุมกับหน่วยงานที่ทำสัญญาสำหรับผู้มีโอกาสเป็นผู้เสนอราคาทั้งหมดดังนั้นพวกเขาจึงสามารถพบกันและถามคำถามอะไรก็ได้ที่ทุกคนสามารถฟังคำตอบได้ หากเป็นสัญญาที่ซับซ้อนซึ่งขอมากกว่าการตรวจสอบการชลประทานคุณสามารถติดต่อกับผู้ให้บริการรายอื่นที่นั่นซึ่งอาจมีคุณสมบัติเหมาะสมกับส่วนของสัญญาที่คุณไม่มี จากนั้นคุณคนหนึ่งจะกลายเป็นผู้รับเหมาชั้นนำในขณะที่อีกคนเป็นผู้รับเหมาช่วง

เป็นเรื่องที่หายาก แต่การประชุมก่อนการเสนอราคาบางส่วนจะจัดขึ้นในสถานที่ดังนั้นผู้ประมูลสามารถเห็นขอบเขตของสัญญาที่พวกเขากำลังประมูลได้ การเข้าร่วมเป็นวิธีที่ดีในการตอบคำถามกำหนดขอบเขตการแข่งขันและค้นหาพันธมิตรที่มีศักยภาพ..

เมืองพอร์ตแลนด์หรือโดเมนสาธารณะผ่านเว็บไซต์ของเมือง

RFP บางรายการไม่จำเป็นต้องมีการเข้าร่วมในการเสนอราคาล่วงหน้าและหลายรายการทำให้เป็นทางเลือก ไม่ว่าในกรณีใดจะมีช่วงเวลาที่ผู้ขายสามารถถามคำถามทางโทรศัพท์หรืออีเมลได้ ฉันขอแนะนำให้โทรหาพวกเขา เป็นความคิดที่ดีที่จะเชื่อมต่อเป็นการส่วนตัวเพื่อให้พวกเขารู้ว่าคุณเป็นใครเมื่อคุณส่งข้อเสนอเข้ามา

เมื่อคำถามและคำตอบสิ้นสุดลง (โดยปกติจะเป็นสองสัปดาห์) หน่วยงานจะส่งคำตอบสำหรับคำถามทั้งหมดให้ผู้ขายแต่ละราย อีกทางหนึ่งพวกเขาอาจโพสต์คำตอบลงในเครือข่ายการเสนอราคา (ซึ่งคุณได้รับ RFP) เพื่อให้คุณดาวน์โหลด

วันครบกำหนดถัดไปที่คุณน่าจะพบคือวันที่และเวลาที่ข้อเสนอของคุณครบกำหนดพร้อมวิธีการจัดส่งที่ยอมรับได้ จากนั้นพวกเขามักจะบอกคุณเมื่อพวกเขาคาดหวังว่าจะได้สัมภาษณ์ผู้สมัครที่ดีที่สุดเมื่อพวกเขาคาดว่าจะได้รับสัญญาและ / หรือเมื่อพวกเขาหวังว่าจะเริ่มทำงานตามสัญญา สิ่งนี้ช่วยให้คุณวางแผนเวลาได้

การเขียนข้อเสนอด้วยความซื่อสัตย์

เมื่อคุณระบุกำหนดเวลาแล้วให้เริ่มเขียนข้อเสนอของคุณโดยดูที่ RFP เพื่อดูว่าพวกเขาต้องการจัดระเบียบอย่างไร RFP ส่วนใหญ่จะให้ลำดับที่แน่นอนที่พวกเขาต้องการเขียนข้อเสนอ เพื่อให้รายการทั้งหมดมีรูปแบบที่คล้ายคลึงกันซึ่งทำให้เอเจนซีเปรียบเทียบได้ง่ายขึ้นในระหว่างขั้นตอนการประเมิน

กำหนดโครงร่างของข้อเสนอของคุณตามลำดับโดยมีส่วนหัวและคำบรรยายและหน้าพิเศษเช่นสารบัญด้านหน้าและภาคผนวกด้านหลัง กำหนดลักษณะโดยรวมของมันสีใด ๆ ที่คุณต้องการใส่ในส่วนหัวและส่วนท้ายของแต่ละหน้าและสิ่งที่คุณต้องการให้หน้าชื่อเรื่องเป็นอย่างไร (โดยทั่วไป) เมื่อตั้งค่าเฟรมเวิร์กแล้วให้นำ RFP ไปไว้ในที่เงียบ ๆ นำแท็บเล็ตปากกาและปากกาเน้นข้อความมาด้วยแล้วเริ่มจดบันทึก

อย่าเขียนในตอนแรกเพียงแค่อ่านซึมซับและจดบางสิ่งที่คุณต้องการจำ ไฮไลต์ส่วนที่คุณคิดว่า บริษัท ของคุณจะยอดเยี่ยม (คำเตือนให้เน้นย้ำในข้อเสนอ) และแสดงภาพ บริษัท ของคุณที่ดำเนินโครงการ ภาพนี้จะช่วยให้คุณเขียนข้อเสนอได้อย่างกระชับ คุณต้องการให้พวกเขาเห็นว่าคุณเป็นใครจริงๆและจะดีแค่ไหนที่พวกเขาจะได้ร่วมงานกับคุณ

นอกจากนี้คุณยังต้องการวาดภาพ บริษัท ของคุณด้วยความซื่อสัตย์สุจริตมากที่สุดเท่าที่จะทำได้เนื่องจากนั่นเป็นการเปิดทางสู่ความไว้วางใจ หากปราศจากความไว้วางใจคุณจะไม่มีทางมีความสัมพันธ์ที่ดีและต่อเนื่องได้ (หมายถึงความสัมพันธ์ที่ดีราบรื่นและนำไปสู่สัญญาอื่น ๆ)

ทำให้ข้อเสนอของคุณน่าสนใจและให้ข้อมูล

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0

ระบุคุณสมบัติที่ดีที่สุดของคุณ

เมื่อคุณเสร็จสิ้นขั้นตอนนี้คุณสมบัติที่คุณต้องการจะเน้นควรชัดเจน พื้นที่ที่อ่อนแอกว่าของคุณก็จะเห็นได้ชัดเช่นกัน จดบันทึกพื้นที่ที่อ่อนแอกว่าเหล่านั้นและในเดือนหรือมากกว่านั้นที่คุณจะต้องเขียนข้อเสนอดูสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อให้คนของคุณมีประสบการณ์มากขึ้นในพื้นที่เหล่านั้นเช่นการให้การตรวจสอบฟรีแก่ลูกค้าที่มีอยู่เดิม

สำคัญมากที่จะไม่โกหก หากคุณต้องย่อหรือไม่พูดถึงส่วนที่อ่อนแอของคุณในข้อเสนอ แต่อย่างน้อยก็ควรตั้งค่าเพื่อให้พนักงานของคุณมีประสบการณ์เมื่อคุณสมัครข้อเสนออื่นในอนาคต

ตอนนี้มองหาทักษะหรือวิธีการดำเนินการที่ไม่ได้ร้องขอที่คุณคิดว่าอาจให้ประโยชน์พิเศษสำหรับหน่วยงาน หากพนักงานของคุณพูดภาษาสเปนได้คล่องให้นำข้อเท็จจริงนั้นมาเป็นส่วนสำคัญในข้อเสนอเนื่องจากพนักงานภูมิทัศน์จำนวนมากในไซต์ที่คุณน่าจะตรวจสอบนั้นเป็นชาวสเปน หากพนักงานของคุณมีความชำนาญในการทำงานกับพืชพื้นเมืองมันจะทำให้คุณได้เปรียบที่แตกต่างออกไปดังนั้นโปรดรวมข้อเท็จจริงนั้นไว้ในข้อเสนอของคุณด้วย หากคุณมีรูปถ่ายของพวกเขาที่ทำกิจกรรมอย่างใดอย่างหนึ่งเหล่านี้ให้วางไว้ใกล้จุดที่คุณระบุคุณสมบัติเหล่านี้เพื่อดึงดูดสายตาที่นั่น

คุณสมบัติพิเศษ: ที่ดินและคนงานส่วนใหญ่ในพื้นที่นี้เป็นชาวสเปน เนื่องจากพนักงานภาคสนามส่วนใหญ่ของ บริษัท ของเราเป็นผู้พูดภาษาสเปนได้อย่างคล่องแคล่วเราจึงสามารถสื่อสารในสนามได้ดีกว่าคู่แข่งส่วนใหญ่ของเรา

ที่นี่เรากำลังดำเนินการทดสอบการจับซึ่งจะกำหนดว่าหัวฉีดฉีดพ่นอย่างสม่ำเสมอเพียงใด เป็นขั้นตอนมาตรฐานในการดำเนินการ แต่ไม่ใช่ทั้งหมด ถ้าคนของคุณทำอย่าลืมพูดถึงมัน

การเสร็จสิ้นและการส่งข้อเสนอ

หน่วยงานจะต้องการทราบประวัติประสบการณ์และต้องการคำรับรองหากคุณมี.. ดังนั้นรวบรวมพวกเขา หากคุณยังไม่มีคำรับรองในมือให้ส่งจดหมายถึงลูกค้าที่ชื่นชอบคุณเป็นพิเศษบอกพวกเขาว่าสัญญาเกี่ยวกับอะไรกำหนดเส้นตายและขอให้พวกเขาเขียนประโยคหนึ่งหรือสองประโยคว่าพวกเขาพอใจแค่ไหน บริการของคุณ รวมคำรับรองเหล่านั้นไว้ในข้อเสนอในกลุ่มสีพิเศษเช่นคำพูดที่เป็น

เมื่อคุณเขียนข้อความข้อเสนอเสร็จแล้วให้ตรวจสอบกราฟิก (แผนภูมิกราฟไทม์ไลน์) และรูปภาพเพิ่มเติมที่คุณสามารถเพิ่มได้ อย่าลืมใช้ข้อมูลเหล่านี้เป็นหลักเพื่อเน้นข้อมูลที่คุณต้องการให้หน่วยงานให้ความสนใจเพื่อให้ข้อมูลเพิ่มเติมเล็กน้อยและเพื่อลดหน้าข้อความที่ดูน่าเบื่อ ในขณะที่คุณทำเช่นนั้นให้มองหารูปภาพตัวแทนที่คุณสามารถเพิ่มลงในใบปะหน้าได้ ใบปะหน้าควรจัดรูปแบบให้น่าสนใจและเป็นระเบียบเรียบร้อยเนื่องจากเป็นสิ่งแรกที่ผู้ประเมินจะเห็น

จากนั้นทำตามรายการตรวจสอบ RFP เพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้รวมทุกสิ่งที่เอเจนซี่ขอแล้ว ดูระบบการให้คะแนนด้วยเพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีข้อมูลครบถ้วนในส่วนเหล่านั้นซึ่งจะมีน้ำหนักมากขึ้น จากนั้นแก้ไข จากนั้นให้ข้อเสนอกับคนอื่นแก้ไขด้วยสายตาที่สดใหม่ นี่เป็นสิ่งสำคัญเนื่องจากในเวลานี้ดวงตาของคุณจะหมองคล้ำและจิตใจของคุณมีแนวโน้มที่จะระบายออก

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รวมข้อเสนอไว้ในประเภทการผูกที่ RFP ขอหรือส่งทางอีเมลหากได้รับอนุญาต ตรวจสอบให้แน่ใจด้วยว่าคุณได้ส่งไปยังบุคคลที่กำหนดไว้ใน RFP หากคุณใกล้จะถึงกำหนดส่งแล้วให้จ่ายเงินเพิ่มเพื่อจัดส่งคืนโดยไม่จำเป็นต้องทำงานทั้งหมดนั้นและส่งให้ถึงช้า หน่วยงานส่วนใหญ่เข้มงวดมากเกี่ยวกับกำหนดส่ง

ติดตามการส่งข้อเสนอ

เนื่องจากคุณยังมี RFP คุณสามารถวางขั้นตอนต่อไปในปฏิทินเพื่อติดตามผลในภายหลังหลังจากที่คุณได้พักผ่อนแล้ว หน่วยงานอาจระบุว่าพวกเขาจะเลือกผู้สมัครที่มีรายชื่อน้อยที่สุดเป็น "รายชื่อสั้น ๆ " สำหรับการสัมภาษณ์ก่อนที่จะเลือกหรืออาจเพิ่งกำหนดเส้นตายการมอบรางวัล ไม่ว่าในกรณีใด ๆ ควรส่งจดหมายถึงพวกเขาหลังจากที่คุณทราบว่าใครชนะสัญญาเพื่อขอบคุณพวกเขาสำหรับสัญญาหรือโอกาสที่จะสมัคร ไม่ว่าจะด้วยวิธีใดก็ตามจะช่วยให้คุณมีปฏิสัมพันธ์เชิงบวกในอนาคต หากคุณได้รับสัญญาดีใจ! คุณกำลังจะช่วยให้ผู้คนประหยัดเงินค่าน้ำ

นี่คือแหล่งข้อมูลที่จะช่วยให้คุณเข้าใจกระบวนการเสนอราคาและคุณสมบัติได้ดีขึ้น:

• นักเขียนข้อเสนอทรัพยากรการเขียนข้อเสนอของรัฐบาลกลางทรัพยากรการเขียน

  ข้อเสนอRFPs สำหรับผู้เขียนข้อเสนอของรัฐบาลกลาง เขียนข้อเสนอของรัฐบาลกลางที่ได้รับรางวัลตอบกลับ RFP โดยใช้เทมเพลตข้อเสนอข้อความแบบจำลองข้อเสนอ