สารบัญ:
- บทนำ
- บทบาทของการประชุม
- ข้อกำหนดทางกฎหมายและองค์กรที่อาจนำไปใช้กับการรายงานการประชุม
- ประโยชน์ของรายงานการประชุมเป็นบันทึกการสนทนาและการตัดสินใจที่ถูกต้อง
- เอกสารที่นิยมใช้ในการประชุม: วาระการประชุมรายงานการประชุมเรื่องที่เกิดขึ้นเอกสารการดำเนินการ
การถ่ายภาพของ Livingsta
บทนำ
บทความนี้เขียนขึ้นเพื่อช่วยเหลือผู้สมัครที่กำลังศึกษาคุณสมบัติด้านธุรกิจและการบริหาร นี่ไม่ได้หมายความว่าจะไม่เป็นประโยชน์ / เป็นประโยชน์ต่อผู้อื่น บทความนี้จะเป็นประโยชน์ต่อทุกคนที่ทำงานในธุรกิจหรือองค์กรและใช้เวลาไม่กี่นาทีในการจัดทำบันทึกการอภิปรายและการตัดสินใจที่ถูกต้องระหว่างการประชุมและการบันทึกการดำเนินการซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของบทบาทงานของพวกเขา
เพื่อให้สามารถใช้เวลาในการประชุมได้ควรมีทักษะการสื่อสารที่ดีทักษะการประเมินทักษะความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลทักษะการจัดระเบียบและการวางแผน การจดนาทีไม่ใช่แค่นั่งลงที่ประชุมและเขียนบันทึก มันเกี่ยวข้องกับการเตรียมการมากมายทั้งก่อนและหลังการประชุมและยังต้องใช้ทักษะมากมายในการบันทึกนาทีที่ดีที่สุด
ก่อนการประชุมจะเกิดขึ้นจริงเราจำเป็นต้องเตรียมความพร้อมสำหรับการประชุมทั้งในด้านสถานที่ผู้เข้าร่วมวาระการประชุมข้อกำหนดการเข้าถึงและเอกสารที่จำเป็น สำหรับการนำเสนอใด ๆ คุณต้องเตรียมอุปกรณ์ทั้งหมดให้พร้อมเช่นแล็ปท็อปโปรเจ็กเตอร์เหนือศีรษะวัสดุและเอกสารที่จำเป็นในการนำเสนอแนวคิด
ก่อนเริ่มการประชุมให้จดบันทึกการเปลี่ยนแปลงวาระสุดท้ายในนาทีสุดท้าย เก็บสำเนาของเรื่องที่เกิดขึ้นในการประชุมครั้งล่าสุดและประเด็นการดำเนินการไว้เสมอ ในขณะที่ใช้เวลาไม่กี่นาทีควรมีเทมเพลตที่เกี่ยวข้องกับข้อกำหนดรูปแบบและมาตรฐานขององค์กร
เมื่อเสร็จสิ้นหน่วยการเรียนรู้นี้ผู้สมัครจะมีความรู้เป็นอย่างดีเกี่ยวกับบทบาทของการประชุมเหตุใดจึงมีการประชุมข้อกำหนดทางกฎหมายและองค์กรที่อาจนำไปใช้กับการรับนาทีเหตุใดจึงใช้รายงานการประชุมและผลประโยชน์เหตุผลที่ต้องมี เอกสารที่ถูกต้องและต่างกันที่ใช้ในการประชุมซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการบันทึกนาทีก่อนและหลังการประชุม
ผู้สมัครจะได้รับความรู้เกี่ยวกับประเภทของนาทีและรูปแบบการเขียนสำหรับนาทีวิธีการจัดโครงสร้างรายงานการประชุมและการเขียนด้วยน้ำเสียงที่ถูกต้องรวมถึงวิธีการจัดเก็บและวัตถุประสงค์ในการจัดเก็บอย่างปลอดภัย สิ่งเหล่านี้จะกล่าวถึงในส่วนที่สามของชุดนี้
ก่อนเริ่มหน่วยการเรียนรู้นี้เราต้องทราบนิยามหรือความหมายของนาที
รายงานการประชุมเป็นเอกสารที่เป็นทางการและเป็นข้อมูลสรุปของบันทึกการประชุม ข้อมูลเหล่านี้มีความถูกต้องและมีข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่สนทนาในการประชุมคำแนะนำคืออะไรการตัดสินใจในการอภิปรายและประเด็นการดำเนินการของพวกเขา
รายงานการประชุมที่เป็นลายลักษณ์อักษรจะสั้นถูกต้องและให้ข้อมูลและจะนำเสนออย่างมีเหตุผลพร้อมการอภิปรายคำแนะนำการตัดสินใจและประเด็นการดำเนินการที่ชัดเจน
บทบาทของการประชุม
กำหนดพจนานุกรมประชุมว่า“ ชุมนุมจัดอย่างเป็นทางการ ” หรือ“ การกระทำทางสังคมของการรวบรวมเพื่อวัตถุประสงค์บางอย่างร่วมกัน .”
การประชุมคือการรวมตัวกันของคนสองคนขึ้นไปเพื่อพูดคุยแลกเปลี่ยนข้อมูลและบรรลุข้อตกลง การประชุมสามารถเกิดขึ้นได้หลายวิธีเช่นแบบตัวต่อตัวการประชุมทางโทรศัพท์การประชุมทางวิดีโอเป็นต้นการประชุมไม่ควรเสียเวลาและมีประสิทธิภาพ การประชุมที่มีประสิทธิผลเกิดขึ้นด้วยการวางแผนที่เหมาะสมและควรมีวัตถุประสงค์และผลลัพธ์
บทบาทของการประชุมคือ:
- เพื่อประสานการดำเนินการสำหรับการตัดสินใจที่ตกลงร่วมกัน
- เพื่อให้ตัดสินใจได้เร็วกว่าการโทรและอีเมล ตัวอย่างเช่นอาจทำให้ผู้คนส่งเสียงดังและออกจากข้อความเสียงหรือส่งอีเมลถึงพวกเขาและรอการตอบกลับเป็นเวลานาน
- เพื่อประหยัดเวลาตัวอย่างเช่นสิ่งที่คุณต้องใช้เวลามากกว่า 15 นาทีในการเขียนในอีเมลซึ่งอาจยังไม่ชัดเจนกับผู้รับสามารถคุยกันได้ภายในสองนาทีหากคุณพบกันแบบเห็นหน้ากัน
- ในการแบ่งปันข้อมูลเพื่อรับหรือแสวงหาแนวคิดและข้อมูลและชี้แจงสิ่งต่างๆ
- แก้ไขปัญหาหรือปัญหาใด ๆ และวางแผนกลยุทธ์การทำงาน
- หากต้องการหารือเกี่ยวกับเรื่องขององค์กรหรือแผนกโดยละเอียดเมื่ออาจเป็นเรื่องยากผ่านการสื่อสารทางอีเมล
- เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนความขัดแย้งและความคลาดเคลื่อน
- เพื่อหารือเกี่ยวกับโครงการหรือสิ่งที่เกี่ยวข้องกับงานและวิธีการดำเนินการ
- ชี้แจงและจัดการความขัดแย้งและยุติข้อพิพาท
- ในการตัดสินใจในเรื่องที่มีการอภิปรายและช่วยติดตามการดำเนินการกับการตัดสินใจใด ๆ ที่เกิดขึ้นในอดีต
- เพื่อช่วยในการตัดสินใจได้เร็วขึ้นเนื่องจากทุกคนสามารถตัดสินใจและตัดสินใจได้จากที่เดียว
- เพื่อเจรจาเกี่ยวกับสัญญาและข้อตกลงขึ้นอยู่กับองค์กรหรือเรื่องที่เกี่ยวข้อง
- เพื่อให้ทุกคนมีโอกาสพูดและแสดงความคิดและแนวคิดของพวกเขา
- เพื่อตัดสินใจและดำเนินการในกรณีฉุกเฉินในยามจำเป็น - การจัดการภาวะวิกฤต
- เพื่อช่วยในการสร้างทีมและแรงจูงใจ
- เพื่อช่วยกำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์
โดยทั่วไปบทบาทของการประชุมคือการดำเนินการอภิปรายที่สำคัญและตัดสินใจโดยนำสมาชิกที่เกี่ยวข้องทั้งหมดมารวมกันในที่เดียว วิธีนี้จะหลีกเลี่ยงการโทรศัพท์อีเมลและความสับสนที่เกี่ยวข้องจำนวนมากช่วยในการตัดสินใจที่ชัดเจนและกำหนดการดำเนินการให้กับบุคคลที่เกี่ยวข้องหรือบุคคลหรือแผนก
ข้อกำหนดทางกฎหมายและองค์กรที่อาจนำไปใช้กับการรายงานการประชุม
รายงานการประชุมต้องเป็นไปตามข้อกำหนดทางกฎหมายและข้อกำหนดขององค์กรด้วยเหตุผลหลายประการ
ข้อกำหนดขั้นต่ำที่คาดว่าจะได้รับจากรายงานการประชุมมีรายละเอียดเกี่ยวกับ
- การประชุมเกิดขึ้นที่ไหน?
- การประชุมเกิดขึ้นเมื่อใดรวมทั้งวันที่และเวลา?
- ใครอยู่ในการประชุมและบทบาทที่แตกต่างกันในการประชุม?
- ใครไม่อยู่?
- การประชุมเกิดขึ้นได้อย่างไร?
- เกิดอะไรขึ้นในที่ประชุม?
- มีการหารืออะไรในที่ประชุม?
- อะไรคือสิ่งที่ตัดสินใจและประเด็นการดำเนินการอย่างเป็นทางการของการอภิปรายและการตัดสินใจ?
รายงานการประชุมเป็นเอกสารที่มีผลผูกพันทางกฎหมายในหลาย ๆ สถานการณ์และในหลายองค์กรและสามารถจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในการอภิปรายและการตัดสินใจบางอย่างเมื่อมีความท้าทายทางกฎหมายในอนาคต
รายงานการประชุมต้องมีวันที่ของการประชุมครั้งต่อไปในตอนท้ายและเวลาและสถานที่ที่เป็นไปได้ รายงานการประชุมจำเป็นต้องใช้ในการบันทึกการมีอยู่ขององค์ประชุมเนื่องจากการตัดสินใจที่ถูกต้องส่วนใหญ่ต้องการจำนวนคนขั้นต่ำเพื่อที่จะตัดสินใจได้ ตัวอย่างเช่นในองค์กรของฉันเมื่อมีการตัดสินใจในการประชุมทีมโดยผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการพวกเขาคาดหวังว่าจะมีหัวหน้าทีมเข้าร่วมเพื่อให้การตัดสินใจนั้นถูกต้องตามข้อกำหนดทางกฎหมายและองค์กรขององค์กรของเรา
ประโยชน์ของรายงานการประชุมเป็นบันทึกการสนทนาและการตัดสินใจที่ถูกต้อง
รายงานการประชุมใช้ในการประชุมทั้งแบบเป็นทางการและไม่เป็นทางการและการประชุมอาจเป็นการประชุมสั้น ๆ หรือการประชุมคณะกรรมการ / คณะกรรมการหรือการอภิปรายกลุ่มเป็นต้นลักษณะของรายงานจะแตกต่างกันไป
รายงานการประชุมคือบันทึกเหตุการณ์หรือการประชุมและด้วยเหตุนี้จึงบันทึกไว้เพื่อให้มีหลักฐานอย่างเป็นทางการว่าเกิดอะไรขึ้นหรือมีการพูดคุยและตัดสินใจในการประชุม ช่วยให้ผู้ที่ไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมได้และยังช่วยองค์กรหรือ บริษัท สำหรับการอ้างอิงในอนาคต ด้วยเหตุนี้รายงานการประชุมจึงต้องแม่นยำ
จุดประสงค์และประโยชน์ของรายงานการประชุมในการบันทึกการอภิปรายและการตัดสินใจที่ถูกต้องคือ:
- หลาย บริษัท ไม่เพียง แต่จะมีการบันทึกรายงานการประชุมเพื่อใช้อ้างอิงและบันทึกของตนเองเท่านั้น แต่ยังต้องแบ่งปันข้อมูลเหล่านี้กับ บริษัท ที่เป็นหุ้นส่วนและผู้ถือหุ้นด้วย ในกรณีเหล่านี้รายงานการประชุมเป็นหลักฐานสำหรับการประชุมและยังสะท้อนถึงคุณภาพและมาตรฐานขององค์กร
- พวกเขาจัดทำบันทึกการอภิปรายและการตัดสินใจและด้วยเหตุนี้จึงใช้เป็นความทรงจำและประวัติศาสตร์ขององค์กร
- จะต้องมีการแบ่งปันรายงานการประชุมกับสาธารณะเมื่อพูดถึงองค์กรปกครองสาธารณะ ดังนั้นจะมีการเผยแพร่บันทึกการประชุมให้ประชาชนได้เห็นเนื่องจากผู้คนต้องการทราบผลการประชุมและการอภิปรายและวิธีการดำเนินการ
- สามารถใช้รายงานการประชุมเพื่อตรวจสอบการตัดสินใจและการดำเนินการที่กล่าวถึงในกรณีที่มีความขัดแย้งในอนาคต
- จะมีประเด็นการดำเนินการในไม่กี่นาทีที่ต้องดำเนินการและสิ่งเหล่านี้จะช่วยในการเปลี่ยนแปลงและการปรับปรุงสำหรับองค์กรและด้วยเหตุนี้นาทีจะเป็นเครื่องเตือนใจถึงการกระทำเหล่านั้นบุคคลที่ต้องดำเนินการและภายในระยะเวลาที่ต้องดำเนินการ.
- การแบ่งปันนาทีกับผู้ที่เกี่ยวข้องที่ไม่สามารถเข้าร่วมได้จะแจ้งให้ทราบถึงการเปลี่ยนแปลงการอภิปรายและการตัดสินใจใด ๆ
- โดยทั่วไปรายงานการประชุมเหล่านี้ช่วยให้องค์กรเติบโตและยังช่วยสร้างแผนกและสมาชิกในทีม
เทมเพลตตัวอย่างสำหรับวาระการประชุม
Livingsta - สร้างใน MS Word
เอกสารที่นิยมใช้ในการประชุม: วาระการประชุมรายงานการประชุมเรื่องที่เกิดขึ้นเอกสารการดำเนินการ
เพื่อให้การประชุมดำเนินไปตามขั้นตอนมีเอกสารสำคัญและจำเป็นบางอย่างที่เกี่ยวข้องโดยที่การประชุมจะไม่ราบรื่น
เอกสารที่จำเป็นสำหรับการประชุม ได้แก่:
วาระการประชุม - วาระการประชุมคือเอกสารที่จัดทำขึ้นโดยเลขานุการหรือผู้ดูแลระบบหรือบุคคลใดก็ตามที่อยู่ในตำแหน่งหรือบทบาทงานที่คล้ายคลึงกัน จากนั้นจะได้รับการอนุมัติจากประธานและหมุนเวียนไปยังสมาชิกคนอื่น ๆ ที่จะเข้าร่วมการประชุม สามารถแจกจ่ายทางอิเล็กทรอนิกส์หรือเป็นเอกสาร ควรมีสำเนาสำรองไว้เล็กน้อยเสมอ
ระเบียบวาระการประชุมมีรายละเอียดชื่อการประชุมวันที่ประชุมเวลาประชุมและสถานที่ประชุมอยู่ด้านบน จากนั้นตามด้วยผู้เข้าร่วมขอโทษและผู้เยี่ยมชม / วิทยากร จากนั้นทำตามระเบียบวาระการประชุมโดยมีการระบุเรื่องเร่งด่วนและสำคัญไว้ด้านบนของรายการ รายการบังคับในรายการวาระการประชุม ได้แก่ รายงานการประชุมก่อนหน้าหรือการยืนยันรายงานการประชุมก่อนหน้าเรื่องที่เกิดขึ้นและธุรกิจอื่น ๆ ส่วนที่เหลือเป็นรายการที่รวบรวมจากสมาชิกที่เกี่ยวข้องที่เกี่ยวข้องกับการประชุม
เทมเพลตตัวอย่างสำหรับ Attendance Sheet
Livingsta - สร้างใน MS Word
เอกสารการเข้าร่วม - เอกสารนี้เป็นรายชื่อผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดในการประชุม เพื่อให้มีรายละเอียดที่ถูกต้องมีคอลัมน์สองสามคอลัมน์เช่นชื่อตำแหน่งหมายเลขติดต่อที่อยู่อีเมล วิธีนี้จะช่วยให้ผู้รับรายงานสามารถจดชื่อได้เป็นนาทีและยังช่วยให้ติดต่อได้ง่ายเมื่อจำเป็นโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีสมาชิกภายนอกเข้าร่วมการประชุม โปรดดูรูปแบบทางด้านขวาที่ฉันใช้ในองค์กรเพื่อเข้าร่วม
โดยปกติจะไม่ใช้สำหรับการประชุมภายใน แต่ใช้สำหรับการประชุมที่มีลูกค้าภายนอกหรือองค์กรพันธมิตรที่เกี่ยวข้อง แต่เป็นเรื่องดีเสมอที่มีสมาชิกจำนวนมากหรือแผนกต่างๆเข้าร่วมการประชุมและอาจมีคนที่คุณไม่รู้จัก นอกจากนี้ยังช่วยลดเวลาในการเขียนรายชื่อผู้เข้าร่วมโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีผู้เข้าร่วมจำนวนมาก
อภิธานศัพท์และคำย่อ - หากการประชุมจะรวมถึงการอภิปรายเกี่ยวกับธุรกิจที่จะใช้คำศัพท์ทางเทคนิคและคำย่อและหากมีผู้เข้าร่วมประชุมที่ไม่คุ้นเคยกับคำศัพท์และคำย่อเหล่านี้ควรแจ้งรายการเหล่านี้ด้วย คำอธิบายสั้น ๆ หรือความหมาย วิธีนี้จะช่วยให้พวกเขาติดตามการประชุมได้อย่างง่ายดายและหยุดการหยุดชะงักที่ไม่จำเป็นมากเกินไป
เทมเพลตการย่อหน้าตัวอย่าง
Livingsta - สร้างใน MS Word
จรรยาบรรณ / จรรยาบรรณ - ไม่ได้ใช้ในการประชุมทั้งหมด แต่สามารถใช้ในการประชุมคณะกรรมการและการประชุมที่มีส่วนร่วมของสาธารณชนเป็นต้นซึ่งเป็นชุดของหลักการและความคาดหวังที่กำหนดไว้สำหรับสมาชิกโดยที่ พวกเขาต้องปฏิบัติตามเมื่อเข้าร่วมในการประชุม กำหนดไว้สำหรับฟังก์ชันการทำงานที่ราบรื่นและประสบความสำเร็จของการประชุม ในการประชุมบางครั้งจะใช้เพื่อรักษาเสรีภาพในการพูด
รายงานการประชุมก่อนหน้า - เป็นรายงานการประชุมครั้งก่อนและนำเข้าสู่การประชุมเพื่ออ่านและยืนยัน นอกจากนี้ยังมีการตรวจสอบประเด็นการดำเนินการจากการประชุมครั้งก่อนเพื่อดูว่ามีการดำเนินการหรือไม่หรือการดำเนินการอยู่ในสถานะใดหากไม่ดำเนินการเหตุผลที่รวบรวมและจดบันทึกไว้ในรายงานการประชุมพร้อมกับการดำเนินการหรือการตัดสินใจที่จำเป็น
การจดบันทึก (นาที) - การจดบันทึกเป็นขั้นตอนในการเตรียมรายงานการประชุม นี่เป็นเอกสารหลักในการประชุมเนื่องจากทุกสิ่งที่เกิดขึ้นหรือมีการพูดคุยหรือตัดสินใจจะถูกบันทึกไว้ บันทึกย่อจะถูกลบออกโดยเลขานุการหรือผู้ดูแลระบบหรือบุคคลในสำนักงานที่คล้ายคลึงกันและจะถูกบันทึกในลักษณะที่ตกลงกันตามนโยบายและขั้นตอนขององค์กร สามารถใช้เทมเพลตเพื่อความสะดวกในการจดบันทึก
เทมเพลตตัวอย่างสำหรับ Action Notes
Livingsta - สร้างใน MS Word
เอกสารแนบรายงานการประชุม - บางครั้งในการประชุมนโยบายหรือขั้นตอนหรือรายงานอาจต้องอ่านและตกลงกัน ในกรณีนี้เอกสารนี้จะถูกนำเข้าสู่ที่ประชุมเพื่ออ่านให้สมาชิกทราบและจะต้องแนบรายงานการประชุมด้วย รายละเอียดเกี่ยวกับวิธีการดำเนินการนี้จะกล่าวถึงในส่วนอื่นของบทนี้
เอกสารนำเสนอ - การประชุมบางครั้งจะมีเอกสารนำเสนอ แม้ว่าการนำเสนอจะทำบนหน้าจอขนาดใหญ่ที่มีโปรเจ็กเตอร์เหนือศีรษะ แต่ก็เป็นการดีที่จะให้สำเนาแก่ผู้เข้าร่วมทั้งหมดเพื่อให้พวกเขามีบันทึกสิ่งที่นำเสนอและยังช่วยให้พวกเขาจดบันทึกประเด็นสำคัญที่จะเป็นประโยชน์หรือ เป็นประโยชน์สำหรับพวกเขาสำหรับการอ้างอิงในอนาคตเมื่อการนำเสนอดำเนินต่อไป
เอกสารการดำเนินการ - เอกสารนี้ไม่บังคับ แต่เพื่อความชัดเจนและเพื่อการจัดระเบียบอย่างถูกต้องสิ่งที่คุณทำได้คือรวบรวมประเด็นการดำเนินการทั้งหมดจากการประชุมครั้งก่อนและระบุสถานะของแต่ละรายการเพื่อให้ผ่านไปได้ง่ายขึ้น ในระหว่างการประชุม นอกจากนี้ยังสามารถจดจุดการดำเนินการสำหรับการประชุมปัจจุบันลงในแผ่นงานนั้นได้ในขณะที่การดำเนินการบางอย่างอาจมีลิงก์กับการดำเนินการก่อนหน้า นอกจากนี้ยังจะง่ายขึ้นเมื่อสิ้นสุดการประชุมเพื่อสรุปประเด็นการดำเนินการทั้งหมดจากเอกสารนี้ อย่างไรก็ตามไม่ได้บังคับ แต่ละคนทำงานแตกต่างกันดังนั้นคุณสามารถใช้วิธีการใดก็ได้ที่สะดวกและจะทำให้กระบวนการต่างๆง่ายขึ้นและง่ายขึ้นสำหรับคุณ
นอกจากนี้ขึ้นอยู่กับการประชุมและวัตถุประสงค์แล้วเอกสารอื่น ๆ เช่นหนังสือนัดประชุมรายงานการเงินรายงานการวิจัยรายงานโครงการจดหมายโต้ตอบรายงานของประธาน ฯลฯ สามารถเป็นเอกสารที่ใช้ในการประชุมได้
โปรดไปที่ลิงค์ด้านล่างเพื่อไปยังส่วนถัดไปของบทนี้ซึ่งบทบาทของประธานการประชุมและความรับผิดชอบของพวกเขาผู้รับรายงานการประชุมทำงานร่วมกับเก้าอี้ในระหว่างการประชุมอย่างไรวิธีการฟังอย่างมีประสิทธิภาพและจดบันทึกและวัตถุประสงค์ของ มีการหารือเกี่ยวกับข้อสงสัยใด ๆ ในระหว่างการประชุม
การนาที - ตอนที่ II
ฉันหวังว่านี่จะช่วยคุณได้บ้าง ขอบคุณสำหรับการอ่าน. โปรดอย่าลังเลที่จะติดต่อฉันหากมีข้อสงสัยหรือข้อเสนอแนะใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับบทความนี้ หากคุณรู้สึกว่าไม่ครอบคลุมหัวข้อที่เกี่ยวข้องโปรดติชม!
ขอบคุณ.
ลิฟวิงสตา