เคล็ดลับหกประการสำหรับการประชุมที่มีประสิทธิผลมากขึ้น

การประชุมที่ฉันเข้าร่วม

ทุกคนต้องการการประชุมที่ดีขึ้น

โอเคเราเคยไปที่นั่นกันหมดแล้ว… เราแค่นั่งประชุมกันในสิ่งที่ดูเหมือนว่าจะใช้เวลานานเกินไปและดูเหมือนเป็นการสิ้นเปลืองมหาศาล ทุกคนพูดคุยกันบ่อยมากบางเรื่องก็ไม่ตรงประเด็นโดยสิ้นเชิงและยังไม่ปรากฏว่าอะไรคือสิ่งที่ทำได้จริง ฟังดูคุ้น ๆ ไหม?

โชคดีที่มีวิธีจัดการประชุมที่ทำให้มีประสิทธิผลมากขึ้น การประชุมที่มีประสิทธิผลมักมีจุดประสงค์เสมอมีประสิทธิผลในวิธีดำเนินการและกำหนดเวลาที่เหมาะสม

เคล็ดลับหกข้อต่อไปนี้อาจช่วยเปลี่ยนแปลงการประชุมครั้งต่อไปของคุณ:

การประชุมที่ยิ่งใหญ่ไม่ได้ดำเนินการเอง
การวางแผนเริ่มต้นด้วยจุดจบในใจ
มีวาระที่เป็นทางการเสมอ
กฎพื้นฐานมีการแสดงออกอย่างชัดเจนและตกลงกัน
มีการกำหนดบทบาทหลักเพื่อให้การประชุมดำเนินไปอย่างต่อเนื่อง
มีแผนปฏิบัติการในการติดตาม

มาใช้เวลาร่วมกันเพื่อสำรวจสิ่งเหล่านี้ในเชิงลึกมากขึ้น

1. การประชุมใหญ่ไม่ได้ดำเนินไปเอง

ต้องมีใครบางคนมาจัดการวงออเคสตราเพื่อให้ทุกคนเล่นด้วยความสามัคคีจับตาดูรางวัลนำหน้า… อืมได้ภาพไหม? เมื่อทุกคนในการประชุมจดจ่ออยู่กับบทบาทเอกพจน์ของตนควรมอบหมายให้คน ๆ หนึ่งเป็นผู้อำนวยความสะดวกในการ ย่อเพื่อดูภาพรวม เมื่อการอภิปรายมีวิวัฒนาการและเป็นแนวทางในกระบวนการเพื่อการสื่อสารที่มีประสิทธิผล

การอำนวยความสะดวกที่ดีจะช่วยให้ผู้เข้าร่วมเดินทางผ่านกำหนดการเดินทางได้อย่างราบรื่นและขจัดความท้าทายที่เกิดขึ้น วิทยากรควรเป็นผู้สื่อสารที่ดีและสามารถเป็นประธานการประชุมผู้เข้าร่วมคนใดคนหนึ่งหรือบุคคลภายนอกที่ไม่เกี่ยวข้องกับการอภิปรายในการประชุม

2. การวางแผนเริ่มต้นด้วยจุดจบในใจ

ถามตัวเองด้วยคำถามต่อไปนี้:

เราพยายามทำอะไรให้สำเร็จโดยการจัดประชุม? ผลลัพธ์ที่ต้องการคืออะไร?
การประชุมเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดหรือสามารถบรรลุวัตถุประสงค์บางส่วนหรือทั้งหมดได้โดยใช้อีเมลหรือวิธีการสื่อสารอื่น ๆ
ใครต้องเข้าร่วม? เราจะระบุผู้เข้าร่วมที่เหมาะสมและจำนวนผู้เข้าร่วมที่เหมาะสมได้อย่างไร?
ต้องเตรียมการในระดับใดเพื่อให้บรรลุผลลัพธ์ที่ดีที่สุด
เราต้องรวมกระบวนการอะไรบ้างในการประชุม ตัวอย่างเช่นเราจำเป็นต้องพิจารณารวมเซสชันการระดมความคิดเพื่อสร้างแนวคิดใหม่ ๆ หรือไม่หรือมีการนำเสนอเป็นรายบุคคลเพื่อการทำงานร่วมกันที่มีข้อมูลมากขึ้น

การเริ่มต้นด้วยผลลัพธ์ที่ต้องบรรลุคุณจะสามารถระบุผู้เข้าร่วมประชุมได้ดีขึ้นและประมวลผลระยะเวลาและก่อนการทำงานที่อาจจำเป็นสำหรับการประชุมที่มีประสิทธิผล

3. มีวาระที่เป็นทางการเสมอ

การประชุมที่มีประสิทธิผลสูงสุดมีวาระการประชุมกล่าวคือรายการที่ต้องอภิปรายในที่ประชุม ในขณะที่เราคุ้นเคยกับวาระการประชุมที่ระบุเฉพาะรายการที่จะอภิปรายวิธีที่ดีกว่าคือการรวมความตั้งใจ (วัตถุประสงค์) และผลลัพธ์ที่ต้องการของแต่ละวาระเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนเข้าใจตรงกัน

เมื่อมีการสร้างวาระการประชุมในลักษณะนี้จะเห็นได้ชัดเจนยิ่งขึ้นเมื่อการอภิปรายกำลังดำเนินไปนอกเส้นทางเสร็จสมบูรณ์หรือถึงเวลาที่ต้องดำเนินการต่อ วัตถุประสงค์ที่เป็น ทางการจะบอกผู้เข้าร่วมว่าจะมีส่วนร่วมได้ดีที่สุดและ ผลลัพธ์ จะเป็นตัวชี้วัดประสิทธิผลของการอภิปรายได้อย่างไร นอกจากนี้ยังเป็นเครื่องมือที่ดีเยี่ยมสำหรับวิทยากรหรือประธานในการชี้นำการประชุมไปสู่ข้อสรุปที่ประสบความสำเร็จ

ตัวอย่างวาระการประชุมแสดงกำหนดการผลลัพธ์และวัตถุประสงค์

4. กฎพื้นฐานมีการแสดงออกและตกลงอย่างชัดเจน

การใช้กฎพื้นฐานที่ถูกต้องสามารถทำให้การประชุมมีความลื่นไหลมากขึ้นและมีแรงเสียดทานน้อยลง โดยทั่วไปเมื่อคุณได้ยินคำว่ากฎพื้นฐานคุณอาจนึกถึง "โทรศัพท์เมื่อสั่น" หรือ "ตรงเวลา" หรือ "ใช้กฎทอง" เป็นต้นซึ่งอาจเป็นมาตรฐานที่ใช้บ่อยที่สุด แต่กฎพื้นฐานสำหรับการประชุมที่มีผลก็ควรให้ความสำคัญเช่นกัน เพิ่มการสื่อสารเพื่อการมีส่วนร่วมในกลุ่มที่มากขึ้น

การสุ่มตัวอย่างกฎพื้นฐานที่ดีที่เป็นตัวอย่างนี้มาจาก Roger Schwarz (Schwarz, 2016) เขาแสดงกฎแปดข้อสำหรับการประชุมที่มีประสิทธิผล: "มุมมองของรัฐและถามคำถามที่แท้จริงแบ่งปันข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดใช้ตัวอย่างที่เฉพาะเจาะจงและตกลงว่าคำสำคัญหมายถึงอะไรอธิบายเหตุผลและเจตนามุ่งเน้นไปที่ผลประโยชน์ไม่ใช่ตำแหน่งทดสอบสมมติฐานและการอนุมานร่วมกัน ออกแบบขั้นตอนต่อไปหารือเกี่ยวกับปัญหาที่ไม่อาจถกเถียงได้ "

กฎเหล่านี้ออกแบบมาเพื่อชี้นำพฤติกรรมของการสนทนารายบุคคลและกลุ่มสำหรับการสนทนาที่กว้างขวางยิ่งขึ้น แต่เป็นเพียงตัวอย่างของโปรโตคอลบางส่วนที่สามารถส่งเสริมการมีส่วนร่วมในเชิงบวก การสร้างหรือปรับชุดบรรทัดฐานขั้นตอนและพฤติกรรมของคุณเองอาจควบคุมและควบคุมการประชุมให้ได้ผลลัพธ์ที่สมบูรณ์ยิ่งขึ้น

ความเข้าใจอย่างถ่องแท้เกี่ยวกับกฎพื้นฐานแต่ละข้อในตอนเริ่มต้นของการประชุมแต่ละครั้งจะเป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้เข้าร่วมที่จะเห็นด้วยและพยายามปฏิบัติตามมาตรฐานที่ต้องการ

5. มีการกำหนดบทบาทหลักเพื่อให้การประชุมดำเนินไปอย่างราบรื่น

การประชุมที่ประสบความสำเร็จสูงสุดมีบทบาทสำคัญบางประการที่อาจมอบหมายให้ผู้เข้าร่วมเป็นบทบาทสองฝ่ายหรือบุคคลภายนอก บทบาทที่ได้รับมอบหมายจะขึ้นอยู่กับระยะเวลาของการประชุมจำนวนผู้เข้าร่วมและวัตถุประสงค์ของการประชุม

ผู้รักษาเวลา

ขออาสาสมัครเพื่อตรวจสอบเวลาตามวาระการประชุม สิ่งนี้สามารถรวมอยู่ในความรับผิดชอบของประธานการประชุมหรือผู้อำนวยความสะดวกได้อย่างไรก็ตามหากการประชุมมีความยาวหรือคาดว่าจะมีลักษณะซับซ้อนอาจเป็นการดีที่สุดที่จะขออาสาสมัครแยกต่างหาก

บทบาทของผู้จับเวลาคือการแจ้งเตือนผู้เข้าร่วมเมื่อถึงเวลาใกล้จะสิ้นสุดสำหรับวาระการประชุมหนึ่ง ๆ เพื่อให้กลุ่มสามารถตัดสินใจเกี่ยวกับเวลาเพิ่มเติมหากผลลัพธ์ยังไม่บรรลุหรือตกลงที่จะดำเนินการต่อ

ผู้จดบันทึกฟลิปชาร์ต / ไวท์บอร์ด

เมื่อมีผู้จัดทำแผนภูมิความคืบหน้าของการประชุมบนขาตั้งฟลิปชาร์ตหรือไวท์บอร์ดจะให้มุมมองกว้าง ๆ ว่าการประชุมกำลังดำเนินไปอย่างไร

การมีส่วนร่วมในการจัดทำแผนภาพสามารถกระตุ้นแนวคิดใหม่ ๆ หรือสร้างความเชื่อมโยงระหว่างแนวคิดที่อาจไม่ได้ทำขึ้นเป็นอย่างอื่น นอกจากนี้ยังอาจกระตุ้นให้บุคคลที่อาจลังเลที่จะแบ่งปันโดยเฉพาะอย่างยิ่งในกลุ่มผู้มีส่วนร่วมในแกนนำที่มีแนวโน้มที่จะยืนยันตัวเองเหนือผู้อื่น ในทางกลับกันยังสามารถกลั่นกรองบุคคลเหล่านี้โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากแนวโน้มของพวกเขาเกิดจากความรู้สึกว่าไม่มีใครรับฟังหรือใช้ความคิดของพวกเขาอย่างจริงจัง ไอเดียเมื่อจับแล้วสามารถอ้างอิงได้หากมีการทำซ้ำ

บันทึกฟลิปชาร์ตควรอ่านได้ชัดเจนและบันทึกข้อมูลสำคัญได้อย่างถูกต้อง สามารถแสดงหรือมาพร้อมกับสัญลักษณ์ภาพหรือตัวย่อเพื่อความสะดวกและความสะดวก ในตอนท้ายของการประชุมอาจมีการถอดเสียงและเพิ่มลงในบันทึกย่อที่เป็นทางการหรือจัดเก็บและใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงในการประชุมครั้งต่อไป

บันทึกการประชุม / ผู้รับรายงานการประชุม

ไม่มีการรับประกันว่าคุณและสมาชิกการประชุมคนอื่น ๆ จะแบ่งปันความเข้าใจเดียวกันในภายหลังเกี่ยวกับสิ่งที่พูดคุยหรือตกลงกันไม่ว่าการประชุมอาจจะสั้นหรือง่ายเพียงใดก็ตาม บันทึกย่อหรือรายงานการประชุมควรมีบันทึกการตัดสินใจข้อตกลงการอภิปรายและรายการดำเนินการที่สำคัญ

เนื่องจากอาจมีการตีความที่แตกต่างกันว่า "รายงานการประชุม" หรือ "บันทึกการประชุม" เป็นความคิดที่ดีที่จะจัดเตรียมเทมเพลตหรือตกลงเกี่ยวกับรูปแบบไว้ล่วงหน้า

ผู้รับผิดชอบในการบันทึกบันทึกอาจเป็นผู้เข้าร่วมการประชุมหรือบุคคลภายนอกซึ่งมีจุดประสงค์เพียงอย่างเดียวเพื่อสร้างบันทึกที่ถูกต้องของการประชุม

6. มีแผนปฏิบัติการในการติดตาม

เคล็ดลับสุดท้ายที่จะทำให้การประชุมประสบความสำเร็จคือการทำให้แน่ใจว่าการประชุมนั้นเป็นมากกว่าแค่ "ร้านเจรจา" หากมีรายการที่ต้องติดตามควรมีไทม์ไลน์ที่กำหนดและบุคคลหรือบุคคลที่รับผิดชอบ รายการของรายการระยะเวลาและบุคคลที่รับผิดชอบควรถูกสร้างขึ้นและตกลงเป็นส่วนหนึ่งของสรุปในตอนท้ายของการประชุม ไม่ควรฝังไว้ในเนื้อหาของรายงานการประชุม / บันทึกย่อ แต่ควรมีส่วนแยกต่างหากที่สามารถอ้างอิงได้อย่างชัดเจน

ใช้เคล็ดลับเหล่านี้

คุณมีเคล็ดลับง่ายๆ 6 ข้อสำหรับการประชุมที่มีคุณค่ามากขึ้น คุณสามารถมั่นใจได้ว่าจะมีการประชุมที่มีประสิทธิผลมากขึ้นโดยใช้เคล็ดลับเหล่านี้ทั้งหมดหรือบางส่วน

หากคุณวางแผนที่จะเพิ่มข้อเสนอแนะเหล่านี้ในการประชุมครั้งต่อไปคุณอาจต้องการนำไปใช้เป็นขั้นตอนเพื่อไม่ให้เกิดการเปลี่ยนแปลงที่ท่วมท้นสำหรับคุณหรือบุคคลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องในการประชุม

อ้างอิง:

ชวาร์ซ, อาร์. (2016). กฎพื้นฐาน 8 ประการสำหรับการประชุมที่ยิ่งใหญ่ สืบค้นเมื่อ 23 กรกฎาคม 2562.