สิ่งที่ต้องรวมไว้ในรายงานสถานะโครงการรายสัปดาห์

บทนำ

การเขียนอัปเดตสถานะโครงการรายสัปดาห์อาจเป็นงานที่น่าเบื่อ แต่เป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถดำเนินโครงการได้ รายงานสถานะโครงการรายสัปดาห์ช่วยให้ผู้นำระดับสูงและทีมงานของโครงการได้รับข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับสถานะของโครงการให้ฟอรัมเพื่อแสดงความเสี่ยงและปัญหาต่อหน้าทุกคนและเป็นช่องทางอื่นในการผลักดันวันที่สำคัญต่อหน้าทุกคน ให้แน่ใจว่าผู้คนให้ความสำคัญกับพวกเขา บทความนี้จะอธิบายถึงองค์ประกอบสำคัญที่คุณควรรวมไว้ในรายงานสถานะโครงการทุกสัปดาห์

ไฟแสดงสถานะแบบสต็อปไลท์สีเขียวเหลืองหรือแดงสามารถสื่อสารเกี่ยวกับสถานะของโปรเจ็กต์ได้อย่างรวดเร็ว

กระทรวงการต่างประเทศสหรัฐฯ

สถานะสต็อปไลท์

สถานะไฟสต็อปไลท์เป็นไฟแสดงสถานะสีเขียวเหลืองหรือแดง สีเขียวแสดงว่าโครงการเป็นไปตามกำหนดเวลาและไม่มีปัญหาใด ๆ สีเหลืองแสดงว่ามีความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้นซึ่งหากไม่มีที่อยู่จะมีผลกระทบอย่างแน่นอนทั้งกำหนดการโครงการหรืองบประมาณของโครงการ สีแดงแสดงว่าโครงการกำลังประสบปัญหาสำคัญและไม่สามารถหลีกเลี่ยงผลกระทบต่อขอบเขตระยะเวลาหรืองบประมาณได้ หลังจากจัดการโปรเจ็กต์ที่อยู่ในสถานะสีแดงแล้วคุณจะต้องปรับพื้นฐานโปรเจ็กต์ใหม่ซึ่งคุณสามารถย้ายโปรเจ็กต์ออกจากสถานะไฟแดงได้ในเวลานั้น

อัพเดทสถานะ

ส่วนการอัปเดตสถานะเป็นข้อมูลสรุปแบบสั้น ๆ ที่ระบุว่าโครงการอยู่ที่ใด ตามหลักการแล้วควร จำกัด ไว้เพียงไม่กี่ประโยคที่มีความหมายสูง โดยทั่วไปสิ่งนี้จะบอกว่าทีมอยู่ที่จุดใดในการบรรลุเป้าหมายของโครงการต่อไป อีกทางเลือกหนึ่งหากโครงการกำลังประสบกับความล้มเหลวครั้งใหญ่นี่เป็นสถานที่ที่ดีที่จะเรียกสิ่งนั้นออกมาเพื่อที่จะได้เป็นผู้นำระดับสูง นอกจากนี้หากโปรเจ็กต์ของคุณมีหลายเฟสให้รวมการอัปเดตสถานะโดยย่อที่เกี่ยวข้องกับสถานะของแต่ละเฟสหรือส่วนสำคัญของโปรเจ็กต์

การรวมเหตุการณ์สำคัญของโครงการและวันที่ที่เกี่ยวข้องจะทำให้ทุกคนสามารถเลือกกล่องระดับสูงได้เพื่อให้แน่ใจว่าโครงการเป็นไปตามแผน

ข่าวตัวเร่งโครงการ

กำหนดการเหตุการณ์สำคัญ

เหตุการณ์สำคัญคือวันสำคัญที่ทีมโปรเจ็กต์ต้องทำในระหว่างการพัฒนาโครงการ ตัวอย่างเช่นเหตุการณ์สำคัญอาจเป็นการสาธิตสิ่งที่คุณกำลังดำเนินการให้กับนักลงทุนหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักหรือวันที่คาดว่าจะแล้วเสร็จ คุณต้องเรียกวันที่สำคัญในรายงานสถานะโครงการรายสัปดาห์ของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าทั้งผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการหลักและทีมโครงการจะไม่ละสายตาจากพวกเขา

ในเที่ยวบินและงานที่จะเกิดขึ้น

รวมส่วนในการอัปเดตสถานะโครงการรายสัปดาห์ของคุณที่สรุปว่าสมาชิกในทีมโครงการกำลังดำเนินการอะไรอยู่และงานใดที่พวกเขาจะดำเนินต่อไปหลังจากนั้น คุณควรจะรวบรวมข้อมูลนี้ได้จากการรวมกันของกำหนดการโครงการและโครงสร้างการแบ่งงาน นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถตรวจสอบได้เนื่องจากบังคับให้พวกเขาติดต่อกับทุกคนเพื่อตรวจสอบความถูกต้องของสิ่งที่พวกเขากำลังดำเนินการและงานที่พวกเขาจะดำเนินการต่อไป นอกจากนี้ยังช่วยให้สมาชิกในทีมโครงการมีช่องทางอื่นในการหยิบยกปัญหาที่พวกเขากำลังประสบอยู่หรือความเสี่ยงที่อยู่ในขอบฟ้า

ความเสี่ยงและปัญหา

ส่วนสุดท้าย แต่ยังคงสำคัญที่คุณต้องรวมไว้ในรายงานสถานะโครงการรายสัปดาห์มีไว้สำหรับความเสี่ยงและปัญหา ส่วนที่เรียกความเสี่ยงจำเป็นต้องระบุความเสี่ยงทั้งหมดที่อาจเกิดขึ้นกับโครงการที่คุณเห็นในขอบฟ้าอย่างชัดเจนและแผนการที่คุณต้องลดความเสี่ยงเหล่านั้นในกรณีที่เกิดปัญหาขึ้น นี่ไม่ใช่วิทยาศาสตร์ที่แน่นอนและไม่มีทางเตรียมพร้อมสำหรับทุกสิ่ง แต่คุณต้องการให้แน่ใจว่าคุณได้ระบุทุกสิ่งที่คุณสามารถทำได้และคุณมีความคิดคร่าวๆว่าคุณจะควบคุมมันอย่างไรในกรณีที่มันกลายเป็น ปัญหา. ส่วนปัญหาควรแสดงรายการปัญหาทั้งหมดที่กำลังประสบอยู่ในโครงการและการดำเนินการที่กำลังดำเนินการเพื่อแก้ไขปัญหา