สิ่งที่ต้องรวมไว้ในกฎบัตรโครงการ

บทนำ

กฎบัตรโครงการเป็นส่วนขับเคลื่อนของทุกโครงการ แม้ว่าจะถูกสร้างขึ้นก่อนการวางแผนและการวิเคราะห์สำหรับโครงการ แต่ก็มีการระบุไว้ในระดับสูงว่าเหตุใดจึงจำเป็นต้องใช้โครงการนี้สิ่งที่กำลังจะทำความเสี่ยงและสมมติฐานที่เกี่ยวข้องกับโครงการนี้และสมาชิกหลักของทีมโครงการ. เป็นสิ่งสำคัญที่สมาชิกคนสำคัญของทีมโครงการจะต้องลงนามในกฎบัตรโครงการก่อนที่งานจะเริ่มดำเนินการเพื่อให้ทุกคนเห็นพ้องกันว่าทุกคนกำลังทำอะไรอยู่ บทความนี้สรุปองค์ประกอบสำคัญที่ควรรวมไว้ในกฎบัตรของทุกโครงการ

องค์ประกอบที่สำคัญของกฎบัตรโครงการที่ดี ได้แก่ ขอบเขตโครงการเกณฑ์ความสำเร็จการลงชื่อออกเป็นทีมการเรียกร้องความเสี่ยงและสมมติฐานและกำหนดการระดับสูง

ข้อเสนอที่มีค่า

การทำความเข้าใจเกี่ยวกับคุณค่าที่นำเสนอเป็นสิ่งสำคัญในการทำความเข้าใจทั้งความต้องการทางธุรกิจที่พึงพอใจจากโครงการและผลตอบแทนจากการลงทุนที่เกี่ยวข้องกับการตอบสนองความต้องการนั้น หากมีการหยิบยกกรณีธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับคำขอโครงการเริ่มต้นคุณควรจะสามารถยกระดับคุณค่าจากสิ่งนั้นและรวมเข้ากับกฎบัตรโครงการได้ อย่างไรก็ตามมีธุรกิจจำนวนมากที่ยังคงหลีกเลี่ยงการสำรวจคุณค่าที่เกี่ยวข้องกับงานที่พวกเขาเลือกทำดังนั้นพวกเขาจึงพบว่าตัวเองใช้เงินจำนวนมากในโครงการที่ดำเนินการซึ่งให้ผลตอบแทนน้อยมากในแง่ของมูลค่าเพิ่ม หากไม่ได้ทำแบบฝึกหัดนี้ก่อนที่โครงการจะได้รับการอนุมัติจากนั้นคุณควรดึงข้อมูลเหล่านั้นเข้าด้วยกันและต่อเข้ากับกฎบัตรโครงการของคุณเพื่อให้ทุกคนตระหนักถึงสิ่งที่พวกเขาจะได้รับสำหรับงานและเงินที่พวกเขาจะนำไปใช้ในโครงการนี้

ขอบเขตและวัตถุประสงค์ของโครงการ

นี่คือการสรุประดับสูงของงานที่จะแล้วเสร็จพร้อมกับสรุปของสิ่งที่ส่งมอบซึ่งจะเป็นผลลัพธ์ของโครงการ เพื่อความชัดเจนคุณควรมีความชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่อยู่ในขอบเขตของโครงการนี้และสิ่งที่จะอยู่นอกขอบเขตของโครงการนี้

ความเสี่ยงและสมมติฐาน

คุณต้องระบุความเสี่ยงที่คุณเห็นบนขอบฟ้าที่อาจส่งผลกระทบต่อโครงการนี้และข้อสมมติฐานเกี่ยวกับโครงการนี้ ความเสี่ยงต่อโครงการอาจมาจากหลายที่ หากผู้ขายที่คุณต้องการทำงานด้วยมีฐานะทางการเงินไม่ดีคุณอาจระบุว่าเป็นความเสี่ยงที่คุณต้องใช้ผู้ขายรายอื่นที่ไม่คุ้นเคยกับ บริษัท ของคุณ อีกทางหนึ่งอาจมีความเสี่ยงที่รัฐบาลท้องถิ่นรัฐหรือรัฐบาลกลางจะผ่านกฎหมายที่จะทำให้สิ่งที่คุณกำลังทำอยู่ในโครงการนี้มีคุณค่าน้อยกว่ามาก นอกจากนี้คุณอาจกำลังทำโครงการที่คำนึงถึงสิ่งแวดล้อมเป็นสิ่งสำคัญ บางทีคุณกำลังดำเนินโครงการที่ต้องทำงานนอกจำนวนมากในช่วงเวลาหนึ่งและนักพยากรณ์อากาศกำลังคาดการณ์พายุทอร์นาโดที่ไม่ดีในช่วงเวลานั้น แน่นอนคุณต้องการรวมสิ่งนั้นเป็นความเสี่ยงจักรวาลของความเสี่ยงนั้นกว้างและคุณต้องการให้แน่ใจว่าคุณไม่เพียง แต่แสดงรายการเท่านั้น แต่ต้องมีแผนในการบรรเทาความเสี่ยงด้วย

เกี่ยวกับสมมติฐานหลักนี้มีส่วนเกี่ยวข้องกับทรัพยากรและการตั้งเวลาเนื่องจากคุณอาจต้องตั้งสมมติฐานเกี่ยวกับทรัพยากรของนักพัฒนาซอฟต์แวร์ที่มีให้คุณการทดสอบทรัพยากรที่มีให้คุณและการสนับสนุนสมาชิกในทีมรูปแบบอื่น

สิ่งที่ต้องรวมไว้ในรายงานสถานะโครงการรายสัปดาห์

คำจำกัดความของความสำเร็จ

คุณควรกำหนดให้ชัดเจนเสมอว่าอะไรคือเกณฑ์ที่ทำให้โครงการนี้ประสบความสำเร็จ สำหรับเกณฑ์นี้คุณต้องเริ่มต้นด้วยการย้อนกลับไปดูที่คุณค่า ตัวอย่างเช่นหากคุณสร้างเครื่องมืออันเป็นผลมาจากโครงการและเป็นส่วนหนึ่งของคุณค่าที่เกี่ยวข้องกับการก้าวไปข้างหน้าและการสร้างเครื่องมือนั่นก็คือเครื่องมือนี้จะทำให้ บริษัท ของคุณสร้างวิดเจ็ตได้เร็วขึ้นเป็นสองเท่าคุณก็จะ ต้องการระบุอย่างชัดเจนภายในเกณฑ์ความสำเร็จว่าส่วนหนึ่งของสิ่งที่จะทำให้โครงการนี้ประสบความสำเร็จคือถ้าเครื่องมือนี้สร้างวิดเจ็ตเร็วขึ้นเป็นสองเท่าเหนือสิ่งอื่นใด เกณฑ์ความสำเร็จทั้งหมดควรสามารถวัดผลได้เพื่อที่หลังจากระยะเวลาหนึ่งธุรกิจสามารถย้อนกลับไปดูและพิจารณาได้ว่าโครงการนั้นประสบความสำเร็จหรือไม่พวกเขาจะต้องการเจาะลึกและเข้าใจว่าพวกเขาผิดพลาดตรงไหน

กำหนดการเหตุการณ์สำคัญ

นี่จะเป็นการสรุประดับสูงของงานชิ้นสำคัญที่จะต้องทำให้เสร็จเพื่อจบโครงการนี้ นอกจากนี้คุณควรทำงานร่วมกับทีมที่จำเป็นเพื่อสร้างลำดับความสำคัญโดยประมาณสำหรับแต่ละเหตุการณ์สำคัญเหล่านี้เพื่อให้ทราบว่าแต่ละเหตุการณ์จะต้องใช้เวลานานเท่าใด

ทีมงานโครงการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

คุณต้องแสดงรายชื่อสมาชิกทั้งหมดของทีมโครงการ ที่ด้านบนคุณควรมีผู้สนับสนุนระดับบริหารซึ่งควรเป็นคนที่อยู่ในระดับที่สูงกว่าในองค์กรของคุณที่สามารถดำรงตำแหน่งแชมป์สำหรับโครงการนี้ได้ โดยทั่วไปคุณสามารถเลื่อนบุคคลที่ส่งกรณีธุรกิจเข้ามาในบทบาทนี้ได้หากพวกเขาเป็นบุคคลที่อาวุโสกว่าในองค์กรของคุณ จากนั้นคุณควรมีตัวแทนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจากแต่ละส่วนงานที่จะได้รับผลกระทบจากผลของโครงการนี้ ตัวอย่างเช่นอาจหมายความว่าคุณเกี่ยวข้องกับบุคคลจากฝ่ายทรัพยากรบุคคลการเงินไอทีการขายและด้านอื่น ๆ ตามความจำเป็น นอกจากนี้คุณต้องรวมคนที่จะทำงานในโครงการนี้ด้วย

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียลงชื่อออก

เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่ทุกคนที่ระบุว่าเป็นผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะต้องลงนามในกฎบัตรโครงการซึ่งแสดงว่าพวกเขาเห็นด้วยกับการประเมินระดับสูงของงานที่ต้องทำกำหนดการในการทำงานนั้นให้เสร็จพวกเขาต้องการอย่างไร วัดผลว่าประสบความสำเร็จหรือไม่และใครต้องมีส่วนร่วม หากคุณไม่ได้รับลายเซ็นและวันที่บนกระดาษระบบจะเปิดตัวเลือกให้ใครบางคนกลับมาและบอกว่ามีงานเพิ่มเติมที่ทีมตกลงกันไว้ซึ่งไม่ได้ทำในฐานะส่วนหนึ่งของโครงการ หากคุณมีกฎบัตรโครงการที่ทุกคนได้ลงนามคุณสามารถอ้างอิงกลับไปที่สิ่งนั้นและดูให้ชัดเจนว่าบุคคลนั้นมีประเด็นที่ถูกต้องและดำเนินการตามที่จำเป็นหรือไม่