เหตุใดการอัปเดตคำอธิบายงานจึงสำคัญ

สิ่งสำคัญคือต้องอัปเดตคำอธิบายงานอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้ภาพสะท้อนที่แท้จริงของงานที่กำลังดำเนินการอยู่

ผู้เขียน

คำอธิบายลักษณะงานเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับนายจ้างที่จะต้องมีในสถานที่ทำงาน ในการสรุปงานและหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายในตำแหน่งคำบรรยายลักษณะงานอาจเป็นประโยชน์สำหรับนายจ้างด้วยเหตุผลหลายประการ: สำหรับการสรรหาพนักงานใหม่ในการประเมินผลการปฏิบัติงานให้เสร็จสิ้นการตรวจสอบข้อร้องเรียนในสถานที่ทำงานและเพื่อทำความเข้าใจกับสิ่งสำคัญ หน้าที่ของงานที่เกี่ยวข้องกับ ADA

คำอธิบายงานที่ได้รับการปรับปรุงอย่างสม่ำเสมอและถูกต้องมีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับการมอบหมายหน้าที่เนื่องจากเกี่ยวข้องกับการบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ขององค์กร เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์มากที่ช่วยหัวหน้างานและพนักงานที่ปฏิบัติงาน

ในการสร้างรายละเอียดงานอย่างถูกต้องต้องมีองค์ประกอบหลายอย่างของงาน

ผู้เขียน

รายละเอียดงานคืออะไร?

การทราบคำจำกัดความของรายละเอียดงานเพื่อให้เข้าใจบทบาทในที่ทำงานจะเป็นประโยชน์ คำอธิบายงานถูกสร้างขึ้นหลังจากดำเนินการวิเคราะห์งานแล้ว การวิเคราะห์นั้นจะพิจารณาถึงหน้าที่ที่สำคัญของงานและข้อกำหนดขั้นต่ำที่จำเป็นเพื่อให้สามารถปฏิบัติหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายได้สำเร็จ รายการข้อกำหนดหรือ "คำอธิบาย" คือสิ่งที่กลายเป็นรายละเอียดงาน ระบบการเรียนรู้ SHRM (โมดูล 2 การวางแผนแรงงานและการจ้างงาน 2006) กำหนดรายละเอียดงานโดยสรุปคุณสมบัติที่สำคัญของงาน ได้แก่:

คนของ Society for Human Resource Management (SHRM) ตระหนักถึงความสำคัญของการพรรณนางานที่ถูกต้องผ่านคำอธิบายงานที่มีประสิทธิภาพในสถานที่ทำงาน สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับรายละเอียดงานและเรื่องทรัพยากรบุคคลอื่น ๆ สามารถดูได้ที่เว็บไซต์ SHRM www.shrm.org

งานทั้งหมดรวมชั่วคราวควรมีการอัปเดตคำอธิบายงานเพื่อให้ภาพของงานถูกต้อง

ผู้เขียน

เหตุใดผู้จัดการจึงควรอัปเดตรายละเอียดงานเป็นประจำ

ผู้จัดการมักจะได้รับมอบหมายให้ตรวจสอบและแก้ไขคำอธิบายงานเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาอธิบายงานได้อย่างถูกต้อง มีสาเหตุหลายประการในการอัปเดตคำอธิบายงาน พิจารณาสิ่งต่อไปนี้:

1. การสรรหาและว่าจ้าง

เมื่อมีตำแหน่งว่างเกิดขึ้นในที่ทำงานหัวหน้างานจะต้องดำเนินการเพื่อหาสิ่งทดแทนเพื่อเติมเต็มความว่างเปล่า ขั้นตอนแรกอย่างหนึ่งในกระบวนการสรรหาคือการดึงรายละเอียดงานล่าสุดออกมาเพื่อทบทวนข้อกำหนดขั้นต่ำและหน้าที่สำคัญของงานที่ต้องกรอก

เนื่องจากเป้าหมายและวัตถุประสงค์ได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงในแผนกลยุทธ์โดยรวมขององค์กรหัวหน้างานจะค้นพบว่าคำบรรยายลักษณะงานบางครั้งไม่ได้แสดงถึงงานที่จะเติมเต็มอย่างแท้จริงอีกต่อไป การเปลี่ยนลำดับความสำคัญอันเนื่องมาจากพนักงานที่ จำกัด และ / หรือการเปลี่ยนแปลงในสถานที่ทำงานในโครงสร้างองค์กรมักจะทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในสิ่งที่ต้องทำให้สำเร็จในงาน เมื่อรายละเอียดงานได้รับการอัปเดตเพื่อให้สอดคล้องกับงานที่ต้องทำนายจ้างก็พร้อมที่จะประกาศตำแหน่งงานว่างเพื่อให้ผู้สมัครสมัคร

นอกจากนี้นายจ้างบางรายโพสต์รายละเอียดงานบนเว็บไซต์ของตนเพื่อให้ผู้สมัครตรวจสอบก่อนกรอกใบสมัครงานออนไลน์ เมื่อผู้หางานสามารถเข้าถึงรายละเอียดงานได้พวกเขาจะเข้าใจได้ดีขึ้นว่าทักษะของตนตรงกับตำแหน่งที่โพสต์ไว้หรือไม่ ทั้งนายจ้างและลูกจ้างสามารถหลีกเลี่ยงการเสียเวลาได้มากเมื่อมีการโพสต์รายละเอียดงานหรือให้ผู้หางานสนใจในงานที่โพสต์

2. การปฐมนิเทศพนักงานใหม่

พนักงานใหม่ควรได้รับสำเนารายละเอียดงานในวันแรกที่เข้าทำงาน ตัวอย่างเช่นในระหว่างการปฐมนิเทศพนักงานใหม่พนักงานใหม่จะได้รับเอกสารจำนวนมากเกี่ยวกับนโยบายของนายจ้างข้อมูลการจ่ายเงินเดือนผลประโยชน์ด้านสุขภาพและ / หรือผลประโยชน์อื่น ๆ ที่มอบให้กับพนักงานประจำ ในขณะเดียวกันก็ได้รับข้อมูลดังกล่าวพวกเขายังสามารถรับสำเนารายละเอียดงานได้อีกด้วย

อีกครั้งควรอัปเดตรายละเอียดงานนี้เพื่อให้พนักงานใหม่มีรายละเอียดที่ถูกต้องเกี่ยวกับงานที่ได้รับการว่าจ้างให้ทำ พนักงานใหม่จะรู้สึกไม่สนใจงานใหม่ได้ง่ายเมื่องานที่เขา / เธอคิดว่าเขาสมัครนั้นแตกต่างจากที่โพสต์ไว้บนเว็บไซต์อย่างมาก นายจ้างอาจสูญเสียพนักงานดีๆที่เลือกที่จะไม่อยู่กับนายจ้างใหม่ด้วยเหตุนี้

ขอแนะนำให้พนักงานลงนามในรายละเอียดงานเพื่อให้สามารถใส่สำเนาที่ลงนามไว้ในแฟ้มบุคลากรได้ สำเนาที่ลงนามจะระบุเพียงว่าบุคคลนั้นได้รับสำเนารายละเอียดงานที่แสดงถึงงานที่เขา / เธอได้รับการว่าจ้างให้ดำเนินการ

3. ที่พัก ADA

ในการพิจารณาว่าสามารถจัดหาที่พักที่เหมาะสมสำหรับพนักงานหรือผู้สมัครงานที่ทุพพลภาพได้หรือไม่องค์กรต้องทบทวนรายละเอียดงานของงาน ศาลมีแนวโน้มที่จะมองนายจ้างที่ประกอบคำบรรยายลักษณะงานอย่างไม่เหมาะสมหลังจากที่พนักงานยื่นคำร้องขอที่พัก การสร้างที่พักสามารถทำได้ก็ต่อเมื่อมีรายละเอียดงานที่อัปเดตสำหรับงานนั้น

4. การร้องเรียนของพนักงาน

พนักงานที่มาที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือหัวหน้าโดยตรงเพื่อร้องเรียนเกี่ยวกับลักษณะงานของพวกเขามักจะได้รับประโยชน์จากการดูรายละเอียดงานของพวกเขา รายละเอียดงานแสดงถึงหน้าที่ที่สำคัญของงานซึ่งมักมีข้อโต้แย้งสำหรับพนักงานที่รู้สึกว่าถูกขอให้ปฏิบัติหน้าที่ที่อยู่นอกเหนือจากรายละเอียดงานของตน

แม้ว่านายจ้างหลายรายจะมีบรรทัดที่ระบุไว้ในรายละเอียดงานสำหรับ "หน้าที่อื่น ๆ ทั้งหมดตามที่ได้รับมอบหมาย" หัวหน้างานจะต้องไม่มอบหมายงานให้พนักงานที่ทำงานอยู่นอกเหนือจากลักษณะงานของตน ภาษาดังกล่าวรวมอยู่เพื่อให้ความยืดหยุ่นแก่นายจ้างเมื่อมีงานบางอย่างที่เป็นงานชั่วคราวหรืออยู่นอกเหนือความรับผิดชอบตามปกติ เมื่อพนักงานได้รับงานเหล่านี้เป็นประจำในที่สุดจะมีพนักงานที่ไม่พอใจหรือไม่พอใจซึ่งรู้สึกว่าพวกเขาไม่ได้รับการปฏิบัติอย่างเป็นธรรม

5. ปัญหาการชดเชย

ผู้เชี่ยวชาญด้านค่าตอบแทนประเมินรายละเอียดงานเพื่อกำหนดค่าจ้างที่ควรจ่ายสำหรับการปฏิบัติงาน การกำหนดค่าจ้างสำหรับงานเป็นอีกเหตุผลสำคัญที่ทำให้คำอธิบายงานถูกต้องและเป็นปัจจุบัน เนื่องจากไม่ใช่เรื่องแปลกที่จะมีการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญในที่ทำงานฝ่ายบริหารควรทบทวนและ / หรือปรับปรุงรายละเอียดงานเป็นประจำทุกปีหรือตามความจำเป็น

นอกจากนี้พนักงานอาจท้าทายนายจ้างหากพวกเขารู้สึกว่าพวกเขาได้รับค่าจ้างในการทำงานน้อยซึ่งอยู่นอกเหนือจากลักษณะงานที่พวกเขาปฏิบัติอยู่เป็นประจำ ปัญหานี้อาจเป็นปัญหาอย่างยิ่งหากมีนโยบายเป็นภาษาสัญญาสหภาพที่กำหนดว่าพนักงานควรได้รับค่าจ้างอย่างไรสำหรับงานเพิ่มเติมที่ดำเนินการ

6. ค่าบริการ EEOC

เมื่อนายจ้างได้รับการเรียกเก็บเงินจากการเลือกปฏิบัติจากพนักงานหรืออดีตพนักงานผ่านระบบการร้องเรียนของคณะกรรมการโอกาสการจ้างงานที่เท่าเทียมกัน (EEOC) ฝ่ายบริหารจะได้รับมอบหมายให้ตรวจสอบข้อเรียกร้องและให้คำตอบเป็นลายลักษณ์อักษรสำหรับรายละเอียดของค่าธรรมเนียม บ่อยครั้งเอกสารที่มีให้จะมีคำอธิบายลักษณะงาน รายละเอียดงานที่ดึงมาจากไฟล์บุคลากรของพนักงานหรือจากการโพสต์จะให้รายละเอียดที่ดีเกี่ยวกับหน้าที่และข้อกำหนดของงานแก่ผู้ตรวจสอบของ EEOC

7. การประเมินผลการปฏิบัติงาน

เมื่อหัวหน้างานกำลังเตรียมการประเมินผลการปฏิบัติงานสำหรับพนักงานให้เสร็จสมบูรณ์การทบทวนรายละเอียดงานของตำแหน่งงานนั้นจะเป็นประโยชน์เพื่อระบุปัจจัยการให้คะแนนต่างๆในแบบประเมิน จะจัดเตรียมโครงสร้างที่ใช้ในการตรวจสอบการปฏิบัติงานเนื่องจากเกี่ยวข้องกับงานและความรับผิดชอบต่างๆของงาน

คำอธิบายงานที่ถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญ

คำอธิบายงานต้องถูกต้องเพื่อตอบสนองความต้องการของความรับผิดชอบในสถานที่ทำงานที่ระบุไว้ข้างต้น แม้ว่าจะไม่ได้มีไว้เพื่อให้รายละเอียดเกี่ยวกับจำนวนงานที่ดำเนินการอย่างแน่นอนหรือทุกสถานการณ์ที่เป็นไปได้ที่พนักงานอาจเผชิญในงานของพวกเขา แต่ก็ควรรวมขอบเขตทั่วไปและระดับของงานที่ต้องดำเนินการ

หัวหน้างานควรทบทวนคำบรรยายลักษณะงานอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาให้ภาพที่ดีว่าหน้าที่ความรับผิดชอบของงานคืออะไร กิจกรรมการจ้างงานเช่นการหมุนเวียนการร้องเรียนของพนักงานและปัญหาอื่น ๆ ของพนักงานมักนำประเด็นนี้ไปสู่การบริหารจัดการ

ทำให้คำอธิบายงานมีความสำคัญในสถานที่ทำงาน

คำอธิบายงานเป็นเอกสารสำคัญที่ต้องเก็บไว้ในที่ทำงาน ดังที่ได้กล่าวไว้ข้างต้นคำอธิบายงานสามารถใช้ในงานทรัพยากรบุคคลหลายอย่างที่เกิดขึ้นเป็นประจำหรือในกิจกรรมที่ไม่บ่อย (ค่าบริการ EEOC การประเมินผลการปฏิบัติงานประจำปี ฯลฯ) ข้อมูลที่รวมอยู่ในไฟล์ถูกใช้เป็นวิธีการเก็บบันทึก

เช่นเดียวกับเอกสารอื่น ๆ ควรเก็บรายละเอียดงานไว้ในแฟ้มในช่วงเวลาที่ต้องใช้เพื่อจุดประสงค์บางอย่างในที่ทำงาน เมื่อไม่ได้รับรู้ถึงความสำคัญของพวกเขาและไม่ได้ใช้อย่างมีประสิทธิภาพเพื่อสะท้อนถึงงานที่พวกเขาพรรณนาถึงนายจ้างจะได้รับมอบหมายให้แก้ไขปัญหาต่างๆที่ไม่จำเป็น