เคล็ดลับหกประการในการจัดระเบียบและเตรียมพร้อมในที่ทำงาน

โมนิกาจากรายการ FRIENDS

เพื่อนร่วมงานและเพื่อนของฉันบอกว่าฉันเป็นคนที่มีระเบียบและมีแบบแผนมากที่สุดเท่าที่พวกเขารู้จัก ฉันไม่ได้ใช้ชีวิตแบบนี้มาตลอด อันที่จริงสาเหตุหลักที่ฉันจัดระเบียบและวางโครงสร้างในวันนี้เป็นเพราะฉันขี้ลืมแค่ไหน

ฉันมักจะมีเรื่องมากมายในใจและคิดว่านั่นเป็นสาเหตุหลักอย่างหนึ่งที่ทำให้ฉันลืมสิ่งต่างๆได้เร็วมาก ตอนแรกที่ฉันเริ่มใช้ชีวิตด้วยตัวเองโดยห่างจากพ่อแม่ฉันตัดสินใจที่จะหยุดแก้ตัวและเปลี่ยนแปลงตัวเอง การเปลี่ยนแปลงในชีวิตของฉันไม่เพียง แต่ทำให้ฉันหลงลืมน้อยลง แต่ยังช่วยให้ฉันประสบความสำเร็จในอาชีพการงานในวันนี้อีกด้วย

1. ใช้ปฏิทินหรือผู้วางแผน

ฉันใช้ชีวิตนอก iCalendar ของฉัน นี่เป็นคุณสมบัติสำหรับ Macbooks และ iPhones อย่างไรก็ตามคุณสามารถใช้ Google ปฏิทินได้หากคุณไม่มีอุปกรณ์เหล่านี้ ฉันชอบปฏิทินของฉันเพราะมันไม่เพียง แต่ซิงค์กับแล็ปท็อปของฉันเท่านั้น แต่ยังซิงค์กับสมาร์ทโฟนของฉันด้วย ฉันสามารถพิมพ์เวลาที่กิจกรรมเริ่มได้และการแจ้งเตือนจะปรากฏขึ้นบนสมาร์ทโฟนของฉันสองสามวันก่อนที่จะนำไปสู่เหตุการณ์นั้น ฉันยังสามารถใส่คำอธิบายสิ่งที่ฉันต้องนำมาในงานนั้นและสถานที่นั้น ๆ ส่วนที่ฉันชอบที่สุดในปฏิทินดิจิทัลของฉันคือฉันสามารถจัดกิจกรรมของฉันได้โดยมีสีที่แตกต่างกันสำหรับเหตุการณ์ที่เฉพาะเจาะจง

โปรดทราบว่าหากคุณใช้สมุดวางแผนคุณต้องหมั่นตรวจสอบมันทุกวัน ฉันรู้ว่าฉันจะไม่ทำสิ่งนี้ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมฉันถึงเลือกวิธีดิจิทัลในการวางแผน การมีวิธีการวางแผนแบบดิจิทัลทำให้ฉันสามารถดึงความพร้อมใช้งานได้ทุกที่ทุกเวลา

2. ตั้งปลุก

การตั้งนาฬิกาปลุกบนโทรศัพท์ของคุณอาจเป็นเรื่องง่ายและมีประโยชน์สำหรับเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ บางครั้งฉันอาจมีการประชุมสั้น ๆ เพื่อไปทำงาน แต่เช้าตรู่ เมื่อมีการประกาศการประชุมล่วงหน้าฉันรู้ว่าฉันจะลืมเรื่องนี้ถ้าฉันไม่มีทางจำได้ ฉันจะตั้งนาฬิกาปลุกในโทรศัพท์ทันทีเป็นเวลา 5 นาทีก่อนการประชุมจะเริ่มในวันนั้น ๆ และฉันจะติดป้ายว่า "การประชุม"

ฉันพบว่าสิ่งนี้มีประโยชน์มากเพราะบางครั้งการแจ้งเตือนไม่เพียงพอ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณมีงานยุ่งโดยที่คุณไม่มีเวลาตรวจสอบโทรศัพท์ตลอดทั้งวัน ฉันชอบที่นาฬิกาปลุกของฉันจะยังคงดังต่อไปในกระเป๋าเงินของฉันจนกว่าฉันจะปิดเครื่อง มันบังคับให้ฉันหยุดงานที่กำลังทำดูการเตือนความจำและไปประชุมให้ตรงเวลา

3. สร้างบันทึกย่อช่วยเตือนเสมือนด้วย Google Keep

การติดโน้ตไว้ที่ด้านบนของหน้าจอคอมพิวเตอร์ในที่ทำงานเป็นอีกวิธีหนึ่งที่ทำให้ฉันนึกถึงเหตุการณ์ที่กำลังจะเกิดขึ้น การทำงานที่ฉันยุ่งอยู่ตลอดเวลาและเดินไปมาฉันไม่มีเวลาเขียนโน้ตติดหนึบเมื่อจำเป็นเสมอไป ฉันใช้กระดาษโน้ตดิจิทัลหรือที่เรียกว่า Google Keep เมื่อมีรายการสิ่งที่ต้องทำมากมาย คุณสามารถเลือกปิดและตั้งค่าการช่วยเตือนได้ คุณสามารถแบ่งปันบันทึกย่อแบบดิจิทัลกับใครก็ได้ที่คุณต้องการเพื่อให้พวกเขาแก้ไขและข้ามสิ่งต่างๆไปกับคุณได้ วิธีนี้ดีมากเมื่อคุณทำงานในโครงการของทีมกับเพื่อนร่วมงาน มันเป็นแหล่งที่ดีของการสื่อสาร

ไม่เพียง แต่คุณสามารถเข้าถึงได้จากคอมพิวเตอร์ของคุณ แต่คุณยังสามารถเข้าถึงได้จากแอปบนสมาร์ทโฟนของคุณ คุณลักษณะที่ดีที่สุดคือคุณลักษณะที่ตั้ง คุณสามารถเตือนความจำในกระดาษโน้ตใน Google Keep และตั้งค่าตำแหน่งที่อยู่ที่ทำงานของคุณ ทันทีที่ดึงถึงที่อยู่การแจ้งเตือนจะดับลงบนสมาร์ทโฟนของคุณ

4. สร้าง Google Drive

นี่คือระบบการจัดเก็บที่ฉันชอบสำหรับสำเนาดิจิทัล Google ไดรฟ์ช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงไฟล์ของคุณได้จากทุกที่บนคอมพิวเตอร์เครื่องใดก็ได้ คุณยังสามารถเข้าถึงไฟล์จากสมาร์ทโฟนของคุณผ่านแอป Google Drive ความสะดวกสบายของเครื่องมือนี้ช่วยฉันได้อย่างมากโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อฉันกำลังเดินทางและฉันไม่มีคอมพิวเตอร์อยู่กับตัว

5. ใช้โฟลเดอร์และป้ายกำกับ

การจัดระเบียบเอกสารของคุณลงในโฟลเดอร์เป็นอีกวิธีที่ดีในการจัดระเบียบ ขึ้นอยู่กับประเภทของงานที่คุณมีงานของคุณอาจต้องใช้กระดาษหรือสำเนาจำนวนมากที่คุณต้องใช้ หากนำทั้งหมดมารวมไว้ในกองเดียวพวกเขาจะหลงทางได้ง่าย หาโฟลเดอร์มาตรฐานโฟลเดอร์ manilla หรือทั้งสองอย่างแล้วติดป้ายกำกับด้วยวิธีที่จะช่วยให้คุณติดตามเอกสารของคุณได้ การมีเอกสารและสำเนาเฉพาะในสถานที่เฉพาะจะทำให้คุณปวดหัวน้อยลงในระยะยาว

6. ใช้ Binder กับ Binder Tabs หลายอัน

นี่เป็นอีกวิธีหนึ่งในการจัดระเบียบเอกสารทั้งหมดของเราหากคุณไม่ต้องการโฟลเดอร์ทุกที่ อย่างไรก็ตามคุณอาจใส่เอกสารสำคัญลงไปในนั้นไม่ได้เพราะคุณจะต้องเจาะรู ฉันขอแนะนำให้ใช้แท็บสำหรับแต่ละหมวดหมู่ที่เอกสารของคุณอยู่ภายใต้ หากคุณไม่ต้องการออกไปซื้อแท็บคุณสามารถสร้างแท็บของคุณเองได้ตลอดเวลา ฉันทำด้วยตัวเอง แต่ต้องใช้เวลาทำนานมากและมันก็บอบบางมากเพราะทำจากกระดาษก่อสร้าง

ทำการเปลี่ยนแปลง

อย่าปล่อยให้ความหลงลืมหรือความยุ่งเหยิงของคุณลดประสิทธิภาพในการทำงาน หากคุณเห็นว่าเป็นปัญหาคุณต้องทำการเปลี่ยนแปลงนั้นขึ้นอยู่กับคุณ ตั้งเป้าหมายให้ตัวเองและรวมองค์กรเข้ากับชีวิตการทำงานของคุณอย่างช้าๆจนกลายเป็นลักษณะที่สอง ผู้คนจะสังเกตเห็นและคุณจะประสบความสำเร็จในอาชีพการงานมากขึ้น