ประกาศนียบัตร NVQ: ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำในธุรกิจและการบริหารหรือไอที

deli-stationery.org

เมื่อคุณระบุข้อมูลที่จำเป็นสำหรับเอกสารแล้วให้ใช้รูปแบบและการจัดรูปแบบทั้งหมดและมาถึงรูปแบบและเค้าโครงที่ต้องการแล้วคุณจะต้องสรุปเอกสารสำหรับการนำเสนอหรือสำหรับการพิมพ์และการแจกจ่าย คุณจำเป็นต้องรู้วิธีใช้เทคนิคและเครื่องมือต่างๆที่มีในการสรุปเอกสารสำหรับการนำเสนอ

การเตรียมความพร้อมสำหรับประกาศนียบัตรระดับ 2 หรือระดับ 3

ข้อมูลที่นี่เขียนขึ้นโดยอ้างอิงจากหน่วยซอฟต์แวร์ประมวลผลคำสำหรับผู้สมัครที่กำลังทำงานในระดับ 2 หรือระดับ 3 อนุปริญญาด้านธุรกิจและการบริหารหรือไอที ผู้สมัครต้องมีทักษะการประมวลผลคำในระดับกลางหากเป็นผู้ใช้ไอที

การประเมินส่วนใหญ่ของหน่วยการเรียนรู้นี้ ( ครอบคลุมทุกส่วน ) ดำเนินการโดยมอบหมายงานการสังเกตและการซักถามและโดยการดูเอกสารที่ผู้สมัครสร้างไว้ก่อนหน้านี้

ในส่วนนี้เราจะมาดูวิธีการใช้โปรแกรมประมวลผลคำหรือโปรแกรมซอฟต์แวร์เพื่อจัดรูปแบบเอกสารสำหรับการนำเสนอหรือพิมพ์หรือแจกจ่าย คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารนั้นดูมีความหมายมีเนื้อหาที่มีความหมายและเป็นไปตามมาตรฐานที่กำหนดโดยองค์กร ตรวจสอบการจัดรูปแบบตรวจการสะกดตรวจไวยากรณ์และรูปแบบอื่น ๆ ก่อนที่จะสรุป

ใช้เครื่องมือซอฟต์แวร์ประมวลผลคำเพื่อจัดรูปแบบและนำเสนอเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อตอบสนองความต้องการ

ฉันได้เพิ่มภาพหน้าจอและคำแนะนำให้มากที่สุดเพื่อความง่ายในการทำความเข้าใจ ภาพหน้าจอมาจาก Microsoft Word 2003

3.1 ระบุวิธีจัดรูปแบบเอกสารเพื่อช่วยในการสื่อความหมาย

เอกสารควรอ่านได้และดูมีความหมายด้วยเค้าโครงรูปแบบโครงสร้างและลักษณะที่เป็นระเบียบ เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้เราต้องจัดรูปแบบเอกสารในแบบที่เป็นอยู่และดูมีความหมายและการจัดรูปแบบเป็นสิ่งพื้นฐานอย่างหนึ่งที่เอกสารต้องการ การจัดรูปแบบที่ดีทำให้ทุกคนที่ดูเอกสารมีโครงร่างที่ชัดเจน

รูปแบบย่อหน้าสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยการตั้งค่าหน้าพิมพ์ตัวอย่างก่อนพิมพ์: Word 2003

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดรูปแบบ

ในขณะจัดรูปแบบตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณตั้งค่าระยะขอบเป็นมาตรฐานที่ต้องการใช้ตำแหน่งแท็บที่ถูกต้องใช้ส่วนหัวและส่วนท้ายและเชิงอรรถตามความจำเป็น นำสไตล์ไปใช้ทุกที่ที่เป็นไปได้เช่นลักษณะหัวเรื่องลักษณะย่อหน้าลักษณะอักขระและตรวจสอบว่ายอมรับระยะห่างระหว่างบรรทัดและย่อหน้าได้ ข้อความจะต้องถูกต้องตามความต้องการและมาตรฐานของเอกสาร

เลือกแบบอักษรขนาดตัวอักษรและสีที่เหมาะสม ตัวอย่างเช่นอย่าใช้ฟอนต์ที่ดูมีสไตล์และดูขี้ขลาดในเอกสารระดับมืออาชีพ ใช้ฟอนต์ตัวหนาตัวเอียงขีดเส้นใต้ ( ถ้าจำเป็น ) ให้เกิดประโยชน์สูงสุดเมื่อจำเป็น คุณสามารถเน้นข้อความที่สำคัญใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยและการกำหนดหมายเลขเพื่อระบุจุดที่ชัดเจนเพื่อความสะดวกในการอ่าน

ใช้ตารางกราฟและแผนภูมิพร้อมกับกราฟิกทุกที่ที่เป็นไปได้เพื่ออธิบายแนวคิดเปรียบเทียบตัวเลขและเพื่อแสดงข้อมูลบางอย่างอย่างแม่นยำ เส้นขอบการแรเงาและพื้นหลังไม่ใช่สิ่งที่จำเป็น แต่สิ่งเหล่านี้สามารถปรับปรุงรูปลักษณ์ของเอกสารและทำให้คนอยากอ่าน

จัดแนวข้อความขึ้นอยู่กับประเภทของเอกสาร ตัวอย่างเช่นบทความในหนังสือพิมพ์มาในคอลัมน์ไม่ใช่ย่อหน้า

ปัจจัยสำคัญอีกประการที่ต้องพิจารณาคือไม่ว่าคุณจะใช้เทมเพลตหรือสร้างเทมเพลตของคุณเองหรือกำลังสร้างเอกสารตั้งแต่เริ่มต้นคุณต้องออกแบบเอกสารตามวัตถุประสงค์

ตัวอย่างเช่นใบแจ้งหนี้ควรมีลักษณะเหมือนใบแจ้งหนี้ที่มีรูปแบบมาตรฐานและข้อมูลที่ถูกต้องจดหมายควรมีลักษณะเหมือนจดหมายที่มีข้อมูลอยู่ในรูปแบบและมาตรฐานที่ถูกต้องบทความหรือวารสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรต้องเป็นไปตามมาตรฐานของวารสาร และอื่น ๆ

3.2 เลือกและใช้เทคนิคที่เหมาะสมในการจัดรูปแบบอักขระและย่อหน้า

เราเพิ่งดูว่าเหตุใดการจัดรูปแบบจึงมีความสำคัญและปัจจัยใดบ้างที่ต้องพิจารณาหรือจดจำขณะจัดรูปแบบเอกสาร เมื่อคุณทราบวัตถุประสงค์ของเอกสารเค้าโครงและโครงสร้างจินตนาการภาพของรูปลักษณ์สุดท้ายของเอกสารและประเภทของการจัดรูปแบบเอกสารที่ต้องการจากนั้นคุณจะต้องใช้เทคนิคที่เหมาะสมที่มีอยู่ในการจัดรูปแบบ อักขระและย่อหน้าของเอกสาร

ข้อความเคล็ดลับเครื่องมือสำหรับระยะห่างระหว่างบรรทัด

ในการเปลี่ยนการตั้งค่าแบบอักษรเลือกข้อความที่คุณต้องการเปลี่ยนการตั้งค่าคลิกรูปแบบ - แบบอักษร

1/5

การจัดรูปแบบอักขระ

สามารถจัดรูปแบบอักขระได้โดยการเปลี่ยนขนาดของตัวอักษร ( ขนาดตัวอักษร ) เปลี่ยนประเภทของอักขระ ( รูปแบบตัวอักษร ) การเพิ่มสีให้กับตัวอักษรเพื่อปรับปรุงเอกสารโดยใช้เครื่องมือง่ายๆเช่นตัวหนาตัวเอียงและขีดเส้นใต้เพื่อเน้นส่วนที่สำคัญ หรือพื้นที่ของเอกสาร ( เพื่อให้การอ่านสรุปง่ายขึ้น ) นอกจากนี้ยังมีตัวเลือกไฮไลต์เพื่อเน้นพื้นที่เฉพาะหรือคำหรือบางส่วนของเอกสารที่ต้องให้ความสนใจมากขึ้นเป็นต้น

นอกเหนือจากสิ่งเหล่านี้เมื่อคุณใช้ตัวห้อยและตัวยก (ส่วน ใหญ่มักจะใช้ในพื้นที่ที่มีสูตรหรือการคำนวณทางคณิตศาสตร์อื่น ๆ ) คุณต้องใช้ประโยชน์จากเครื่องมือตัวห้อยและตัวยกบนแถบเครื่องมือการจัดรูปแบบ นอกจากนี้ยังมีสัญลักษณ์ที่คุณสามารถใช้ในพื้นที่ที่คุณต้องการแทรกสัญลักษณ์

ไปที่แทรก -> สัญลักษณ์ -> เลือกสัญลักษณ์ที่คุณต้องการแสดง

ปุ่มทางลัด

การเรียนรู้ปุ่มลัดไปยังเครื่องมือง่ายๆเหล่านี้มีประโยชน์ คุณไม่จำเป็นต้องคลิกบนแถบเครื่องมือต่อไปเพื่อใช้การจัดรูปแบบ แต่คุณสามารถใช้งานได้เร็วขึ้นโดยการกดปุ่มบนแป้นพิมพ์ของคุณ

ตัวอย่างเช่นคุณมีพื้นที่ที่เลือกของข้อความหรืออักขระที่ต้องการให้ปรากฏเป็นตัวหนา สิ่งที่คุณต้องทำคือเลือกข้อความที่ต้องการแล้วกด Ctrl + B Ctrl + B เป็นคีย์ลัดสำหรับตัวหนา

ในทำนองเดียวกัน Ctrl + I สำหรับตัวเอียง Ctrl + U สำหรับขีดเส้นใต้ ฯลฯ

พวกนี้จำง่ายด้วย ตัวอย่างเช่นCtrl + อักษรตัวแรกของการกระทำเช่น Ctrl + B สำหรับ Bold โดยที่ B ย่อมาจาก Bold, Ctrl + I สำหรับตัวเอียงโดยที่ฉันย่อมาจากตัวเอียงเป็นต้นนอกจากนี้ยังมีเมนูรูปแบบที่มีตัวเลือกเพิ่มเติม เพื่อนำการจัดรูปแบบไปใช้กับฟอนต์และย่อหน้า

การจัดรูปแบบย่อหน้า

ด้านต่อไปของการจัดรูปแบบหลังจากการจัดรูปแบบตัวอักษรที่อยู่ในการจัดรูปแบบย่อหน้าข้อความในย่อหน้าจะต้องถูกจัดแนวและคุณมีสามตัวเลือกสำหรับสิ่งนั้น จัดชิดซ้ายจัดชิดขวาและกึ่งกลาง

เอกสารส่วนใหญ่จะจัดชิดซ้ายเพื่อช่วยให้อ่านง่าย เมื่อใดก็ตามที่มีรายการของรายการให้จัดรูปแบบด้วยสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยหรือการกำหนดหมายเลขเพราะจะทำให้เอกสารดูเป็นระเบียบและเป็นมาตรฐาน ในกรณีของเอกสารออนไลน์สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยและหมายเลขจะช่วยให้ซอฟต์แวร์เทคโนโลยีอำนวยความสะดวกสามารถจดจำสิ่งเหล่านี้เป็นรายการได้

การเว้นวรรคและบรรทัด: Word 2003

การเว้นบรรทัด

การจัดรูปแบบต่อไปคือการเว้นบรรทัดซึ่งมีความสำคัญมาก มีมาตรฐานสำหรับเอกสารที่แตกต่างกัน ตามค่าเริ่มต้นใน Word 2003 ระยะห่างระหว่างบรรทัดจะอยู่ระหว่าง 1 ถึง 1.5 หากคุณต้องการเปลี่ยนระยะห่างระหว่างบรรทัดคุณสามารถทำได้โดยใช้เครื่องมือระยะห่างระหว่างบรรทัดบนแถบเครื่องมือการจัดรูปแบบ

สามารถใช้เส้นขอบและการแรเงาสำหรับหน้าและตารางได้โดยใช้เส้นขอบและตัวเลือกการแรเงาในเมนูรูปแบบ

การควบคุมแม่ม่าย / เด็กกำพร้า

ลิฟวิงสตา

การควบคุมแม่ม่ายและเด็กกำพร้าสำหรับย่อหน้า

ถัดไปคือการควบคุมแม่ม่ายและเด็กกำพร้าที่ต้องตั้งค่าเป็นย่อหน้า เช่นถ้าเรามีย่อหน้าแค่สามบรรทัดถ้าบรรทัดสุดท้ายของย่อหน้าแยกไปหน้าถัดไป ( ม่ายช่าย ) มันจะดูไม่ดีและยังทำให้อ่านยากอีกด้วย การมีคำเพียงคำเดียวในบรรทัดสุดท้ายของย่อหน้า ( orphan ) สามารถทำให้เอกสารดูแปลกได้ เพื่อหลีกเลี่ยงสิ่งเหล่านี้คุณสามารถใช้ตัวควบคุมแม่ม่าย / กำพร้าในพื้นที่การจัดรูปแบบย่อหน้า

แท็บและเยื้อง

แท็บและการเยื้องเป็นชุดเครื่องมืออีกชุดหนึ่งที่ใช้ในการจัดรูปแบบย่อหน้า

มีสี่ประเภทของการเยื้อง; เยื้องซ้ายเยื้องขวาเยื้องบรรทัดแรกและเยื้องแขวน การเยื้องซ้ายและขวาระบุช่องว่างสำหรับย่อหน้าระหว่างระยะขอบของช่องว่าง การเยื้องบรรทัดแรกใช้เพื่อเยื้องบรรทัดแรกของย่อหน้าและการเยื้องแขวนจะช่วยในการเยื้องบรรทัดที่อยู่ถัดจากบรรทัดแรกของย่อหน้าโดยเฉพาะอย่างยิ่งใช้เมื่อมีสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยหรือการกำหนดหมายเลข

แท็บที่ใช้ในการควบคุมวิธีการที่ข้อความจะถูกวางไว้ในเอกสารพวกเขาจัดข้อความตามตำแหน่งแท็บต่างๆ คุณสามารถตั้งค่าแท็บในกล่องโต้ตอบแท็บ

นอกจากนี้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีการสะกดไวยากรณ์และเครื่องหมายวรรคตอนที่ถูกต้องในเอกสาร ตรวจสอบข้อผิดพลาดเล็กน้อยเช่นตรวจสอบเพื่อดูว่าประโยคทั้งหมดขึ้นต้นด้วยอักษรตัวใหญ่และลงท้ายด้วยตัวอักษรหยุดเต็ม ข้อผิดพลาดสามารถสะท้อนให้เห็นถึงมาตรฐานขององค์กรและมีผลร้ายแรง

ปุ่มทางลัดสำหรับสัญลักษณ์ทั่วไป

นอกจากนี้ยังควรทราบปุ่มลัดสำหรับสัญลักษณ์ที่คุณใช้ค่อนข้างบ่อย ตัวอย่างเช่น

• Alt 0169 - ©
• อัลต 172 - ¼
• อัลต์ 171 - ½
• Alt 0190 - ¾
• Alt 0153 - ™
• Alt 0174 - ®

การจัดรูปแบบที่เรียบง่ายสามารถสร้างความแตกต่างอย่างมากให้กับการนำเสนอโดยรวมและความรู้สึกของเอกสาร

3.3 เลือกและใช้หน้าและเค้าโครงส่วนที่เหมาะสมเพื่อนำเสนอและพิมพ์เอกสาร

เมื่อเอกสารพร้อมด้วยการจัดรูปแบบและสไตล์ที่จำเป็นและเหมาะสมทั้งหมดแล้วคุณจำเป็นต้องรู้วิธีเลือกหน้าและส่วนสำหรับการนำเสนอหรือการพิมพ์ คุณจะต้องเพิ่มคอลัมน์ลงในเอกสารทั้งหมดหรือบางส่วนทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทของเอกสาร คุณอาจต้องแทรกตัวแบ่งหน้าและตัวแบ่งคอลัมน์ในบางตำแหน่งในเอกสาร คุณจะต้องจับตาดูขนาดระยะขอบหมายเลขหน้าและที่สำคัญที่สุด ได้แก่ ส่วนหัวส่วนท้ายและเชิงอรรถทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเอกสารและข้อกำหนด

ในการกำหนดระยะขอบและการวางแนวสำหรับเพจให้คลิกไฟล์ - การตั้งค่าเพจ

1/11

ระยะขอบ

มีขนาดขอบมาตรฐานสำหรับเอกสารทั้งหมดและตัวคำมาพร้อมกับการตั้งค่าเริ่มต้น หากคุณต้องการเปลี่ยนการตั้งค่าคุณจะต้องไปที่

File -> Page Setup -> Margins -> ที่นี่คุณจะต้องกำหนดขนาดของระยะขอบสำหรับเอกสารของคุณ คุณยังสามารถเปลี่ยนการวางแนวสำหรับหน้าต่างๆได้เช่นในบางกรณีตารางหรือแผนภูมิหรือการนำเสนอทางสถิติอื่น ๆ จะต้องจัดทำเป็นเอกสารในรูปแบบแนวนอน

คอลัมน์

ในการเพิ่มคอลัมน์ลงในเอกสารคลิก

รูปแบบ -> คอลัมน์ -> เลือกจำนวนคอลัมน์และเลือกว่าทั้งเอกสารหรือจากจุดนั้นเป็นต้นไปแล้วคลิกตกลง

คุณยังสามารถกำหนดความกว้างของคอลัมน์ด้วยตนเอง ในการใช้คอลัมน์กับส่วนใดส่วนหนึ่งในเอกสารให้เลือกส่วนนั้น ๆ จากนั้นใช้คอลัมน์ สามารถเพิ่มตัวแบ่งคอลัมน์เพื่อแบ่งคอลัมน์ ณ จุดใดจุดหนึ่งและนำข้อความไปยังคอลัมน์ถัดไป

ตรวจสอบดูว่ารูปภาพและกราฟิกอื่น ๆ อยู่ในตำแหน่งที่เหมาะสมหรือไม่และตรวจสอบให้แน่ใจว่ารูปภาพเหล่านั้นอยู่ในแนวเดียวกันกับข้อความในเอกสาร

ตัวแบ่งหน้าส่วนหัวและส่วนท้าย

คุณสามารถเพิ่มตัวแบ่งหน้าลงในพื้นที่ที่คุณต้องการให้ข้อความหรือเนื้อหาของเอกสารแตกและย้ายไปยังหน้าถัดไป

แทรกส่วนหัวและส่วนท้ายสำหรับข้อความที่ต้องการให้ปรากฏที่ด้านบนและด้านล่างของทุกหน้าในเอกสาร เอกสารบางฉบับอาจต้องใช้เชิงอรรถเพื่ออ้างอิง ในกรณีเหล่านี้ให้ใส่บันทึกย่อลงในเอกสาร หมายเลขหน้าเป็นส่วนสำคัญของเอกสารที่มีหลายหน้า

วิธีการใช้เอกสารแนะนำเค้าโครง

เมื่อตั้งค่าเค้าโครงของเอกสารเราจำเป็นต้องตัดสินใจรูปแบบและเค้าโครงขึ้นอยู่กับว่าจะใช้เอกสารนั้นอย่างไร

ตัวอย่างเช่นหากจะพิมพ์เอกสารจะต้องมีการจัดรูปแบบเพื่อพิมพ์บนกระดาษขนาดมาตรฐาน หากต้องการเผยแพร่เอกสารในรูปแบบกระดาษเค้าโครงและการจัดรูปแบบจะต้องเป็นไปตามนั้น เอกสารที่จะเผยแพร่บนหน้าเว็บจะต้องได้รับการจัดรูปแบบตามการแสดงผลที่แตกต่างกันจะเปลี่ยนขนาดและความละเอียดของเอกสารและด้วยเหตุนี้จึงแนะนำให้ใช้รูปแบบและเค้าโครงที่เรียบง่ายสำหรับการเผยแพร่ทางเว็บ

นอกจากนี้ยังต้องคำนึงถึงขนาดของเอกสารและรูปภาพในเอกสารด้วยเพราะถ้าขนาดใหญ่เกินไปหน้าเว็บจะใช้เวลาในการโหลด ดังนั้นจึงต้องใช้ความระมัดระวังในการปรับขนาดภาพโดยไม่สูญเสียคุณภาพมากนัก

การพิมพ์

หากคุณต้องการพิมพ์เอกสารคุณสามารถพิมพ์เอกสารได้หลายวิธี ตามความต้องการคุณสามารถพิมพ์หน้าที่เลือกหรือบางส่วนของหน้าซึ่งเป็นเพียงข้อความที่เลือกหรือทั้งเอกสารก็ได้ คุณสามารถพิมพ์เอกสารด้านเดียวหรือสองด้าน กล่องโต้ตอบการพิมพ์มีตัวเลือกและการตั้งค่าทั้งหมดที่ต้องทำหรือทำได้ก่อนพิมพ์ออกจากเอกสาร นอกจากนี้เอกสารที่ต้องพิมพ์ไม่ควรมีข้อความเคลื่อนไหวหรือกะพริบเนื่องจากจะพิมพ์บนเอกสารไม่ถูกต้อง

รายการตรวจสอบด่วน

บางจุดที่ต้องจำ:

• ตรวจสอบว่ามีการใช้ไฮไลต์ตัวหนาตัวเอียงขีดเส้นใต้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยและหมายเลขเมื่อจำเป็น
• ตรวจสอบว่าปิดความคิดเห็นและเปิดเผยการจัดรูปแบบแล้ว
• ใช้สไตล์สำหรับการจัดรูปแบบ
• ตรวจสอบว่าภาพมีคำบรรยายและทำเครื่องหมาย
• ตรวจสอบว่าตารางได้รับการจัดวางอย่างเหมาะสมและมีการจัดรูปแบบและติดป้ายกำกับอย่างถูกต้อง
• ตรวจสอบว่าลิงก์หรือ URL ทำงานหรือไม่
• ดูเอกสารในตัวอย่างก่อนพิมพ์เพื่อดูว่าเอกสารนั้นดูน่าพอใจหรือไม่
• บันทึกเอกสารด้วยชื่อไฟล์ที่มีความหมายและชื่อไฟล์ไม่มีช่องว่างหรืออักขระพิเศษ
• ตรวจสอบคุณสมบัติของเอกสารเช่นผู้แต่งชื่อเรื่องภาษา ฯลฯ และตรวจสอบสารบัญ

เราต้องตรวจสอบให้แน่ใจก่อนพิมพ์เสมอหากจำเป็นต้องพิมพ์เนื่องจากการประหยัดกระดาษสามารถรักษาสิ่งแวดล้อมได้

การพิมพ์รายการและการจัดรูปแบบพื้นฐาน: Word 2003

3.4 อธิบายปัญหาคุณภาพของเอกสาร

ปัญหาส่วนใหญ่ที่เกิดขึ้นเกี่ยวกับปัญหาคุณภาพมีดังนี้:

• การจัดรูปแบบเอกสารไม่อยู่ในตำแหน่งขณะพิมพ์ - เมื่อคุณจัดรูปแบบเอกสารของคุณและไม่ใช้การจัดรูปแบบหรือรูปแบบที่ต้องการในลักษณะที่ถูกต้องเอกสารอาจดูไม่ดีเมื่อมีการใส่ข้อมูลไม่ถูกต้องและมีคุณภาพต่ำโดยมีข้อความรูปภาพวัตถุและอักขระไม่อยู่ สถานที่.
• ปัญหาเกี่ยวกับการจัดแนวและตำแหน่งของตารางแผนภูมิและกราฟ - ในขณะที่วางตารางและการตั้งค่าคุณสมบัติคุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ทำการตั้งค่าที่จำเป็นตามที่คุณต้องการให้ตารางมีลักษณะและลักษณะที่คุณต้องการจัดรูปแบบของเนื้อหาในตาราง. มิฉะนั้นผลลัพธ์หรือเอกสารผลลัพธ์จะไม่มีคุณภาพ เช่นเดียวกับแผนภูมิและกราฟที่คุณวางไว้บนเอกสาร
• ลิงก์หรือ URL ไม่ทำงาน - เมื่อคุณฝังหรือเพิ่มลิงก์หรือ URL ลงในเอกสารโปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ป้อนในรูปแบบที่ถูกต้องและลิงก์นั้นอยู่ในสภาพที่ใช้งานได้ ลิงก์อาจมีไว้สำหรับอ้างอิงหรือช่วยเหลือและหากใช้ไม่ได้ก็จะทำให้เอกสารดูไม่สมบูรณ์และทำให้ผู้ใช้หงุดหงิดได้

• ข้อผิดพลาดในการสะกดเครื่องหมายวรรคตอนและไวยากรณ์การจัดรูปแบบและการใช้รูปแบบที่ไม่ดี - ข้อผิดพลาดเหล่านี้หากไม่ได้รับการแก้ไขอาจสะท้อนถึงคุณภาพขององค์กรและพนักงาน
• เนื้อหาของเอกสารไม่เพียงพอหรือไม่เป็นไปตามมาตรฐาน - ตรวจสอบให้แน่ใจเสมอว่าคุณใช้ข้อมูลที่มีคุณภาพและมาตรฐานสูงในเอกสารเพื่อให้ผู้อ่านพอใจกับสิ่งที่พวกเขาคาดหวัง
• ข้อมูลในเอกสารไม่ถูกต้องและคุณภาพของเนื้อหาไม่ดี - ข้อมูลในเอกสารต้องปราศจากข้อผิดพลาดและข้อมูลทั้งหมดจะต้องเป็นข้อมูลล่าสุดและมีการปรับปรุง คุณภาพต่ำและข้อมูลที่ไม่ถูกต้องในเอกสารจะไม่ดึงดูดผู้อ่านและจะทำให้เอกสารนั้นไร้ค่า
• ตัวหนาและไฮไลต์มากเกินไปทำให้เอกสารดูไม่เป็นมืออาชีพ - ใช้ตัวหนาและไฮไลต์ในข้อความเฉพาะในกรณีที่เหมาะสมและจำเป็น การเน้นข้อความและตัวหนามากเกินไปอาจทำให้อ่านยากและทำให้เอกสารดูรกได้

• สีไม่เหมือนกันในเอกสารต้นฉบับและเอกสารที่พิมพ์ - นี่เป็นปัญหาที่พวกเราส่วนใหญ่เผชิญขณะพิมพ์เอกสาร หากสีไม่ดีต้องตรวจสอบการตั้งค่าเครื่องพิมพ์และใช้หมึกคุณภาพและหมึกที่เข้ากันได้ที่ออกแบบมาสำหรับเครื่องพิมพ์และกระดาษนั้น ๆ คุณภาพของกระดาษอาจส่งผลต่อสีด้วยเช่นกัน
• ภาพเบลอหรือบิดเบี้ยวคุณภาพของภาพต่ำขนาดภาพแตกต่างกันการจัดตำแหน่งผิดเพี้ยน - ข้อผิดพลาดเหล่านี้เกิดจากการจัดรูปแบบและการตั้งค่าสไตล์และการตั้งค่าการจัดแนวในเอกสาร หากการตั้งค่าทั้งหมดปราศจากข้อผิดพลาดและปฏิบัติตามขั้นตอนที่ถูกต้องขณะสร้างและจัดรูปแบบเอกสารข้อผิดพลาดประเภทนี้สามารถหลีกเลี่ยงได้
• เวลา - ข้อผิดพลาดในเอกสารขณะสร้างเอกสารจะทำให้การตั้งค่าการจัดรูปแบบและปัญหาอื่น ๆ ทั้งหมดในเอกสารต้องใช้เวลานานมาก ดังนั้นเพื่อประหยัดเวลาเราจำเป็นต้องทำให้ดีที่สุดและสร้างเอกสารที่มีคุณภาพโดยทบทวนแต่ละส่วนและขั้นตอนในขณะที่สร้างเอกสารเอง

3.5 ตรวจสอบเอกสารตรงตามความต้องการโดยใช้เครื่องมือไอทีและทำการแก้ไขตามความจำเป็น

ก่อนที่จะพิมพ์หรือแจกจ่ายเอกสารเราจำเป็นต้องตรวจสอบเอกสารอย่างละเอียดเพื่อดูว่าตรงตามความต้องการของผู้ชมและองค์กรหรือเพื่อจุดประสงค์ใดที่สร้างขึ้น เราได้เห็นแล้วว่าขั้นตอนใดที่ต้องดำเนินการและสิ่งที่ต้องหลีกเลี่ยงเพื่อให้เอกสารดูดีพร้อมเนื้อหาคุณภาพสูง คุณต้องใช้เครื่องมือที่มีอยู่ในซอฟต์แวร์ประมวลผลคำที่คุณใช้เพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารตรงตามความต้องการและข้อกำหนด

ตรวจการสะกดและไวยากรณ์

ลิฟวิงสตา

การตรวจสอบการสะกดและการตรวจสอบไวยากรณ์ - นี่เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์มากอย่างไรก็ตามโปรแกรมประมวลผลคำอาจไม่ได้เน้นข้อผิดพลาดทั้งหมดเสมอไปดังนั้นจึงแนะนำให้ตรวจสอบการสะกดด้วยตนเองและการตรวจสอบไวยากรณ์

ตรวจสอบการใช้ตัวพิมพ์ใหญ่เครื่องหมายวรรคตอนไวยากรณ์และข้อผิดพลาดอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง ตรวจสอบข้อผิดพลาดสองสามครั้งและขอให้คนอื่นพิสูจน์อักษรด้วยเนื่องจากผู้ที่สร้างเอกสารจะมองเห็นข้อผิดพลาดได้ยาก คุณสามารถวางเอกสารไว้สองสามวันแล้วตรวจสอบข้อผิดพลาดเมื่อคุณอยู่ในกรอบความคิดอื่น ซึ่งจะช่วยให้คุณระบุข้อผิดพลาดได้ง่าย

นอกจากนี้ยังมีคำหลายคำที่ฟังดูเหมือนกัน แต่มีการสะกดและความหมายต่างกัน คุณต้องระวังให้มากเนื่องจากผู้อ่านจะไม่เข้าใจว่าคุณหมายถึงอะไร ใช้ตัวสะกดที่ถูกต้องเสมอ ข้อผิดพลาดอาจนำไปสู่การสื่อสารที่ผิดพลาดและส่งผลกระทบอย่างมากต่อองค์กรและธุรกิจ การอ่านออกเสียงเอกสารจะเปิดเผยข้อผิดพลาดที่คุณไม่ได้ระบุขณะอ่านด้วยสายตาเท่านั้น

ตัวเลขและการคำนวณ - ตรวจสอบเพื่อดูว่าตัวเลขที่ใช้ในเอกสารมีจำนวนจุดทศนิยมที่ถูกต้องและตัวเลขนั้นถูกต้อง ตรวจสอบว่าการคำนวณถูกต้องและปราศจากข้อผิดพลาดเนื่องจากตัวเลขที่ไม่ถูกต้องอาจทำให้เข้าใจผิดและส่งผลร้ายได้ เอกสารที่คุณกำลังสร้างอาจเป็นหนึ่งในเอกสารที่สำคัญที่สุดที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลทางธุรกิจที่สำคัญของ บริษัท ดังนั้นจึงต้องระมัดระวังเสมอ

ภาษาและพจนานุกรม - ภาษาที่ใช้ควรเป็นภาษามืออาชีพ ต้องหลีกเลี่ยงคำแสลงและภาษาที่ไม่เป็นทางการ คำศัพท์บางคำสะกดแตกต่างกันในภาษาอังกฤษแบบสหรัฐอเมริกาและแบบสหราชอาณาจักรดังนั้นการตั้งค่าภาษาและพจนานุกรมจะช่วยได้มาก

ความถูกต้องและสม่ำเสมอ - คุณต้องอ่านเอกสารเพื่อดูว่าข้อมูลที่ให้มานั้นเพียงพอหรือไม่มีความชัดเจนและจำเป็นต้องปรับปรุงหรือไม่ สิ่งนี้จะช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจว่าคุณกำลังพยายามอ่านข้อความใด

ฟอนต์และขนาดฟอนต์ - ฟอนต์ที่ใช้และขนาดฟอนต์ต้องเป็นมาตรฐาน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ใช้ฟอนต์ที่มีสไตล์หรือขี้ขลาดสำหรับเอกสารระดับมืออาชีพ ขนาดไม่ควรเล็กเกินไปไม่ใหญ่เกินไป แต่ต้องได้มาตรฐาน สีตัวอักษรต้องเป็นมาตรฐานด้วย

ยัติภังค์ - ใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยและตัวเลขสำหรับรายการเสมอแทนที่จะใช้ยัติภังค์ การดำเนินการนี้จะจัดรูปแบบเอกสารอย่างเรียบร้อยด้วยการเยื้องและแท็บที่เหมาะสม การใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยและตัวเลขยังบอกซอฟต์แวร์เทคโนโลยีอำนวยความสะดวกด้วยว่าเป็นรายการ

เค้าโครงหน้าและระยะขอบ - โปรดปฏิบัติตามค่ามาตรฐานและการวางแนวสำหรับระยะขอบและเค้าโครง ตรวจสอบว่าส่วนหัวส่วนท้ายและเชิงอรรถไม่มีข้อผิดพลาดและจัดแนวอย่างถูกต้อง

ตัวแบ่งบรรทัดตัวแบ่งหน้าตัวแบ่งคอลัมน์และตัวแบ่งย่อหน้า - เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ในการจัดรูปแบบเอกสารให้ดูเรียบร้อย ใช้เครื่องมือเหล่านี้เมื่อจำเป็นเพื่อหลีกเลี่ยงหญิงม่ายและเด็กกำพร้า

ตารางรูปภาพกราฟิกอื่น ๆ - ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการตั้งค่าทั้งหมดสำหรับออบเจ็กต์เหล่านี้ถูกต้องและจัดแนวอย่างถูกต้องกับอักขระและข้อความอื่น ๆ ในเอกสาร ในขณะที่เพิ่มรูปภาพและกราฟิกในเอกสารคุณต้องตรวจสอบการตั้งค่าข้อความในและรอบ ๆ รูปภาพและวัตถุ

เค้าโครงเหมือนพิมพ์ - หลังจากตรวจสอบและแก้ไขทุกอย่างเรียบร้อยแล้วให้ดูเอกสารในรูปแบบเค้าโครงเหมือนพิมพ์ สิ่งนี้จะแสดงให้คุณเห็นว่าเอกสารจะมีลักษณะอย่างไรเมื่อกำลังพิมพ์ คุณยังสามารถตั้งค่าเค้าโครงการพิมพ์และกระดาษพิมพ์ ฯลฯ ในกล่องโต้ตอบการพิมพ์ หากเอกสารดูไม่น่าพอใจคุณจะต้องย้อนกลับและเปลี่ยนการตั้งค่าจนกว่าเอกสารจะปราศจากข้อผิดพลาดและมีรูปแบบที่ถูกต้อง

3.6 ตอบสนองปัญหาด้านคุณภาพและเอกสารอย่างเหมาะสมเพื่อให้ผลลัพธ์เป็นไปตามความต้องการ

เมื่อตรวจสอบทั้งหมดเสร็จสิ้นและรู้สึกว่าเอกสารพร้อมที่จะพิมพ์หรือแจกจ่ายหรือเผยแพร่แล้วคุณสามารถดำเนินการต่อได้ บางครั้งมีสถานการณ์ที่ผู้ชมหรือผู้ใช้อาจรู้สึกว่ารูปแบบหรือโครงสร้างหรือเค้าโครงอื่นจะดีกว่า ในสถานการณ์ดังกล่าวคุณอาจได้รับคำถามและข้อเสนอแนะเพื่อถามว่าสิ่งนี้สามารถปรับปรุงหรือเปลี่ยนแปลงได้หรือไม่

เรียนรู้จากคำติชม

รับคำติชมในทางบวกเสมอและเรียนรู้จากมัน เราต้องจำไว้ว่าพวกเขากำลังสร้างเอกสารสำหรับผู้ชมและต้องทำให้ผู้ชมพอใจไม่ใช่คุณดังนั้นจึงต้องคำนึงถึงปัจจัยเหล่านี้ทั้งหมดในขณะที่สร้างเอกสาร

เมื่อเกิดปัญหาด้านคุณภาพรับฟังและปฏิบัติตาม คุณต้องดำเนินการอย่างเหมาะสมและตอบสนองต่อประเด็นปัญหาอย่างเหมาะสม ผู้ใช้หรือผู้ชมอาจต้องการโครงสร้างหรือรูปแบบที่แตกต่างออกไปเพียงเพราะพวกเขาพบว่ามันใช้งานง่ายหรืออ่านง่าย พวกเขาอาจต้องการขนาดภาพที่แตกต่างกันเนื่องจากบางครั้งภาพขนาดใหญ่หรือการวางแนวอาจทำให้เสียสมาธิได้

เมื่อพูดถึงตัวเลขเพื่อความถูกต้องผู้ใช้บางรายอาจขอจุดทศนิยมมากกว่าสองจุด บางครั้งอาจมีข้อผิดพลาดเล็กน้อยในการคำนวณ ดังนั้นคุณจึงเรียนรู้เกี่ยวกับผู้ชมของคุณเมื่อคุณได้รับความคิดเห็นและคุณรู้วิธีหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดเหล่านี้ในอนาคตสำหรับผู้ชมเหล่านี้หรือคุณรู้ว่าควรใช้รูปแบบใดสำหรับผู้ชมที่แตกต่างกัน

เมื่อเอกสารล้มเหลวในการเปิด

ปัญหาทั่วไปอีกประการหนึ่งที่เราทุกคนพบเจอในกิจกรรมทางธุรกิจประจำวันคือเอกสารไม่สามารถเปิดได้ ซึ่งจะเกี่ยวข้องกับปัญหาความเข้ากันได้หรือความขัดแย้งกับซอฟต์แวร์ที่สร้างเอกสารหรือเอกสารกำลังเปิดอยู่ ในสถานการณ์เช่นนี้ทางที่ดีควรติดต่อผู้รับดำเนินการกับซอฟต์แวร์ที่พวกเขาใช้อยู่ถามข้อผิดพลาดที่ปรากฏขึ้นและแก้ไขปัญหา

คุณสามารถแปลงเอกสารเป็นรูปแบบอื่นที่เข้ากันได้และส่งอีกครั้งหรือถ้าผู้รับสามารถทำได้คุณสามารถแนะนำเอกสารเหล่านั้นตลอดกระบวนการนั้น ฉันกำลังทำซ้ำจุดนี้ที่นี่ พยายามที่จะบันทึกเอกสารที่มักจะอยู่ในรูปแบบที่เรียบง่ายที่สุดเท่าที่ทำได้

อธิบายแทนที่จะเถียง

สงบสติอารมณ์และดำเนินการตามคำถาม อาจมีบางครั้งที่คุณใช้รูปแบบหรือโครงสร้างหรือรูปแบบหรือการวางแนวโดยเฉพาะเพื่อเหตุผลหรือวัตถุประสงค์เฉพาะ คุณสามารถอธิบายสิ่งนี้กับผู้ใช้ ( ไม่โต้แย้ง ) และดูว่าพวกเขาเข้าใจข้อเท็จจริงและยินดีที่จะยอมรับหรือไม่ ในที่สุดสิ่งเหล่านี้จะสร้างเอกสารที่สอดคล้องกับมาตรฐานและจะมีคุณสมบัติตรงตามข้อกำหนดด้านคุณภาพทั้งหมดตามวัตถุประสงค์

โปรดจำไว้เสมอว่าคุณภาพเป็นสิ่งสำคัญเพราะทำให้มั่นใจในความสามารถของธุรกิจ!

สรุปหน่วยนี้

ฉันหวังว่าคุณจะมีความรู้และความเข้าใจที่ดี

• วิธีใช้แอปพลิเคชันประมวลผลคำหรือซอฟต์แวร์เพื่อจัดรูปแบบเอกสารสำหรับการนำเสนอหรือพิมพ์หรือแจกจ่าย
• ทำอย่างไรให้เอกสารดูมีความหมายมีเนื้อหาที่มีความหมายและเป็นไปตามมาตรฐานที่องค์กรกำหนด
• ตรวจสอบการจัดรูปแบบการตรวจสอบการสะกดตรวจไวยากรณ์และรูปแบบอื่น ๆ ก่อนที่จะสรุป

ฉันหวังว่านี่จะเป็นประโยชน์กับคุณบ้าง หากคุณต้องการอ่านส่วนก่อนหน้าของหน่วยนี้โปรดไปที่ลิงค์ด้านล่าง:

ส่วนที่ 1 - ป้อนและรวมข้อความและข้อมูลอื่น ๆ อย่างถูกต้องภายในเอกสารประมวลผลคำ (ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำคำถาม 1.1 ถึง 1.7)

ส่วนที่ 2 - สร้างและแก้ไขเค้าโครงและโครงสร้างสำหรับเอกสารประมวลผลคำ (ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำคำถาม 2.1 ถึง 2.4)

โปรดอย่าลังเลที่จะแสดงความคิดเห็นและข้อเสนอแนะของคุณ หากคุณมีข้อสงสัยใด ๆ โปรดอย่าลังเลที่จะถาม ดีที่สุด!

กรุณาแบ่งปันความคิดเห็นของคุณ