การทำความเข้าใจกระบวนการจัดเก็บและเรียกค้นข้อมูล

William Bout ผ่าน Unsplash

ระบบสารสนเทศและคุณลักษณะต่างๆ

ระบบสารสนเทศดูแลสร้างประมวลผลแจกจ่ายและตรวจสอบข้อมูลเพื่อช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผลขององค์กร ตัวอย่างระบบสารสนเทศ ได้แก่:

• ระบบประมวลผลธุรกรรม (TPS):รับผิดชอบในการประมวลผลธุรกรรมทางธุรกิจ ประเภทของธุรกรรมแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กร แต่ตัวอย่างบางส่วนอาจเป็นการสั่งซื้อการเรียกเก็บเงินการฝากเช็คระบบเงินเดือนระบบการจองและการควบคุมสต๊อก ช่วยในการรักษาเพิ่มเปลี่ยนแปลงและลบข้อมูล
• ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ:ช่วยในการปฏิบัติงานที่จำเป็นสำหรับการแก้ปัญหาและการตัดสินใจ ช่วยในการจัดการโดยการตรวจสอบประสิทธิภาพประสิทธิภาพการบัญชีและข้อมูลธุรกรรม ตัวอย่างบางส่วน ได้แก่ ระบบการจัดการการขายงบประมาณบุคลากรและการควบคุมสินค้าคงคลัง ข้อมูลนี้ต้องถูกต้องและตรงประเด็น
• ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ:ช่วยผู้จัดการในการตัดสินใจ ใช้ทรัพยากรภายในและภายนอกเพื่อวิเคราะห์ข้อมูลที่มีอยู่และคาดการณ์ผลกระทบ ช่วยในการสรุปรายงานการคาดการณ์และกราฟ ตัวอย่างบางส่วน ได้แก่ ระบบโลจิสติกส์และสเปรดชีท
• ระบบการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM):เจ้าของธุรกิจใช้ระบบลูกค้าสัมพันธ์เพื่อสะสมและติดตามกิจกรรมของลูกค้ารวมถึงการซื้อสินค้าข้อบกพร่องและการสอบถามลูกค้า
• Business Intelligence Systems (BIS):ให้การวิเคราะห์ที่ทำนายรูปแบบการขายในอนาคตสรุปต้นทุนปัจจุบันและคาดการณ์รายได้จากการขาย

ข้อกำหนดทางกฎหมายและองค์กรของข้อมูล

สิ่งสำคัญคือต้องมีกฎที่เกี่ยวข้องกับการรักษาความปลอดภัยและการรักษาความลับของข้อมูลเนื่องจากอาจมีข้อมูลที่ละเอียดอ่อนเช่น:

• บันทึกส่วนตัว
• บันทึกการจ่ายเงินเดือน
• บันทึกทรัพยากรบุคคล
• ข้อมูลทางการเงิน

ในทางที่ผิดข้อมูลนี้อาจก่อให้เกิดภัยคุกคามต่อธุรกิจและลูกค้าหรือถูกใช้เพื่อทำการฉ้อโกงการเลือกปฏิบัติและการละเมิดอื่น ๆ

มีกฎหมายเช่นพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูล พ.ศ. 2541 ซึ่งหากไม่ปฏิบัติตามอาจนำไปสู่การดำเนินการทางกฎหมาย

การเลือกข้อมูลที่จะจัดเก็บ

องค์กรไม่สามารถเก็บข้อมูลทั้งหมดที่ได้รับ การจัดเก็บข้อมูลที่ไม่ถูกต้องหรือไม่เกี่ยวข้องจะไม่มีประโยชน์และใช้พื้นที่อันมีค่าทำให้การดึงข้อมูลยากขึ้น

ในการตัดสินใจว่าจะจัดเก็บข้อมูลใดการตัดสินใจจะขึ้นอยู่กับข้อกำหนดทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลแต่ละประเภทเป็นอันดับแรกและสำคัญที่สุด ตัวอย่างเช่นข้อกำหนดทางกฎหมายระบุว่า:

• องค์กรต้องเก็บบันทึกทรัพยากรบุคคลไว้เป็นเวลาหกปีหลังจากสิ้นสุดการจ้างงานของพนักงาน
• บันทึกด้านสุขภาพและความปลอดภัยจะต้องถูกเก็บไว้อย่างถาวร
• บันทึกบัญชีจะต้องถูกเก็บไว้ระหว่างสามถึงหกปีขึ้นอยู่กับประเภทขององค์กร

ข้อมูลเช่นข้อมูลส่วนบุคคลที่เกี่ยวข้องกับลูกค้าเก่าจะต้องถูกกำจัดทิ้งทันทีที่ไม่มีการใช้งานอีกต่อไป เมื่อทำตามคำแนะนำเหล่านี้คุณจะมั่นใจได้ว่ามีการจัดเก็บเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้องเท่านั้นทำให้ค้นหาได้ง่ายขึ้นเมื่อจำเป็น

Markus Spiske ผ่าน Unsplash

มั่นใจในความถูกต้องของข้อมูล

พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูล พ.ศ. 2541 กำหนดภาระผูกพันกับธุรกิจต่างๆเพื่อรับรองความถูกต้องของข้อมูลส่วนบุคคลที่ตนเก็บไว้ ข้อมูลจะต้องได้รับการปรับปรุงอยู่เสมอในกรณีที่จำเป็น วิธีการบางอย่าง ได้แก่:

• ใช้ฐานข้อมูลและสเปรดชีตที่อัปเดตเป็นประจำ
• การตั้งค่าการแจ้งเตือนข้อมูลลูกค้าและพนักงานเพื่อให้แน่ใจว่าได้รับการติดต่อเมื่อระบบได้รับการอัปเดต
• ใช้การตรวจสอบภายนอกและภายใน
• ทบทวนและแก้ไขวิธีการรวบรวมข้อมูลของคุณ

การจัดรูปแบบและการส่งมอบข้อมูลตรงเวลา

ข้อมูลที่ไม่ได้ให้ในรูปแบบที่ถูกต้องจะต้องได้รับการจัดรูปแบบใหม่ก่อนที่จะนำไปใช้ซึ่งทำให้เกิดความล่าช้าและก่อให้เกิดความเสี่ยงที่ข้อมูลจะถูกเปลี่ยนแปลงโดยไม่ได้ตั้งใจ ข้อมูลที่ไม่ได้ให้ไว้ในกรอบเวลาที่ตกลงกันไว้อาจไม่มีประโยชน์เนื่องจากอาจไม่มีเวลาเพียงพอในการตีความข้อมูล

การเลือกข้อมูลที่จะลบ

องค์กรกำหนดแนวทางของตนเองเกี่ยวกับเวลาและข้อมูลที่อาจถูกลบ แนวทางเหล่านี้ขึ้นอยู่กับประเภทและขนาดขององค์กรพื้นที่ว่างในระบบการจัดเก็บข้อมูลปัจจุบันหรือปัจจุบันและประเภทของข้อมูล

ข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องล้าสมัยหรือไม่ถูกต้องอาจถูกลบทิ้ง

ข้อมูลในไฟล์ที่เก็บถาวรจะถูกลบเมื่อหมดระยะเวลาเก็บรักษาเท่านั้น ข้อมูลส่วนบุคคลจะถูกเก็บรักษาไว้ไม่เกินความจำเป็น การกำจัดข้อมูลส่วนบุคคลเมื่อไม่จำเป็นอีกต่อไปจะช่วยลดความเสี่ยงที่ข้อมูลจะไม่ถูกต้องล้าสมัยหรือไม่เกี่ยวข้อง

การแก้ไขปัญหาเกี่ยวกับระบบสารสนเทศ

ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในระบบสารสนเทศและวิธีการแก้ไข ได้แก่:

• ข้อมูลไม่ถูกจัดเก็บด้วยวิธีที่ถูกต้อง ตัวอย่างเช่นเรียงลำดับไม่ถูกต้อง ไฟล์ที่ไม่จำเป็นถูกเก็บไว้ รายการที่ซ้ำกันถูกจัดเก็บ และไฟล์ที่หายไป วิธีที่จะเอาชนะปัญหานี้ได้คือให้องค์กรกำหนดแนวทางในการจัดเก็บข้อมูลทำให้สามารถดึงข้อมูลได้เร็วและง่ายขึ้นเมื่อจำเป็น ผู้จัดการต้องได้รับแจ้งเมื่อข้อมูลขาดหายไปเนื่องจากอาจละเมิดกฎหมายคุ้มครองข้อมูล อีกวิธีหนึ่งในการเก็บข้อมูลไว้เหนือข้อมูลคือการมีระบบที่ตรวจสอบและกำจัดข้อมูลที่ไม่จำเป็นอย่างสม่ำเสมอ
• ปัญหาเกี่ยวกับระบบคอมพิวเตอร์เช่นไวรัส สิ่งเหล่านี้จำเป็นต้องรายงานต่อผู้จัดการฝ่ายไอทีหรือช่างเทคนิคไอที
• ภายในองค์กรอาจมีปัญหาด้านการสื่อสารซึ่งส่งผลให้ข้อมูลไม่ถูกถ่ายโอนด้วยวิธีที่ถูกต้อง สิ่งเหล่านี้จำเป็นต้องได้รับการแก้ไขระหว่างทีมหรือรายงานไปยังผู้จัดการหากไม่สามารถแก้ไขได้ทันที
• องค์กรส่วนใหญ่ใช้ระบบประมวลผลธุรกรรมเพื่อรวบรวมจัดเก็บประมวลผลและส่งออกฟังก์ชันการทำงานหลักของธุรกิจ ระบบข้อมูล TPS จะรวบรวมข้อมูลจากอินพุตของผู้ใช้จากนั้นสร้างเอาต์พุตตามข้อมูลที่รวบรวม ระบบเหล่านี้ใช้ในการจัดการธุรกรรมหลายร้อยรายการและต้องการให้ผู้ใช้หลายคนทำงานกับข้อมูลชุดเดียวกันในเวลาเดียวกัน บางครั้งสิ่งนี้ทำให้ระบบขัดข้อง ในกรณีที่เกิดความผิดพลาดองค์กรจำเป็นต้องสำรองระบบของตนเพื่อไม่ให้ข้อมูลสูญหาย สิ่งสำคัญคือต้องมีการกำหนดกฎเกณฑ์และปฏิบัติตามทีละขั้นตอนเพื่อให้การทำธุรกรรมประสบความสำเร็จ

วัตถุประสงค์ของการจัดเก็บข้อมูลจึงถูกเก็บไว้ในสภาพแวดล้อมที่ปลอดภัยและเป็นไปตามกฎหมายว่าด้วยการปกป้องข้อมูล นอกจากนี้ยังเป็นข้อกำหนดทางกฎหมายสำหรับองค์กรในการจัดเก็บข้อมูลบางอย่าง