ทำความเข้าใจเกี่ยวกับวิธีการจัดการงบประมาณ

ในการบริหารจัดการงบประมาณอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลจำเป็นที่จะต้อง..

• ตรวจสอบควบคุมและบันทึกการเงินทั้งหมด (รายรับและรายจ่าย)
• รู้วิธีลดค่าใช้จ่ายในส่วนที่คุณรับผิดชอบ
• สามารถตรวจสอบหรือระบุพื้นที่ที่เป็นปัญหาและแก้ไขได้และ
• จัดการและอนุมัติค่าใช้จ่ายได้อย่างมีประสิทธิภาพ

บทความนี้อ้างอิงจากหน่วย NVQ ระดับ 4 "จัดการงบประมาณ" เพื่อให้ได้แนวคิดที่ชัดเจนและเข้าใจวัตถุประสงค์ของงบประมาณโปรดอ่านบทความนี้ คุณจะเข้าใจวัตถุประสงค์ของงบประมาณรวมถึงประโยชน์ของการจัดการทรัพยากรทางการเงินอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ข้อกำหนดทางกฎหมายข้อบังคับและข้อกำหนดขององค์กรสำหรับการจัดการงบประมาณ และระบบงบประมาณประเภทต่างๆและคุณลักษณะต่างๆ

ตอนนี้คุณจะต้องมีความเข้าใจอย่างถ่องแท้เกี่ยวกับวิธีจัดการงบประมาณ โดยทั่วไปกระบวนการงบประมาณเป็นความรับผิดชอบของเจ้าหน้าที่บริหารระดับสูงและเจ้าหน้าที่การเงิน เจ้าหน้าที่เหล่านี้ต้องมีข้อมูลที่ถูกต้องและทันสมัยและมีความรู้เกี่ยวกับขั้นตอนการจัดทำงบประมาณที่มีประสิทธิภาพ

มีการพัฒนางบประมาณสำหรับแต่ละปีงบการเงิน ผู้จัดการและพนักงานที่เกี่ยวข้องจะต้องพัฒนางบประมาณสำหรับพื้นที่รับผิดชอบของตนเองจากนั้นส่งมอบให้แผนกการเงิน จากนั้นร่างงบประมาณเหล่านี้จะถูกตรวจสอบโดยผู้บริหารระดับสูงและได้รับการอนุมัติจากคณะกรรมการในภายหลังหรือสิ่งที่คล้ายกันขึ้นอยู่กับองค์กร

วิธีการตรวจสอบควบคุมและบันทึกรายรับและรายจ่าย

คุณรู้วัตถุประสงค์ของงบประมาณ ตอนนี้เป็นความรับผิดชอบของคุณในการจัดการ การจัดการงบประมาณทำให้คุณต้องติดตามควบคุมและบันทึกรายรับและรายจ่ายอย่างสม่ำเสมอเพื่อติดตามความเคลื่อนไหวทางการเงินและผลลัพธ์ คุณจะบรรลุเป้าหมายนี้ได้อย่างไร? ให้เราดูสองสามวิธีหรือวิธีการ

การตรวจสอบรายรับและรายจ่าย

มีการตรวจสอบงบประมาณเพื่อให้แน่ใจว่ามีการใช้ทรัพยากรตามแผนงานที่ระบุไว้ในงบประมาณ การติดตามหรือตรวจสอบวิธีการใช้ทรัพยากรทางการเงินเป็นสิ่งสำคัญมากสำหรับทุกแผนกและองค์กร เป็นกระบวนการที่ต่อเนื่องเพื่อให้แน่ใจว่าบรรลุวัตถุประสงค์ตามที่ระบุไว้ในงบประมาณ จากการตรวจสอบนี้คุณจะสามารถตัดสินใจด้านงบประมาณและดำเนินการตามความเหมาะสมได้ทุกเมื่อทุกเวลาที่จำเป็น

รายรับและรายจ่ายจำเป็นต้องได้รับการตรวจสอบเพื่อค้นหาการเปลี่ยนแปลงรูปแบบเพื่อให้สามารถดำเนินการได้อย่างเหมาะสม ขั้นตอนการตรวจสอบนี้สามารถทำได้ในช่วงเวลาปกติเช่นทุกเดือนเป็นต้น เมื่อตรวจสอบข้อมูลให้พิจารณาว่ามีการวางแผนงบประมาณสำหรับปีข้างหน้าและค่าใช้จ่ายและรายได้จนถึงปัจจุบัน

ดูยอดเงินคงเหลือสำหรับช่วงเวลาที่เหลือในปีการเงินปัจจุบันและคาดการณ์ว่าสถานการณ์จะเป็นอย่างไรในอัตรานี้ภายในสิ้นปีการเงิน ดูรูปแบบต่างๆทั้งด้านบวกและด้านลบและดำเนินการที่จำเป็นเพื่อแก้ไข ในแต่ละขั้นตอนสิ่งสำคัญคือต้องจัดทำเอกสาร (บันทึก) ข้อเท็จจริงและการกระทำทั้งหมด

ที่ดีที่สุดคือตรวจสอบรายได้และค่าใช้จ่ายที่ผู้ถืองบประมาณและระดับการจัดการที่สูงขึ้นผ่านการประชุมเป็นประจำ ต้องมีการจัดการกระแสเงินสดที่มีประสิทธิภาพเนื่องจากเป็นสิ่งสำคัญมากสำหรับบริการและผลิตภัณฑ์ที่ธุรกิจมอบให้

งบประมาณสามารถแบ่งตามศูนย์ต้นทุนหรือรหัสหรือระดับอื่น ๆ เพื่อให้ตรวจสอบได้ง่ายขึ้น สิ่งนี้จะช่วยในการระบุพื้นที่ที่บรรลุมากเกินไปและต่ำกว่าความสำเร็จ

คุณควรจะสามารถวิเคราะห์และให้คำอธิบายสำหรับการเปลี่ยนแปลงใด ๆ จากค่าใช้จ่ายที่เสนอไม่ว่าจะเป็นบวกหรือลบ สิ่งนี้จะต้องมาพร้อมกับแผนปฏิบัติการ สิ่งนี้จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าทรัพยากรถูกใช้อย่างประหยัดมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

การควบคุมรายรับและรายจ่าย

ประเด็นสำคัญต่อไปคือการควบคุมรายรับรายจ่าย หากไม่มีขั้นตอนนี้จะมีการใช้จ่ายเงินนอกระบบ ในการควบคุมรายรับและรายจ่ายควรมีส่วนร่วมโดยตรงกับบุคคลที่มีหน้าที่ควบคุมการเงินและผลการดำเนินงานของแผนกในขณะที่พัฒนางบประมาณ งบประมาณที่มีควรได้รับการสื่อสารกับเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องทั้งหมด

อาจมีส่วนต่างๆของงบประมาณที่จะถูกควบคุมโดยพนักงานที่แตกต่างกันดังนั้นจึงเป็นการดีที่สุดที่จะจัดสรรและให้อำนาจกับผู้ที่เกี่ยวข้องโดยตรงตัวอย่างเช่นผู้อนุมัติงบประมาณและผู้จัดการงบประมาณ หน่วยงานหรือทีมควรตระหนักถึงบุคคลที่มีหน้าที่ควบคุมรายรับและรายจ่าย

จำนวนเงินทั้งหมดที่มีอยู่สำหรับปีหนึ่ง ๆ ควรสะท้อนถึงค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่วางแผนไว้สำหรับปีนั้น ๆ

การบันทึกรายรับและรายจ่าย

การบันทึกรายรับรายจ่ายสามารถทำได้ด้วยตนเองหรือทางอิเล็กทรอนิกส์ การบันทึกจะต้องทำทันทีและเป็นประจำทุกวัน บัญชีทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับรายรับและรายจ่ายรายได้ที่ครบกำหนดชำระเงินที่ได้รับใบเสร็จรับเงินและใบแจ้งหนี้ที่ออกหนี้ ฯลฯ จะต้องบันทึกอย่างชัดเจนพร้อมวันที่และวัตถุประสงค์

การบันทึกรายได้เป็นวิธีการพิจารณาว่าธุรกิจทำกำไรได้หรือไม่เพราะรวมถึงรายละเอียดของเงินที่ได้รับและใช้จ่าย

5 เครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการติดตามค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ

บันทึกรายละเอียดของพื้นที่ต่างๆของธุรกิจตามลำดับโดยเริ่มจากผลกำไรสูงสุดไปจนถึงกำไรน้อยที่สุด สิ่งนี้จะช่วยให้คุณวิเคราะห์และดำเนินการกับพื้นที่ที่สร้างความสูญเสียครั้งใหญ่โดยอัตโนมัติ

สำหรับค่าใช้จ่ายเล็กน้อยควรใช้บัญชีเงินสดย่อยเพื่อใช้และติดตามค่าใช้จ่ายเล็กน้อย การบันทึกข้อมูลเหล่านี้จะช่วยให้สามารถชำระเงินคืนได้อย่างมีประสิทธิภาพและจะได้รับการชำระเงินคืนเท่านั้น นี่เป็นวิธีบันทึกค่าใช้จ่ายเล็กน้อยที่มีประสิทธิภาพซึ่งอาจไม่มีใครสังเกตเห็น

วิธีที่อาจลดค่าใช้จ่ายในส่วนความรับผิดชอบของหนึ่ง

การลดต้นทุนในธุรกิจเป็นวิธีหนึ่งที่มีประสิทธิภาพในการจัดการงบประมาณหรือเงินที่มีอยู่ หากทุกคนลดค่าใช้จ่ายในพื้นที่รับผิดชอบของตนเองให้น้อยที่สุดก็จะช่วยประหยัดเงินได้มากสำหรับธุรกิจ เราจำเป็นต้องรู้เพื่อตัดสินใจเลือกอย่างถูกต้องเมื่อต้องใช้จ่ายเงินในพื้นที่เฉพาะของธุรกิจ

วิธีที่อาจลดต้นทุนในพื้นที่รับผิดชอบของตนเอง ได้แก่:

การใช้เทคโนโลยีอย่างมีประสิทธิภาพ

ทุกวันนี้มีเทคโนโลยีขั้นสูงมากมายตั้งแต่การซื้อของออนไลน์ไปจนถึงการจ่ายบิล ฯลฯ ใช้เทคโนโลยีต่อไปนี้อย่างมีประสิทธิภาพเพื่อประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย

• การประชุมสามารถจัดขึ้นโดยใช้การประชุมทางไกลซึ่งหมายความว่าคุณประหยัดเงินในการเดินทางจัดห้อง / สถานที่ประหยัดเวลาในการจัดระเบียบและวางแผนสำหรับห้องประชุมเป็นต้น
• คุณสามารถใช้เทคโนโลยีอย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่พิมพ์ลงบนกระดาษและใช้ที่จัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์สำหรับไฟล์และข้อมูลทางธุรกิจอื่น ๆ ช่วยประหยัดเวลาเงินและสิ่งแวดล้อม
• ธุรกิจบางอย่างสามารถจัดการทางออนไลน์ได้ขึ้นอยู่กับลักษณะหรืออย่างน้อยก็สามารถทำการตลาดออนไลน์ได้ ซึ่งจะช่วยประหยัดเงินจำนวนมากที่ใช้ไปกับเจ้าหน้าที่การตลาดพื้นที่สำนักงานอุปกรณ์ ฯลฯ

หนี้

บัตรเครดิตมีอัตราดอกเบี้ยสูงดังนั้นพวกเขาจะต้องจ่ายโดยเร็วที่สุด สิ่งนี้จะช่วยธุรกิจได้ในระยะยาว

งบประมาณ

พัฒนางบประมาณสำหรับพื้นที่รับผิดชอบของคุณเสมอและปฏิบัติตามนั้น การเบี่ยงเบนใด ๆ อาจสร้างความเสียหายได้มาก แต่จะทำให้คุณมีแผนชัดเจนว่าจะทำอะไรไม่ควรทำและสิ่งที่ควรหลีกเลี่ยง

ลดค่าใช้จ่าย

ซื้อเฉพาะเครื่องเขียนอุปกรณ์เฟอร์นิเจอร์โปรแกรมที่จำเป็นสำหรับการดำเนินธุรกิจในแต่ละวันเท่านั้น ลดค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่ไม่ต้องการ ซื้อเครื่องประหยัดพลังงานและใช้หลอดไฟเพื่อให้คุณประหยัดค่าไฟ ใช้ประตูและหน้าต่างหุ้มฉนวนที่เหมาะสม บางครั้งผู้ผลิตขายสินค้าตกแต่งใหม่ในราคาที่ต่ำกว่ามากและหากดูเหมือนว่ามีคุณภาพดีก็ไปหาซื้อ

ทำงานจากที่บ้าน

นี่เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการประหยัดเงินจากพื้นที่สำนักงานและค่าน้ำมัน ในขณะที่ลดต้นทุนก็ควรที่จะตัดในพื้นที่ที่เหมาะสมเนื่องจากการลดต้นทุนในพื้นที่ที่ไม่ถูกต้องอาจส่งผลเสียหรือผลเสียได้ มองหาความคุ้มค่าเงินอยู่เสมอและสามารถทำได้โดยการรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับซัพพลายเออร์และองค์กรพันธมิตร

วิธีระบุสถานการณ์ที่อาจต้องดำเนินการแก้ไข

จำเป็นต้องมีการดำเนินการแก้ไขในพื้นที่ที่ไม่เป็นไปตามนโยบายขั้นตอนหรือกระบวนการขององค์กร สาเหตุของความไม่เป็นไปตามข้อกำหนดเหล่านี้จำเป็นต้องได้รับการระบุและจำเป็นต้องมีมาตรการป้องกันจากสิ่งเหล่านี้ที่เกิดขึ้นในอนาคตและเรียกว่าการดำเนินการแก้ไข การดำเนินการแก้ไขอาจเป็นผลมาจากการร้องเรียนหรือการตรวจสอบหรือผลกระทบต่อการเงินของ บริษัท เป็นต้น ในการดำเนินการที่ถูกต้องจำเป็นต้องมีการตรวจสอบในประเด็นนั้น ๆ

สถานการณ์บางอย่างที่อาจต้องดำเนินการแก้ไข ได้แก่:

• งบประมาณของโครงการไม่เพียงพอ เขาสามารถหลีกเลี่ยงได้หากคุณดูแลงบประมาณอย่างใกล้ชิดและหากพนักงานรู้ว่าคุณดูแลงบประมาณ ตรวจสอบและคาดการณ์งบประมาณใหม่ทุกสัปดาห์
• งานที่ใช้เวลานานกว่าที่วางแผนไว้จึงต้องใช้งบประมาณความพยายามและเวลาเพิ่มเติม
• เมื่อสมาชิกในทีมอย่างน้อยหนึ่งคนทิ้งโปรเจ็กต์

• เมื่องานหรือโครงการไม่อยู่ในกำหนดเวลาหรือเกินงบประมาณเนื่องจากข้อ จำกัด ทางเทคนิคหรือการเงิน
• พลาดงานสำคัญหรือโครงการหรือวัตถุประสงค์
• เมื่องานหรือภารกิจที่ทำไม่เป็นไปตามวัตถุประสงค์
• ลูกค้าไม่พอใจกับบริการหรือผลิตภัณฑ์เนื่องจากไม่เป็นไปตามข้อกำหนดหรือความคาดหวัง
• เมื่อทรัพยากรหรือผู้สนับสนุนล้มเหลว
• ในระหว่างการประเมินความเสี่ยงการตรวจสอบหรือการตรวจสอบการประกันคุณภาพ

การดำเนินการแก้ไขอาจเป็นอะไรก็ได้เช่นการวางแผนโครงการใหม่การจัดสรรทรัพยากรการจัดโครงสร้างทีมใหม่การจัดการโครงการที่แตกต่างกันการออกแบบกระบวนการหรือผลิตภัณฑ์ใหม่เป็นต้นระบุสาเหตุที่แท้จริงและดำเนินการที่จำเป็น

ขอบเขตอำนาจของตนเองในการจัดการงบประมาณและการอนุญาตค่าใช้จ่าย

การจัดการงบประมาณไม่ใช่แค่การรักษาตัวเลขการเงินให้ถูกต้องเท่านั้น แต่ยังเกี่ยวกับการจัดการผู้ที่เกี่ยวข้องด้วย ตัวอย่างเช่นพนักงานหรือสมาชิกในทีม เราต้องมีทักษะการจัดการที่ดีในการจัดการงบประมาณและอนุมัติค่าใช้จ่าย ผู้ถืองบประมาณมีความรับผิดชอบต่อเงินที่จัดสรรให้สำหรับงบประมาณเฉพาะและด้วยเหตุนี้พวกเขาจึงต้องตรวจสอบว่าค่าใช้จ่ายถูกต้องตามกฎหมายหรือไม่จากนั้นจึงอนุมัติงบประมาณ อำนาจในการใช้จ่ายไม่ได้หมายความว่าใคร ๆ ก็สามารถใช้จ่ายเงินที่จัดสรรได้เช่นนั้น หมายความว่าต้องใช้เงินอย่างมีความรับผิดชอบและชาญฉลาด อาจมีปัญหาได้หากมีความล้มเหลวในการจัดการงบประมาณและยังได้รับรางวัลหากพวกเขาประสบความสำเร็จในการจัดการงบประมาณ

ในขณะที่จัดการงบประมาณและการใช้จ่ายเงินงบประมาณผู้ถืองบประมาณต้องคำนึงถึงจุดมุ่งหมายและวัตถุประสงค์ขององค์กร จะมีเป้าหมายและความรับผิดชอบที่เฉพาะเจาะจงซึ่งจำเป็นต้องนำมาพิจารณาเพื่อให้บรรลุเป้าหมายหรือเป้าหมาย นอกจากนี้ยังต้องคำนึงถึงข้อบังคับทางกฎหมายและข้อกำหนดขององค์กรเมื่อจัดการ / จัดการงบประมาณ ดำเนินการที่จำเป็นเสมอเพื่อลดต้นทุนและดำเนินการที่เหมาะสมในกรณีที่มีการใช้จ่ายงบประมาณมากเกินไป

ติดตามควบคุมและบันทึกรายรับและรายจ่าย สร้างเอกสารที่สรุปผลการดำเนินงานขององค์กรเทียบกับงบประมาณ ปรับปรุงบันทึกทั้งหมดให้ทันสมัยและถูกต้อง

หวังว่าข้อมูลที่นี่จะเป็นประโยชน์กับคุณ โปรดอย่าลังเลที่จะทิ้งความคิดและประสบการณ์ของคุณ สิ่งที่ดีที่สุดและขอขอบคุณที่แวะมา