"ทำงานในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ": ข้อความส่วนตัว (การสอบธุรกิจและการบริหาร nvq)

วัตถุประสงค์และประโยชน์ของการเคารพและสนับสนุนผู้อื่นในที่ทำงาน

การอยู่ในทีมทำให้ฉันรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของสิ่งที่ยิ่งใหญ่กว่าฉัน ในสภาพแวดล้อมที่เน้นการทำงานเป็นทีมฉันเข้าใจภารกิจและวัตถุประสงค์ขององค์กรฉันมีส่วนร่วมในความสำเร็จโดยรวมขององค์กรโดยการทำงานร่วมกับเพื่อนสมาชิก ฉันอาจมีหน้าที่การงานที่เฉพาะเจาะจงและอยู่ในแผนกใดแผนกหนึ่ง แต่นอกเหนือจากนั้นฉันจะทำงานร่วมกับผู้อื่นเพื่อมีส่วนร่วมในวัตถุประสงค์โดยรวมและความสำเร็จขององค์กร

ในการทำงานเป็นส่วนหนึ่งของทีมหรือภายในองค์กรฉันต้องเรียนรู้ที่จะเคารพผู้อื่นในที่ทำงานและสนับสนุนผู้อื่นในที่ทำงานด้วย ฉันต้องการทราบว่าองค์กรทำอะไรโครงสร้างขององค์กรคืออะไรและทำไมแต่ละทีมและแผนกจึงถูกสร้างขึ้นสิ่งที่ทำและมีส่วนช่วยอย่างไร ทีมงานและบุคคลทุกคนต้องเข้าใจว่างานของตนเหมาะกับบริบททั้งหมดขององค์กรอย่างไร

เมื่องานเสร็จสิ้นด้วยความพยายามเป็นทีมแทนที่จะนั่งคนเดียวทำงานให้เสร็จองค์กรก็จะเจริญรุ่งเรืองได้เพราะงานจะเสร็จทันเวลาและตามงบประมาณ เพื่อสร้างการทำงานเป็นทีมที่ดีสมาชิกในทีมจะต้องสื่อสารกันและสนับสนุนซึ่งกันและกัน การเชื่อมต่อนี้สอนให้เราแบ่งปันเป้าหมายในการทำงานและวางแผนวัตถุประสงค์และยังช่วยให้ทุกคนพัฒนาในฐานะปัจเจกบุคคล เมื่อทำงานเป็นทีมเราสามารถระบุจุดอ่อนและจุดแข็งของกันและกันได้ สิ่งนี้นำไปสู่การให้และรับข้อเสนอแนะเพื่อปรับปรุงงานของตน

ฉันทำงานในสภาพแวดล้อมการทำงานที่หลากหลายและฉันเจอคนที่มีบุคลิกแตกต่างกันและมาจากวัฒนธรรมที่แตกต่างกัน ในฐานะองค์กรและในฐานะทีมฉันต้องเคารพและให้ความสำคัญกับทุกคนไม่ว่าจะเป็นเชื้อชาติขนบธรรมเนียมความเชื่อรูปร่างหน้าตา ฯลฯ เมื่อคนหลากหลายทำงานร่วมกันพวกเขาจะนำทักษะความสามารถและประสบการณ์ต่างๆมารวมกัน ซึ่งจะช่วยให้ทีมและองค์กรสามารถทำงานได้อย่างเต็มความสามารถ

ก่อนที่จะตัดสินใครฉันต้องก้าวเข้าไปในรองเท้าของพวกเขาเพื่อที่ฉันจะได้เข้าใจอย่างชัดเจนว่าบุคคลนั้นรู้สึกอย่างไร ด้วยวิธีนั้นฉันจะมองสิ่งต่างๆจากมุมมองของบุคคลนั้น ฉันคิดเสมอว่าฉันจะรู้สึกอย่างไรถ้าอยู่ในสถานการณ์ของคน ๆ นั้น ฉันต้องเคารพความต้องการคุณค่าทางวัฒนธรรมและความแตกต่างทางเชื้อชาติของพวกเขาเมื่อแยกแยะความขัดแย้งใด ๆ ออกไป ด้วยวิธีนี้ฉันทำให้คน ๆ นั้นรู้สึกเป็นคนสำคัญและแสดงให้พวกเขาเห็นว่าฉันห่วงใยและฉันพร้อมที่จะสนับสนุนพวกเขาในทุก ๆ ทางที่ทำได้ ฉันทำให้พวกเขารู้สึกมีคุณค่าด้วยการรับฟังและสนับสนุนสิ่งที่ชอบและความสนใจและให้ความสำคัญกับความต้องการของพวกเขาและเคารพการรักษาความลับของข้อมูลในกรณีที่สถานการณ์ต้องการ

ฉันยังได้เรียนรู้มากมายจากผู้คนเมื่อฉันทำงานในสภาพแวดล้อมที่หลากหลาย ฉันขอการสังเกตและคำแนะนำเมื่อฉันต้องการความช่วยเหลือ ฉันยังเข้าใจถึงความสำคัญของการสร้างความสัมพันธ์ในที่ทำงานกับเพื่อนร่วมงานและผู้บังคับบัญชาและใช้บุคคลอื่นเป็นแหล่งสร้างแรงบันดาลใจ

การรักษาความปลอดภัยและการรักษาความลับในที่ทำงาน

ความปลอดภัยของข้อมูลหมายถึงการปกป้องข้อมูลและระบบสารสนเทศจากการเข้าถึงการใช้การเปิดเผยการหยุดชะงักการแก้ไขหรือการทำลายโดยไม่ได้รับอนุญาต ความปลอดภัยของข้อมูลเกี่ยวข้องกับการรักษาความลับความสมบูรณ์และความพร้อมใช้งานของข้อมูลไม่ว่าข้อมูลจะอยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์สิ่งพิมพ์หรือรูปแบบอื่น ๆ

การรักษาความลับมีความสำคัญด้วยเหตุผลหลายประการ ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการสรรหาและการจัดการพนักงานเป็นข้อมูลที่ละเอียดอ่อนโดยอัตโนมัติ นอกเหนือจากนี้ในองค์กรของฉันเรายังจัดการกับข้อมูลที่เป็นความลับจำนวนมากสำหรับลูกค้าของเรา ทั้งหมดนี้ถูกเก็บไว้ในตู้และเซิร์ฟเวอร์ขององค์กร หากข้อมูลไปอยู่ในมือคนผิดข้อมูลนี้อาจถูกนำไปใช้ในทางที่ผิดเพื่อทำการฉ้อโกงการเลือกปฏิบัติและการละเมิดอื่น ๆ

ทุกองค์กรควรระมัดระวังเกี่ยวกับวิธีจัดการและเคารพข้อมูลที่ผ่านมือของตน

ต่อไปนี้เป็นข้อกำหนดทางกฎหมายและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด:

•พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูล พ.ศ. 2541 (ออกแบบมาเพื่อปกป้องการรวบรวมการเก็บรักษาและการใช้ข้อมูลส่วนบุคคล)

•พระราชบัญญัติสิทธิมนุษยชน พ.ศ. 2541

•กฎแห่งการรักษาความลับทั่วไป

การรักษาความลับเป็นหน้าที่ของทุกคน พนักงานควรอย่าลังเลที่จะพูดคุยกับรุ่นพี่หรือผู้จัดการของพวกเขาเกี่ยวกับสิ่งนี้ในชีวิตประจำวันในการจัดการวัสดุใด ๆ นอกจากนี้พนักงานทุกคนจำเป็นต้องรู้ว่ากฎระเบียบสำหรับอุตสาหกรรมใดก็ตามที่พวกเขาอยู่และรู้กระบวนการในสถานที่ทำงานของพวกเขาเพื่อจัดการกับความเสี่ยงและการละเมิดที่น่าสงสัย

การรักษาสภาพแวดล้อมทางธุรกิจให้ปลอดภัย

เมื่อทำงานให้กับองค์กรหรือธุรกิจหรือสภาพแวดล้อมในการทำงานสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องปฏิบัติตามขั้นตอนด้านความปลอดภัยความมั่นคงและกฎหมาย ทุกองค์กรมีข้อมูลที่เป็นความลับของตัวเองและต้องได้รับการดูแลเพื่อปกป้องเอกสารเหล่านี้จากสาธารณะมิฉะนั้นจะนำไปสู่หายนะ ทรัพย์สินจะต้องได้รับการรักษาความปลอดภัยด้วยกุญแจที่สามารถเปิดได้โดยบุคลากรที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น ในองค์กรของเราเรามีการล็อกที่ปลอดภัยซึ่งสามารถเปิดได้โดยพนักงานขององค์กรโดยใช้บัตรรูดเท่านั้น ห้องของผู้จัดการมีการล็อคหมายเลข ข้อมูลและไฟล์ที่เป็นความลับทั้งหมดจะถูกเก็บรักษาไว้ในตู้ที่พนักงานเท่านั้นที่เข้าถึงได้

ประตูหลักที่จะเข้าสู่สำนักงานได้รับการล็อคอย่างปลอดภัยซึ่งสามารถเปิดได้โดยการรูดการ์ด นอกจากนี้เมื่อทำงานในองค์กรพนักงานทุกคนปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับวิธีการใช้ข้อมูลที่เป็นความลับและข้อมูลของลูกค้าได้รับการปกป้อง นอกจากนี้ยังมีการลงนามในสัญญาสำหรับบริการใด ๆ ที่จัดหาและขอโดยระบุถึงความจำเป็นทางกฎหมายทั้งหมดและผลลัพธ์หากผลิตภัณฑ์หรือบริการไม่เป็นที่น่าพอใจ

พนักงานที่ทำงานในองค์กรต้องพกบัตรประจำตัวซึ่งมีรายละเอียดชื่อตำแหน่งและชื่อองค์กรพร้อมรูปถ่าย นอกจากนี้พนักงานทุกคนควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่ได้มีการระบุตัวตนไม่ได้รับอนุญาตหรือไม่ใช่พนักงานเข้าไปในอาคารโดยไม่มีเหตุผล ผู้เยี่ยมชมที่เข้ามาในอาคารจะต้องลงชื่อในทะเบียนที่แผนกต้อนรับและออกจากระบบเมื่อพวกเขาออกจากสถานที่ บันทึกทรัพย์สินทั้งหมด - อุปกรณ์สำนักงานเฟอร์นิเจอร์และสิ่งของใด ๆ ที่เป็นขององค์กรจะถูกเก็บรักษาไว้ในสำนักงานทุกแห่งตลอดจนยี่ห้อและรุ่น อุปกรณ์ทุกชิ้นมีรหัสเฉพาะซึ่งติดอยู่บนอุปกรณ์พร้อมกับชื่อและหมายเลขโทรศัพท์ขององค์กร สิ่งของทั้งหมด (เช่นแล็ปท็อป) ที่ไม่ได้ใช้งานหรือเป็นความลับจะถูกล็อกอย่างปลอดภัย

สิ่งของใด ๆ ที่พนักงานยืมมาเช่นแล็ปท็อปหรือโปรเจ็กเตอร์ ฯลฯ จะถูกเซ็นชื่อในการยืมและคืน ของมีค่าของพนักงานจะต้องถูกล็อคอย่างแน่นหนาตลอดเวลา ต้องใช้ความระมัดระวังเพื่อหลีกเลี่ยงการโจรกรรมในสำนักงานหลังจากเวลาผ่านไปหลายชั่วโมงดังนั้นโปรดตรวจสอบให้แน่ใจเสมอว่าของมีค่าและข้อมูลที่เป็นความลับทั้งหมดถูกล็อคอย่างปลอดภัย รายการใดที่หายไปหรือคุณคิดว่าหายไปจะต้องรายงานไปยังผู้จัดการสำนักงาน นอกจากนี้คุณต้องรายงานการโจรกรรมและกิจกรรมที่น่าสงสัยต่อตำรวจและดำเนินการทางกฎหมายที่จำเป็น

เอกสารที่เป็นความลับไม่ควรทิ้งเพียงอย่างเดียว ต้องหั่นก่อนทิ้ง

เหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับการรักษาความลับ

ในเรื่องการรักษาความลับและความปลอดภัยเกี่ยวกับงานและไฟล์ของฉันที่ฉันจัดการฉันจะดูแลอย่างเต็มที่ในการจัดการสถานการณ์และเอกสาร ฉันล็อกข้อมูลและเอกสารที่เป็นความลับทั้งหมดเกี่ยวกับพนักงานและลูกค้าไว้ในตู้ที่ล็อก ไฟล์ที่เป็นความลับที่บันทึกไว้ในฮาร์ดไดรฟ์จะได้รับการป้องกันด้วยรหัสผ่านดังนั้นทุกคนที่สามารถเข้าถึงไดรฟ์ที่แชร์จะไม่เปิดเอกสาร นี่เป็นผลมาจากปัญหาที่ฉันเจอเมื่อปีที่แล้ว _________________ (ลบออกเพื่อวัตถุประสงค์ในการรักษาความลับ) จะถูกบันทึกไว้ในไดรฟ์ที่แชร์ซึ่งเพื่อนร่วมงานคนอื่น ๆ สามารถเข้าถึงได้ ฉันไม่ได้บันทึกไว้ในโฟลเดอร์ "เอกสารของฉัน" ซึ่งเป็นเรื่องส่วนตัวเนื่องจากผู้จัดการของฉันต้องการเข้าถึงไฟล์เหล่านั้นด้วย ฉันพบว่าเพื่อนร่วมงานคนหนึ่งพยายามเปิดเอกสารจากโฟลเดอร์ที่ _____________ ทั้งหมด (ลบออกเพื่อวัตถุประสงค์ในการรักษาความลับ) ได้รับการบันทึก ฉันได้พูดคุยกับผู้จัดการของฉันหลังจากเหตุการณ์นี้เกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นมันส่งผลกระทบต่อองค์กรอย่างไรการรักษาความลับของรายละเอียดพนักงานคนอื่น ๆ และอธิบายให้เธอฟังว่าสิ่งนั้นจะส่งผลต่อสมาชิกในทีมคนอื่น ๆ อย่างไรด้วย จากนั้นผู้จัดการของฉันก็ถามเกี่ยวกับสิ่งที่สามารถทำได้ฉันแนะนำให้เราใช้รหัสผ่านป้องกันไฟล์ทั้งหมดที่เป็นความลับ ตั้งแต่นั้นมาไฟล์ที่เป็นความลับทั้งหมดไม่ว่าจะถูกบันทึกไว้ที่ใดก็ได้รับการป้องกันด้วยรหัสผ่านและรหัสผ่านที่ให้ไว้เฉพาะบุคคลที่เกี่ยวข้องที่ได้รับอนุญาตให้เปิดไฟล์

การบำรุงรักษาอุปกรณ์

ในสำนักงานเราจัดการกับเครื่องพิมพ์และเครื่องแฟกซ์และไฟล์ที่ต้องรีไซเคิลเสมอ ตลับผงหมึกและริบบอนแฟกซ์ที่ว่างเปล่าอาจทำให้เกิดผลอันตรายเนื่องจากสารเคมีที่มีอยู่ เกี่ยวข้องกับปัญหาด้านสุขภาพและความปลอดภัย ดังนั้นพวกเขาจึงถูกนำไปทิ้งในพื้นที่ที่มีการทิ้งของเสียอันตรายและ บริษัท เก็บรวบรวมจะเก็บรวบรวมทุกเดือน นอกจากนี้กล่องและฝาปิดทั้งหมดที่ผงหมึกตลับหมึกและเครื่องเขียนมาถึงจะถูกกำจัดทิ้งตามลำดับเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาด้านสุขภาพและความปลอดภัย

ฉันตรวจสอบให้แน่ใจด้วยว่าอุปกรณ์ทั้งหมดเช่นเครื่องพิมพ์เครื่องแฟกซ์และคอมพิวเตอร์อยู่ในสภาพที่ใช้งานได้ดี หากมีปัญหาด้านไอทีฉันบันทึกการโทรกับฝ่ายบริการไอทีและไล่ตามความล่าช้าที่อ้างถึงหมายเลขอ้างอิงกรณี

ภาคผนวก: "การรายงานข้อมูล"

คำตอบเฉพาะด้านล่างนี้ถูกเพิ่มเข้ามาที่นี่เนื่องจากมีคำขอจากผู้สมัครสองคน สิ่งนี้ไม่เกี่ยวข้องกับข้อความส่วนตัวข้างต้น แต่อย่างใด

ลิฟวิงสตา

อธิบายวิธีการรายงานข้อมูลเพื่อให้

ก) เป็นไปตามจุดมุ่งหมายและวัตถุประสงค์ที่ตกลงกันไว้

b) มีความถูกต้องและปราศจากอคติ

ข้อมูลคือกลุ่มของข้อมูลที่ใช้เพื่อวัตถุประสงค์ต่างๆเช่นการวิเคราะห์การประเมินผลและเพื่อให้ได้ผลลัพธ์หรือข้อสรุปบางอย่าง การรายงานข้อมูลเป็นกระบวนการที่ข้อมูลถูกดึงออกมาจากแหล่งที่มาหรือหลาย ๆ แหล่งแล้วแปลงเป็นรูปแบบที่สามารถใช้เพื่อวัตถุประสงค์ โดยปกติจะนำเสนอในรูปแบบของรายงานในตารางหรือแผนภูมิหรือสถิติหรือกราฟหรือบนแผ่นงานแพร่กระจายเป็นต้นข้อมูลเหล่านี้อาจนำไปใช้ในการตัดสินใจที่สำคัญภายในองค์กร ดังนั้นจึงต้องจัดทำรายงานข้อมูลในลักษณะที่ตรงตามจุดมุ่งหมายและวัตถุประสงค์ของข้อกำหนดและต้องมีความถูกต้องและปราศจากอคติเนื่องจากคุณภาพของข้อมูลมีความสำคัญมาก

วิธีการรายงานข้อมูลเพื่อให้เป็นไปตามจุดมุ่งหมายและวัตถุประสงค์ที่ตกลงกันคือ:

• ตรวจสอบให้แน่ใจเสมอว่าข้อมูลที่คุณรวบรวมนั้นตรงตามวัตถุประสงค์ของรายงานที่คุณกำลังจะจัดทำ
• ตรวจสอบว่ารายงานอยู่ในรูปแบบและรูปแบบที่ตกลงกันและผู้ที่เกี่ยวข้องสามารถเข้าใจได้ง่าย
• ตรวจสอบว่าข้อกำหนดนั้นมีไว้สำหรับรายงานโดยละเอียดหรือสรุปแล้วและจัดทำรายงานตามนั้น
• ใช้ภาษาให้เรียบง่ายที่สุดเท่าที่จะทำได้หากต้องเผยแพร่รายงานไปยังผู้ชมในวงกว้าง อีกครั้งขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของรายงานและสิ่งที่คุณพยายามบรรลุหรือรายงาน
• ตรวจสอบว่ารายงานมีโครงสร้างที่ตกลง / ยอมรับได้และเนื้อหาสอดคล้องกับจุดมุ่งหมายและวัตถุประสงค์ขององค์กร ในระยะสั้นจะต้องมีโครงสร้างเชิงตรรกะมีความคิดที่ชัดเจนและมีการจัดระเบียบที่ดี
• จัดเรียงข้อมูลอย่างชัดเจนและเป็นระเบียบในส่วนต่างๆพร้อมบันทึกหรือคำอธิบายเมื่อจำเป็น
• ไม่ควรตั้งชื่อหรือติดป้ายกำกับบุคคลในรายงาน
• ส่วนข้อสรุปจะต้องชัดเจนกับผลการวิจัยหรือการวิเคราะห์ของคุณ
• รวมคำแนะนำถ้ามี
• เป็นเรื่องดีเสมอที่จะสรุปตั้งแต่เริ่มต้นว่ารายงานเกี่ยวกับอะไรและวัตถุประสงค์และสิ่งที่กล่าวถึง นอกจากนี้คุณยังระบุเหตุผลที่สร้างรายงานนี้ได้ด้วย คุณสามารถระบุข้อ จำกัด (ถ้ามี) และแนะนำจุดที่ควรปรับปรุง

วิธีการรายงานข้อมูลเพื่อให้มีความถูกต้องและปราศจากอคติ ได้แก่

• อย่าตั้งสมมติฐานใด ๆ เกี่ยวกับข้อมูลหรือข้อสรุปเนื่องจากอาจเป็นภัยคุกคามต่อการทำงานขององค์กร
• ตรวจสอบไวยากรณ์การสะกดและความถูกต้องของตัวเลขที่เกี่ยวข้องเนื่องจากรายงานเหล่านี้แสดงถึงคุณภาพขององค์กร หากมีการคำนวณที่เกี่ยวข้องให้ตรวจสอบอีกครั้งเพื่อดูว่ามีข้อผิดพลาดหรือไม่ เป็นการดีที่สุดที่จะเรียกใช้สิ่งนี้ผ่านบุคคลอื่นหรือสองคนเพื่อตรวจสอบเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือตัวเลข
• ห้ามมีข้อมูลซ้ำซากหรือไม่เกี่ยวข้อง
• คุณต้องมีความเฉพาะเจาะจงมากในรายงานของคุณโดยใช้คำและตัวเลขที่ถูกต้องชัดเจนเพื่อให้รายงานของคุณปราศจากอคติ